Arkisto

Archive for tammikuu 2010

Sähköisen asiakirjahallinnan hakukone

sunnuntai 24.1.2010 Jätä kommentti

Northumbrian ACerm-projekti näkyy tuottaneen Google-pohjaisen hakukoneen sähköisestä asiakirjahallinnasta.

Mainokset
Kategoriat:Ajankohtaista

Alku on menneisyydessä

perjantai 22.1.2010 Jätä kommentti

Toivottavasti olen nyt käynyt vihonviimeisen kerran läpi Terry Cookin artikkelin What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898 and the future paradigm shift suomenkielisen käännöksen, joka tullee seuraavaan Arkistoyhdistyksen julkaisuun. Cookin kieli on välillä turhankin juhlavaa, kiemuraista eikä kovin helposti käännettävää. Taistelu vieraskielisiä lauserakenteita vastaan on tuntunut loppumattomalta, mutta ehkäpä tulos on sen arvoinen. Artikkeli on tietääkseni käännetty aikaisemmin monille kielille (en nyt löytänyt listaa niistä). Nyt se on siis tulossa suomeksi.

Reilusti yli kymmenen vuotta alkuperäisen kirjoituksen julkaisemisen (1997)  jälkeen sen arviot arkistoajattelun uudesta suunnasta (yksittäisten asiakirjojen ja fyysisten kokonaisuuksien merkityksen väheminen suhteessa sähköisten asiakirjojen ”virtuaalisiin” kokonaisuuksiin ja tehtävien ja syntykontekstin tarkasteluun) tuntuvat kovin ilmeisen tosiseikan hehkuttamiselta. Ehkä ne eivät aikanaankaan olleet suomalaisittain kovin mullistavia. Silti Cookin artikkelin kääntämisessä on tietty mieli: vastaavanlaisia, kohtuullisen tiiviitä katsauksia historiaan (suomenkielisenä käsikirjoituksena 16 500 sanaa 37 sivulla) ei ole olemassa muita, ei edes englanniksi. Pelkästään alaviitteissä on suuri määrä tietoa siitä, miten kirjoitukset anglosaksisen arkistomaailman diskurssissa niveltyvät toisiinsa.

Kategoriat:Julkaisut

Merkitykselliseen tietoon

keskiviikko 20.1.2010 Jätä kommentti

Yhdessä tilaisuudessa prof. Vakkari totesi informaatiotutkimuksen tarkoituksen olevan facilitate access to meaningful information. Tämä oli minusta hyvin sanottu. Siitähän asiakirjahallinnan tutkimuksessakin on kysymys, mekanismit ”pääsylle” ja ehdot sille, mikä tekee informaatiosta ”merkityksellistä”, ovat  vain (ainakin joskus) osin toisenlaiset kuin yleensä informaatiosta puhuttaessa.

Uusi johdatus ja pääskykoekirja Ote informaatiosta. Johdatus informaatiotutkimukseen ja interaktiiviseen mediaan (toim. Sami Serola, BTJ Kustannus, Helsinki 2010) tuli juuri painosta ulos. Siinä Ilkka Mäkinen toteaa laajemmin jokseenkin saman:

”Informaatiotutkimus tarkastelee tiedon hankintatapoja ja tiedonkäyttöä eri tilanteissa sekä tiedon organisointia, välittämistä ja säilyttämistä. Sen tavoitteena on kehittää käsitteitä, menetelmiä ja järjestelmiä, joiden avulla tieto saadaan vaivattomasti sitä tarvitsevien ulottuville helposti omaksuttavassa muodossa.”

Sivumennen sanottuna Ilkka Mäkinen toteaa myös katsauksessaan informaatiotutkimuksen historiaan, että Yhteiskunnallisen korkeakoulun kirjasto-opin tavoitteena oli aikanaan pätevöittää ”tieteellisiinkin kirjastoihin, mutta niissä ei luotettu tähän koulutukseen. Tieteelliset kirjastot pitivät parempana itse kouluttaa virkailijansa. Tieteellisten kirjastojen virkatutkinto säilyi 1970-luvulle. Vielä kauemmin tosin on sinnitellyt Kansallisarkiston antama arkistotutkinto”.

Kategoriat:Koulutus, Tutkimus

Englannista kajahtaa

tiistai 19.1.2010 Jätä kommentti

JISC Infonet on julkaissut kaksi asiakirjahallinnolle tarkoitettua työkalua. Ne ovat Records Management Impact Calculator ja Records Management Maturity Model. Ensimmäinen on Excel-laskentapohja, jolla voidaan mitata asiakirjahallinnan kehittämistoimien tuloksellisuutta ja kustannuksia. Toisella arvioidaan asiakirjahallinnon heikkouksia ja vahvuuksia ylemmissä koulutusorganisaatioissa.

Ainakin Impact Calculator herätti paikallisesti etukäteen mielenkiintoa: hyötyjen konkreettinen osoittaminen on nykymaailmassa tärkeä valtti.

Kategoriat:Ajankohtaista

Miss’ asiakirja?

sunnuntai 17.1.2010 Jätä kommentti

Arkistolaitos on verkkonäyttelyssään avannut äänestyksen vuosikymmenten tärkeimmästä asiakirjasta 1890 – 2009. Kaikki äänestämään ja tekemään ehdotuksia! Parhaimmillaan tästä voisi tulla Suurin Suomalainen -äänestyksen kaltainen kansallinen kilpailu, mutta tuskin tulee: kannanotto vaatii sen verran paljon kiinnostusta historiaan. Joka tapauksessa minusta hauska idea.

Kategoriat:Sekalaista

Automaattista

perjantai 15.1.2010 Jätä kommentti

Tämän päiväisessä FinnONTO2:n tulosten esittelyssä minusta oli tietysti mielenkiintoisinta TKK:n Katariina Nybergin esitys asiakirjojen automaattisesta luokittelusta koneoppimisen avulla. Me taas yritimme Tampereella katsoa voidaanko asiakirjan käsittelijän perusteella sanoa, mihin luokkaan dokumentti kuuluu, tai edes ennustaa todennäköisiä luokkia. Kumpikaan lähestymistapa ei yksin toimi täydellisesti, mutta miten ne toimisivat yhdessä? Eri tieteenalojen aidolle yhteistyölle ei varmaan olisi parempaa lähtökohtaa kun eri näkökulmista tosiaan täydentävät ratkaisut samaan ongelmaan.

Erityisen kiinnostavaa olisi myös, jos koneoppimisen rajat olisivat jotenkin sidoksissa siihen minkälaisissa tehtävissä ja prosesseissa asiakirjat syntyvät. En pitäisi sitä ainakaan täysin mahdottomana: rutiininomaisissa prosesseissa asiakirjat muistuttavat enemmän toisiaan ja oppiminen lienee nopeampaa ja täydellisempää. Voi olla, että ero ei ole eri tehtäväluokkien välillä tässä suhteessa merkittävä, tai että se ei ole sitä ainakaan tutkittavassa aineistossa (voisin kuvitella tällaisia tehtäviä paremmin toisenlaiseen organisaatiokontekstiin kuin siihen, mistä tutkittavat asiakirjat ovat peräisin). Joka tapauksessa on mielenkiintoista saada tästä tietoa.

Jos ero olisi olemassa, voitaisiin teknistä ratkaisua ehkä täydentää tutkimuksella siitä, mitkä tekijät prosesseissa vaikuttavat koneoppimiseen.

Kategoriat:Tutkimus