Etusivu > Sekalaista > Paperista puhetta

Paperista puhetta

Selvitysmiehen raportissa on minusta aukko. Visio siitä, että kaikki valtion pysyvästi säilytettävät asiakirjat ovat sähköisiä v. 2015, perustuu ajatukseen, että meillä on tuolloin välineet aineistojen sähköiseen arkistointiin. Tällä hetkellä tarkoitukseen on vain Sähke-määrittely, mutta kaikki järjestelmät eivät ole nyt tai edes viiden vuoden päästä Sähke-yhteensopivia. Valtionhallinnon määrääminen käyttämään Sähkettä ei ole ratkaisu: pitäisi lisäksi aloittaa kehitys- ja tutkimusohjelma, jossa luodaan välineet erilaisten tietojärjestelmien sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen.

Tästä raportissa ei puhuta ja siihen liittyvät kustannukset (samoin kuin kulut, jotka seuraavat muille toimijoille järjestelmien muuntamisesta pitkäaikaissäilytykseen sopiviksi) jäävät huomiotta.  Sähkeen ohella mainitaan vain tarve kehittää säilytysratkaisu rekistereille (tietokannoille). Senkin odotetaan tulevan Sähke3:n myötä, ilmeisesti lähes normaalina virkatyönä.

Se, ettei tällaisia kustannuksia mainita, luultavasti osoittaa, ettei niitä ole ajateltu eikä niihin varauduta. Huonoimmillaan saattaa siis käydäniin, että arkistolaitos voi ottaa vastaan vain Sähke-aineistoja. Viranomaiset soveltavat selvitysmiehen esittämää pakkolakia mahdollisimman ahtaasti vain asiankäsittelyjärjestelmiin, koska välineitä tai rahaa muiden järjestelmien muokkaamiseen ei ole.  Päätöksentekijät sulkevat silmänsä, koska ”arkistointi on hoidettu”.

Tämä tilanne olisi nimenomaan päätearkistojen kannalta erittäin huono. Otan esimerkiksi tutun ympäristön, yliopiston. Täällä on käytössä asiankäsittelyjärjestelmä. Minulla ei ole pääsyä järjestelmään, joten en tiedä, mitä se pitää sisällään. Järjestelmää käytetään yliopiston hallinnossa. Tietääkseni mikään omista tai tuntemieni opettajien ja  tutkijoiden tekemisistä ei ole tallentunut asiankäsittelyjärjestelmään. Sen sijaan käytämme päivittäin erilaisia muita järjestelmiä, jotka eivät ole Sähke-yhteensopivia.

Tuskin kukaan ajattelee, että asiankäsittelyjärjestelmän sisällön saaminen talteen  olisi tässä tilanteessa riittävä säilytysratkaisu – ja olisi sitä nimenomaan päätearkiston näkökulmasta. Yliopisto kyllä pärjää eikä yhteiskuntakaan pysähdy. Päätearkistosektori ja sen edustamat kulttuurihistorialliset tutkimusintressit ovat kuitenkin heikoilla.

Mainokset
Kategoriat:Sekalaista
  1. Mummo Opiskelija
    lauantai 6.2.2010 9:22

    Meidän organisaatiossamme yritetään vetää läpi dokumenttien hallintaprojektia, jossa yhdistetään asianhallinta, kaikki muu dokumenttejen tuottaminen asiakirjamalleilla ja sähköinen arkisto hallinnoituna eAmssilla ja TOSsilla. Ajatuksena on, että jokainen tuotettu dokumentti saa luontivaiheessa metatiedot ja ohjautuu oikeaan tehtäväluokkaan ja tallentuu sitten sähköiseen arkistoon, josta se on kaikkien haettavissa käyttöoikeuksien ja julkisuuden mukaisesti. Pohdimme nyt, miten dokumentin tehtäväluokkaan sijoittuminen tulisi käyttäjälle mahdollisimman helpoksi. Tehtäväluokitus on tavalliselle asiakirjantuottajalle aika vierasta. Yhtenä vaihtoehtona on mietitty tehtäväluokituksen kytkemistä metatiedoilla asiakirjamalleihin tai – pohjiin, mutta tarkoittaisiko se sitä, että asiakirjamalleja pitäisi olla todella paljon. Olisiko ideoita? Käytössämme on kuntien yhteinen tehtäväluokitus, johon on määritelty prosessit Arkistolaitoksen eams-ohjeen mukaisesti.

  2. sunnuntai 7.2.2010 17:24

    Aiheellinen kysymys. Olemme juuri tehneet tähän liittyvää tutkimusta, jossa katsoimme, kuinka käyttäjät käyttävät asiankäsittelyjärjestelmää. Tulosten perusteella käyttäjä-, tehtävä- tai organisaatioyksikkökohtainen profilointi saattaisi toimia aika hyvin. Jos järjestelmään määriteltäisiin käyttäjittäin tai toimenkuvittain tehtäviä (”jos tehtävä/toimenkuva on tämä, tehtäväluokka on todennäköisesti tuo”) se useimmiten ohjaisi käyttäjän aivan oikeaan tai ainakin muutaman todennäköisen tehtäväluokan äärelle. Organisaatioyksikön profiloinnilla voitaisiin myös rajata vaihtoehtoja, mutta ei niin tehokkaasti.

    Tutkitun aineiston perusteella tämä toimii kuitenkin sitä huonommin, mitä ylempänä henkilö on organisaatiohierarkiassa: mitä ylempi johtaja, sitä enemmän hän saa erilaisia asioita pöydälleen. Lisäksi organisaatiorakenne (funktionaalinen, matriisi jne.), koko ja tehtävien eritymisen aste luultavasti vaikuttavat asiaan, vaikka niitä ei tässä voitu tarkastella.

    Tästä on tulossa artikkeli, mutta se on vielä julkaisuputkessa. Ilmestynee kuitenkin tänä vuonna.

    • Humanisti hukassa
      tiistai 9.2.2010 9:55

      Tosiasiahan on, että tietyt käyttäjät tekevät jatkuvasti tietynlaisia, samaan tehtäväluokkaan liittyviä asiakirjoja. Joissain järjestelmissä on mahdollista valita omat ”suosikkitehtäväluokat”, joita useimmiten käyttää. Näin ei tarvitse arpoa koko valikoimasta kulloiseenkin tilanteeseen.

      Käytännössä tämä ongelma ei ole kovin suuri juuri tuolla hierarkian ylemmällä tasolla, koska siellä harvemmin – jos ollenkaan – asiakirjoja laaditaan, vaan ne pohjat tehdään hierarkian alemmalla tasolla ja esitellään ylemmälle. Vaikea kuvitella, että viraston johdossa alettaisiin valita sopivaa tehtäväluokkaa…

      • tiistai 9.2.2010 11:57

        Järkevänoloinen ajatus, mutta minäpä testaan tuota ja katson, kuinka paljon ylemmissä tehtävissä laaditaan asiakirjoja järjestelmään.

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: