Archive

Archive for heinäkuu 2011

Kymmenen asiaa, jotka humanistitutkija haluaa

keskiviikko 6.7.2011 2 kommenttia

Research Information Network julkaisi huhtikuussa tutkimusraportin siitä, miten humanistisissa tieteissä halutaan tehdä tutkimusta. Löydökset kiinnostavat erityisesti laitoksia, jotka osallistuvat KDK:n tai Europeanan kaltaisiin hankkeisiin.

Tutkijat eivät enää ole kammioissaan

Humanistitutkija on mielletty yksinäiseksi puurtajaksi, jolla ei ole verkostoja tai kiinnostusta uusimpaan teknologiaan. Tämä mielikuva on vanhentunut. Tutkijat käyttävät uusimpia välineitä ja työskentelevät yhteisöllisesti. Nykytutkija tekee työtä samanlaisten aikataulupaineiden alaisena kuin muutkin, joten hän käyttää mielellään digitaalisia aineistoja, mikäli niistä on hyötyä. Toisaalta perinteiset lähteet, kuten monografiat, ovat edelleen arvossa. Sosiaalinen media ja blogit eivät ole saavuttaneet humanistien keskuudessa saaneet suurempaa suosiota, filosofeja lukuun ottamatta. Tutkijoita huolestuttaa laadunvarmistus näissä medioissa. Samoin se, miten kirjoittaa myös ei-akateemiselle yleisölle.

Tutkijoiden yhteistyö on humanistisissa tieteissä olennaisesti muuttunut viimeisten 10 – 15 vuoden aikana. Se on saanut entistä formaalimmat ja systemaattisemmat muodot. Tämä johtuu osittain uusista rahoitusmahdollisuuksista, mutta myös uusien välineiden avaamista mahdollisuuksista. Viime vuosina on tapahtunut toinenkin muutos. Aikaisemmin tekniikan edustajat kertoivat tutkijoille, miten näiden pitäisi tehdä tutkimusta. Nyt humanisteilla on rakentava panos kehitykseen.

Uusia välineitä otetaan hitaasti käyttöön

Humanistit käyttävät välineitä, jos ne osoittautuvat hyödyllisiksi. Samalla uusinta teknologiaa ei käytetä vain sen uutuuden vuoksi. Toistaiseksi on vähän merkkejä kehittyneimpien tekniikoiden, kuten tekstinlouhinnan, grid- ja pilviteknologioiden tai semanttisen webin omaksumisesta. Jopa yksinkertaisiakin datan hallinnan ja jakamisen välineitä hyödynnetään vajavaisesti. Enimmäkseen tutkijat kokoavat aineistoja koneilleen ja jakavat niitä sähköpostitse.

Uusien välineiden ja palveluiden puutteellisessa omaksumisessa on osin kyse tiedon ja koulutuksen puutteesta. Myös palveluiden huono standardointi, vaihteleva laatu ja toiminnallisuus vaikuttavat. Niiden vuoksi tutkijoilta menee aikaa tiedon hakemisessa yhä uudelleen, samoin kuin yhteyksien luomisessa eri puolilla olevien resurssien välille.

Tarvitaan suunnitelmallista tukea

”Digital humanities” on toistaiseksi enemmän iskusana kuin osa tutkijoiden arkea. Muutoksen tueksi tarvitaan selkeää toimintapolitiikkaa. Uusiin välineisiin tarvitaan koulutusta sekä tutkimusalueen että teknologian asiantuntijoilta. Tukea pitäisi olla tarjolla, jotta investointi uusien toimintatapojen ja välineiden omaksumiseen olisi varmasti tutkijalle kannattava.

Kestävän digitaalisen infrastruktuurin luomisen ja ylläpitämisen tulisi olla mm. muistiorganisaatioiden selkeä tavoite, koska palveluiden tulevaisuus ja pitkän aikavälin toimintamahdollisuudet huolettavat tutkijoita. Palveluiden rakentaminen ja ylläpitäminen on raskas prosessi, jossa myös tutkijoita tarvitaan. Tästä heille pitäisi antaa selkeä tunnustus. Myös jonkinlainen meritoituminen uralla toimisi kannustimena.

Humanistien ongelmana ei ole niinkään tiedon jakaminen vaan eri arkistoissa olevan tiedon yhdisteleminen. Selkeiden tunnisteiden (esim. DOI) puute ja viittauskäytäntöjen vakiintumattomuus haittaavat myös digitaalisten palveluiden vaikuttavuuden arvioimista.

Ohjeita arkistoille

Miten humanisteja siis palvellaan?  Friedel Grant kirjasi ylös seuraavat suositukset raportin julkistamistilaisuudessa:

1. Rakentakaa helppokäyttöisiä palveluja. Tiedot ensiksikin halutaan löytää helposti. Useimmat tutkijoista ovat tottuneet Googlen tapaisiin työkaluihin (79 % hakee tietoa ensimmäiseksi Googlesta), joten he odottavat kaikilta lähteiltä samanlaista intuitiivista käytettävyyttä. Perushakujen tulee olla helppoja suorittaa. Kannattaa miettiä, miten esimerkiksi eri aikoina käytetyt erilaiset kirjoitusasut voidaan siinä huomioida.

2. Tehkää viittaaminen vaivattomaksi. Digitaalisiin lähteisiin ei mielellään viitata. Silloinkin kun digitaalista lähdettä käytetään, tutkijat tekevät usein sen sijasta viittauksen paperiversioon. Digitaalisiin aineistoihin viittaaminen olisi helpompaa, jos jokaisen digitaalisen objektin vieressä olisi valmiina copypastattavissa sopiva viite ja URL:t olisivat kohtuullisen pituisia, ei nelirivisiä hirviöitä täynnä satunnaisia merkkejä!

3. Viekää aineistot tutkijan ulottuville.  Ei voi olettaa, että tutkijat käyvät säännöllisesti katsomassa, joko se ja se aineisto on digitoitu. Palvelu on vietävä tutkijan luokse varmistamalla, että Google indeksoi aineistot ja ne löytyvät kirjastojen tietokannoista. Myös sosiaalista mediaa kannattaa harkita yhtenä välineenä tavoittaa humanistit.

4. Kertokaa aineistoista ja niiden taustalla olevista prosesseista. Tutkijat haluavat tietää tarkalleen, mitä he oikein näkevät. Verkkopalvelut eivät tätä aina kerro. Esimerkiksi tekstin version pitäisi olla tunnistettavissa ja mielellään verrattavissa muihin versioihin. Hyvä esimerkki tästä on keskiajan musiikkiin keskittyvä DIAMM palvelu (The Digital Image Archive of Medieval Music, http://www.diamm.ac.uk). Miten digitaalinen objekti on syntynyt? Onko prosessissa käytetty optista tekstintunnistusta? Ketkä ovat toimineet toimittajina tai kääntäjinä? Mitkä ovat objektin fyysiset piirteet? Esimerkiksi, jos kyse on käsikirjoituksesta, millaiselle paperille se on tehty? Onko paperi vahingoittunut? Miksi jotain on digitoitu, tai vielä tärkeämpää, miksi jotain on jätetty digitoimatta?

5. Rakentakaa yhteisöjä. Fyysisissä kirjastoissa ja arkistoissa ei tehdä vain tutkimusta, siellä myös verkostoidutaan. Samaa tapahtuu seminaareissa ja konferensseissa. “Ei vain resurssi ole tärkeä, sitä on myös yhteisö”, sanoi yksi haastateltu. Tutkijat olivat yksimielisiä siitä, että tutkimussivustoissa pitäisi olla yhteisöllinen aspekti, ehkä keskustelufoorumeita tai keino yhdistää aineisto ja valmis tutkimus. Tällaisesta linkkauksesta on monenlaista hyötyä: tutkijalle se antaa julkisuutta. Muut saavat tietää tutkimuksesta, jossa aineistoa on jo käytetty. Samaa aineistoa käyttävät tutkijat muodostavat verkostoja.

6. Tukekaa tutkimusta. Teknistä opastusta palvelusta ja tietoa aineistoista on usein tarjolla, mutta kertomukset siitä, miten palvelua oikeasti käytetään tutkimuksessa, puuttuvat. Tutkijoille esimerkit oikeasta elämästä ovat yhtä hyödyllisiä kuin tekniset oppaat. Sivuston pitäisi esimerkiksi haastatteluilla tai tutkijaesittelyillä kertoa askel askeleelta, miten tutkijat hyödyntävät palvelua työssään.

7. Tehkää informaatiosta uudelleen käytettävää. Tutkijat haluavat käyttää ja analysoida aineistoja muodossa, joka heille parhaiten sopii. Yksi haastatelluista professoreista mainitsi http://www.zotero.org:in resurssina, joka on keskeinen tutkimusprosessissa. Erityisesti opiskelijat haluavat mahdollisuuden viedä tiedot palvelusta Zoteroon.

8. Visualisoikaa kokoelmia. Mahdollisuus hakea tietoa yksinkertaisesti on tärkeintä, mutta tehdäkseen haun täytyy ensin tietää, mitä etsii. Yleiskuvan luomiseen tarvitaan karttoja, aikajanoja ja muita vastaavia apuvälineitä.

9. Kiinnittäkää huomiota linkittyvään dataan. Ajatus linkittyvästä datasta on vielä melko uusi humanistisessa tutkimuksessa, mutta siihen on suuri kiinnostus. Tähän tarvitaan välineitä. Kokeneempien tutkijoiden on näytettävä tietä.

10. Luokaa kriittistä sisältömassaa. Jos tutkijat halutaan oikeasti saada innostumaan, aineistoa on oltava valitulta alueelta riittävästi, ei hajanaisia paloja sieltä täältä.

Raportin keskeinen sanoma on se, mikä luonnontieteissä on havaittu jo aikaisemmin: jos tutkimustiedosta halutaan saada optimaalinen hyöty, täytyy ymmärtää, millaisia käytäntöjä ja kulttuureja tutkimusyhteisöissä vallitsee.

Raportti, Reinventing Research? Information Practices In The Humanities, löytyy netistä sivulta www.rin.ac.uk/humanities-case-studies.

(Julkaisu Faili 2/2011, s. 34-36)

Kategoriat:Käyttäjät, Tutkimus

Tehtäväpohjaisuus ei ole täydellinen ratkaisu

maanantai 4.7.2011 1 kommentti

Seuraava kirjoitus on julkaistu Failissa 2/2011 (s. 30-31):

Asiakirjahallinnossa ei tunnu tehtäväpohjaisuuden lisäksi olevan muita vaihtoehtoja tiedon organisoinnissa. Niin voimallisesti sitä on Suomessa ajettu läpi. Yhtä vankasti viime vuosina on uskottu yhteisiin luokituksiin. Viimeksi Elkan blogissa kaivattiin sellaista kaikille yrityksille.

Kansainvälisessä tutkimuskirjallisuudessa tehtäväpohjaisuus ei ole aivan yhtä hyvässä huudossa kuin se on ammattikirjallisuudessa, niin meillä kuin muualla. Tehtäväpohjaisuuden edut kyllä tunnustetaan. Erityisesti asiakirjahallinnon kannalta tehtäväpohjaisuus on hyvä vaihtoehto. Samalla tehtäväpohjaisissa luokituksissa nähdään ongelmia, varsinkin käyttäjien näkökulmasta. Niinpä usko tehtäväpohjaisuuteen kaikenkattavana prinsiippinä, jota tulisi täydellisesti soveltaa kaikissa tilanteissa, on vähäisempi kuin meillä. Meilläkin puhtaasta tehtäväpohjaisuudesta poiketaan uskoakseni enemmän käytännössä kuin mitä pelkästään oppikirjoja ja ohjeita lukemalla uskoisi.

Fiorella Foscarinin väitöskirja (2009) Function-based records classification systems. An exploratory study of records management practices in central banks  on esimerkki tästä skeptisemmästä tutkimuskirjallisuudesta. Foscarini tutki Kanadassa keskuspankkien tehtäväpohjaisia luokituksia ja niiden käyttöä. Tulokset ovat vähintäänkin mielenkiintoista luettavaa. Vaikka Suomen ja Kanadan asiakirjahallinnan välille ei voi vetää yhtäsuuruusmerkkejä, niiden pitäisi antaa ajattelemisen aihetta myös täällä.

Kompromissit ja ohjeistus turhauttavat ammattilaisia

Foscarini ensiksikin totesi, että organisaatioiden toimintakulttuuri vaikutti suuresti siihen, mitä tehtävillä ja tehtäväpohjaisuudella oikein ymmärrettiin. Jopa samassa organisaatiossa yksilöiden ja ammatti- yms. ryhmien käsitykset olivat erilaisia.  Luokituksen tarkoitus nähtiin eri tavoin eri paikoissa. Joissain luokitusta katsottiin vain tiedonhaun näkökulmasta. Tällöin tehtäväpohjaisuutta oli vaikea perustella eikä luokituksesta saatu kaikkia hyötyjä irti.

Sellaiset tekijät kuin käyttörajoitusten painottaminen ja organisaation toimintaympäristö näkyivät luokituksissa. Esimerkiksi yhdessä pankeissa tutkimusosasto oli yksi keskeisistä toimijoista. Niinpä sillä ”täytyi” olla päätasolla oma tehtäväluokkansa, vaikka muuten tehtävä olisi kuulunut hierarkiassa alemmalle tasolle.

Samaan aikaan asiakirjahallinnan kirjallisuus lähti kuitenkin siitä, että ainoastaan puhdas tehtäväpohjaisuus on oikea tapa edetä. Niinpä haastatellut asiakirja-ammattilaiset olivat turhautuneita. Heidän oli oikeasti työssään tehtävä organisaatiokohtaisia kompromisseja, joita ei kuitenkaan olisi saanut olla olemassa.

Lisäksi ammattilaisia turhautti riittämätön ohjeistus. Tehtäväpohjaisuus ideana on selkeä, mutta mitä se tarkoittaa käytännössä? Sitä ei missään selostettu. Tehtäväpohjaisen luokituksen tekeminen, soveltaminen ja ylläpitäminen tuntuivat enemmän taiteelta kuin selkeältä käytännön metodologialta, toteaa Foscarini.

Organisaatioiden välillä oli selviä eroja myös siinä, missä määrin toimintaympäristö oli asiakirjahallinnolle suotuisa. Yhdessä valta oli keskittynyt ylimmälle johdolle ja toimintaa valvottiin tarkasti poikkeamien välttämiseksi. Tässä organisaatiossa tehtäväpohjainen lähestyminen ja muut ajatukset istuivat toimintaan muita paremmin.

”Funktionaalinen analyysi” puuttui

Useimmissa tutkituista organisaatioista oli epäselvää, mitä luokituksen eri tasot (toiminto, tehtävä, toimenpide jne.) oikein tarkoittivat. Toiminnan analyysi oli todellisuudessa tekemättä. Tehtäväpohjaiseen lähestymistapaan ei missään sisältynyt sen todellisuuden systemaattista analyysiä, jota luokituksen oli tarkoitus kuvata.

Foscarini oletti, että osa organisaatioiden toiminnasta olisi vaikeasti sovitettavissa jäykkiin luokitushierarkioihin. Tämä hypoteesi ei saanut vahvistusta. Sen sijaan kävi ilmi, että haastatellut kyllä ajattelivat organisaatioidensa toiminnan enimmäkseen koostuvan samanlaisina toistuvista prosesseista. Lähempi tarkastelu kuitenkin paljasti, että heidän mielessään olivat lähinnä hallinnolliset prosessit ja rutiiniprosessit, aivan kuin organisaation toiminnassa ei olisikaan muuta.

Useimmat luokitusjärjestelmistä oli laadittu insinöörimäisesti: todellisuuden sijasta keskeinen huomio oli itse luokitusjärjestelmässä. Luokituksen laatijoilla ei ollut aikaa tarkastella epätäydellistä reaalimaailmaa eri näkökulmista, koska heidän keskeinen tavoitteensa oli optimoida luokitus ideaalimallina ja pitää tehtävät puhtaina muista asioista, joihin niitä ei saanut sotkea, vaikka todellisuudessa tällaista sekaantumista tapahtui koko ajan.

Käyttäjät eivät ymmärrä tehtäväpohjaisuutta

Tutkimuksessa löytyi muuallakin havaittuja seikkoja: käyttäjät eivät aina ymmärrä luokituksen termejä, vaikka ne asiakirjahallinnon ammattilaiselle tai luokituksen laatineelle konsultille ovat selviä. Asiakirjahallinto katsoo toimintaa ylätasolta ja hahmottaa sitä suurten tehtävien kautta. Käyttäjät sen sijaan tuntevat vain oman prosessinsa He eivät ole ehkä koskaan ole pohtineet sitä laajempaa kuviota, johon työ liittyy. Heidän kannaltaan luokituksen antama kokonaiskuva toiminnasta tai prosessista on merkityksetön, koska se ei ole se, mitä he työssään tarvitsivat ja luokitukselta kaipasivat.  

Ideaalimallit ja todellisuus

Foscarini arvostelee sekä kanadalaista BASCSia että australialaista DIRKSiä menetelminä siitä, että ne huomioivat luokituksen ja asiakirjahallinnon suunnittelussa vain sellaisen toiminnan, joka toistuu ja koostuu rutiininomaisista toisiaan seuraavista vaiheista. Miten tältä pohjalta voi dokumentoida sitä, mikä on toiminnassa kiinnostavinta; ainutlaatuista, luovaa ja ensi kertaa tapahtuvaa? – Voi kysyä, ovatko meillä asiat paremmin?

Fiorella Foscarini suosittelee lopuksi, että tehtäväpohjaisuutta täydennettäisiin muilla näkökulmilla keskustellen käyttäjien kanssa. Asiakirjahallinnon ammattilaisella on tässä neuvottelussa se etu, että hän näkee kokonaisuuden ja pystyy harkitsemaan, miten tehtäväpohjaista perusluokitusta olisi muokattava jotta saada käyttäjien ja toiminnan kannalta paras hyöty.

Kategoriat:Tiedon organisointi