Arkisto

Archive for syyskuu 2009

Tehtävä, prosessi, toiminto, toimenpide

keskiviikko 30.9.2009 1 kommentti

Yritän kirjoittaa suomeksi, mutta miten tehdä se, kun toisiinsa läheisesti liittyvät ja osin viittaavatkin dokumentit puhuvat samasta asiasta näin:

1. dokumentti:

  • Tehtävät muodostavat tehtäväkokonaisuuksia
  • Toimenpide voi koostua useasta tehtävästä
  • Toimenpiteen nimeke kuvastaa prosessin kulkua
  • Toimenpide voi koostua useammasta tapahtumasta
  • On asiaryhmityksiä

2. dokumentti

  • Tiedolla on käsittelyprosessi
  • Toimenpiteet syntyvät käsittelyprosessin vaiheen tuloksena
  • Tehtävillä on käsittelyvaiheita
  • Tehtävät ovat osa hierarkkista tehtäväluokitusta

3. dokumentti

  • Prosessi on joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja
  • Tehtävä tai osatehtävä tarkoittaa käsittelyvaihetta
  • Toiminnoksi kutsutaan joukkoa tehtäviä
  • Prosessi voi jakautua osaprosesseihin

Kategoriat:Käsitteet

Onko oikein kohdella kaikkia tasapuolisesti?

tiistai 29.9.2009 Jätä kommentti

Graafinen graniitti

Jos asunnoton ja historian professori saavat arkistossa saman kohtelun, onko se oikein? Gudmund Valderhaugin mukaan ei. Niin ICAn kuin suomalaisetkin ammattieettiset ohjeet kannustavat tasapuoliseen palveluun, mutta ihmisillä on erilaiset edellytykset ymmärtää ja käyttää arkistoaineistoja. Usein ne, jotka eniten tarvitsevat asiakirjoja tuekseen, tarvitsevat myös eniten arkistonhoitajan apua.

Valderhaug arvelee, että yksilön oikeuksien puolustaminen tulee olemaan tällä vuosisadalla yksi arkistojen perustehtävistä. Tähän johtopäätökseen hänet on vienyt kehitys Norjassa.  1970- ja 80-luvuilla arkistojen käyttäjät tavallisesti joko tekivät akateemista tutkimusta, sukututkimusta tai selvittivät omistusoikeuksia. Nyt merkittävä osa kyselyistä tulee henkilöitä, jotka haluavat korvauksia tai muun tunnustuksen siitä, että yhteiskunnan heille takaamia oikeuksia on loukattu.

Arkistoilla on tässä tärkeä rooli – tai ainakin niillä voi olla tärkeä rooli. Tätä roolia ei ole, jos arkistonhoitajan työnkuvaksi ajatellaan toimiminen puhtaasti tutkijan apulaisena, neutraalina välikätenä, ”joka on olemassa vain tehdäkseen toisten työn mahdolliseksi”, (kuten Sir Hilary Jenkinson sen ilmaisi).  Se on kuitenkin Valderhaugin mielestä vanhentunut ajatus, vaikka eettiset säännöt edelleen rakentuvat epäsuorasti sille.

Esimerkiksi arkistojen roolista Valderhaug nostaa norjalaisten sotalapsien historian. ”Sotalapsilla” Valderhaug tarkoittaa saksalaisten sotilaiden ja norjalaisten naisten sotavuosina syntyneitä lapsia, joiden kohtalo oli sodanjälkeisessä Norjassa ankea. Vuonna 1998 käynnistetty tutkimusprojekti totesi, että lapsia oli kohdeltu väärin ja heidän perusoikeuksiaan oli laiminlyöty. Pääministeri pyysi tätä julkisesti anteeksi uudenvuoden puheessa v. 2000. Korvauksien saaminen sidottiin siihen, miten hyvin henkilöt pystyivät dokumentoimaan koulussa ja viranomaisten edessä kokemansa syrjinnän ja vainon.

Mutta tästä on ymmärrettävästi hyvin vaikea löytää tietoa. Usein asiakirjoja ei ole alunperinkään tehty tai ne eivät ole säilyneet. Miten arkistonhoitajan pitäisi siis toimia? Muodollisesti korrekti tapa on johdattaa kysyjä sopivalle arkistoluettelolle ja pyytää häntä yksilöimään haluamansa asiakirjat. Jos tämä onnistuu, kaikki on hyvin. Jos se ei onnistu, tapaus on joka tapauksessa loppuun käsitelty.

Suuremman vaivan tie on tarjota extra-palvelua: kuunnella kärsivällisesti, mitä henkilöllä on kerrottavana vaiheistaan ja kerätä tästä jokainen tiedonmurunen; pohtia, millaisia tietoja kullakin viranomaisella oli tapana merkitä asiakirjoihin, mitkä asiakirjat ovat ehkä säilyneet  ja mistä saattaisi löytyä tapahtumista todisteita; kääntää jokainen mahdollinen kivi ja lopuksi selittää asiakkaalle, miksi arkistolähteissä on silti aukkoja.

Henkilön hyvitys vääryyksistä on siis, ainakin osin, arkistonhoitajan osaamisen ja paneutumisen varassa.  Bergenissä kaupunginarkisto auttoi sotalapsia kampanjassa, joka sai kaupunginjohdon tunnustamaan vastuun väärinkäytöksistä alueen lastenkodissa. Sama tapahtui muissa kaupungeissa myöhemmin.  Valderhaug myöntää, ettei voi tietysti tietää, mitä olisi tapahtunut ilman arkistolähteitä, mutta ”tulos olisi voinut olla toinen”. Arkisto voi olla yhteiskunnallinen voimatekijä.

PS. Kuva on Hämeenlinnan maakunta-arkiston uuden rakennuksesta, jonka avajaisia vietettiin tänään. Valderhaug oli matkalukemisena. Ulkoseinän ”graafinen graniitti” on ansaitusti saanut huomiota. Näyttävä rakennus, muutenkin kuin ulkoa.

Kategoriat:Yhteiskunta

Koulutus katkolla monissa Ruotsin yliopistoissa?

sunnuntai 27.9.2009 1 kommentti

Tässä blogissakin mainittu raportti arkistotieteellisen koulutuksen puutteista Ruotsissa on johtanut siihen, että tutkinto-oikeus arkistotieteessä on useissa yliopistoissa uudelleen arvioitavana. Yliopistojen on annettava Högskoleverketille ensi vuoden toukokuuhun mennessä selvitys toimista, johon ne ovat ryhtyneet. Ilmeisesti koulutuksen lakkaaminen on periaatteessa mahdollista, jos Högskoleverket ei vakuutu toimenpiteistä.

Kategoriat:Koulutus

Asiakirjahallinnan vaikuttavuus

torstai 24.9.2009 Jätä kommentti

JISC Infonet tekee Englannissa kehitystyötä, jossa etsitään keinoja mitata asiakirjahallinnan vaikuttavuutta. Toistaiseksi valmiina on kirjallisuuskatsaus A common framework for measuring the impact of records management. An assessment of the current evidence base demonstrating the benefits of investing in the improvement of records management – a selective literature review.  Mikä kiinnostavinta, tulossa on myös työkaluja, jolla organisaatio voi mitata parannustoimista seuraavia tuloksia ja asiakirjahallinnan kypsyyttä organisaatiossa. Ensimmäisen niistä pitäisi olla käytettävissä muutaman kuukauden kuluttua.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Digi-Man tulee ja pelastaa

lauantai 19.9.2009 Jätä kommentti

DigitalPreservationEurope julkaisee YouTubessa digitaaliseen pitkäaikaissäilytykseen liittyviä animaatioita ja muuta materiaalia. Tässä näyte:

Kategoriat:Sähköiset

Tutkijan näkökulma

perjantai 18.9.2009 Jätä kommentti

”Arkistot ovat hyödyllisiä, koska ne antavat mahdollisuuden kuulla niitä, jotka on aikaisemmin marginalisoitu historiallisessa tutkimuksessa.” ”Arkisto liittyy läheisesti lakiin, valtioon ja sen valtaan.” ”Arkisto on läheisessä yhteydessä moderniin kansallisvaltioon ja monopoliin, joka sillä on lakiin ja lain rikkomiseen.”  ”Arkistot, kirjastot ja museot auttavat tallentamaan ja luomaan moderneja ’kuvitteellisia yhteisöjä’ . . . arkistot konstruoivat kertomuksia kansallisuudesta.”

Kun lukee arkistoista laadullisen tutkimuksen näkökulmasta, törmää tällaisiin ajatuksiin. Turha sanoakaan, että näkökulma on täysin toinen kuin esimerkiksi ISO-standardeissa, joissa asiakirjat ovat vain autenttisia ja luotettavia todisteita, joita säilytetään juridisiin tarkoituksiin tai todisteena toiminnasta. Tutkijoiden ja arkistoammattilaisten tuominen yhteen voisi tuottaa hedelmällisiä törmäyksiä, kuten taannoisessa SKS:n ja SLS:n tilaisuudessa. Lisää samanlaista!

Kategoriat:Tutkimus

Demo arkistosta Second Lifessa

tiistai 15.9.2009 Jätä kommentti

Kuten aikaisemmin kerroin, Stanfordin yliopisto esittelee asiakirjakokoelmiaan Second Lifessa. Nyt tästä on myös YouTubessa demo:

Kategoriat:Ajankohtaista