Archive

Archive for maaliskuu 2010

Kuntien yhteinen tehtäväluokitus ja semanttinen web

tiistai 30.3.2010 Jätä kommentti

Katri Seitsosen raportti Kuntien yhteinen tehtäväluokitus ja semanttinen web on nyt verkossa.

Kategoriat:Ajankohtaista, Tutkimus

Ristiriitoja

perjantai 26.3.2010 2 kommenttia

Silmäilin läpi teoksen Julkinen data. Johdatus tietovarantojen avaamiseen. Siinä oli linkkejä joihinkin mielenkiintoisiin palveluihin, kuten www.asialista.fi, joka tosin on vielä työn alla.

Mukava saada näin ajantasainen katsaus tärkeään aiheeseen.  En kuitenkaan voi olla kiinnittämättä huomiota siihen, ettei muistiorganisaatioiden hallussa olevia tietovarantoja kovin paljon huomioida. Lisäksi, vaikka julkinen data on asiakirjahallinnon toimintakenttää, asiakirjahallintoa ei mainita kertaakaan. ”Arkistointi” vilahtaa tekstissä muutaman kerran. Tässä on aikamoinen ristiriita, jos vertaa sitä rooliin, joka arkistotoimella ISO-standardien ja suomalaisten määräysten mukaan tulisi olla.

Australialainen raportti, jossa puhutaan myös julkisten tietovarantojen avaamisesta ja Hallinto 2.0:sta, huomioi asiakirjahallinnan paremmin. Julkaisujen tausta on tosin erilainen, joten vertaus voi olla epäreilu.

Eräs alan ammattilainen kertoi pari päivää sitten tilanteesta työpaikallaan. Toimintakulttuuri on muuttunut. Alan ammattilainen ei saa asioita läpi eikä edes vetoaminen arkistolakiin tuota tulosta.

Kuinka tavallista tämä on? Vaikea sanoa, kun siitä ei voi puhua: kuka haluaa paljastaa julkisesti, ettei hänen virastossaan välitetä laista? Se, ettei työyhteisössä pysty vaikuttamaan, voi tuntua henkilökohtaiselta epäonnistumiselta. Siitäkään tuskin halutaan kertoa kaikille. Syyn selvittäminen olisi kuitenkin ensiarvoisen tärkeää. Vaikenemisen laki pitäisi jollain tavoin saada murrettua, koska siitä kärsivät kaikki. Piilossa olevia ongelmia ei kukaan huomaa eikä niiden ratkaisuun saa resursseja. Ratkaisut eivät palvele, jos ne eivät perustu todellisiin tarpeisiin – ja miten tunnistaa tarpeet ilman avointa keskustelua?  Pahimmassa tapauksessa päädytään kehittelemään käyttökelvottomia ratkaisuja olemattomiin ongelmiin.

Yksi mahdollinen keino voisi olla anonyymin nettifoorumin perustaminen ammattilaisten väliseen keskusteluun. Tämä olisi minusta jonkin alan yhdistyksen asia.  Sitä kautta yksin virastossaan olevat ammattilaiset voisivat myös saada toisiltaan vertaistukea ongelmissaan. Olisi myös hienoa, jos joku ryhtyisi tekemään väitöskirjaa tästä. Siten saataisiin esim. nimettömien haastattelujen kautta tutkimustietoa.

Kategoriat:Sähköiset

Ajaako aika ohi asiakirjajärjestelmistä

keskiviikko 24.3.2010 4 kommenttia

Sähköisen asiakirjahallinnon kehitys alkoi parikymmentä vuotta Yhdysvalloissa. Nyt yksi ajanjakso näyttää olevan päättymässä. Ainakin 1990-luvun lopulla muodostunut ratkaisumalli, organisaation erillinen, keskitetysti valvottu sähköinen asiakirjajärjestelmä, on haasteiden edessä.

Asiakirjajärjestelmien nousu

Asiakirjajärjestelmien kehitys alkoi 1980-luvun lopulla. Reaganin hallinnon Iran–Contra -skandaali ja sarja muita oikeusjuttuja pakottivat tuolloin Yhdysvaltain liittovaltion muuttamaan suhtautumista asiakirjahallintoon. Asiakirjojen hallinta paperilla ei selvästi ollut enää riittävä vaihtoehto. Samalla huomattiin, ettei ollut saatavilla järjestelmiä, jotka olisivat asiakirjahallinnon näkökulmasta tyydyttäviä. Puolustusministeriö asetti v. 1995 työryhmän määrittämään, mitä tarvitaan. Tuloksena syntyi standardi DoD 5015.2-STD, joka räjäytti markkinat v. 1997. Vain kaksi vuotta myöhemmin USAssa oli saatavilla jo 15 valmista asiakirjahallinnan ohjelmistoa kymmeneltä eri toimittajalta.

Samaan tähtääviä määrittelyjä on sen jälkeen tullut useita, mm. EUn MoReq, Iso-Britannian TNA  ja suomalainen Sähke. Kaikissa erillisen sähköisen asiakirjajärjestelmän (ERMS/EDRMS) ytimenä on keskitetty, koko organisaation kattava luokitusjärjestelmä, johon säilytysajat ja hallintasäännöt on sidottu.

Katoavatko järjestelmät markkinoilta?

Nyt tämä konsepti on joutunut vaikeuksiin. James Lappin kirjoitti ”Thinking  records” –blogissaan helmikuun alussa, että EDRMSien kukoistusaika Iso-Britanniassa oli 2000-luvun alkupuoliskolla. Tähän oli useita syitä. Ensiksikin Iso-Britannian hallintoa pyrittiin voimakkaasti modernisoimaan. Tavoitteena oli, että vuonna 2004 kaikki uudet asiakirjat olisivat sähköisiä. Toinen tärkeä tekijä oli julkisuuslaki, Freedom of Information (FOI), joka astui voimaan v. 2005. FOIn pelättiin huomattavasti lisäävän kansalaisten tiedusteluja. Asiakirjavarantojen saaminen paremmin haltuun nähtiin tärkeäksi, jotta lain vaatimus 20 työpäivän vastausajasta voitaisiin täyttää.

Vuoden 2005 jälkeen tilanne kuitenkin muuttui, toteaa Lappin. FOI astui voimaan ja siihen liittyvät pelot hälvenivät. Myös hallinnon modernisoinnin takaraja meni ohitse huomaamatta,  ilman että tavoitetta saavutettiin.

Samaan aikaan EDRMS-markkinat joutuivat uuteen tilanteeseen. Iso-Britannian kansallisarkisto lakkasi kehittämästä omia TNA-vaatimuksiaan, koska se odotti tulevaa MoReq2:ta, joka pitkälti pohjautuu TNAhan. Microsoftin SharePoint alkoi samalla vallata markkinoita. Dokumentinhallintaratkaisua kaipaavat isot organisaatiot huomasivat äkkiä, että heillä oli jo SharePoint, jonka lisenssit olivat tulleet muiden Microsoft-ohjelmistojen ohessa. Vaikka SharePoint ei ominaisuuksiltaan vastaa EDRMSiä—sekä yhteinen luokitusjärjestelmä että kelvollinen säilytysaikojen hallinta puuttuvat—SharePointin käyttöönottoon ei toisaalta liity muutosvastarintaa: keskitetyn valvonnan sijasta käyttäjäryhmät itse määräävät, miten käyttävät järjestelmää.

Nyt vuonna 2010, EDRMS-termi on Lappinin mukaan lähes kokonaan kadonnut kielenkäytöstä Iso-Britanniassa. Laman iskiessä rahaa on entistä vähemmän, joten toimittajat eivät ole halunneet sijoittaa järjestelmien sertifiointiin. Vain yksi toimittaja on tähän mennessä saanut MoReq2-sertifikaatin. Toisaalta järjestelmien tilaajat eivät halua vaatia MoReq2-yhteensopivuutta, koska valinnanvara katoaa saman tien. Rory Stauntonin mukaan asiakirjajärjestelmien markkinat ovat tätä nykyä lähes täysin romahtaneet. Myynnin lasku alkoi jo ennen talouskriisiä.

MoReq2:ta on arvosteltu raskaudesta ja kankeudesta. MoReq2:n toivo on Stauntonin mukaan siinä, että lainsäätäjät ja muut säätelijät alkavat vaatia sitä. Lappin odottaa uutta SharePoint 2010 –versiota ja sisälllönhallintaohjelmistojen (ECM) toimittajien vastausta siihen. Onko luvassa kilpailua vai integrointia SharePointiin?

Luokittaminen maksaa ja on vaikeaa

Atlantin toisella puolella James Santangelo kirjoittaa Information Management –lehdessä (marras-joulukuu 2009) luokituksen ongelmista. Huolellinen luokittaminen on hyvän tiedonhallinnan edellytys: sen avulla voidaan kohdistaa hallintatoimet tarkasti, minimoida kustannukset ja riskit.

Ongelma on kuitenkin, että käyttäjien ensisijainen tehtävä on jokin muu kuin dokumenttien luokittaminen. Jopa hyvin koulutetut työntekijät tekevät siinä virheitä. Jos luokittaminen sälytetään käyttäjille, organisaatio kantaa tuloksista vastuun. Siihen käytetty aika on myös pois varsinaisesta työstä. Luokittaminen maksaa. Informaatiota on liian paljon, jotta kaikkea voitaisiin hallita manuaalisesti. Ratkaisuna Santangelo pitää automaattista luokitusta, jota tarvittaessa täydennetään ihmisen tekemällä arvioinnilla.

Myös Steve Bailey on kirjoittanut samasta ongelmasta. Hän toteaa Records Management Journalissa (tammikuu 2009), että tarvitsemme kipeästi automatisoitua sähköistä asiakirjahallintaa. Tarvitaan tietomassojen mukaan skaalautuvia ratkaisuja, joita ihmiset haluavat käyttää. Bailey suhtautuu kriittisesti keskitettyihin järjestelmiin, joissa joku päättää toisten puolesta, millaisin termein näiden tulee kuvailla asiakirjoja ja hakea tietoa. Vaihtoehtona Bailey näkee ”Asiakirjahallinto 2.0”:n, jossa käyttäjät yhdessä kuvailevat aineistoja ja oppivat toisiltaan.

Muuttuvat käyttäjät

Aikaisemmin Bailey on kritisoinut sitä, ettei EDRMS-järjestelmiä ole integroitu esimerkiksi henkilöstöhallinnon järjestelmiin, taloushallintoon, virtuaaliseen opetusympäristöön, laboratoriolaitteistoon, kotisivuihin ja asiakkuudenhallintaan. Mitä jää jää jäljelle, Bailey kysyi v. 2007 Records Management Societyn osin leikkimielisessä oikeudenkäynnissä, jossa syytettynä olivat sähköiset asiakirjajärjestelmät. Käyttäjille järjestelmät tarkoittavat byrokraattisia, vieraita, epäintuitiivisia ja toimintaa vaikeuttavia lisätyövaiheita. Asiakirjahallinta on käyttäjien vastuulla, muttei heidän tehtävänsä, Bailey korosti tuolloin.  Bailey on myös ennustanut, että verkossa olevat Google Appsin kaltaiset jaetut, ilmaiset sovellukset tulevat viemään yhä enemmän elintilaa järjestelmiltä, jotka ovat yhden organisaation omia.

Julie McLeod ja Catharine Hare toistavat Lappinin ja Baileyn ajatuksia juuri ilmestyneessä (2010) RMJ:n artikkelissa, jossa he käyvät läpi Records Management Journalin ja asiakirjahallinnon historiaa lehden 20-vuotiselta taipaleelta. Heidän mielestään erillinen EDRMS on luultavasti ”ratkaisu” vain jossain rajoitetuissa tilanteissa. Järjestelmät tulisi integroida toiminnassa muuten käytettyihin järjestelmiin ja/tai Web 2.0 –sovelluksiin. McLeod ja Hare muistuttavat myös, että Facebookiin, blogeihin, YouTubeen, Twitterin (jne.) tottuneet työntekijät haluavat myös työssään samanlaisen vapauden luoda, organisoida, viestiä, käyttää ja jakaa informaatiota, milloin tahansa ja mistä tahansa.

Miten tästä eteenpäin

Puheenvuorot ennakoivat samaa muutosta: toimintaympäristö on kehittymässä suuntaan, jossa puhdas EDRMS on yhä harvemmin tyydyttävä ratkaisu. Se ei sovi modernin ubiikkiyhteiskunnan käyttäjien toimintatapoihin. Informaatiota on liikaa, jotta se voitaisiin saada talteen näihin järjestelmiin. Lisäksi EDRMS-markkinat ovat ainakin hetkellisesti vaikeuksissa.

Toisaalta asiakirjahallinnon näkökulmasta ei ole tyydyttäviä vaihtoehtoja. Nyt olisi selvästi kysyntää visionäärisille hankkeille, joissa ennakkoluulottomasti kehitetään organisaatioihin täysin uudenlaisia ratkaisuja ottaen huomioon myös asiakirjahallinnan tarpeet. Jää nähtäväksi, miltä sähköinen asiakirjahallinta näyttää kymmenen vuoden kuluttua.

Julk.Faili 1/2010, s. 23-24.

<!–[if !mso]> <! st1\:*{behavior:url(#ieooui) } –>

Ajaako aika ohitse asiakirjajärjestelmistä?

Sähköisen asiakirjahallinnon kehitys alkoi parikymmentä vuotta Yhdysvalloissa. Nyt yksi ajanjakso näyttää olevan päättymässä. Ainakin 1990-luvun lopulla muodostunut ratkaisumalli, organisaation erillinen, keskitetysti valvottu sähköinen asiakirjajärjestelmä, on haasteiden edessä.

Asiakirjajärjestelmien nousu

Asiakirjajärjestelmien kehitys alkoi 1980-luvun lopulla. Reaganin hallinnon Iran–Contra -skandaali ja sarja muita oikeusjuttuja pakottivat tuolloin Yhdysvaltain liittovaltion muuttamaan suhtautumista asiakirjahallintoon. Asiakirjojen hallinta paperilla ei selvästi ollut enää riittävä vaihtoehto. Samalla huomattiin, ettei ollut saatavilla järjestelmiä, jotka olisivat asiakirjahallinnon näkökulmasta tyydyttäviä. Puolustusministeriö asetti v. 1995 työryhmän määrittämään, mitä tarvitaan. Tuloksena syntyi standardi DoD 5015.2-STD, joka räjäytti markkinat v. 1997. Vain kaksi vuotta myöhemmin USAssa oli saatavilla jo 15 valmista asiakirjahallinnan ohjelmistoa kymmeneltä eri toimittajalta.

Samaan tähtääviä määrittelyjä on sen jälkeen tullut useita, mm. EUn MoReq, Iso-Britannian TNA  ja suomalainen Sähke. Kaikissa erillisen sähköisen asiakirjajärjestelmän (ERMS/EDRMS) ytimenä on keskitetty, koko organisaation kattava luokitusjärjestelmä, johon säilytysajat ja hallintasäännöt on sidottu.

Katoavatko järjestelmät markkinoilta?

Nyt tämä konsepti on joutunut vaikeuksiin. James Lappin kirjoitti ”Thinking  records” –blogissaan helmikuun alussa, että EDRMSien kukoistusaika Iso-Britanniassa oli 2000-luvun alkupuoliskolla. Tähän oli useita syitä. Ensiksikin Iso-Britannian hallintoa pyrittiin voimakkaasti modernisoimaan. Tavoitteena oli, että vuonna 2004 kaikki uudet asiakirjat olisivat sähköisiä. Toinen tärkeä tekijä oli julkisuuslaki, Freedom of Information (FOI), joka astui voimaan v. 2005. FOIn pelättiin huomattavasti lisäävän kansalaisten tiedusteluja. Asiakirjavarantojen saaminen paremmin haltuun nähtiin tärkeäksi, jotta lain vaatimus 20 työpäivän vastausajasta voitaisiin täyttää.

Vuoden 2005 jälkeen tilanne kuitenkin muuttui, toteaa Lappin. FOI astui voimaan ja siihen liittyvät pelot hälvenivät. Myös hallinnon modernisoinnin takaraja meni ohitse huomaamatta,  ilman että tavoitetta saavutettiin.

Samaan aikaan EDRMS-markkinat joutuivat uuteen tilanteeseen. Iso-Britannian kansallisarkisto lakkasi kehittämästä omia TNA-vaatimuksiaan, koska se odotti tulevaa MoReq2:ta, joka pitkälti pohjautuu TNAhan. Microsoftin SharePoint alkoi samalla vallata markkinoita. Dokumentinhallintaratkaisua kaipaavat isot organisaatiot huomasivat äkkiä, että heillä oli jo SharePoint, jonka lisenssit olivat tulleet muiden Microsoft-ohjelmistojen ohessa. Vaikka SharePoint ei ominaisuuksiltaan vastaa EDRMSiä—sekä yhteinen luokitusjärjestelmä että kelvollinen säilytysaikojen hallinta puuttuvat—SharePointin käyttöönottoon ei toisaalta liity muutosvastarintaa: keskitetyn valvonnan sijasta käyttäjäryhmät itse määräävät, miten käyttävät järjestelmää.

Nyt vuonna 2010, EDRMS-termi on Lappinin mukaan lähes kokonaan kadonnut kielenkäytöstä Iso-Britanniassa. Laman iskiessä rahaa on entistä vähemmän, joten toimittajat eivät ole halunneet sijoittaa järjestelmien sertifiointiin. Vain yksi toimittaja on tähän mennessä saanut MoReq2-sertifikaatin. Toisaalta järjestelmien tilaajat eivät halua vaatia MoReq2-yhteensopivuutta, koska valinnanvara katoaa saman tien. Rory Stauntonin mukaan asiakirjajärjestelmien markkinat ovat tätä nykyä lähes täysin romahtaneet. Myynnin lasku alkoi jo ennen talouskriisiä.

MoReq2:ta on arvosteltu raskaudesta ja kankeudesta. MoReq2:n toivo on Stauntonin mukaan siinä, että lainsäätäjät ja muut säätelijät alkavat vaatia sitä. Lappin odottaa uutta SharePoint 2010 –versiota ja sisälllönhallintaohjelmistojen (ECM) toimittajien vastausta siihen. Onko luvassa kilpailua vai integrointia SharePointiin?

Luokittaminen maksaa ja on vaikeaa

Atlantin toisella puolella James Santangelo kirjoittaa Information Management –lehdessä (marras-joulukuu 2009) luokituksen ongelmista. Huolellinen luokittaminen on hyvän tiedonhallinnan edellytys: sen avulla voidaan kohdistaa hallintatoimet tarkasti, minimoida kustannukset ja riskit.

Ongelma on kuitenkin, että käyttäjien ensisijainen tehtävä on jokin muu kuin dokumenttien luokittaminen. Jopa hyvin koulutetut työntekijät tekevät siinä virheitä. Jos luokittaminen sälytetään käyttäjille, organisaatio kantaa tuloksista vastuun. Siihen käytetty aika on myös pois varsinaisesta työstä. Luokittaminen maksaa. Informaatiota on liian paljon, jotta kaikkea voitaisiin hallita manuaalisesti. Ratkaisuna Santangelo pitää automaattista luokitusta, jota tarvittaessa täydennetään ihmisen tekemällä arvioinnilla.

Myös Steve Bailey on kirjoittanut samasta ongelmasta. Hän toteaa Records Management Journalissa (tammikuu 2009), että tarvitsemme kipeästi automatisoitua sähköistä asiakirjahallintaa. Tarvitaan tietomassojen mukaan skaalautuvia ratkaisuja, joita ihmiset haluavat käyttää. Bailey suhtautuu kriittisesti keskitettyihin järjestelmiin, joissa joku päättää toisten puolesta, millaisin termein näiden tulee kuvailla asiakirjoja ja hakea tietoa. Vaihtoehtona Bailey näkee ”Asiakirjahallinto 2.0”:n, jossa käyttäjät yhdessä kuvailevat aineistoja ja oppivat toisiltaan.

Muuttuvat käyttäjät

Aikaisemmin Bailey on kritisoinut sitä, ettei EDRMS-järjestelmiä ole integroitu esimerkiksi henkilöstöhallinnon järjestelmiin, taloushallintoon, virtuaaliseen opetusympäristöön, laboratoriolaitteistoon, kotisivuihin ja asiakkuudenhallintaan. Mitä jää jää jäljelle, Bailey kysyi v. 2007 Records Management Societyn osin leikkimielisessä oikeudenkäynnissä, jossa syytettynä olivat sähköiset asiakirjajärjestelmät. Käyttäjille järjestelmät tarkoittavat byrokraattisia, vieraita, epäintuitiivisia ja toimintaa vaikeuttavia lisätyövaiheita. Asiakirjahallinta on käyttäjien vastuulla, muttei heidän tehtävänsä, Bailey korosti tuolloin.  Bailey on myös ennustanut, että verkossa olevat Google Appsin kaltaiset jaetut, ilmaiset sovellukset tulevat viemään yhä enemmän elintilaa järjestelmiltä, jotka ovat yhden organisaation omia.

Julie McLeod ja Catharine Hare toistavat Lappinin ja Baileyn ajatuksia juuri ilmestyneessä (2010) RMJ:n artikkelissa, jossa he käyvät läpi Records Management Journalin ja asiakirjahallinnon historiaa lehden 20-vuotiselta taipaleelta. Heidän mielestään erillinen EDRMS on luultavasti ”ratkaisu” vain jossain rajoitetuissa tilanteissa. Järjestelmät tulisi integroida toiminnassa muuten käytettyihin järjestelmiin ja/tai Web 2.0 –sovelluksiin. McLeod ja Hare muistuttavat myös, että Facebookiin, blogeihin, YouTubeen, Twitterin (jne.) tottuneet työntekijät haluavat myös työssään samanlaisen vapauden luoda, organisoida, viestiä, käyttää ja jakaa informaatiota, milloin tahansa ja mistä tahansa.

Miten tästä eteenpäin

Puheenvuorot ennakoivat samaa muutosta: toimintaympäristö on kehittymässä suuntaan, jossa puhdas EDRMS on yhä harvemmin tyydyttävä ratkaisu. Se ei sovi modernin ubiikkiyhteiskunnan käyttäjien toimintatapoihin. Informaatiota on liikaa, jotta se voitaisiin saada talteen näihin järjestelmiin. Lisäksi EDRMS-markkinat ovat ainakin hetkellisesti vaikeuksissa.

Toisaalta asiakirjahallinnon näkökulmasta ei ole tyydyttäviä vaihtoehtoja. Nyt olisi selvästi kysyntää visionäärisille hankkeille, joissa ennakkoluulottomasti kehitetään organisaatioihin täysin uudenlaisia ratkaisuja ottaen huomioon myös asiakirjahallinnan tarpeet. Jää nähtäväksi, miltä sähköinen asiakirjahallinta näyttää kymmenen vuoden kuluttua.

Kategoriat:Sähköiset

Hyökkäys ilman tankkeja on kuin…

sunnuntai 21.3.2010 Jätä kommentti

Selitän sen verran, että CRM on ”Certified Records Manager”. Ilmankos Aatu on hädissään.

Kategoriat:Kevyempää

Helpdesk keskiaikaiseen tyyliin

sunnuntai 21.3.2010 Jätä kommentti

Norjalaista huumoria. Pätkä ei ole aivan uusi, mutta ei sentään keskiajalta.

Kategoriat:Kevyempää

Mistä demokratia alkaa?

keskiviikko 17.3.2010 1 kommentti

Eilisellä luennolla NARAn esittelyä pidettiin hieman äklönä, mutta komea se kieltämättä on. Mitä suomalaiset arkistot kertoisivat itsestään, jos ne tekisivät samanlaisen videon?

Kategoriat:Yhteiskunta

Kokoelmiin ei ole tekijänoikeutta

keskiviikko 17.3.2010 Jätä kommentti

Jukka Kemppinen kirjoittaa tämän päivän blogissaan:

”Ajattelin nyt kuitenkin urputtaa siksi, että museot, kokoelmat, kirjastot ja arkistot luulevat erittäin usein, että niillä olisi tekijänoikeus kokoelmiinsa. Kun ei ole.

Esimerkiksi taidemuseot perivät tätä nykyä maksun teosten valokuvaamisesta. Se on OK. Maksu on käsittelykustannus – vahtimestari raahaa tavaroita, valaistaan, aiheutetaan häiriötä. Tekijänoikeuden kanssa sillä ei ole tekemistä. Voi olla että poikkeuksia esiintyy, mutta suuri osa esimerkiksi Ateneumin kokoelmista on tekijänoikeudesta vapaita.”

Ihan hyvä muistutus, ehkä arkistojen osalta turha. Tämä lienee hyvin tiedossa.

Kategoriat:Lainsäädäntö