Etusivu > Tiedon organisointi > Tehtäväpohjaisuus ei ole täydellinen ratkaisu

Tehtäväpohjaisuus ei ole täydellinen ratkaisu

Seuraava kirjoitus on julkaistu Failissa 2/2011 (s. 30-31):

Asiakirjahallinnossa ei tunnu tehtäväpohjaisuuden lisäksi olevan muita vaihtoehtoja tiedon organisoinnissa. Niin voimallisesti sitä on Suomessa ajettu läpi. Yhtä vankasti viime vuosina on uskottu yhteisiin luokituksiin. Viimeksi Elkan blogissa kaivattiin sellaista kaikille yrityksille.

Kansainvälisessä tutkimuskirjallisuudessa tehtäväpohjaisuus ei ole aivan yhtä hyvässä huudossa kuin se on ammattikirjallisuudessa, niin meillä kuin muualla. Tehtäväpohjaisuuden edut kyllä tunnustetaan. Erityisesti asiakirjahallinnon kannalta tehtäväpohjaisuus on hyvä vaihtoehto. Samalla tehtäväpohjaisissa luokituksissa nähdään ongelmia, varsinkin käyttäjien näkökulmasta. Niinpä usko tehtäväpohjaisuuteen kaikenkattavana prinsiippinä, jota tulisi täydellisesti soveltaa kaikissa tilanteissa, on vähäisempi kuin meillä. Meilläkin puhtaasta tehtäväpohjaisuudesta poiketaan uskoakseni enemmän käytännössä kuin mitä pelkästään oppikirjoja ja ohjeita lukemalla uskoisi.

Fiorella Foscarinin väitöskirja (2009) Function-based records classification systems. An exploratory study of records management practices in central banks  on esimerkki tästä skeptisemmästä tutkimuskirjallisuudesta. Foscarini tutki Kanadassa keskuspankkien tehtäväpohjaisia luokituksia ja niiden käyttöä. Tulokset ovat vähintäänkin mielenkiintoista luettavaa. Vaikka Suomen ja Kanadan asiakirjahallinnan välille ei voi vetää yhtäsuuruusmerkkejä, niiden pitäisi antaa ajattelemisen aihetta myös täällä.

Kompromissit ja ohjeistus turhauttavat ammattilaisia

Foscarini ensiksikin totesi, että organisaatioiden toimintakulttuuri vaikutti suuresti siihen, mitä tehtävillä ja tehtäväpohjaisuudella oikein ymmärrettiin. Jopa samassa organisaatiossa yksilöiden ja ammatti- yms. ryhmien käsitykset olivat erilaisia.  Luokituksen tarkoitus nähtiin eri tavoin eri paikoissa. Joissain luokitusta katsottiin vain tiedonhaun näkökulmasta. Tällöin tehtäväpohjaisuutta oli vaikea perustella eikä luokituksesta saatu kaikkia hyötyjä irti.

Sellaiset tekijät kuin käyttörajoitusten painottaminen ja organisaation toimintaympäristö näkyivät luokituksissa. Esimerkiksi yhdessä pankeissa tutkimusosasto oli yksi keskeisistä toimijoista. Niinpä sillä ”täytyi” olla päätasolla oma tehtäväluokkansa, vaikka muuten tehtävä olisi kuulunut hierarkiassa alemmalle tasolle.

Samaan aikaan asiakirjahallinnan kirjallisuus lähti kuitenkin siitä, että ainoastaan puhdas tehtäväpohjaisuus on oikea tapa edetä. Niinpä haastatellut asiakirja-ammattilaiset olivat turhautuneita. Heidän oli oikeasti työssään tehtävä organisaatiokohtaisia kompromisseja, joita ei kuitenkaan olisi saanut olla olemassa.

Lisäksi ammattilaisia turhautti riittämätön ohjeistus. Tehtäväpohjaisuus ideana on selkeä, mutta mitä se tarkoittaa käytännössä? Sitä ei missään selostettu. Tehtäväpohjaisen luokituksen tekeminen, soveltaminen ja ylläpitäminen tuntuivat enemmän taiteelta kuin selkeältä käytännön metodologialta, toteaa Foscarini.

Organisaatioiden välillä oli selviä eroja myös siinä, missä määrin toimintaympäristö oli asiakirjahallinnolle suotuisa. Yhdessä valta oli keskittynyt ylimmälle johdolle ja toimintaa valvottiin tarkasti poikkeamien välttämiseksi. Tässä organisaatiossa tehtäväpohjainen lähestyminen ja muut ajatukset istuivat toimintaan muita paremmin.

”Funktionaalinen analyysi” puuttui

Useimmissa tutkituista organisaatioista oli epäselvää, mitä luokituksen eri tasot (toiminto, tehtävä, toimenpide jne.) oikein tarkoittivat. Toiminnan analyysi oli todellisuudessa tekemättä. Tehtäväpohjaiseen lähestymistapaan ei missään sisältynyt sen todellisuuden systemaattista analyysiä, jota luokituksen oli tarkoitus kuvata.

Foscarini oletti, että osa organisaatioiden toiminnasta olisi vaikeasti sovitettavissa jäykkiin luokitushierarkioihin. Tämä hypoteesi ei saanut vahvistusta. Sen sijaan kävi ilmi, että haastatellut kyllä ajattelivat organisaatioidensa toiminnan enimmäkseen koostuvan samanlaisina toistuvista prosesseista. Lähempi tarkastelu kuitenkin paljasti, että heidän mielessään olivat lähinnä hallinnolliset prosessit ja rutiiniprosessit, aivan kuin organisaation toiminnassa ei olisikaan muuta.

Useimmat luokitusjärjestelmistä oli laadittu insinöörimäisesti: todellisuuden sijasta keskeinen huomio oli itse luokitusjärjestelmässä. Luokituksen laatijoilla ei ollut aikaa tarkastella epätäydellistä reaalimaailmaa eri näkökulmista, koska heidän keskeinen tavoitteensa oli optimoida luokitus ideaalimallina ja pitää tehtävät puhtaina muista asioista, joihin niitä ei saanut sotkea, vaikka todellisuudessa tällaista sekaantumista tapahtui koko ajan.

Käyttäjät eivät ymmärrä tehtäväpohjaisuutta

Tutkimuksessa löytyi muuallakin havaittuja seikkoja: käyttäjät eivät aina ymmärrä luokituksen termejä, vaikka ne asiakirjahallinnon ammattilaiselle tai luokituksen laatineelle konsultille ovat selviä. Asiakirjahallinto katsoo toimintaa ylätasolta ja hahmottaa sitä suurten tehtävien kautta. Käyttäjät sen sijaan tuntevat vain oman prosessinsa He eivät ole ehkä koskaan ole pohtineet sitä laajempaa kuviota, johon työ liittyy. Heidän kannaltaan luokituksen antama kokonaiskuva toiminnasta tai prosessista on merkityksetön, koska se ei ole se, mitä he työssään tarvitsivat ja luokitukselta kaipasivat.  

Ideaalimallit ja todellisuus

Foscarini arvostelee sekä kanadalaista BASCSia että australialaista DIRKSiä menetelminä siitä, että ne huomioivat luokituksen ja asiakirjahallinnon suunnittelussa vain sellaisen toiminnan, joka toistuu ja koostuu rutiininomaisista toisiaan seuraavista vaiheista. Miten tältä pohjalta voi dokumentoida sitä, mikä on toiminnassa kiinnostavinta; ainutlaatuista, luovaa ja ensi kertaa tapahtuvaa? – Voi kysyä, ovatko meillä asiat paremmin?

Fiorella Foscarini suosittelee lopuksi, että tehtäväpohjaisuutta täydennettäisiin muilla näkökulmilla keskustellen käyttäjien kanssa. Asiakirjahallinnon ammattilaisella on tässä neuvottelussa se etu, että hän näkee kokonaisuuden ja pystyy harkitsemaan, miten tehtäväpohjaista perusluokitusta olisi muokattava jotta saada käyttäjien ja toiminnan kannalta paras hyöty.

Kategoriat:Tiedon organisointi
  1. Humanisti hukassa
    tiistai 5.7.2011 15:16

    Foscarinin havaitsemiin asioihin ovat varmasti törmänneet monet niistä, jotka ovat tehtäväluokituksia ja ams:ia laatineet. Veikkaan, että monessa organisaatiossa tulee eteen ad hoc -prosesseja, sellaisia vain kerran eteen tulevia merkittäviä asiakokonaisuuksia, joita ei ole luokituksissa voitu etukäteen huomioida, mutta juuri siitä syystä ne olisivat arvokkaita myös tutkijoiden näkökulmasta. Mutta ovatko arkistolaitoksen?

    Omaa nenäänsä pitemmälle ajatteleva ammattilainen laatii luokitukset keskustellen käyttäjien kanssa – heiltähän se paras tieto prosesseista saadaan. Käyttäjien tarjoamasta kokonaisuudesta on vain niistettävä oleellinen esiin.

    Tehtäväpohjaisia luokituksia on hyvin eritasoisia; joissain paikoissa se mahtuu yhdelle sivulle, toisaalla pelkkä sisällysluettelo on kymmensivuinen. Jos tehtäväpohjaisuus ei ole riittävä, mikä sitten tilalle? Tuskin kukaan haluaa enää palata asiakirjojen muotoon perustuvaan luokitukseen.

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: