Arkisto

Archive for elokuu 2010

Mikä alaa puhuttaa

tiistai 31.8.2010 6 kommenttia

Uudessa Aktissa todettiin, ettei Jyväskylän arkistopäiviltä ilmesty painettua julkaisua. Se on sääli, sillä vaikkei päivillä ehkä kylvetty kuolemattomia kultajyviä, arkistopäivien esitykset kuitenkin dokumentoivat alan keskustelunaiheita. Tällaista dokumentointia ei ole liikaa.

Viimeinen Arkistoyhdistyksen ”Arkisto” on jo seitsemän vuoden takaa, jos jätetään huomiotta Marjo Valtosen väitöskirja, joka ilmestyi sarjassa v. 2005 . Seitsemään vuoteen ei siis ole ilmestynyt julkaisua, jossa on – ainakin periaatteessa – alan perusteisiin meneviä vakavia puheenvuoroja, joilla on enemmän kuin päivänperhon arvo. Tämä on minusta häpeä ammattikunnalle, joka kuvittelee olevansa yhteiskunnallisesti merkittävä ja aikaansa seuraava. Vai onko niin, että vain minä kuvittelen niin?

Uusi Arkisto 11 on tiettävästi tulossa.

Jyväskylän päiviltä ei kuitenkaan ilmesty painettua julkaisua, vain esitykset verkkoon. Kasa PowerPoint-kalvoja ei kuitenkaan korvaa kunnon kirjaa. Lisäksi Helsingin arkistopäivien (2006) materiaali on jo kadonnut palvelimelta, joten esimerkiksi alan omaa historiantutkimusta on vaikea rakentaa tällaisten lähteiden varaan.

Aktissa oli myös kohta, joka on minusta kovasti humoristinen. Siinä nimittäin todettiin, että julkishallinnossa on viime vuosina ”keskusteltu kiivaasti” yhteisestä tehtäväluokituksesta. Tämä lienee monille yllätys. En ole huomannut mitään keskustelua, jos sellaisena ei pidetä tässä blogissa esitettyä mielipidettä. Työryhmissä asiasta on ilmeisesti väännetty kättä, mutta ainakin itselleni ne erilaiset kannat, joihin kirjoituksessa viitattiin, ovat enimmäkseen vieraita.

Minusta asiaan perehtyneet tekisivät koko alalle tavattoman suuren palveluksen, jos he toisivat julki näkökantansa yksityiskohtaisine perusteluineen, puolesta ja vastaan.

Mitä muuten olisi ajateltava siitä, ettei tätä kiivaasti puhuttanutta aihetta lainkaan käsitelty arkistopäivillä, vaikka siellä oli koko julkishallinto koolla? Se ei ainakaan ollut näkyvästi esillä ohjelmassa, jos sitä jossain sessiossa sivuttiinkin.

Nuoret toivottavasti tuovat alalle aitoa keskustelukulttuuria. Merkkejä on, kuten Ajatuksia eAMS-työstä.

Kategoriat:Ammattilaiset, Julkaisut

Kesäkoulun penkiltä

maanantai 30.8.2010 1 kommentti

Memornetin kesäkoulu on käynnissä Tampereella. Prof. Janne Vilkuna siteerasi tänään Dag Mycklebustia, jonka mukaan ””mikään objekti ei ole kulttuuriperintöä ennen kuin se ymmärretään ja tulkitaan sellaiseksi”. — Eikö tämä määritelmä sovi hyvin asiakirjoihinkin? Tietysti meillä voi olla selviä käsityksiä siitä, mikä pitäisi ymmärtää asiakirjaksi. samoin kuin siitä, mitä ominaisuuksia asiakirjalla tulisi tulkittaessa olla, mutta silti ”mikään ei ole asiakirja ennen kuin se ymmärretään asiakirjaksi ja tulkitaan sellaisena”?

Käsitteet nimittäin tuottavat jatkuvasti ongelmia. Näin kalvosarjan äskettäin pidetystä esityksestä, jossa todettiin heti järjestelmäprojektin aluksi vaikeudeksi nousseen, mikä on asiakirja. Kirjaamolle asiakirja oli kirjattu paperi. Arkistolle se oli todistusvoimainen paperi. Työntekijät eivät tunnustaneet asiakirjoja koskaan käsitelleensä. Järjestelmätoimittajalle asiakirja oli ihan mitä vaan asiakas hakuaa sen olevan.

Turha sanoakaan, että tätä tilannetta ei ole vaikea kuvitella.

Kategoriat:Käsitteet

Pilven hallintaa

keskiviikko 25.8.2010 1 kommentti

Etkö taaskaan päässyt kansainväliseen konferenssiin? Ei hätää, netissä voi kuunnella alan johtotähtiä. Tässä Steve Bailey puhuu Web 2.0:n ja pilvipalvelujen vaikutuksesta asiakirjahallintaan. Samalla kuulijalle tehdään tutuksi alan perusajatukset ja nykyratkaisut, koska osa kuulijoista on ilmeisesti maallikkoja.

Steve Bailey – Cloud Computing Unconference from Aberystwyth DIS on Vimeo.

Planets

tiistai 17.8.2010 Jätä kommentti
Kategoriat:Kevyempää

Arkistossa suhisee

sunnuntai 15.8.2010 Jätä kommentti

Koulutusta käsittelevässä raportissa vuodelta 1996 on lause ”arkistonhoitotutkinto – – on ollut käytännönläheinen virastojen arkistonhoitajien ammattitutkinto, johon viime vuosina on lisätty myös asiakirjahallinnon opetusta”. Minusta merkillepantavia ovat sanat ”viime vuosina”: alan tosiasiallisesti tähän astiseen perustutkintoon olisi siis melko äskeittäin tullut asiakirjahallinnon piirteitä.

Failissa Juho Rännäli kysyi, onko meillä asiakirjahallintoa siinä mielessä kuin sillä muualla ymmärretään. Tämä voisi olla selitys ja vastaus: ei ole, ainakaan vielä. Englannissakin asiakirjahallinto näyttää professiona eriytyneen arkistotoimesta aivan äskettäin. Ei olisi ihmeellistä, jos meillä olisi kehitys samansuuntainen. Tyypilliseen suomalaiseen tapaan, kehitys, sikäli kun sitä on ja sikäli kun se on kehitystä, tapahtuu vaivihkaa ja ilman ammatillista reflektointia. En olisi siitä huolissani. Päätearkistosektorilta tuleva ohjeistus ja lainsäädännöllinen tuki on joka tapauksessa asiakirjahallinnossa tarpeen ja asiakirjahallinnon tehtäviin kuuluu huomioida myös arkistotoimen tarpeet.

Sekä Englannissa että Australiassa keskustellaan tietääkseni Records Management Societyjen nimen muuttamisesta Information and Records Management Societyksi. Ei ole selvää, meneekö muutos läpi. Se on kuitenkin merkki siitä, miten halutaan profiloitua. Meillä ei voi ajatella samaa, kun alalla on pelkästään arkistoyhdistyksiä.

Arkistopäivillä tuli ilmi monta sellaista seikkaa, josta voitaisiin keskustella. Päätoimittaja Palonen nostelee niitä esiin Failissa. Ensiksikin se, että ”arkistopäivät” ovat itse asiassa julkishallinnon arkistopäivät. Kumpi muutetaan jatkossa: päivien sisältö vai nimi?

Toinen on ValtIT:n ja arkistolaitoksen kurssien kohtaaminen. O-P Rissasen ja Nuortevan näkemykset arkistolaitoksen roolista olivat jokseenkin erilaiset. Yksityisesti kuulin myös kolmannen näkemyksen, sekin oli perusteltu.

Arkistopäivien yhdessä sessiossa oli puhuttu siitä, että arkistonmuodostussuunnitelmat ja todellisuus eivät kohtaa: suunnitelmissa hävitettävää säilytetään ja säilytettävää hävitetään. En ollut läsnä, mutta eikö tästä pitäisi puhua? Ilmiön laajuus ja syyt pitäisi selvittää. Tässä olisi tutkimuksen paikka. Katson toiveikkaana uuteen sukupolveen: he ovat sen tekevä.

Kategoriat:Ajankohtaista, Koulutus

Asiakirjahallinto ja riskienhallinta

maanantai 9.8.2010 Jätä kommentti

Victoria L. Lemieux toteaa Records Management Journalissa (2/2010), että kaksikymmentä vuotta sitten juuri kukaan ei asiakirjahallinnossa puhunut ”riskeistä” tai ”riskienhallinnasta”, mutta nyt käsitteitä käytetään kaikkialla niin, että asiakirjahallinto on lähes synonyymi riskienhallinnalle.

Lemieux analysoi alan lehtien kirjoittelua ja toteaa, että se on jäänyt hieman rajoittuneesti pyörimään riskien tunnistamisen ympärillä. Nyt pitäisi päästä syvemmälle, esimerkiksi tarkastelemaan riskien ennustamista, mittaamista ja eri strategioiden tehokkuutta.

Jutusta voi lukea osin rivien välistä myös, että Lemieux’n mielestä

a) asiakirjahallintoa ei ole olemassa omana akateemisena tutkimusalueena (discipline),

b) sitä vastoin arkistotiede on sellainen ( ja luonnollisesti informaatiotutkimus), ja että

c) asiakirjahallinnon tutkimus ei ole osa arkistotiedettä.

Tämä on sikäli mielenkiintoista, että arkistotieteen ja asiakirjahallinnon välisestä suhteesta näkee harvoin kannanottoja. Asiakirjahallinnon tutkimuksen, arkistotieteen ja informaatiotutkimuksen irrallisuutta näyttäisi tukevan se, että niillä kiinnitetään riskeistä puhuttaessa huomiota eri asioihin. Tätä Lemieux ei tosin sano, mutta sen johtopäätöksen voi artikkelista tehdä.

Lemieux’n havaitsemaan suuntaan lienee menty meilläkin, hiljalleen ja huomaamatta.  Tein googlaamalla pikakokeen ja netistä näyttäisi löytyvän materiaalia, joissa molemmat termit (asiakirjahallinto, riskit) esiintyvät yhdessä.

Uteliaisuudesta hain myös arkistolaitoksen oppikirjasta kohdat, jossa mainitaan sana ”riski”: kaikissa tapauksissa oli kyse asiakirjoihin kohdistuvasta riskistä. Se on vain yksi  Lemieux’n havaitsemasta seitsemästä teemasta.

No, tämä ei ole tarkoitettu vakavasti otettavaksi analyysiksi. Mutta joku voisi kyllä sellaisenkin tehdä.  Esimerkiksi graduntekijä (vink, vink).

Mielenkiintoista Lemieux’n jutussa on myös, että hän oli käyttänyt tekstien analysointiin datan visualisointityökalua.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Skotit vaarassa puuttuvien asiakirjatietojen vuoksi

perjantai 6.8.2010 Jätä kommentti

Telegraph kertoo uutisessaan skotlantilaisten olevan vaarassa puuttuvien asiakirjatietojen vuoksi. Kyse on langetettuja rangaistuksia koskevista tiedoista, jotka ovat jääneet tallentamatta tai jotka on poistettu rekisteristä. Tämän vuoksi taustoja selvittävät työnantajat eivät välttämättä saa oikeaa kuvaa työnhakijan taustasta eivätkä tuomarit ja poliisi voi arvioida epäilyn henkilön vaarallisuutta.

Kategoriat:Riskit

Blogien määrä lisääntyy

keskiviikko 4.8.2010 4 kommenttia

Asiakirjahallinnan blogien määrä kasvaa hiljalleen. Timo Forstenin blogin voinee lukea joukkoon. Ajatuksia eAMS-työstä on toinen uusi. Lisäsin molemmat linkkeihin, jossa ovat jo entuudestaan A Quest for Provenance ja tietysti arkistolaitoksen Näkökulmia arkistosta. Hämeenlinnan maakunta-arkiston rakennusaikainen blogi ei taida enää olla olemassa? Blogien Suomi – Ruotsi -maaottelussa johdamme laskujeni mukaan 5 – 0, koska en ole vielä löytänyt ruotsalaista asiakirjahallinnan blogia. Vinkkejä otetaan vastaan.

Kategoriat:Ajankohtaista

Kulttuuriteko

Kuulin jokin aika sitten eläkkeeltä olevalta upseerilta – kutsun häntä tässä Tarmoksi – seuraavan anekdootin.

Tarmo oli saanut vuosikymmeniä sitten nuorena upseerina tehtäväkseen laittaa yksikön ns. salainen arkisto kuntoon. Hänellä ei ollut aavistustakaan, mitä hänen pitäisi tehdä, joten hän hätäpäissään soitti Sota-arkistoon. Sota-arkistonhoitaja antoi seuraavan ohjeen: ”Et tee yhtään mitään, pakkaat paperit lukematta laatikkoon ja lähetät tänne”. Tarmo teki työtä käskettyä ja onnitteli itseään, että selvisi tehtävästä näin helpolla. Jälkeenpäin tavatessa sota-arkistonhoitaja oli kiitellyt Tarmoa ja sanonut, että tällä tavoin oli talteen saatu todella arvokasta aselajin historiaa valaisevaa materiaalia. Tarmo tunnusti sen verran papereita kuitenkin katsoneensa, että ymmärsi, miksi ohje oli tällainen.

Kategoriat:Arkistohistoria

Tuottavuuden vuosikymmen

maanantai 2.8.2010 Jätä kommentti

Uusimmassa Failissa (2/2010) Juho Rännäli kirjoittaa Records Managment Societyn konferenssista Manchesterissä. Hän kertoo Steve Baileyn todenneen siellä, että jos v. 2000–2010 keskeistä oli sääntöjen noudattaminen ja asiakirjahallinnon mukautuminen lainsäädäntöön, niin nyt alkavalla vuosikymmenellä huomio on tehokkuudessa: jos asiakirjahallinto ei pysty osoittamaan olevansa osa ratkaisua, sitä pidetään ongelmana.

The American Archivistissä (Fall/Winter 2009) on Cory L. Nimerin tutkimus siitä, mitä lehtiä arkistoammattilaiset lukevat. Vastaus on: aika vähän mitään, ainakin verrattuna kirjastoammattilaisiin. Tämä on niitä tutkimuksia, joita toivoisi toistettavan Suomessa, vaikkapa graduna. Näppituntumalla veikkaisin, että tulos ei olisi täällä kovin toisenlainen, vaikka aikaansaseuraavia, luovia ja laaja-alaisia yksilöitä toki löytyy.

Lehtien lukemattomuudelle voi keksiä positiivisia selityksiä – ehkäpä tietoja saadaan muualta? Huonommillaan se kertoo kiireestä, välinpitämättömyydestä, laiskuudesta tai auktoriteettiuskosta. Ehkä ajatellaan, ettei tässä mitään uusia ajatuksia tarvita. Se olisi aika masentavaa puhuttaessa modernista informaatioammattista. Tai sitten kuvitellaan, että joku toinen lukee laaja-alaisesti – esimerkiksi arkistolaitoksessa – keksii,  soveltaa ja välittää ideat kentälle. Oma mielipiteeni on, että meillä on kohdistettu arkistolaitokseen ylisuuria odotuksia sen resursseihin nähden.

Tämä strategia on kuitenkin pelittänyt, ainakin osin. Tarvitaan vain yksi laaja-alainen ja kaukonäköinen, aikaansa seuraava henkilö oikeaan paikkaan ja kaikki hyötyvät. Tällainen oli esimerkiksi valtionarkistonhoitaja Reinhold Hausen sata vuotta sitten. Mutta, palatakseni ajatukseen tuottavuuden  vuosikymmenestä, en oikein usko, että tällainen keskusjohtoisuus toimii nykyisin. Ratkaisujen löytäminen ei onnistu etänä. Enkä oikein usko siihenkään, että kaikki viisaus voi olla kotikutoista.

Kategoriat:Asiakirjahallinto