Etusivu > Lainsäädäntö > Tietopankki ammattilaisille

Tietopankki ammattilaisille

Yhteisistä tehtäväluokituksista tohistaan, mutta ne eivät ole minusta ainoa, tai ehkä edes tärkein, työn rationalisoinnin muoto. Yhteistyötä voitaisiin tehdä muissakin asioissa. Jokainen organisaatio joutuu esimerkiksi selvittämään asiakirjoihin ja niiden käyttöön kohdistuvia vaatimuksia. Tätä varten täytyy kaivaa esille lakipykäliä ja pitää niistä kirjaa. Prosessi ei pääty koskaan, koska kerran tunnistettuja vaatimuksia täytyy seurata. Lainsäädäntö muuttuu. Eikö tässä olisi rationalisoinnin paikka? Tarvittaisiin tietopankki, josta voisi nopeasti nähdä esimerkiksi kemiallisen tuotantoprosessin dokumentaatioon liittyvät määräykset ja miten ne ovat muuttuneet viime aikoina. Minusta tämä helpottaisi asiakirjahallinnon työtä erityisesti siellä, missä resurssit ovat vähäiset, ja missäpä ne eivät sitä nykyisin olisi.

Mainokset
Kategoriat:Lainsäädäntö
  1. Olli Alm
    keskiviikko 24.8.2011 19:59

    Ei nyt ihan samaa asiaa, mutta… Capture-hankkeeseen liittyen on esillä ollut ajatus, että Elinkeinoelämän Keskusarkistolla olisi ns. TOJ-palvelu, jota se tarjoaisi yrityksille. Sieltä Oy Yritys Ab voisi nappaista säilytysajat sun muut omalle aineistolleen. Esimerkiksi laatuasiakirjat : säilytysaika 25 v, peruste tuotevastuulaki, jne. Se voisi toimia ainakin tietopankin eräänlaisena hakemistona, joka linkittäisi asiakirjatyypit määräyksiin.

    Teollisuuden puolella muuten nuo kansainväliset laatustandardit ovat ehkä vielä lainsäädäntöäkin keskeisemmässä roolissa. Toimialakohtaisissa laatustandardeissa otetaan kantaa myös asiakirjojen säilytykseen.

  2. torstai 25.8.2011 13:29

    Tuollaisessa tietopankissa voisi olla muutakin kuin lainsäädäntöä, esimerkiksi laatustandardien relevantteja kohtia.

    TOJ-mallissa on minusta potentiaalisia ongelmia. Ensiksikin se olettaa, että samalla asiakirjatyypin nimellä luonnehdittavat asiakirjat ovat eri organisaatioissa sisällöltään ja merkitykseltään samanlaisia ja niihin voidaan soveltaa samoja käsittelysääntöjä.

    Toinen oletus on, että oikea kategoria TOJ:ssa voidaan tunnistaa pelkästään asiakirjatyypin perusteella.

    Kolmanneksi, TOJ:ssa hämärtyy minusta vastuu säilytysaikojen ja toimintasääntöjen oikeellisuudesta. Joka organisaation on itse viime kädessä itse ratkaistava, miten ja mitä normeja heidän aineistoonsa sovelletaan.Vaatimukset voivat olla epämääräisiä ja tulkinta hankalaa. Kuka vastaa lopputuloksesta?

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: