Etusivu > Sekalaista > Asiakirjoja pyhä- ja arkitoimista

Asiakirjoja pyhä- ja arkitoimista

Pohjanmaan Jääkäripataljoonan arkistoa 1918-1919

Luen tutkielmaa, jossa kirjoittaja toteaa asiakirjan käsitteen olevan arvolatautunut: asiakirjan ja asiakirjallisen tiedon määritelmät asettavat vaatimuksia niin asiakirjojen hallinnalle kuin koko asiakirjallisuuden käsitteen käytölle.  Sitä vastoin dokumenttienhallinnan viitekehys tarjoaa ikään kuin neutraalimman näkökulman arkisto- ja asiakirjahallinnolle keskeisiin ilmiöihin. Erilaisten informaatiosisällön kantajien (dokumenttien) hallintaa voidaan tarkastella ilman asiakirjahallinnolle tyypillistä käsitteistöä ja välineistöä, varsinkin kun ne tässä tapauksessa ovat käytännölle jossain määrin vieraita. Kirjoittaja myös huomauttaa, että asiakirjallisen statuksen puuttuminen ei tee dokumentista asiakirjaa vähäarvoisempaa organisaation toiminnalle.

Hän on aivan oikeassa. Tässä on minusta ongelma. Asiakirjahallinnan fokus on autenttisissa, eheissä ja luotettavissa asiakirjoissa, mutta organisaatioille tärkeä informaatio voi olla jotain arkipäiväisempää. Se löytyy dokumentinhallinnasta, sisällönhallintajärjestelmistä, kovalevyiltä, intranetista ja sähköposteista. Mitä sanottavaa asiakirjahallinnolla on näistä? Mikä on asiakirjahallinnon merkitys, jos sillä ei ole ihmisten päivittäiseen tiedonhallintaan ratkaisuja?

Tuntuu siltä, että organisaatioissa vietetään arki dokumentinhallintajärjestelmien yms. parissa, mutta silloin tällöin vedetään pyhävaatteet niskaan ja mennään tekemään ns. virallinen asiakirja. Kuten pynttäytyminen usein, tämä ei kaikkia viehätä ja tuntuu turhalta ja vaivalloiselta.

Ennen tällaista eroa ei ollut. Paperi oli asiakirja ilman sen kummempia mutinoita. Jos joku vain vaivautui riipustamaan jotain paperille, asiakirja syntyi ”orgaanisesti toiminnassa” (kuten klassisten arkistoteoreetikkojen teesi kuului).  Nyt sitä varten pitää usein käyttää erityistä järjestelmää. Jotenkin pitäisi päästä lähemmäksi tätä aikaa, jolloin ihmiset vain toimivat ja asiakirjoja syntyi.

Kategoriat:Sekalaista
  1. Humanisti hukassa
    torstai 8.10.2009 14:05

    Ennen vanhaan asiakirjoja raapustettiin paperin lisäksi pergamentille, savitaululle tai ties minne alustalle. Savumerkit kenties olivat niitä entisajan sähköposteja ja tekstiviestejä, jotka ovat kaikonneet taivaan tuuliin.

    Uskon niin, että moni asiakirjahallinnon ammattilainen kamppailee jatkuvasti saadakseen talteen omassa organisaatiossaan levynkulmilla ja mitä erilaisimmissa tietojärjestelmissä olevat tiedot – tietojärjestelmissä, jossa varmasti syntyy asiakirjallista ja hyvin oleellista toimintaa kuvaavaa tietoa, mutta jossa ei synny esim. riittäviä metatietoja. Työyhteisöissä juuri tähän päivittäiseen tiedonhallintaan käyttäjät huutavat asiakirjahallinnolta ratkaisuja.

    Pointtina on se, että aiemmin ajateltiin asiakirjoja syntyvän vain asiakirja/asianhallintajärjestelmissä, jotka vihdoin oli määritelty alan termistön ja vaatimusten mukaan. No, ehkä joku uskalsi tässä yhteydessä mainita sähköpostitkin. Asiakirjoja kun syntyy ihan kaikkialla, vaikka missä tietojärjestelmässä, niin kokonaisuus on levähtänyt käsiin.

  2. torstai 8.10.2009 14:26

    Kysyisin: otetaanko tämä koulutuksessa riittävästi huomioon?

  3. Humanisti hukassa
    torstai 8.10.2009 15:11

    Alamme koulutustilaisuuksissa on painotettu sitä, että järjestelmät pitää suunnitella asiakirjahallinnon tarpeet huomioon ottaen. Mutta kun 90 % tietojärjestelmistä eivät niitä täytä, eivätkä tule ikinä täyttämäänkään.

    Mielestäni tässä pitäisi ajattelutapaa laajentaa. Ennen kaikkea siinä omassa työyhteisössä puhua käyttäjille heidän omilla termeillään. Jo pelkästään tiedon hallinta on käsitteenä helpompi ymmärtää kuin asiakirjahallinto. Ja sitäpaitsi, jotkut käyttäjät saattavat ajatella, ettei asiakirjahallinnolle kuulu kuin se asianhallintajärjestelmä ja siellä syntyvät asiakirjat, mutta näinhän ei todellakaan ole.

    Vastaukseni: ei varmastikaan. Tosin en tunne koko valtakunnan tämänhetkistä opetusta, mutta painotuksissa olisi tarkistamisen varaa.

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: