Arkisto

Archive for elokuu 2011

Tietopankki ammattilaisille

keskiviikko 24.8.2011 2 kommenttia

Yhteisistä tehtäväluokituksista tohistaan, mutta ne eivät ole minusta ainoa, tai ehkä edes tärkein, työn rationalisoinnin muoto. Yhteistyötä voitaisiin tehdä muissakin asioissa. Jokainen organisaatio joutuu esimerkiksi selvittämään asiakirjoihin ja niiden käyttöön kohdistuvia vaatimuksia. Tätä varten täytyy kaivaa esille lakipykäliä ja pitää niistä kirjaa. Prosessi ei pääty koskaan, koska kerran tunnistettuja vaatimuksia täytyy seurata. Lainsäädäntö muuttuu. Eikö tässä olisi rationalisoinnin paikka? Tarvittaisiin tietopankki, josta voisi nopeasti nähdä esimerkiksi kemiallisen tuotantoprosessin dokumentaatioon liittyvät määräykset ja miten ne ovat muuttuneet viime aikoina. Minusta tämä helpottaisi asiakirjahallinnon työtä erityisesti siellä, missä resurssit ovat vähäiset, ja missäpä ne eivät sitä nykyisin olisi.

Mainokset
Kategoriat:Lainsäädäntö

Mikä jäsennys, kenen jäsennys?

maanantai 22.8.2011 1 kommentti

Tutkimusseminaarissa sivuttiin ns. tilapäisistä organisaatioista esitettyjä teorioita. Tällaisia organisaatioita ovat esimerkiksi työryhmät ja projektit. Niiden toimintaa ja tehtäviä voidaan jäsentää eri tavoin. Olisiko arvonmäärityksen tulos aina sama riippumatta jäsennyksestä?

Kategoriat:Tiedon organisointi

Eräpäivä!

torstai 11.8.2011 1 kommentti

Nuortet kirjastolaiset ovat julkaisseet pamfletin Eräpäivä! Voimasanoja kirjastosta (toim. Veera Ristikartano ja Antti Virrankoski). Se on paikoin provosoivaa tekstiä. Olen kuitenkin kykenemätön provosoitumaan, koska minulla ei ole kirjastotaustaa. Arkistoihmisenä olen immuuni. Kirjaa voi kuitenkin kommentoida arkistonäkökulmasta. Sitä lukiessa huomaa alojen eroja.

Ensimmäinen liittyy tiedon luokittamiseen. Tiedon luokittaminen on eri muodoissaan ollut kirjastoissa vaikeuksissa siitä lähtien kun tutkimukset osoittivat käyttäjien pärjäävän sähköisessä toimintaympäristössä ilman ammattilaisen tekemää tiedon organisointia. Niinpä on kyselty tällaisen toiminnan järkevyyden perään. Pamfletissakin ihmetellään sitä resurssien määrää, joka edelleen käytetään kirjastoissa esimerkiksi asiasanoituksiin, vaikka vain muutama prosentti hauista hyödyntää niitä.

Asiakirjahallinnan maailmassa tilanne on toisin. Systemaattiset, kontrolloidut tiedonorganisoinnin välineet ovat välttämättömiä. Tämä johtuu siitä, että ne eivät palvele vain tiedonhakua. Niillä hoidetaan myös tiedon kontekstualisointi, käyttöoikeuksien rajaaminen ja elinkaaren hallinta. Toistaiseksi Google tai kukaan muukaan ei ole ratkaissut sitä, miten nämä voitaisiin hoitaa muulla tavoin. Siksi tiedon luokittaminen on edelleen asiakirjahallinnassa keskeinen kysymys. Se saa välillä olon tuntumaan arkaaiselta.

Pamfletissa todetaan, että nykymaailmassa ei voi olla relevantti palvelujentarjoaja ilman digitaalisia palveluja. Olen siitä aivan samaa mieltä. Erona on vain se, että tässä on kirjastoilla menetettävää, arkistoilla voitettavaa. Arkistot eivät ole koskaan olleet tavalliselle kansalaiselle relevantti toimija. Nyt niillä on siihen mahdollisuus. Harva on tähän mennessä käyttänyt arkistoja. Jotkut eivät ole edes havainneet niiden  olemassaoloa (”eipä sitä ole tullut ajatelleeksi, kuinka omituisilla tavoilla ihmiset leipäänsä tienaavat”, sanottiin minulle kerran kertoessani työstäni arkistossa).  Tietoverkkojen avulla arkistot aineistoineen ovat jokaisen kansalaisen ulottuvilla, ainakin periaatteessa. Mutta näiden palvelujen rakentamisessa on ongelma:

”On pystyttävä ostamaan vastaan uusia tehtäviä ja rakentamaan digitaalisiin todellisuuden istuvia palveluja tai ainakin ostamaan niitä osaavammilta. Tämä edellyttää uutta osaamista, joka ei synny traditionaalisesti humanistivaltaisissa kirjastotyöyhteisöissä tyhjästä. Tuo uudenlainen osaaminen on niin ikään ostettava ulkoa, ellei organisaatiossa sitten ole valmiutta irrottaa huomattavaa osaa henkilöstöstä päivärutiineistaan, jotta nämä voisivat opiskella itselleen aivan uuden ammatin.”

Tämä on totta myös arkistojen osalta. Työyhteisöt ovat humanistipohjaisia, mutta muitakin taitoja tarvittaisiin. Mistä niitä saadaan? Uuden oppimista pitäisi pitää luontevana osana työtä ja siihen kannustaa. Täydennyskoulutus voisi auttaa, vaikka uuden ammatin opettelua ei keneltäkään vaadittaisi.

”Miten kirjastonhoitaja voi puhua vakuuttavasti digitaalisten aineistojensa jakeluun ja säilytykseen tarkoitetuista systeemeistä, jos hän ei ymmärrä tietojärjestelmien toiminnasta edes perusteita?”, kysytään pamfletissa. Tämäkin on suoraan kuin arkistomaailmasta.  Tarvitaan syvällisempää osaamista kuin pelkästään kykyä painella oikeita nappeja tai kuvailla sovelluskehittäjälle mitä haluaa.  Joissain ammateissa sekin voi riittää. Hoitaja ei esimerkiksi tarvitse tietojärjestelmien tuntemusta, koska hän käyttää niitä työssä vain apuna: järjestelmä ei hoida potilaita eivätkä potilaat ole järjestelmässä. Arkistonhoitajalla ei sen sijaan ole kohta muuta kuin tietojärjestelmä, ja jos hän ei sitä ymmärrä, mitä hänen työstään on jäljellä?

Arkistoilla on väkeä ja rahaa kirjastojakin vähemmän—tätä lienee kirjastoissa vaikea uskoa. Pamfletissa kapinoidaan Kansalliskirjaston vahvaa ja suhteellisen hyvin resurssoitua asemaa vastaan. Arkistomaailmassa arkistolaitos on kyllä vahva toimija, mutta resursseja ei silläkään ole. Siksi sanoisin kirjastolaisille, että huonomminkin voi olla.

Sama koskee muodollisia pätevyysvaatimuksia. Pamfletissa suhtaudutaan niihin hieman happamasti. Totta on, että pätevä ei aina ole sopiva, eikä muodollisilla vaatimuksilla taata että laitoksissa olisi aina osaavaa väkeä kaikkiin tehtäviin. Silti arkistomaailmasta katsoo tätäkin pienellä haikeudella. Olen ajatellut, että lakisääteiset tehtävät olisivat hallinnossa jotenkin turvassa, mutta niin ei ole asianlaita. Kun väkeä vähennetään, myös asiakirjahallinta on tarkastelun alla. Kerrotaan, että viranhaltijoiden jäädessä eläkkeelle tehtäviä jätetään täyttämättä. Työ ei katoa, mutta sillä ei enää ole pätevää tekijää.

Tässä pätevyysvaatimukset olisivat niin ammattilaisten kuin tehtävien hoitumisenkin turva. Jos minusta olisi kiinni, asiakirjahallinnan tehtävien hoitaminen viranomaisissa ei olisi sallittua ilman riittävää koulutusta.

Kategoriat:Ammattilaiset, Kirjastot

Punamustavalkea 1918

lauantai 6.8.2011 1 kommentti

Luin kesälomalla kirjaa Punamustavalkea – 1918 kuvat, johon on kirjoittanut mm. Ulla-Maija Peltonen SKS:stä. Hyvä kirja, mielelläni hankin kokoelmiin, jos tulee vastaan (nyt lainasin kirjastosta). Vanhat valokuvat ovat hyvin kiinnostavia. Sain ylläolevan kuvan äskettäin sukuseuran kautta. En voi olla arvailematta ajankohtaa ja tilannetta, jossa kuva on (Viipurissa?) otettu. Samanlaisia kuvia on ehkä jossain enemmänkin, niistä vain ei tiedä.

Tästä päästään arkistoihin. ”Punamustavalkeassa” kerrotaan vuoden 1918 valokuvaajista. Monelta on säilynyt kuvia, joissa henkilöt ovat osin tai kokonaan tunnistamattomia. Usien kyse on rintamalle menossa olevista miehistä.

Voisi arvata, että samassa porukassa käytettiin usein samaa valokuvaamoa. Innokas tutkija voisi tällä perusteella löytää kuvien ääreen, jos vain joukko-osaston miehistöluettelon ja kuvakokoelman kuvailutiedot keskustelisivat keskenään. Tämä on ehkä vähän kaukaa haettua, mutta periaatteessa mahdollista. ”Open linked data” tehostaisi myös humanistista tutkimusta. Arkistot ovat siinä kovasti jäljessä kirjastoista ja museoista.

Kategoriat:Ontologiat