Arkisto

Archive for tammikuu 2011

Yhdysvalloissa paljastunut asiakirjaväärennös

tiistai 25.1.2011 Jätä kommentti

Tutkija on tunnustanut muuttaneensa Abraham Lincolnin allekirjoittaman asiakirjan päiväyksen tämän kuolinpäivälle.

Huomiotaloudessa historiantutkijan kannattaa tehdä ”löytöjä”.

Kategoriat:Sekalaista

Maakunta-arkisto listaykköseksi?

sunnuntai 16.1.2011 1 kommentti

Edellytykset ovat olemassa.

Kategoriat:Kevyempää

Härnosandissa Ruotsin parasta arkistokoulutusta

torstai 13.1.2011 Jätä kommentti

Mittuniversitetet on avannut Härnosandissa uuden keskuksen Centrum för digital informationsförvaltning. Ruotsin radion haastattelema valtionarkistonhoitaja Björn Jordell toteaa Mittuniversitetin antavan alan huippukoulutusta maassa. Arvio tuntuu täältä katsoen todelta. Ainakin Mittuniversitetista tulee tutkimusta, toisin kuin muualta. Koulutuspaikkoja on Ruotsissa Jordellin mielestä liikaa.

Härnösandin tienoolle on keskittynyt paljon arkisto-osaamista. Koulutussektorin ulkopuolella arkistot työllistävät 300 henkeä, kertoo uutinen.

Kategoriat:Ajankohtaista, Koulutus

Vähemmistöjen arkistot

torstai 13.1.2011 Jätä kommentti

Arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi Nuortevan esitys vähemmistöjen arkistoista AAY:n 90-vuotisjuhlaseminaarissa Kiasmassa 19.10.2010.

Kategoriat:Yhteiskunta

MoReq-seminaari Tampereella

keskiviikko 12.1.2011 Jätä kommentti

Moreq-seminaari pidetään 27.1.2011 Tampereella Työväenmuseo Werstaan auditoriossa, Väinö Linnan aukio 8. Ohjelmassa esityksiä ja kommentointia Moreq2 kansallistamisen ja Moreq2010 kehityksen ympärillä.

Hinta 50 € +alv 23 %. Opiskelijoille hinta on 15 € + alv 23 % (mainitse ilmoittautumisen yhteydessä).

Lisätietoa löytyy täältä:

http://arkistoyhdistykset.fi/?moreq-seminaari-pidetaan-27.1.2011,25

Kategoriat:Ajankohtaista

Yksi arkistolehti lisää Nellissä

keskiviikko 12.1.2011 Jätä kommentti

Archives & Museum Informatics lakkasi ilmestymästä 1990-luvun lopussa, mutta satunnaisesti sitä tarvitsee edelleen. Lehden päätoimittajana oli David Bearman ja joihinkin sen kirjoituksiin viitataan usein.

Pitkään luulin, ettei lehteä ole Tampereen yliopiston kokoelmissa. Se kuitenkin löytyy Nellistä sähköisenä joko

  • selaamalla SpringerLinkin julkaisuja tai
  • hakemalla Nellin lehdistä vain sanalla ”Archives” (siis ei ”Archives &” tai ”Archives and”).

Jälkimmäisessä tapauksessa lehti aakkostuu julkaisujen Archives internationales de physiologie, de biochimie et de biophysique ja Archives of American Art journal väliin.  Eli hyvin on piilossa.

Kirjasto selvittää asiaa.

Kategoriat:Ajankohtaista, Julkaisut

Juhlapäivä

perjantai 7.1.2011 Jätä kommentti

Blogi täyttää ensi kuussa neljä vuotta.  Sivulla käyntien kokonaismäärä on hitaasti kasvanut ja ylittänyt nyt 50 000:n rajan.

Joka kuvittelee määrän olevan suuri, erehtyy raskaasti.  Suosittu blogi, kuten esimerkiksi Osmo Soininvaaran, saa saman verran lukijoita muutamassa viikossa; siis sata tuhatta kuukaudessa, miljoonan vuodessa. Asiakirjahallinnan reunamerkinnät ovat merkintöjä marginaalissa. Marginaalin marginaalissa, jos ollaan tarkkoja.

Kuitenkin 50 000 on mukava määrä. Kiitokset teille lukijoille! Pienissä ammattipiireissä monet tuntuvat blogia seuraavan. Se  riittää, kun kyseessä on ammatillinen blogi. Satunnaisesti huomaa muidenkin kävijöiden sivulle eksyneen ja saaneen siitä jotain. Ei paha sekään.

Picture by D Sharon Pruitt

Kategoriat:Ajankohtaista

Koulutus uudistuu!

Alan koulutus on mullistusten kourissa. Näin loppiaisen kunniaksi ajattelin julkaista uuden arkistoteologisen koulutusohjelman alustavan luonnoksen, jonka olen saanut epävirallista tietä eräältä toiselta laitokselta. Huomatkaa, että kyse ei siis ole vuoden vaihteessa aloittaneen Informaatiotieteiden yksikön tulevasta opetuksesta.

1 Arkistollisen uskon perusteet (8 op)

1.1 Johdatus arkistolliseen uskoon (2 op)

Opintojakso johdattaa arkistollisen uskon peruskappaleisiin: asiakirjojen ja arkistojen merkitykseen tieteelle, kulttuurille ja järjestäytyneelle yhteiskunnalle.

1.2 Asiakirjan kolminaisuus (3 op)

Luennot opastavat tunnustamaan asiakirjan jakaantumatonta ja yksiolennollista sisällön, rakenteen ja kontekstin kolminaisuutta. Perehdytään provenienssin moninaisiin ilmenemismuotoihin luoduissaan.

1.3 Asiakirjojen transformaatio-oppi (2 op)

Pohditaan, miten vanhasta roinasta tulee arvokasta kulttuuriperintöä. Tapahtuuko muutos kannettaessa asiakirjat arkiston kynnyksen yli vai vasta pidemmän ajan kuluessa?

2 Arkistohistoria (5 op)

2.1 Opillinen kehitys (2 op)

Aiheena ovat arkistopäivien hyväksymät arkistotiedon pääkohdat. Erityistä huomiota kiinnitetään skismaattisiin liikkeisiin arkistonmuodostussuunnitelmassa ja arkistokaavassa.

2.2 Arkistoalan hagiografia (2 op)

Kurssilla opiskelija saa perustiedot arkistoalan marttyyreistä, kuten alan suojeluspyhimyksestä. Pyhä Laurentius oli seurakunnan arkistonhoitaja, joka menetti henkensä suojellessaan arkaluontoisia henkilötietoja v. 258 roomalaisten sotilaiden tullessa kysymään, keitä kuuluu seurakuntaan.

2.3 Marttyyrius tänään (1 op)

Käsitellään sosiodraaman keinoin nykyajan ammattilaisten kärsimystä ymmärtämättömän hallinnon ja kanssatoimijoiden käsissä. Omat nyrkkeilyhanskat mukaan.

3 Arkistoetiikka ja eskatologia (8 op)

3.1 Synnilliset aktit (4 op)

Kurssilla perehdytään synnillisiin akteihin. Miten erotat ne muista? Runsaasti käytännön harjoituksia.

3.2 Eskatologiaa arkistoille (2 op)

Asiakirjojen elinkaaren lopunajan tapahtumat sellaisina kuin arkistoneuvokset ovat ne profetoineet. Edeltävät opinnot: synnilliset aktit.

3.3 Asiakirjojen predestinaatio-oppi (2 op)

Suomalaisten arkistoteologien mukaan ikuiseen elämään valittujen joukko on ennalta määrätty ja korkeintaan 15 prosenttia kaikista asiakirjoista. On myös koulukuntia, joiden mielestä valinta tapahtuu vasta elinkaaren päätyttyä osoitetun arvon perusteella. Huom! Voidaan korvata tenttimällä Terry Cookin ”Many are called but few are chosen: Appraisal guidelines for sampling and selecting case files” (Archivaria 32, Summer 1991: 25-50).

Kategoriat:Kevyempää

Katse kristallipalloon

sunnuntai 2.1.2011 Jätä kommentti

Liikearkistoyhdistyksen 50-vuotisjuhlissa katsottiin suomalaisen asiakirjahallinnan menneisyyteen ja tulevaisuuteen. Molemmissa suunnissa näkyy usvaa. Menneisyydestä ei ole lähteitä tai tutkimusta ja tulevaisuuteen ei näe. Arvailla voi silti. Nyt on hyvä hetkiä pohtia sitä, mitä uusi vuosikymmen tuo tullessaan.

Takana pitkä menneisyys

Ensin menneisyys. Arkistojen juuret on tapana sijoittaa kauas menneisyyteen. Arkistoja on ollut muinaisista ajoista lähtien. Kauan sitten palkkaus ja arvostuskin olivat kohdallaan. Asiakirjoista vastaavan palkka oli 2300 – 2200 eKr.  viisinkertainen poliisipäällikköön verrattuna ja samaa luokkaa kuin kanaalien ylitarkastajalla tai julkisten töiden yli-intendentillä. Asiakirjahallintaa pidettiin poikkeuksellisen vaativana  tehtävänä, joka edellytti tietoa juridiikasta, valtio-opista, hallintotieteestä ja tiedonhallinnasta. Siksi kuninkaatkin säilyttivät arkistohoitajan titteleissään, jos he olivat tehtävään joskus päässeet.

Asiakirja-ammattilaiset olivat pitkään vain hallitsijan ja hallinnon palvelijoita. Arkistolla vallanpitäjä puolusti oikeuksiaan. Tässä se oli ”parempi kuin laivaston tukikohta ja tehokkaampi kuin ammusvarastot, koska on parempi voittaa järjellä kuin väkivallalla”, kuten Baldassare Bonifacio (1585 – 1659) korosti. Tämä aspekti ei ole edelleenkään kadonnut. Toisten osapuolten pääsyä omiin arkistoihin on viime vuosikymmeninäkin estetty valtioiden rajariidoissa. Arkistosta, joka on historian ammusvarasto eikä mausoleumi, voi löytyä ammuksia myös toiselle osapuolelle.

Arkistonhoitaja oli ennen vanhaan salaisuuksien vartija. Kerrotaan, että Venetsiassa edes doge ei päässyt arkistoon ilman vartijaa. Tuon ajan venetsialaiseen tietoturvallisuuteen kuului myös, että arkistonhoitaja ei saanut olla lukutaitoinen. Kansalaisten, tutkimuksen ja yhteiskunnan tarpeiden palveleminen on arkistojen toiminnassa viimeisten vuosisatojen tuoma ilmiö. Syvä pohjavirta on aina ollut arkistonmuodostajan toiminnan hyödyttämisessä. Riskienhallinnan korostaminen on tässä uudempaa kerrosta.

…vai onko sittenkään niin?

Toisaalta voi epäillä suomalaisen profession ikää. Jos korkeaa koulutusta ja yhteistä ammatti-identiteettiä pidetään profession tunnusmerkkinä, milloin asiakirjahallinnan professio muodostuu Suomeen? Monista merkeistä päätellen se näyttäisi tapahtuvan vasta 1900-luvun kuluessa, ensin arkistolaitoksessa ja sitten sen ulkopuolella. Arkistolaitoksen sisäinen koulutus alkaa 1930-luvulla. Vasta sotien jälkeen muu kenttä alkaa saada systemaattista koulutusta. Liikearkistoyhdistys aloittaa toimintansa v. 1960. Alan akavalainen ammattiyhdistys (AAY) ottaa ensimmäiset jäsenet arkistolaitoksen ulkopuolelta v. 1971. Kehityksestä kertoo, että tällä hetkellä AAYn jäsenistä vain viidennes on arkistolaitoksesta.

Niinpä suomalainen professio onkin ehkä vain alle sadan vuoden ikäinen. Mitä oli sitä ennen? Vaikea sanoa. Jacob von Rammingen, joka oli yksi ensimmäisistä ”arkistoteoreetikoista”, kirjoitti Saksassa v. 1571 tarkoituksellisesti niin hämärän oppikirjan, ettei sen perusteella pysty sanomaan, miten asiakirjahallintaa hoidettiin. Syynä oli se, että kyse oli von Rammingenin suvussa sukupolvelta toiselle siirtyvän ammatin salaisuuksista. Rahanarvoisia taitoja ei haluttu opettaa ulkopuolisille. Varmasti Suomessakin on ollut jotain tällaista, suvussa tai oppipoikajärjestelmän kautta eteenpäin välittyvää osaamista. Joka tapauksessa kyse on ollut hyvin pienen ryhmän taidoista ennen 1900-lukua.

Katse kristallipalloon

Mitä tulevaisuus tuo? Ilman profetoimisen armolahjaa tähän on mahdoton sanoa. Oma veikkaukseni on, että seuraavat seikat näkyvät tällä vuosikymmenellä työssä yhä enemmän:

Ensimmäinen on tuloksellisuuden vaatimus. Kaikkialla supistetaan, vähennetään ja leikataan. Jos hyvä asiakirjahallinta ei aidosti ja selvästi edistä organisaation tehokkuutta, sen asema käy tukalaksi. Määräyksiin ja lakeihin vetoaminen riittää huonosti, kun pakollisia päämäärätehtäviäkin on vaikea hoitaa.

Toiseksi työn ja käyttäjien tarpeiden ymmärtäminen korostuu. Ilman sitä on mahdotonta kehittää välineitä, jotka tekevät työn helpommaksi ja nopeammaksi. Ilman sitä ei voi olla asiakirjahallintaa, joka sulavasti integroituu siihen, miten työtä tehdään.

Kolmanneksi, asiakirjahallinta ottaa askeleen taaksepäin, piiloon, pois näkösältä.  Viimeiset kymmenkunta vuotta trendi on ollut päinvastainen:  on rakennettu korostetusti asiakirjajärjestelmiä ja kerrottu käyttäjille, kuinka tärkeää on luoda asiakirjoja käyttämällä juuri niitä. Tämä on toiminut osin hyvin, mutta se ei riitä kokonaisratkaisuksi. Kaikkea tarvittavaa ei saada tätä kautta talteen. Niinpä huomio siirtyy keinoihin, joilla muutakin informaatiota saadaan arkistoihin talteen ilman käyttäjän panosta.

Neljänneksi, laaja-alaisuutta kaivataan yhä enemmän, monessa mielessä. Organisaation kannalta on yhdentekevää, onko informaatiossa kyse ”asiakirjoista”. Se saa maksimaalisen hyödyn järjestelmistä, joissa asiakirjahallinta yhdistyy dokumentin- tai sisällönhallintaan. Niinpä tällaiset järjestelmät yleistyvät puhtaiden asiakirjajärjestelmien kustannukselta. Vastaavasti asiakirjahallinnan ammattilaiselta vaaditaan enemmän kuin vain asiakirjahallinnan ymmärrystä, esimerkiksi kykyä neuvoa henkilökohtaisen tiedonhallinnan ongelmissa. Asiakirjahallinta tarvitsee erilaisten välineiden hallintaa, koska toiminta dokumentoituu myös mm. sosiaalisen median kautta.

Viideksi, kansainvälistyminen ja semanttisen webin tekniikat valtaavat alaa. Tehokkuus, laaja-alaistuminen ja siirtyminen kohti  piilotetumpaa asiakirjahallintaa pakottavat tähän. Jos näin ei käy, syynä on vain alan marginaalisuus. Pienellä kentällä, joka on useimmille tuntematon, mielenkiinnoton ja eduiltaan etäinen, voidaan toimia tyhmästikin kenenkään älähtämättä.