Archive

Archive for Touko 2010

Kymmenen teesiä koulutuksesta

keskiviikko 26.5.2010 Jätä kommentti

Arkistopäivillä Jyväskylässä vedimme viikko sitten session otsikolla ”Kymmenen teesiä koulutuksesta”. Paikallaolijoille, joita oli viitisenkymmentä, esitettiin kymmenen kärjistettyä ja ehdotonta väitettä. Jokaisen jälkeen äänestettiin nostamalla vihreä tai punainen paperilappu. Lopuksi esitettiin argumentit väitteen puolesta ja sitä vastaan. Ajatus oli tehdä sessiosta interaktiivinen ja keskusteleva. Tässä onnistuttiin minusta hyvin. Mielipiteiden vaihto oli välillä hyvinkin vilkasta.

Minusta oli hyvin mielenkiintoista luotailla ammattikunnan näkemyksiä. Tulokset yllättivät välillä. Omat kommenttini  seuraavassa:

1. Lait ja normit ovat keskeisin opetussisältö. Eri mieltä. Avainsana on ”keskeisin”: toki laki on tunnettava ja sitä noudatettava, mutta profession ydin on sellaista osaamista, joka on riippumatonta lakien ja normien sisällöstä ja siirrettävissä eri juridisista yms. toimintaympäristöistä toiseen.

2. Ammattilaisen ei tarvitse ymmärtää, miten tietojärjestelmät toimivat. Eri mieltä. Sähköisessä ympäristössä on vain dataa tietojärjestelmissä. Jos ei ymmärrä niitä, on luovuttanut  toimialueellaan vallan jonnekin muualle. Voidaan tietysti keskustella siitä, mitä ”ymmärtäminen” tarkoittaa ja kuinka syvällistä sen pitäisi olla.

3. Historian ja sen tutkimusmenetelmien tuntemus on olennainen osa ammattilaisen osaamista. Eri mieltä. Minusta kyse ei ole asiakirjahallinnan ammatillisesta osaamisesta, vaikka historiantuntemus on toki monissa tehtävissä tarpeen. Asiakirjahallinnan taidot on yhdistettävä toimintaympäristön substanssiin, päätearkistoissa se tarkoittaa historiatiedettä.

4. Ammattilaisen on ymmärrettävä, miten käyttäjät ja heidän vaatimuksensa muuttuvat. Totta minusta. Tästä vallitsi laaja yksimielisyys. Jälkikäteen ajatellen olisi pitänyt provosoivemmin väittää ”ammattilaiset tietävät, mitä käyttäjät vaativat ja tarvitsevat”. Se nimittäin ei tutkimusten mukaan juuri pidä paikkaansa.

5. Perinteisiä järjestämis-, luettelointi- ja kuvailutaitoja ei tarvita tulevaisuudessa. Enemmistö oli valmis allekirjoittamaan tämän. Minusta jotain kuvailun tapaista tarvitaan aina, pelkkä sähköinen aineisto alkuperäisine metatietoineen ei tule riittämään. Makuasia, kutsutaanko tätä ”perinteiseksi kuvailuksi” vai ei. Perinteiset taidot eivät näytä sikälikään katoavan kovin nopeasti, että yksityishenkilöt, yhdistykset yms. tuottavat edelleen paperiarkistoja (jos jotain). Tämä herkästi unohtuu, kun tietokoneet ovat kaikkialla arkipäivää ja sähköisestä arkistoinnista puhutaan niin paljon.

6. Toimintaprosessien kuvaaminen ja tietojärjestelmien suunnittelu ovat keskeistä osaamista. Tämä hyväksyttiin, suuremmalla enemmistöllä kuin olisin olettanut.

7. Provenienssiperiaate riittää työn teoreettiseksi pohjaksi. Tämä taas hylättiin, yllättävän yksimielisesti.

8. Puhtaat asiakirjahallinnan ammattilaiset häviävät organisaatioista ja tilalle tulevat moniosaajat. Ilmeisesti kaikkein hankalin väite, jonka kohdalla ei päästy tulokseen. Itsekään en tiedä, mitä ajatella. Kuvittelin äänestystuloksen auttavan kannan muodostamisessa, mutta puolesta, vastaan ja tyhjää äänestäneitä oli yhtä paljon. (Jälkeenpäin yksityisarkistosektorilta protestoitiin: työ on niin likaista, ettei ”puhtaita” ammattilaisia ole koskaan ollut.)

9. Osaamistarpeet ovat eriytyneet eikä Suomessa ole yhtä asiakirjahallinnan ammattikuntaa. Tämäkin oli vaikea teesi. Minusta käytännön työtehtävät ovat vaatimuksiltaan ja sisällöiltään hyvin erilaisia, vaikka yhteinen ydin on olemassa. Sähköistäminen on polarisoinut ammattikenttää.  Ehkä koulutusjärjestelmän pitäisi heijastaa tätä kirjoa selkeämmin.

10. Koulutusjärjestelmän tehtävä on tuottaa osaamiseltaan samanlaisia ammattilaisia kuin aikaisemmin. Tämä on minusta koulutusjärjestelmän peruskysymys: onko sen replikoitava ammattikuntaa vai tuotettava alalle osaamiseltaan uudenlaisia taitajia. Jonkinlaista muutosta varmaan aina tarvitaan. Teesi hylättiin hämmästyttävän yksimielisesti.

Kategoriat:Koulutus

Toiminnan teoria

tiistai 25.5.2010 Jätä kommentti

Anneli Sundqvistin väitöskirjan ansiosta ns. toiminnan teoria on kokemassa pienen buumin asiakirjahallinnan tutkimuksessa Tampereella. Niinpä minäkin matkasin FISCAR2010-konferenssiin Helsinkiin kuulemaan, mitä sen tutkimusalueella on tapahtumassa. Ensivaikutelma nyt konferenssin päättyessä on, että kannatti lähteä. Toiminnan teoriaa käytetään moniin tarkoituksiin, joista useimmilla ei ole asiakirjahallintaan edes kaukaista yhteyttä. Silti itse peruskäsitteitä ja malleja voitaisiin hyödyntää myös asiakirjahallinnan tutkimuksessa. Toiminnan teorian avulla päästäisiin ehkä pureutumaan syvemmälle asiakirjahallinnon ja asiakirjojen rooliin toiminnassa. Väittäisin nimittäin että asiakirjahallinnon kirjallisuudessa näkökulma on kovin suppea ja legalistinen: hyvin hoidettu asiakirjahallinta näyttäytyy joukkona asioita, jotka organisaation ”kuuluu” tehdä. Jos se ei niitä tee, se ei ymmärrä omaa parastaan, ihmiset ovat tietämättömiä, organisaatiokulttuuri on pielessä tai lakia ei kunnioiteta. — Tämä on tetysti kärjistys. Silti toiminnan teoria voi ehkä tarjota kehyksen, jonka avulla päästään ilmiöiden syvempään ymmärtämiseen.

Kategoriat:Tutkimus

Mikkelille kehuja

lauantai 22.5.2010 Jätä kommentti

Osmo Palonen Mikkelin ammattikorkeakoulusta piti ECA2010-konferenssissa esityksen, jota Chris Prom arvioi blogissaan myönteisesti. Ei konferensseissa puhuminen siis aivan turhaa ole: kyllä esityksiä kuunnellaan!

Kategoriat:Ajankohtaista

Miten koulutamme

perjantai 21.5.2010 Jätä kommentti

Arkistopäivien koulutussessiossa sivuttiin paljon taitoja, jotka eivät varsinaisesti ole osa professiota, mutta joita työelämässä kuitenkin usein vaaditaan.

Yksi näistä taidoista on käyttäjien kouluttaminen. Tauolla ehdotettiin , että joskus voitaisiin puhua siitä, miten asiakirjahallintaa koulutetaan. Tämä ei olisi huono aihe seminaarille. Varsinkin, kun nyt luen kehittävän työntutkimuksen oppikirjasta: ”Opettamalla suoritus siten, että sen pohjaksi muodostetaan korkealaatuinen ja sisäinen malli voidaan oleellisesti kohottaa työsuorituksen laatua, vähentää virheitä ja vähentää suorituksen kuormittavuutta”.

Kategoriat:Koulutus

Samaan aikaan toisella puolen maailmaa

torstai 20.5.2010 Jätä kommentti

Kun suomalainen arkistomaailma kokoontui arkistopäiville Jyväskylään, Australiassa osoitettiin mieltä arkistolaitoksen toimipisteiden lakkauttamista vastaan. Päätöstä ollaan osin vetämässä takaisin, mutta epävarmuus vallitsee edelleen. Asiakirjahallinnan piirejä kuohuttavat myös suunnitelmat kansalliskirjaston ja -arkiston yhdistämisestä. Arkiston itsenäisen toimivallan menettämistä pelätään.

Kiinnostavin artikkeli uudessa iQ:ssa on kuitenkin Stephen Bedfordin kirjoitus asiakirjahallinnan tuloksien mittaamista. Bedfordia kiinnostaa se, miten pystyttäisiin selvittämään, syntyykö asiakirjoja asianmukaisesti.

Yksi vaihtoehto on katsoa, kuinka paljon asiakirjoja  luodaan eri yksiköissä: jos määrä on jossain yksikössä kovin alhainen, se voidaan ottaa tarkempaan tarkasteluun. Tämä ei kuitenkaan kerro siitä, kuinka paljon asiakirjoja pitäisi olla. Myös asiakirjajärjestelmää käyttävien työntekijöiden määrää voidaan käyttää mittarina, mutta sekin voi viedä harhaan toiminnan hajaantuessa eri järjestelmiin.

Bedford esittää ratkaisuksi sitä, että testinä käytettäisiin toimintakertomuksessa keskeisinä esiin nostettuja asioita: jos asiakirjahallinnan tarkoituksena on dokumentoida toimintaa, näiden ainakin tulisi näkyä asiakirjoissa. Poimimalla olennaiset faktat ja väitteet ja testaamalla asiakirjojen niille antamaa evidenssiä, voitaisiin Bedfordin mukaan todeta, missä määrin asiakirjahallinto on onnistunut tehtävässään. Hän kuitenkin arvelee, että lähestymistapa ei ehkä miellyttäisi talon johtoa.

Toisena vaihtoehtona Bedford pitää liittoutumista toiminnan tarkastajien kanssa. Hän esittää tarkastajien käyttöön laadittavaa sarjaa kysymyksiä ja yksinkertaista vastausten pisteytysjärjestelmää: nolla pistettä, jos toimintayksikkö ei pysty osoittamaan asiaa asiakirjojen avulla. Yksi piste, jos asiakirja löytyy. Kaksi pistettä, jos se löytyy virallisesta asiakirjajärjestelmästä.

Bedford on itse testannut tätä organisaatiossaan. Kokemukset olivat positiivisia. Auditoijille aiheutuva lisätyö oli minimaalinen ja asiakirjahallinto sai arvokasta palautetta. Tulos oli huonompi kuin toivottiin, mutta parempi kuin pelättiin, sanoo Bedford.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Paljastuksia Suomesta

sunnuntai 16.5.2010 Jätä kommentti

Olen lueskellut Riikka Tannerin ja Tuula Lindin kirjoittamaa ”Käheä-äänistä tyttöä”, jossa on uusia tietoja mustalaisten järkyttävästä kohtelusta Suomessa  (lue kirjan tarkempi esittely täältä).  Kirja kertoo myös siitä, miten asiakirjoja käytettiin mustalaisten valvontaan.

Kiinnostavinta on minusta mustalaisten oma suhtautuminen virallisiin asiakirjoihin. Valtakulttuurissa ja mustalaisten omassa  kulttuurissa asiakirjoilla on ollut aivan eri merkitys, osin siksi, että tätä kautta on pystytty puolustautumaan ulkopuolista painetta vastaan.  On hämmästyttävää, miten kaukana todellisista mustalaisten kirkonkirjoissa kerrotut nimet ja sukulaisuussuhteet ovat olleet.

Tällaisen alakulttuurin olemassaolo ei periaatteessa yllätä, mutta en olisi osannut etsiä sellaista Suomesta ja näin läheltä.

Kategoriat:Yhteiskunta

Juristit ja heinäsuova

lauantai 1.5.2010 1 kommentti

8th European Conference on Digital Archiving päättyi perjantaina Genevessä. Konferenssina se ei ollut anniltaan hassumpi, mutta eipä tästä sen enempää. Sisällöistä tulee Failiin tarkempi kuvaus.

Konferenssin ”keynotet” löytyvät jo netistä. Yksi niistä on Jason R. Baronin puheenvuoro tuskasta, jota amerikkalaiset juristit tuntevat elektronisen heinäsuovan äärellä: tietoa on paljon ja se kaikki voi olla relevanttia todisteena.

Baron aloitti siteeraamalla tunnettua kanadalaista ajattelijaa, Wayne Gretzkyä, jonka motto oli ”luistelen sinne, minne kiekko menee – en sinne, missä se on ollut”. Seuraavaksi katsottiin Baronin tekemä YouTube-video.

Laitoksen tiedonhaun spesialistit osaisivat varmaan sanoa, kuinka realistinen Jasonin visio tulevaisuudesta on.

Aineistoa tulee ilmeisesti myöhemmin lisää verkkoon. Tällä hetkellä saatavilla on konferenssiväen haastatteluja ja toimitettua aineistoa.

Kategoriat:Sekalaista