Arkisto

Archive for lokakuu 2011

Amerikkalainen näkemys säilytysaikojen suunnitteluun

lauantai 22.10.2011 1 kommentti

Montaña, J. (2010). How to develop a retention schedule. Overland Park, Kansas, ARMA. ISBN 978-1-931786-76-8. 180 s.

ARMA on julkaissut John Montañan kirjoittaman oppaan säilytysaikojen suunnitteluun. Sen kohdeyleisö on ensisijaisesti amerikkalainen, mutta opasta voi lukea myös täällä, pienellä varauksella. Kyse on käytännönläheisestä teoksesta, jossa käydään läpi erilaisia AMSinkin laatimisessa vastaantulevia seikkoja.

Montaña kertoo, miksi säilytysaikasuunnitelmia tarvitaan ja mitä niiden laadinnassa on otettava huomioon. Suunnitelmalla on kolme tehtävää. Se ensiksikin kertoo, millaisten aineistojen säilyttämiseen tai hävittämiseen organisaatio on sitoutunut ja millä perustein. Toiseksi se on organisaation toimintaa ohjaava ohje. Kolmanneksi suunnitelma osoittaa, että organisaatio ottaa huomioon sille lainsäädännön asettamat velvollisuudet.

Suunnitelmien rakennetta käsitellään monessa kohtaa: kuinka yksityiskohtaisia niiden tulisi olla? Miten sarjat olisi koottava ja nimettävä? Montañan mielestä tämä on osin sidoksissa organisaation kokoon. Isossa organisaatiossa, jossa on paljon tehtäviä, suunnitelmatkin ovat väistämättä isoja ja kompleksisia. Montaña pitää paria sataa asiakirjakategoriaa enimmäismääränä: tätä suurempia suunnitelmia ihmiset eivät enää osaa soveltaa, ainakaan oikein. Käytettävyys kärsii, jos hierarkiatasoja on paria, kolmea tasoa enempää.

Oppaan amerikkalaisuus haittaa lukijaa ehkä yllättävänkin vähän. Kysymykset ovat samanlaisia kaikkialla. Silti kirjan oppeja joutuu Suomessa soveltamaan. Tehtävien, toimenpiteiden ja prosessien kuvaamisesta Montañalla ei ole juuri sanottavaa. Lähestymistapojen eroa täällä ja Amerikassa ei voi olla huomaamatta.

Ennen kaikkea tämä näkyy suunnitelmien laatimisessa. Montañalle ”tehtäväpohjaisuus” tarkoittaa sitä, että asiakirjatyypit on suunnitelmassa ryhmitelty sen mukaan, millaista tietoa niissä on ja missä tehtävissä asiakirjoja tarvitaan. Suunnitelman laatimista Montaña ei näe tehtäväpohjaisena. Suomessa AMSin tekeminen aloitetaan analysoimalla tehtäviä ja prosesseja ja periaatteessa vasta lopuksi katsotaan syntyviä asiakirjoja. Montañan ohje on sen sijaan aloittaa selvittämällä, millaisia asiakirjoja organisaatiossa on. Lähestymistapa on siis suomalaiseen verrattuna hyvin aineistokeskeinen. Asiakirjat voidaan selvittää Montañan mukaan tapahtua inventoimalla niitä, organisaatiossa tehdyillä kyselyillä tai haastattelemalla ihmisiä. Jokaisella vaihtoehdolla on omat puolensa.

Oppaan asiat ovat enimmäkseen tuttuja kokeneemmille ammattilaisille. Sitä voi erityisesti suositella uusille tulokkaille, joille säilytysaikasuunnittelu on uusi asia. Muillekin kirjassa on koottuna yhteen säilytysaikasuunnitteluun liittyviä knoppeja. Sähköisistä järjestelmistä on oma luku, samoin siitä, millaista on säilytysaikasuunnittelu kansainvälisesti toimivassa organisaatiossa.

