Etusivu > Arvonmääritys, Julkaisut > Amerikkalainen näkemys säilytysaikojen suunnitteluun

Amerikkalainen näkemys säilytysaikojen suunnitteluun

Montaña, J. (2010). How to develop a retention schedule. Overland Park, Kansas, ARMA. ISBN 978-1-931786-76-8. 180 s.

ARMA on julkaissut John Montañan kirjoittaman oppaan säilytysaikojen suunnitteluun. Sen kohdeyleisö on ensisijaisesti amerikkalainen, mutta opasta voi lukea myös täällä, pienellä varauksella. Kyse on käytännönläheisestä teoksesta, jossa käydään läpi erilaisia AMSinkin laatimisessa vastaantulevia seikkoja.

Montaña kertoo, miksi säilytysaikasuunnitelmia tarvitaan ja mitä niiden laadinnassa on otettava huomioon. Suunnitelmalla on kolme tehtävää. Se ensiksikin kertoo, millaisten aineistojen säilyttämiseen tai hävittämiseen organisaatio on sitoutunut ja millä perustein. Toiseksi se on organisaation toimintaa ohjaava ohje. Kolmanneksi suunnitelma osoittaa, että organisaatio ottaa huomioon sille lainsäädännön asettamat velvollisuudet.

Suunnitelmien rakennetta käsitellään monessa kohtaa: kuinka yksityiskohtaisia niiden tulisi olla? Miten sarjat olisi koottava ja nimettävä? Montañan mielestä tämä on osin sidoksissa organisaation kokoon. Isossa organisaatiossa, jossa on paljon tehtäviä, suunnitelmatkin ovat väistämättä isoja ja kompleksisia. Montaña pitää paria sataa asiakirjakategoriaa enimmäismääränä: tätä suurempia suunnitelmia ihmiset eivät enää osaa soveltaa, ainakaan oikein. Käytettävyys kärsii, jos hierarkiatasoja on paria, kolmea tasoa enempää.

Oppaan amerikkalaisuus haittaa lukijaa ehkä yllättävänkin vähän. Kysymykset ovat samanlaisia kaikkialla. Silti kirjan oppeja joutuu Suomessa soveltamaan. Tehtävien, toimenpiteiden ja prosessien kuvaamisesta Montañalla ei ole juuri sanottavaa. Lähestymistapojen eroa täällä ja Amerikassa ei voi olla huomaamatta.

Ennen kaikkea tämä näkyy suunnitelmien laatimisessa. Montañalle ”tehtäväpohjaisuus” tarkoittaa sitä, että asiakirjatyypit on suunnitelmassa ryhmitelty sen mukaan, millaista tietoa niissä on ja missä tehtävissä asiakirjoja tarvitaan. Suunnitelman laatimista Montaña ei näe tehtäväpohjaisena. Suomessa AMSin tekeminen aloitetaan analysoimalla tehtäviä ja prosesseja ja periaatteessa vasta lopuksi katsotaan syntyviä asiakirjoja. Montañan ohje on sen sijaan aloittaa selvittämällä, millaisia asiakirjoja organisaatiossa on. Lähestymistapa on siis suomalaiseen verrattuna hyvin aineistokeskeinen. Asiakirjat voidaan selvittää Montañan mukaan tapahtua inventoimalla niitä, organisaatiossa tehdyillä kyselyillä tai haastattelemalla ihmisiä. Jokaisella vaihtoehdolla on omat puolensa.

Oppaan asiat ovat enimmäkseen tuttuja kokeneemmille ammattilaisille. Sitä voi erityisesti suositella uusille tulokkaille, joille säilytysaikasuunnittelu on uusi asia. Muillekin kirjassa on koottuna yhteen säilytysaikasuunnitteluun liittyviä knoppeja. Sähköisistä järjestelmistä on oma luku, samoin siitä, millaista on säilytysaikasuunnittelu kansainvälisesti toimivassa organisaatiossa.

Kokonaisuutena teos johdattaa havainnollisesti säilytysaikasuunnittelun kysymyksiin ja karikoihin. Voi vain ihmetellä, miksi kukaan ei ole Suomessa kirjoittanut vastaavaa teosta.

(Julk. Faili 3/2011, s. 28–29)

Mainokset
  1. maanantai 5.3.2012 10:55

    Mielenkiintoista. Mistähän teoksen saisi ostaa, varmaan jostain nettikaupasta voisi löytyä. Täytyykin etsiskellä.

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: