Archive

Archive for huhtikuu 2010

Marginaalista

sunnuntai 25.4.2010 Jätä kommentti

ITK2010:n  ruokailussa perjantaina törmäsin henkilöön, joka yllättäen osoittautui Informaatikoksi irrallaan (Juha Kämäräinen). Meillä oli siis ITK:n termein flesh meeting.

Juha taitaa olla viides henkilö, johon olen tutustunut ensin netissä, vasta sitten kasvokkain.  Tällainen verkostoituminen ei tietenkään olisi ollut ennen mahdollista. Maailma on muuttunut ja muutos jatkuu.

Viimeisen päivän esitykset jättivät asiakirjahallinnan näkökulmasta hieman ristiriitaisen olon. Maailmassa näyttää olevan yhä enemmän ”muistamispotentiaalia”: kaikesta jää jälki ja ihmisen tarvitsee tehdä yhä vähemmän tuon jäljen jättääkseen. Sensorit laitteissa esimerkiksi keräävät tietoa automaattisesti. Tämän tiedon hallinta ja käyttö pitkällä aikavälillä on merkittävä asia. Uudenlaisia ja yhä ”älykkäämpiä” palveluita ilmaantuu, kun dataa yhdistellään.

Asiakirjahallinta seuraa tätä sivusta. Meillä ei taida olla edes käyttökelpoisia käsitteitä (tarkoitan, että ei liene mielekästä kysyä, mikä on Twitterin tweetin ”provenienssi” tms.). En osaa päättää, onko se edes huono asia. Perustellusti voinee sanoa, ettei tämä ole arkistojen toimintakenttää. Samalla tulee kuitenkin todenneeksi, että asiakirjahallinnan tapa hahmottaa ja hallita informaatiota on yhä enemmän marginaalissa.

Filosofi Johannes Ojansuun päätösluento ”Teknologian utopia ja hyvän elämän taito” oli hyvä. Sen ajatuksiin palaan mielessäni vielä usein.

Kategoriat:Ajankohtaista

Pohjoismaisen hallinnon avoimuus on harhaa

lauantai 24.4.2010 4 kommenttia

Tämä ilmestyi Helsingin Sanomissa tänään. Se on kirjoitettu jo aikaa sitten, mutta asian ajankohtaisuus vain lisääntyi ministeri Vapaavuoren kertottua julkisuudessa virkamiesten painostamisesta kaavoitusasioissa. Kuinka paljon voimme tietää siitä, mitä hallinnossa oikeasti tapahtuu?

Hallinnon avoimuus on tärkeä pohjoismainen arvo. Käytännössä se tarkoittaa oikeutta saada tietoa hallinnon toiminnasta perehtymällä sitä koskeviin asiakirjoihin. Näin voidaan valvoa hallinnon toimintaa ja osallistua päätöksentekoon.

Maissa, joissa laajaan asiakirjajulkisuuteen ei ole totuttu, julkisuutta on vastustettu, koska ”hyvä hallinto kukoistaa pimeässä”: asioita voidaan hoitaa paremmin, kun ministereiden ja virkamiesten ei tarvitse pelätä valmistelussa esitettyjen mielipiteiden vuotamista julkisuuteen.

Suomesta katsoen pelko ei vaikuta aiheelliselta. Tämä voi kuitenkin johtua siitä, etteivät suomalaiset asiakirjat kerro hallinnon toiminnasta kovin paljon. Asiakirjat ovat kyllä avoimia, mutta suuri osa tapahtumista ei koskaan päädy niihin.

Ruotsissa hallinnon avoimuus on osin todettu myytiksi. Pohjoismainen julkisuusperiaate on johtanut asioiden suullista valmistelua suosivaan hallintokulttuuriin, joka vähentää kansalaisten ja median tiedonsaantimahdollisuuksia.

Asia nousi keskusteluun vuonna 2003, jolloin Ruotsin valtiontarkastusviraston silloinen päällikkö Inga-Britt Ahlenius esitti, ettei asiakirjajulkisuus suinkaan ole lisännyt kansalaisten mahdollisuuksia valvoa päätöksentekijöitä. Se on päinvastoin heikentänyt mahdollisuuksia saada tietoa, koska kaikkein kiinnostavimpia asioita ei kirjoiteta asiakirjoihin.