Kokonaisuutena teos johdattaa havainnollisesti säilytysaikasuunnittelun kysymyksiin ja karikoihin. Voi vain ihmetellä, miksi kukaan ei ole Suomessa kirjoittanut vastaavaa teosta.

(Julk. Faili 3/2011, s. 28–29)

Asiakirjahallinnon tikapuut ja käärmeet -peli

keskiviikko 19.10.2011 Jätä kommentti

AC+erm-projektista pitää kirjoittaa vielä enemmänkin, mutta tässä yksi näyte sen tuloksista: asiakirjahallinnon tikkaat ja käärmeet -noppapeli. Tikkaat kuvaavat organisaation mahdollisuuksia asiakirjahallinnassa, käärmeet mahdollisia sudenkuoppia. Peliä voidaan käyttää kevyenä johdantona asiakirjahallintaan esim. koulutustilaisuuksissa, väittävät tekijät.

Hauskaa, että jossain on mielikuvitusta.

Kategoriat:Kevyempää

Näkymättömästä näkyväiseksi

maanantai 17.10.2011 Jätä kommentti

Joku vuosi sitten minua haastettiin keskusteluun tutkijan tehtävästä. Tampereen yliopiston eräs toinen tutkija oli puhunut julkisuudessa tärkeänä pitämästään aiheesta ja valittanut, ettei sen tutkimukseen ole saatu resursseja. Keskustelukumppani ihmetteli, miksi tuo tutkija ei pidä turpaansa tukossa ja tee sitä tutkimusta—sehän kai on hänen työnsä.

Ymmärrän argumentin, mutta siinä katsotaan asiaa liian kapeasti. Tutkijan pitäisi nykymaailmassa ohessa myös kamppailla rahoituksesta ja luoda tutkijayhteisöä innostamalla uusia tulokkaita. Yhteiskunnallinen merkittävyys on yleensä yksi kriteeri tutkimusrahoituksesta päätettäessä. Merkittävyyttä on helpompi perustella, jos aihe on jollain tavalla ollut julkisuudessa. Uskottavuus on vähissä, jos väittää sellaisen alueen ongelmineen olevan yhteiskunnallisesti merkittävä, joista kukaan ei ole koskaan kuullutkaan.

Tästä päästäänkin asiakirjahallintaan. Se nimittäin on yhteiskunnallisesti näkymätön alue, ansiosta tai ansiotta. Yksi esimerkki: minulla on Googlessa joitain automaattihakuja päällä, ts. saan ilmoituksen sähköpostiin, kun nettiin ilmestyy sivu, jolla hakusana mainitaan. Yksi hakusanoista on ”arkistolaitos”. Mitä luulette, kuinka usein sana mainitaan netissä? Vastaus on: hyvin harvoin (sikäli kun Googlen mekaniikka toimii) ja lähes aina kysymyksessä on arkistolaitoksen blogi tai muu oma sivu. Kuitenkin, jos ajattelee sitä keskeistä roolia, jota esimerkiksi SÄHKE2:lla tavoitellaan kaikkien julkishallinnon tietojärjestelmien osalta, viittauksia laitokseen luulisi olevan netissä viljalti. Mutta eipä ole. Tietotekniikkaväki ei taida tietää, mikä heihin on iskenyt.

Veli-Matti Syrjö totesi jo vuonna 1994, että ammattikuntamme valtaominaisuuksiin eivät yleensä kuulu ulospäinsuuntautuneisuus ja mainosmiehen lahjat. Silti pointtini on se, että jos halutaan nostaa yhteiskunnallista tietoisuutta asiakirjahallinnasta, siihen tarvitaan jokaisen panosta, pienemmillä ja suuremmilla foorumeilla. Se ei voi olla yhden tai kahden ihmisen show. Ennen kaikkea tietysti toivoisi alan yhdistysten ja muiden keskeisten toimijoiden aktiivisuutta, nimenomaan ulospäin. Meillä on alalla kovasti se vika, että saarnaamme jo käännytetyille—kuten tässäkin kirjoituksessa.