Archive

Archive for helmikuu 2010

And we are learning something!

lauantai 27.2.2010 Jätä kommentti

Yhdysvaltain kansallisarkiston aineistot ovat päässeet tietokilpailun aiheeksi. Arkiston viisitoista minuuttia  julkisuudessa?

Kiitos lähettäjälle vinkistä!

Kategoriat:Sekalaista

Suomalaisen arkistotutkimuksen unohdettu klassikko

perjantai 26.2.2010 Jätä kommentti

Pitkästä aikaa selasin Martti Favorinin kirjoittamaa raporttia ”Arkistot ja asiakirjat nykyajan informaatiokentässä”, joka ilmestyi vuonna 1975 Arkistotoimikunnan toimeksiannosta. Se on minusta eittämättä vähäisen arkistotutkimuksemme unohdettu klassikko.

”Unohduksesta” puhuminen tuntuu ehkä liioittelulta. Teos oli hyvin pitkään arkistolaitoksen ns. ylemmän arkistotutkinnon tenttivaatimuksissa, joten  vanhempi polvi muistaa sen hyvin. Tätä nykyä se on kuitenkin unohdettu. Myyvästä nimestään ja julkaisijastaan (Arkistotoimikunta) huolimatta—ja tässä tarkkaavainen lukija voi havaita hivenen sarkasmia—raportti ei koskaan levinnyt kovin laajalle. Sitä on oman kokemukseni mukaan nykyisin vaikea saada käsiinsä. Esimerkiksi Tampereen yliopiston kirjastossa sitä ei ole. Näkemäni kappaleet ovat olleet täynnä merkintöjä ja hajalle luettuja. Johtuu tietysti seurasta, jossa olen liikkunut.

Rapotin keskeiset kysymykset—miten ja miksi asiakirjojen tietosisältö on vuosikymmenten myötä eri hallinnon tasoilla muuttunut ja mikä on asiakirjojen merkitys hallinnolle ja tutkimukselle—ovat edelleen mielenkiintoisia. En voi olla ilahtumatta siitä, miten Favorinin raportti sopii informaatiotutkimuksen näkökulmaan. Vaikka teksti on kokonaisuutena vanhentunut, sen lähestymistapa ei.

Kategoriat:Tutkimus

Mitä diginatiivit haluavat kirjastolta (ja arkistolta?)

sunnuntai 21.2.2010 2 kommenttia
Kategoriat:Käyttäjät

Tutkijan kannustinloukku

lauantai 20.2.2010 1 kommentti

[picapp align=”none” wrap=”false” link=”term=mouse+trap&iid=3015747″ src=”1/c/0/4/Caught_In_A_21aa.jpg?adImageId=10526808&imageId=3015747″ width=”500″ height=”352″ /]

Kirjoittaminen on tutkijan työtä. Akateemisessa maailmassa arvostetaan varsinkin kirjoittamista kansainväliseen vertaisarvioituun tieteelliseen julkaisuun. Kaukana sen takana tulee julkaiseminen suomalaisella tieteellisellä foorumilla. Muu suomeksi kirjoittaminen ei juuri hyödytä tutkijaa, hänen laitostaan tai yliopistoaan. Kaikkien suorituksia kun arvioidaan samalla mittarilla, jossa järjestys on tämä.

Toisaalta ei haittaisi, jos joku kirjoituksia lukisikin. Kun kirjoittaa suomalaiseen asiakirjahallintaan liittyvistä asioista, luontevin lukijakunta löytyisi tämän maan ammattilaisista. Kuinka ollakaan, tämä joukko ei lue kansainvälisiä lehtiä. Yleisesti ottaen se ei myöskään seuraa informaatiotutkimuksen kansallisia foorumeita. Omaa asiakirjahallintaan keskittyvää ja tieteelliset mitat täyttävää suomalaista julkaisua taas ei ole.

Niinpä ollaan siinä tilanteessa, että nimenomaan sille joukolle, josta erityisesti saattaisi löytyä kiinnostuneita lukijoita, ei nimenomaan kannata kirjoittaa. Sen sijaan pitää kirjoittaa ihmisille, jotka eivät näitä pienen pohjoisen maan asioita tunne ja joita ne eivät kiinnosta.

Mutta mitäpä näitä miettimään. Palataan työn pariin ja jatketaan kirjoittamista. Englanniksi.

Kategoriat:Julkaisut, Tutkimus

Pukki ja kaalimaa

perjantai 19.2.2010 Jätä kommentti

Toivottavasti kukaan ei ajattele, että asiakirjahallinto on hoitanut tehtävänsä, kun viranomaisen substanssitehtävissä syntyvät päätökset ja niiden lainvoimaisuuden kannalta tarpeelliset perustelut saadaan asiakirjajärjestelmään talteen.  Se on  mielestäni naiivi ja suorastaan vaarallinen näkökanta.  Siitä, miksi tämä ei riitä, antoi Jertta Blomstedt esimerkin kolumnissaan Radio 1:n Ykkösaamussa 3. helmikuuta. Tässä olennainen kohta:

”Financial Times julkaisi erittäin laajan artikkelin amerikkalaisen vakuutusyhtiö AIGn pelastusoperaatiosta, jossa perusongelma on se, että valtio pantiin maksamaan täysi hinta rahoitusinstrumenteista, joiden arvoa kukaan ei tiedä. Samassa yhteydessä Financial Times julkaisi Yhdysvaltojen keskuspankin korkeiden virkamiesten sähköpostikeskustelun. Ensiksi herrat neuvottelivat siitä, että veronmaksajia koskeva asia on pidettävä salassa.

Pari kuukautta myöhemmin esimies kyseli olisiko mitään mahdollisuutta saada kongressia luopumaan siitä päähänpinttymästä, että heidän on saatava tietää pelastetun vakuutusyhtiön neuvotteluosapuolet. Neuvonantaja vastasi seuraavasti: ”Luulen että juna on juuri lähdössä asemalta ja meidän on keskityttävä asian selittämiseen parhain päin. Sopimusten tekemisessä oli mukana niin paljon ihmisiä, että määrätietoinen kongressi saa halutessaan tietää nimet.”

Konservatiivisin hyttynenkin alkaa olla sitä mieltä, että rahoituslaitosten sääntelyä ja valvontaa on tiukennettava, juuri siksi äskeinen sähköpostien vaihto on niin järkyttävä. Siinähän keskustelevat juuri valvojat ja heillä on kova hätä salata se, että he ovat hyväksyneet pelastusoperaation hinnan kokonaisuudessaan veronmaksajien maksettavaksi.”

Jos halutaan oikeasti valvoa päätöksentekoa ja toiminnan moraalia, tarvitaan muutakin tietoa kuin vain syntyneet päätökset julkikerrottuine perusteluineen.

Kategoriat:Yhteiskunta

Autuaita ovat arkistonhoitajat

torstai 18.2.2010 Jätä kommentti

Arkistonhoitajat eivät ole olemassa pelkästään säilyttääkseen aineistoja vaan myös puolustaakseen kansalaisoikeuksia, rohkaistakseen hallintoa läpinäkyvyyteen ja — joskus myös — luodakseen sopua riitelevien osapuolten välille. Näin kirjoitetaan New Yorkerissa otsikolla ”Are archivists today’s real peacemakers?”. Aiheena on Al Aqsan moskeijan kirjaston ja Israelin valtionarkiston virkailijoille annettu rauhanpalkinto.

Ei saa tolkkua

tiistai 16.2.2010 6 kommenttia

Jos joku kaipaa esimerkkiä asiakirjatiedon vaikeasta tulkittavuudesta vailla kontekstia, sellainen löytyy Digitaaliarkiston tuoreista lisäyksistä, joita Kaisa Kyläkoski kummastelee. Kyse on Valtiokonttorin korvausasiaintoimiston arkiston Ah-sarjaan sisältyvistä ”lisäkorvauslain tililtäottokorttien jäljennöksistä”.  Yksittäinen asiakirja ruudulla (kuten esimerkiksi tämä) ei sano juuri mitään. Edes navigointi arkistonmuodostajan (tehtävien) kuvaukseen

Valtiokonttorin korvausasiaintoimisto perustettiin elokuussa 1940 säädetyn korvauslain perusteella hoitamaan korvausasioita, esimerkiksi korvausten maksua. Vuoden 1949 helmikuussa Valtiokonttori sai lakkautetulta sisäasiainministeriön siirtoväenasiainosastolta ennakkokorvausten takaisinperintäasiat.

tai arkiston tietosisällön kuvaukseen

Kansallisarkistoon siirretyssä aineistossa laajoja kokonaisuuksia ovat hakemistoina käytetyt I ja II korvauslain, lisäkorvauslain ja muiden korvausten maksukortistot ja kortistot tililtäottokorttien jäljennöksistä. I ja II korvauslain maksukortistot ovat kuntien sisällä aakkosjärjestyksessä hakijoiden sukunimien perusteella. Maksukorteissa on samat korvausasiain numerot kuin hakukorteissa. Lisäkorvauslain tililtäottokorttien jäljennökset ovat yhtenä sarjana aakkostettuna hakijoiden sukunimen mukaan. Keltaiset kortit ovat hylätyn päätöksen saaneiden hakijoiden kortteja. Kansallisarkistossa säilytetään mm. I korvauslain haku- ja maksukortistoja (Ac ja Ae), II korvauslain maksukortistoa (Af) ja lisäkorvauslain Postipankin tililtäottokorttien jäljennöksiä (Ah).

ei sanottavasti valota asiaa.  Kokonaisuus alkaa aueta, jos käyttäjä tietää, että luovutettuun Karjalaan jääneestä omaisuudesta maksettiin eri lakien nojalla ja useampaan otteeseen korvauksia. Tilillepanokortit kertovat siis maksuista, jotka tehtiin ns. lisäkorvauslain perusteella.

Meillä satsataan sähköisen asiakirjahallinnon kehittämiseen, mutta sähköinen päätearkistotoiminta tuntuu jäävän vähemmälle huomiolle. Digitaalisten asiakirjakopioiden (tai sitten joskus born digital -aineistojen) asettaminen käyttäjien ulottuville helposti ymmärrettävässä muodossa ei suinkaan ole triviaali ja helppo tehtävä.

Aikaisemmin asiakirja-aineistot olivat lähinnä ammattitutkijoiden kauraa ja hekin lähestyivät niitä ”ylhäältä”: esim. lisäkorvauslain maksukortti tuli tutkijalle varmasti käteen vasta siinä vaiheessa, kun hän oli jo hankkinut varmasti riittävästi tietoa pystyäkseen tulkitsemaan kortin. Nyt kuka tahansa käyttäjä voi netissä ”hypätä” suoraan keskelle asiakirja-aineistoa vailla mitään taustatietoja. Valitettavasti arkistojen kuvailujärjestelmät näyttävät kertovan käyttäjälle asiakirjan kontekstista aina vain palasen kerrallaan, eikä sitäkään aina kovin selkeästi. Niinpä kokonaisuuden hahmottaminen on haastava tehtävä.

Kategoriat:Käyttäjät