Tämä havainto on saanut vahvistusta muilta. Tutkijat ovat todenneet, että esimerkiksi Ruotsin päätös luopua ydinvoimasta on huonosti dokumentoitu. Vaikka keskustelua käytiin laajalti, valtioneuvoston kanslian arkistossa asiasta on vain vähän asiakirjoja. Tämä ei ole ainoa vastaavanlainen tapaus. Ilmiö on havaittu myös Islannissa.

Kritiikki sai pontta, kun Ahlenius pääsi tutustumaan Euroopan komission tarkastusryhmässä komission ulkopuolisilta suljettuihin asiakirjoihin. Ryhmälle kannettiin isoja asiakirjakansioita, joissa oli yksinkertaisesti ”aivan kaikki”: virallisempien asiakirjojen lisäksi siellä oli muistiinpanoja puhelinkeskusteluista, sisäisistä palavereista, taustoista ja neuvotteluista. Tarkastusryhmä pystyi seuraamaan tapahtumia askel askeleelta ja laati virheistä raportin, joka johti Santerin komission eroon.

Yhdysvaltojen Enron-skandaalissa paljastui, että yrityksellä oli ollut yhteyksiä Valkoiseen taloon. Kontakteista laaditut asiakirjat olivat salaisia, mutta olennaista on, että yhteydenpito oli dokumentoitu.

Ruotsalaiset huippujohtajat ovat kysyttäessä kertoneet, että he eivät koskaan ole yhteydessä hallitukseen kirjallisesti vaan asiat hoidetaan suullisesti. Olisi mielenkiintoista tietää, kertovatko Suomen viranomaisasiakirjat esimerkiksi päätöksentekijöiden keskusteluista Nokian johdon kanssa. Entä mitä muistiinpanoja arkistoidaan hallituksen palavereista ulkomaisten konsulttitoimistojen kanssa?

Ruotsin havainnot ovat kiusallisia, koska pohjoismaista hallinnon avoimuutta on pyritty ajamaan läpi EU:ssa. Havainnot osoittavat, että avoimuudella on kääntöpuolensa.

Asiakirjojen sisältö on tosin köyhtynyt kaikkialla julkisuuslainsäädännöstä riippumatta. Epämuodollisemmat toimintatavat, tehokkuusajattelu, henkilökeskeinen päätöksenteko ja liike-elämästä omaksutut ajattelumallit ovat ehkä johtaneet siihen, ettei asioita kirjata yhtä tarkasti kuin ennen.

Suuri merkitys on tekniikan kehityksellä. Uusien työtapojen ja viestintävälineiden vuoksi yhä harvempi viesti tulee automaattisesti osaksi organisaation arkistoa ja sitä kautta ehkä joskus ulkopuolisen yhteiskunnan ulottuville. Kysymys ei yleensä ole tarkoituksellisesta salailusta vaan siitä, ettei viestien merkitystä asiakirjoina ymmärretä.

Paikoin tekniikan ja toimintatapojen muutos on johtanut asiakirjakulttuurin täydelliseen romahdukseen. Esimerkiksi Panaman maihinnousua (1989) tutkinut sotahistorioitsija joutui toteamaan, että suurin osa aineistoista oli hävitetty kovalevyiltä jo muutamassa viikossa. Britanniassa on todettu, että Irakin sodan aikana hallituksen kokouksista ei pidetty rutiininomaisesti pöytäkirjaa. Osa päätöksistä tehtiin sähköpostitse viestejä tallentamatta.

Julkishallinnon siirtyminen sähköiseen arkistointiin saattaa köyhdyttää arkistoja myös Suomessa. Vain pieni osa tietojärjestelmissä olevasta tiedosta voidaan todella ottaa talteen. Lisäksi se, että asiakirjat ovat sähköisessä muodossa paljon nykyistä helpommin yleisön saatavilla, voi entisestään kasvattaa tarvetta tehdä niistä sisällöltään mahdollisimman niukkoja.

Helppoa ratkaisua ongelmaan ei ole. Pohjoismaisissa demokratioissa on mahdotonta ajatella luopumista asiakirjajulkisuudesta; salassapidon lisääminen ei edes olisi ratkaisu, koska todellinen ongelma on suullinen toimintakulttuuri. Esimerkiksi kansanedustaja Tiuran puolueen vaihtoa käsiteltiin lienee käsitelty vain suullisesti.

Ongelma ei kiusaa pelkästään lehdistöä ja historiantutkijoita. Se haittaa myös äänestäjiä, jotka eivät voi tietää varmasti, mitkä tekijät ovat vaikuttaneet päätöksiin. Päätöksentekoprosessien huono dokumentointi houkuttelee korruptioon.

Riittävien asiakirjojen syntyminen ei ole itsestään selvää. Siksi niin lehdistön, julkista hallintoa valvovien viranomaisten kuin kansalaistenkin pitäisi osata niitä vaatia.

Kategoriat:Yhteiskunta

Digiajan arkea ja unelmia

keskiviikko 21.4.2010 2 kommenttia

Päivä kului Hämeenlinnassa ITK2010-konferenssissa, jonka otsikkona on ”Digiajan arkea ja unelmia”. ITK on lyhenne sanoista ”interaktiivinen tekniikka koulutuksessa”, joten olin selvästi oman tontin ulkopuolella, vaikkakin laitoksen alueella. Sitä jännittävämpää oli kuunnella esityksiä, joissa lienee parhaimmillaan enemmän kuin häivähdys tulevasta.

Oman alueen kysymyksiin törmää yllättävissä paikoissa. Konferenssin avasi Russell Beale, joka oli paikalla piuhoitse (liekö paikko peruuntuneesta lennosta vai  luonnollinen ilmiö tässä yhteydessä, en tiedä). Hän mainitsi mielenkiintoisena ongelmana sen, että yhteisöllisiin palveluihin kertyy käyttäjien keräämää tietoa, mutta vain väliaikaisesti: miten siihen voitaisiin palata vuosienkin päästä? Selvä arkistokysymys siis, vaikka Beale ei sitä sellaiseksi tunnistanut.

Kategoriat:Ajankohtaista

Bloggaavat arkistolaitokset

sunnuntai 11.4.2010 Jätä kommentti

Arkistolaitos on nyt Facebookissa ja avannut myös blogin. Pidän tätä kehitystä tervetulleena.

Nykyajan yhteiskunnassa resurssointi edellyttää näkyvyyttä. Elämme huomiotaloudessa, jossa yhteiskunnallisesti näkymätön sektori on myös sektori, jonka voi helposti jättää huomiotta. Yksittäinen blogi ei tietysti voi paljoa muuttaa. Se on kuitenkin askel siihen suuntaan, että alan merkitys, kysymykset ja ongelmat tulevat tiedostetuiksi ja ulkopuolisille tutuiksi.

Myös Yhdysvalloissa arkistolaitoksen pääjohtaja on nyt ryhtynyt bloggaamaan. Tämä on siis ajassa oleva ilmiö.

Arkistojen tulee myös olla siellä, missä ihmiset ovat. Tällä hetkellä se tarkoittaa sosiaalisia verkkoyhteisöjä. Uskon konseptiin, jossa ihmisille tarjotaan välineet sisällöntuottamiseen säilytettyjen aineistojen pohjalta. Näin on vaatimattomassa mitassa jo tehty esim. Mapping our Anzacs -palvelussa. Se on minusta vasta alkua sille, mitä käyttäjäyhteisöt voisivat luoda, jos niillä olisi siihen vain mahdollisuus.

Sosiaalinen media edellyttää alan kulttuurin muutosta: nopeaa reagointia, mielipiteiden esittämistä, käyttäjien ottamista vakavasti, keskustelua, eri näkökulmien näkyväksi tekemistä, alistumista siihen, etteivät avautumisen seuraukset ole kontrolloitavissa.  Tässäkin mielessä elämme mielenkiintoista aikaa.

Muistion tehtävä on suojella kirjoittajaa

lauantai 3.4.2010 Jätä kommentti

Tiura-episodissa hämmentää se, ettei mitään ilmeisesti pystytä osoittamaan asiakirjojen avulla. Kyse on vain muutaman vuoden takaisesta tapahtumasta, mutta nähtävästi olemme siitä jo muistikuvien varassa. Kukaan ei kirjoittanut puolueensa puheenjohtajalle, puoluetoimistolle tai eduskuntaryhmälle siitä, että häntä on houkuteltu loikkaukseen tai että häntä on lähestytty loikkausasiassa. Joko näin —  mikä tukisi ruotsalaisväitettä  siitä, että hallintoon on muodostunut suullinen toimintakulttuuri, jossa viestitään kirjallisesti mahdollisimman vähän — tai sitten viesti ei koskaan päätynyt arkistoon. Kolmas vaihtoehto on, ettei arkistoa osata tai haluta käyttää. Se lienee epätodennäköisin ja arkistojen kannalta paras vaihtoehto.

Nähtävästi sekin vanha totuus on unohtunut, että ”muistion tehtävä on suojella kirjoittajaa, ei informoida lukijaa”.