Etusivu > Käyttäjät > Käyttäjäystävällisyydestä

Käyttäjäystävällisyydestä

[picapp src=”3/7/4/4/Information_Archive_d245.jpg?adImageId=6483745&imageId=3107939″ width=”500″ height=”396″ /]

Meillä ei taideta hirveästi välittää siitä, mitä käyttäjät — tarkoitettiinpa sillä organisaatioita tai yksittäisiä työntekijöitä — oikein asiakirjoilta ja asiakirjajärjestelmiltä haluavat. Ainakin ns. käyttäjänäkökulmaa korostetaan vähän.

Muualla asia on toisin. Olen eroa miettinyt ja ehkä siitä jotain ymmärtänytkin. Asiakirjahallinnan toimintamekanismit näyttävät olevan anglosaksisissa maissa sellaisia, ettei mikään onnistu, jolleivat tavalliset käyttäjät ymmärrä ja hyväksy esim. asiakirjojen luokitusjärjestelmää. Meillä tilanne on osin toinen. Asiakirjahallinnon ammattilaiset (kuten kirjaajat) ovat tiukemmin satulassa. Muiden osana on tulla viedyksi ja vikistä. Silti minusta meilläkin pitäisi enemmän kiinnittää huomiota siihen, miltä asiat näyttävät maallikosta, jolle asiakirjahallinto ei ole leipälaji ja joka vain haluaa saada työnsä tehdyksi.

Tämä on taas tullut mieleen kuntien AMSien yhteydessä. Alkusyksystä pyysimme kunnista arkistonmuodostussuunnitelmia tutkimuskäyttöön. Aika monesta saimmekin ainakin jotain materiaalia  (kiitos vastanneille!). Aineiston perusteella on vaikea sanoa, mikä on AMSien alkuperäinen käytettävyys —  kyse voi olla tulosteesta käyttäjäystävällisyydestään huippuluokkaa olevasta järjestelmästä — mutta pelkäänpä, että usein AMS on organisaatiossakin juuri sitä, mitä se on meille toimitettuna: paksu, hankalasti käytettävä puntta paperia, suunnaton Word-teksti tai joukko Excel-taulukoita, täynnä omituisia lyhenteitä.

Periaatteessa AMSin kuitenkin tulisi olla jokaisen organisaatiossa toimivan työkalu, josta tämä voi todeta, miten hänen tulee asiakirjojen kanssa toimia. AMSin jopa kuvitellaan olevan esim. uusien työntekijöiden perehdyttämisväline.

Olisi mielenkiintoista tietää, kuinka paljon tällä visiolla on tekemistä todellisuuden kanssa. Kunnista tulleet kommentit viittaavat siihen, että kovin vähän: todellisuudessa AMSia käyttää vain arkistonhoitaja. Jos tämä pitää paikkansa, voi kysyä, miten hyvin AMSilla silloin päästään niihin päämääriin, jotka sille on asetettu. Tässä on tutkimuksen paikka. Toinen tutkimuksen paikka olisi tutkia AMSien käytettävyyttä ja sitä miten sitä voitaisiin parantaa.

Kategoriat:Käyttäjät
  1. "Kirjaaja"
    maanantai 26.10.2009 9:01

    Loppukäyttäjä (siis muu kuin kirjaaja tai arkistonhoitaja) tarvitsee vain osan siitä laajasta AMSista, ne asiaryhmät, joihin omat asiat pääasiassa sijoittuvat. Niiden ryhmien tulee olla ymmärrettävästi nimetty ja kuvattu. Toinen käyttäjä tarvitsee joitakin muita asiaryhmiä, mutta ei todellakaan koko laajaa satasivuista asiakirjaa. Käytettävyys on myös sitä, että käyttäjä voi helposti löytää ja laittaa muistiin ”omiin asioihin” ne joka päivä tarvitsemansa asiaryhmät, ja unohtaa muut. Vain kirjaaja tai arkistonhoitaja käyttävät kaikkia asiaryhmiä. eAMSin tulee olla niin laaja että se kattaa kaikki organisaation tehtävät, ja asiaryhmien on oltava niin tarkkoja, ettei tavallinen käyttäjä tarvitse tulkitsijaa ”omien” asiaryhmiensä löytämiseen.

    Arkistolaitoksen eAMS-malli on tehty järjestelmiä ja arkistolaitosta varten, minkä vuoksi siinä ei ole mukana tavallisen käyttäjän näkökulma?

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: