Etusivu > Sähköiset > Ajaako aika ohi asiakirjajärjestelmistä

Ajaako aika ohi asiakirjajärjestelmistä

Sähköisen asiakirjahallinnon kehitys alkoi parikymmentä vuotta Yhdysvalloissa. Nyt yksi ajanjakso näyttää olevan päättymässä. Ainakin 1990-luvun lopulla muodostunut ratkaisumalli, organisaation erillinen, keskitetysti valvottu sähköinen asiakirjajärjestelmä, on haasteiden edessä.

Asiakirjajärjestelmien nousu

Asiakirjajärjestelmien kehitys alkoi 1980-luvun lopulla. Reaganin hallinnon Iran–Contra -skandaali ja sarja muita oikeusjuttuja pakottivat tuolloin Yhdysvaltain liittovaltion muuttamaan suhtautumista asiakirjahallintoon. Asiakirjojen hallinta paperilla ei selvästi ollut enää riittävä vaihtoehto. Samalla huomattiin, ettei ollut saatavilla järjestelmiä, jotka olisivat asiakirjahallinnon näkökulmasta tyydyttäviä. Puolustusministeriö asetti v. 1995 työryhmän määrittämään, mitä tarvitaan. Tuloksena syntyi standardi DoD 5015.2-STD, joka räjäytti markkinat v. 1997. Vain kaksi vuotta myöhemmin USAssa oli saatavilla jo 15 valmista asiakirjahallinnan ohjelmistoa kymmeneltä eri toimittajalta.

Samaan tähtääviä määrittelyjä on sen jälkeen tullut useita, mm. EUn MoReq, Iso-Britannian TNA  ja suomalainen Sähke. Kaikissa erillisen sähköisen asiakirjajärjestelmän (ERMS/EDRMS) ytimenä on keskitetty, koko organisaation kattava luokitusjärjestelmä, johon säilytysajat ja hallintasäännöt on sidottu.

Katoavatko järjestelmät markkinoilta?

Nyt tämä konsepti on joutunut vaikeuksiin. James Lappin kirjoitti ”Thinking  records” –blogissaan helmikuun alussa, että EDRMSien kukoistusaika Iso-Britanniassa oli 2000-luvun alkupuoliskolla. Tähän oli useita syitä. Ensiksikin Iso-Britannian hallintoa pyrittiin voimakkaasti modernisoimaan. Tavoitteena oli, että vuonna 2004 kaikki uudet asiakirjat olisivat sähköisiä. Toinen tärkeä tekijä oli julkisuuslaki, Freedom of Information (FOI), joka astui voimaan v. 2005. FOIn pelättiin huomattavasti lisäävän kansalaisten tiedusteluja. Asiakirjavarantojen saaminen paremmin haltuun nähtiin tärkeäksi, jotta lain vaatimus 20 työpäivän vastausajasta voitaisiin täyttää.

Vuoden 2005 jälkeen tilanne kuitenkin muuttui, toteaa Lappin. FOI astui voimaan ja siihen liittyvät pelot hälvenivät. Myös hallinnon modernisoinnin takaraja meni ohitse huomaamatta,  ilman että tavoitetta saavutettiin.

Samaan aikaan EDRMS-markkinat joutuivat uuteen tilanteeseen. Iso-Britannian kansallisarkisto lakkasi kehittämästä omia TNA-vaatimuksiaan, koska se odotti tulevaa MoReq2:ta, joka pitkälti pohjautuu TNAhan. Microsoftin SharePoint alkoi samalla vallata markkinoita. Dokumentinhallintaratkaisua kaipaavat isot organisaatiot huomasivat äkkiä, että heillä oli jo SharePoint, jonka lisenssit olivat tulleet muiden Microsoft-ohjelmistojen ohessa. Vaikka SharePoint ei ominaisuuksiltaan vastaa EDRMSiä—sekä yhteinen luokitusjärjestelmä että kelvollinen säilytysaikojen hallinta puuttuvat—SharePointin käyttöönottoon ei toisaalta liity muutosvastarintaa: keskitetyn valvonnan sijasta käyttäjäryhmät itse määräävät, miten käyttävät järjestelmää.

Nyt vuonna 2010, EDRMS-termi on Lappinin mukaan lähes kokonaan kadonnut kielenkäytöstä Iso-Britanniassa. Laman iskiessä rahaa on entistä vähemmän, joten toimittajat eivät ole halunneet sijoittaa järjestelmien sertifiointiin. Vain yksi toimittaja on tähän mennessä saanut MoReq2-sertifikaatin. Toisaalta järjestelmien tilaajat eivät halua vaatia MoReq2-yhteensopivuutta, koska valinnanvara katoaa saman tien. Rory Stauntonin mukaan asiakirjajärjestelmien markkinat ovat tätä nykyä lähes täysin romahtaneet. Myynnin lasku alkoi jo ennen talouskriisiä.

MoReq2:ta on arvosteltu raskaudesta ja kankeudesta. MoReq2:n toivo on Stauntonin mukaan siinä, että lainsäätäjät ja muut säätelijät alkavat vaatia sitä. Lappin odottaa uutta SharePoint 2010 –versiota ja sisälllönhallintaohjelmistojen (ECM) toimittajien vastausta siihen. Onko luvassa kilpailua vai integrointia SharePointiin?

Luokittaminen maksaa ja on vaikeaa

Atlantin toisella puolella James Santangelo kirjoittaa Information Management –lehdessä (marras-joulukuu 2009) luokituksen ongelmista. Huolellinen luokittaminen on hyvän tiedonhallinnan edellytys: sen avulla voidaan kohdistaa hallintatoimet tarkasti, minimoida kustannukset ja riskit.

Ongelma on kuitenkin, että käyttäjien ensisijainen tehtävä on jokin muu kuin dokumenttien luokittaminen. Jopa hyvin koulutetut työntekijät tekevät siinä virheitä. Jos luokittaminen sälytetään käyttäjille, organisaatio kantaa tuloksista vastuun. Siihen käytetty aika on myös pois varsinaisesta työstä. Luokittaminen maksaa. Informaatiota on liian paljon, jotta kaikkea voitaisiin hallita manuaalisesti. Ratkaisuna Santangelo pitää automaattista luokitusta, jota tarvittaessa täydennetään ihmisen tekemällä arvioinnilla.

Myös Steve Bailey on kirjoittanut samasta ongelmasta. Hän toteaa Records Management Journalissa (tammikuu 2009), että tarvitsemme kipeästi automatisoitua sähköistä asiakirjahallintaa. Tarvitaan tietomassojen mukaan skaalautuvia ratkaisuja, joita ihmiset haluavat käyttää. Bailey suhtautuu kriittisesti keskitettyihin järjestelmiin, joissa joku päättää toisten puolesta, millaisin termein näiden tulee kuvailla asiakirjoja ja hakea tietoa. Vaihtoehtona Bailey näkee ”Asiakirjahallinto 2.0”:n, jossa käyttäjät yhdessä kuvailevat aineistoja ja oppivat toisiltaan.

Muuttuvat käyttäjät

Aikaisemmin Bailey on kritisoinut sitä, ettei EDRMS-järjestelmiä ole integroitu esimerkiksi henkilöstöhallinnon järjestelmiin, taloushallintoon, virtuaaliseen opetusympäristöön, laboratoriolaitteistoon, kotisivuihin ja asiakkuudenhallintaan. Mitä jää jää jäljelle, Bailey kysyi v. 2007 Records Management Societyn osin leikkimielisessä oikeudenkäynnissä, jossa syytettynä olivat sähköiset asiakirjajärjestelmät. Käyttäjille järjestelmät tarkoittavat byrokraattisia, vieraita, epäintuitiivisia ja toimintaa vaikeuttavia lisätyövaiheita. Asiakirjahallinta on käyttäjien vastuulla, muttei heidän tehtävänsä, Bailey korosti tuolloin.  Bailey on myös ennustanut, että verkossa olevat Google Appsin kaltaiset jaetut, ilmaiset sovellukset tulevat viemään yhä enemmän elintilaa järjestelmiltä, jotka ovat yhden organisaation omia.

Julie McLeod ja Catharine Hare toistavat Lappinin ja Baileyn ajatuksia juuri ilmestyneessä (2010) RMJ:n artikkelissa, jossa he käyvät läpi Records Management Journalin ja asiakirjahallinnon historiaa lehden 20-vuotiselta taipaleelta. Heidän mielestään erillinen EDRMS on luultavasti ”ratkaisu” vain jossain rajoitetuissa tilanteissa. Järjestelmät tulisi integroida toiminnassa muuten käytettyihin järjestelmiin ja/tai Web 2.0 –sovelluksiin. McLeod ja Hare muistuttavat myös, että Facebookiin, blogeihin, YouTubeen, Twitterin (jne.) tottuneet työntekijät haluavat myös työssään samanlaisen vapauden luoda, organisoida, viestiä, käyttää ja jakaa informaatiota, milloin tahansa ja mistä tahansa.

Miten tästä eteenpäin

Puheenvuorot ennakoivat samaa muutosta: toimintaympäristö on kehittymässä suuntaan, jossa puhdas EDRMS on yhä harvemmin tyydyttävä ratkaisu. Se ei sovi modernin ubiikkiyhteiskunnan käyttäjien toimintatapoihin. Informaatiota on liikaa, jotta se voitaisiin saada talteen näihin järjestelmiin. Lisäksi EDRMS-markkinat ovat ainakin hetkellisesti vaikeuksissa.

Toisaalta asiakirjahallinnon näkökulmasta ei ole tyydyttäviä vaihtoehtoja. Nyt olisi selvästi kysyntää visionäärisille hankkeille, joissa ennakkoluulottomasti kehitetään organisaatioihin täysin uudenlaisia ratkaisuja ottaen huomioon myös asiakirjahallinnan tarpeet. Jää nähtäväksi, miltä sähköinen asiakirjahallinta näyttää kymmenen vuoden kuluttua.

Julk.Faili 1/2010, s. 23-24.

<!–[if !mso]> <! st1\:*{behavior:url(#ieooui) } –>

Ajaako aika ohitse asiakirjajärjestelmistä?

Sähköisen asiakirjahallinnon kehitys alkoi parikymmentä vuotta Yhdysvalloissa. Nyt yksi ajanjakso näyttää olevan päättymässä. Ainakin 1990-luvun lopulla muodostunut ratkaisumalli, organisaation erillinen, keskitetysti valvottu sähköinen asiakirjajärjestelmä, on haasteiden edessä.

Asiakirjajärjestelmien nousu

Asiakirjajärjestelmien kehitys alkoi 1980-luvun lopulla. Reaganin hallinnon Iran–Contra -skandaali ja sarja muita oikeusjuttuja pakottivat tuolloin Yhdysvaltain liittovaltion muuttamaan suhtautumista asiakirjahallintoon. Asiakirjojen hallinta paperilla ei selvästi ollut enää riittävä vaihtoehto. Samalla huomattiin, ettei ollut saatavilla järjestelmiä, jotka olisivat asiakirjahallinnon näkökulmasta tyydyttäviä. Puolustusministeriö asetti v. 1995 työryhmän määrittämään, mitä tarvitaan. Tuloksena syntyi standardi DoD 5015.2-STD, joka räjäytti markkinat v. 1997. Vain kaksi vuotta myöhemmin USAssa oli saatavilla jo 15 valmista asiakirjahallinnan ohjelmistoa kymmeneltä eri toimittajalta.

Samaan tähtääviä määrittelyjä on sen jälkeen tullut useita, mm. EUn MoReq, Iso-Britannian TNA  ja suomalainen Sähke. Kaikissa erillisen sähköisen asiakirjajärjestelmän (ERMS/EDRMS) ytimenä on keskitetty, koko organisaation kattava luokitusjärjestelmä, johon säilytysajat ja hallintasäännöt on sidottu.

Katoavatko järjestelmät markkinoilta?

Nyt tämä konsepti on joutunut vaikeuksiin. James Lappin kirjoitti ”Thinking  records” –blogissaan helmikuun alussa, että EDRMSien kukoistusaika Iso-Britanniassa oli 2000-luvun alkupuoliskolla. Tähän oli useita syitä. Ensiksikin Iso-Britannian hallintoa pyrittiin voimakkaasti modernisoimaan. Tavoitteena oli, että vuonna 2004 kaikki uudet asiakirjat olisivat sähköisiä. Toinen tärkeä tekijä oli julkisuuslaki, Freedom of Information (FOI), joka astui voimaan v. 2005. FOIn pelättiin huomattavasti lisäävän kansalaisten tiedusteluja. Asiakirjavarantojen saaminen paremmin haltuun nähtiin tärkeäksi, jotta lain vaatimus 20 työpäivän vastausajasta voitaisiin täyttää.

Vuoden 2005 jälkeen tilanne kuitenkin muuttui, toteaa Lappin. FOI astui voimaan ja siihen liittyvät pelot hälvenivät. Myös hallinnon modernisoinnin takaraja meni ohitse huomaamatta,  ilman että tavoitetta saavutettiin.

Samaan aikaan EDRMS-markkinat joutuivat uuteen tilanteeseen. Iso-Britannian kansallisarkisto lakkasi kehittämästä omia TNA-vaatimuksiaan, koska se odotti tulevaa MoReq2:ta, joka pitkälti pohjautuu TNAhan. Microsoftin SharePoint alkoi samalla vallata markkinoita. Dokumentinhallintaratkaisua kaipaavat isot organisaatiot huomasivat äkkiä, että heillä oli jo SharePoint, jonka lisenssit olivat tulleet muiden Microsoft-ohjelmistojen ohessa. Vaikka SharePoint ei ominaisuuksiltaan vastaa EDRMSiä—sekä yhteinen luokitusjärjestelmä että kelvollinen säilytysaikojen hallinta puuttuvat—SharePointin käyttöönottoon ei toisaalta liity muutosvastarintaa: keskitetyn valvonnan sijasta käyttäjäryhmät itse määräävät, miten käyttävät järjestelmää.

Nyt vuonna 2010, EDRMS-termi on Lappinin mukaan lähes kokonaan kadonnut kielenkäytöstä Iso-Britanniassa. Laman iskiessä rahaa on entistä vähemmän, joten toimittajat eivät ole halunneet sijoittaa järjestelmien sertifiointiin. Vain yksi toimittaja on tähän mennessä saanut MoReq2-sertifikaatin. Toisaalta järjestelmien tilaajat eivät halua vaatia MoReq2-yhteensopivuutta, koska valinnanvara katoaa saman tien. Rory Stauntonin mukaan asiakirjajärjestelmien markkinat ovat tätä nykyä lähes täysin romahtaneet. Myynnin lasku alkoi jo ennen talouskriisiä.

MoReq2:ta on arvosteltu raskaudesta ja kankeudesta. MoReq2:n toivo on Stauntonin mukaan siinä, että lainsäätäjät ja muut säätelijät alkavat vaatia sitä. Lappin odottaa uutta SharePoint 2010 –versiota ja sisälllönhallintaohjelmistojen (ECM) toimittajien vastausta siihen. Onko luvassa kilpailua vai integrointia SharePointiin?

Luokittaminen maksaa ja on vaikeaa

Atlantin toisella puolella James Santangelo kirjoittaa Information Management –lehdessä (marras-joulukuu 2009) luokituksen ongelmista. Huolellinen luokittaminen on hyvän tiedonhallinnan edellytys: sen avulla voidaan kohdistaa hallintatoimet tarkasti, minimoida kustannukset ja riskit.

Ongelma on kuitenkin, että käyttäjien ensisijainen tehtävä on jokin muu kuin dokumenttien luokittaminen. Jopa hyvin koulutetut työntekijät tekevät siinä virheitä. Jos luokittaminen sälytetään käyttäjille, organisaatio kantaa tuloksista vastuun. Siihen käytetty aika on myös pois varsinaisesta työstä. Luokittaminen maksaa. Informaatiota on liian paljon, jotta kaikkea voitaisiin hallita manuaalisesti. Ratkaisuna Santangelo pitää automaattista luokitusta, jota tarvittaessa täydennetään ihmisen tekemällä arvioinnilla.

Myös Steve Bailey on kirjoittanut samasta ongelmasta. Hän toteaa Records Management Journalissa (tammikuu 2009), että tarvitsemme kipeästi automatisoitua sähköistä asiakirjahallintaa. Tarvitaan tietomassojen mukaan skaalautuvia ratkaisuja, joita ihmiset haluavat käyttää. Bailey suhtautuu kriittisesti keskitettyihin järjestelmiin, joissa joku päättää toisten puolesta, millaisin termein näiden tulee kuvailla asiakirjoja ja hakea tietoa. Vaihtoehtona Bailey näkee ”Asiakirjahallinto 2.0”:n, jossa käyttäjät yhdessä kuvailevat aineistoja ja oppivat toisiltaan.

Muuttuvat käyttäjät

Aikaisemmin Bailey on kritisoinut sitä, ettei EDRMS-järjestelmiä ole integroitu esimerkiksi henkilöstöhallinnon järjestelmiin, taloushallintoon, virtuaaliseen opetusympäristöön, laboratoriolaitteistoon, kotisivuihin ja asiakkuudenhallintaan. Mitä jää jää jäljelle, Bailey kysyi v. 2007 Records Management Societyn osin leikkimielisessä oikeudenkäynnissä, jossa syytettynä olivat sähköiset asiakirjajärjestelmät. Käyttäjille järjestelmät tarkoittavat byrokraattisia, vieraita, epäintuitiivisia ja toimintaa vaikeuttavia lisätyövaiheita. Asiakirjahallinta on käyttäjien vastuulla, muttei heidän tehtävänsä, Bailey korosti tuolloin.  Bailey on myös ennustanut, että verkossa olevat Google Appsin kaltaiset jaetut, ilmaiset sovellukset tulevat viemään yhä enemmän elintilaa järjestelmiltä, jotka ovat yhden organisaation omia.

Julie McLeod ja Catharine Hare toistavat Lappinin ja Baileyn ajatuksia juuri ilmestyneessä (2010) RMJ:n artikkelissa, jossa he käyvät läpi Records Management Journalin ja asiakirjahallinnon historiaa lehden 20-vuotiselta taipaleelta. Heidän mielestään erillinen EDRMS on luultavasti ”ratkaisu” vain jossain rajoitetuissa tilanteissa. Järjestelmät tulisi integroida toiminnassa muuten käytettyihin järjestelmiin ja/tai Web 2.0 –sovelluksiin. McLeod ja Hare muistuttavat myös, että Facebookiin, blogeihin, YouTubeen, Twitterin (jne.) tottuneet työntekijät haluavat myös työssään samanlaisen vapauden luoda, organisoida, viestiä, käyttää ja jakaa informaatiota, milloin tahansa ja mistä tahansa.

Miten tästä eteenpäin

Puheenvuorot ennakoivat samaa muutosta: toimintaympäristö on kehittymässä suuntaan, jossa puhdas EDRMS on yhä harvemmin tyydyttävä ratkaisu. Se ei sovi modernin ubiikkiyhteiskunnan käyttäjien toimintatapoihin. Informaatiota on liikaa, jotta se voitaisiin saada talteen näihin järjestelmiin. Lisäksi EDRMS-markkinat ovat ainakin hetkellisesti vaikeuksissa.

Toisaalta asiakirjahallinnon näkökulmasta ei ole tyydyttäviä vaihtoehtoja. Nyt olisi selvästi kysyntää visionäärisille hankkeille, joissa ennakkoluulottomasti kehitetään organisaatioihin täysin uudenlaisia ratkaisuja ottaen huomioon myös asiakirjahallinnan tarpeet. Jää nähtäväksi, miltä sähköinen asiakirjahallinta näyttää kymmenen vuoden kuluttua.

Mainokset
Kategoriat:Sähköiset
  1. Uuno
    tiistai 30.3.2010 9:47

    Mukavaa, että on preesensissä tuo lause ”Vaikka SharePoint ei ominaisuuksiltaan vastaa EDRMSiä—sekä yhteinen luokitusjärjestelmä että kelvollinen säilytysaikojen hallinta puuttuvat-…”

    Onko DoD 5015.2 sertifiointi, jonka SharePoint sai _toukokuussa 2007_ (no, eihän kolme vuotta toki ole mikään aika säilytysaikojen kanssa ammatikseen työskentelevien keskuudessa), siis epäkelpo sertifiointi vai sertifioiko se jotain muita asioita kuin luokitusta ja säilytysaikoja?

    http://blogs.msdn.com/sharepoint/archive/2007/05/30/dod-5015-2-certification-for-moss-2007-we-ve-passed-the-test.aspx

    Kyllä myös SharePoint-ympäristössä voidaan asettaa rajoitteita ja johtaa keskitetysti asiakirjojen(kin) tuottamista ja hallintaa (ja automaattista, kontekstiin perustuvaa luokittelua saa viimeistään kustomoimalla aikaiseksi), perinteiseen EDRMS:iin verrattuna ero on nopeasti käyttäjälle realisoituva hyöty järjestelmästä ja käytön helppous, ylläpitäjille ja kehittäjille vertaistuki jota netti on pullollaan. Yritäpä saada minkäänlaista kunnon tukea ja vertaisoppimismahdollisuuksia Isojen Poikien järjestelmille (vain korruptio voi aikaansaada moisen konsensuksen mikä Suomen julkishallinnossa näiden ympärillä vallitsee – synergiaetuja ei ole eikä järkevää valintaa pysty järkiperustein saamaan läpi).

    IT-puolelta asiakirjahallinnanmaailmaan tulleena en ole voinut kuin huuli pyöreänä ihmetellä, miten jonkun työryhmän annetaan vuosikausia pohtia jonkun TOS-hierarkian täydellistä viimeisenkin organisaation haaran toiminnot ja tehtävät huomioivaa ilmentymää ikään kuin kaikki muka olisi sementtiin hakattua, mikään ei muuttuisi kun se kertaalleen on päätetty…

    • Ulla
      keskiviikko 31.3.2010 16:57

      Voin kertoa, että SharePoint/ MOSS 2007 kuvauksessa on lause, joka kiteyttää kokonaisuuden: ”Estabilish you to create..”.
      MOSS on loistava työryhmätila, mutta eipä venytetä sitä sen enempää, kun sen ominaisuudet eivät täytä standardeja ja kehittäjät eivät ainakaan Moreqeista ole kuulleetkaan.

      Kun MOSS yhdistetään järeään DM + RM järjestelmiin saadaan työtiloistakin kaikki irti.

      Nyt kannattaisi varmaan hieman opiskella asiakirjahallintaa niin saattavat standardien sekä lakien maailma avautua järjestelmien käyttötarkoitustenkin osalta.

      Asiakirjahallinnan näkökulmasta katsottuna MOSS on kuin pelkistetty exel taloushallinnolle.

      Nimimerkki: Näitä remontteja on tehty

  2. tiistai 30.3.2010 10:11

    Paha sanoa mitään, kun en käytä SharePointia ja olen muiden arvioiden varassa. Linkin perusteella kyseessä on SharePointin lisäpaketti. Ilmeisesti siis tämä:

    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=5D0681E7-DA18-4A9F-84A0-660934F27B80&displaylang=en

    jonka kohdalla todetaan: ”The DoD 5015.2 Resource Kit provides tools and guidance for evaluating additional features and functionality which has enabled SharePoint Server 2007 to be DoD 5015.2 Chapter 2 compliant. At the end of the evaluation you should engage a qualified partner to implement your DoD solution. This resource kit is not intended for production usage.”

    Eli ymmärtääkseni out-of-the-box SharePoint ei ole DoD 5015.2 -kelpoinen vaan siihen tarvitaan Qualified Partnerin myymää tuotetta päälle.

  3. Magister
    tiistai 13.4.2010 8:55

    SharePoint voidaan integroida tiedonohjausjärjestelmään (TOJ) joka taitaa olla ”Qualified Partnerin” myymä tuote. TOJ:ssa on tiedonohjaussuunnitelma eli TOS 🙂

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: