Archive

Archive for marraskuu 2011

Lupa unohtaa

lauantai 26.11.2011 2 kommenttia

Olen monesti tuntenut sääliä julkisuuden henkilöitä kohtaan. Kaikki lehtien sivulle päätynyt säilyy lehtien sähköisessä arkistoissa iäti. Arkiston avulla henkilön menneisyys pystytään milloin tahansa palauttamaan lukijoiden mieleen. Episodit, jotka olisivat muuten unohtuneet, toistuvat lehtijutuissa niin usein, että epäilen toimittajien rutiininomaisesti tarkastavan arkiston uutta juttua kirjoittaessaan. Ehkä tekniikka jopa tekee tarkastuksen automaattisesti.

Theo Thomassen piipahti Memornetin seminaarissa puhumassa yksityisarkistojen merkityksestä. Se, mitä ihminen muistaa ja mitä hän haluaa itsestään muistettavan, on osa tämän identiteettiä, itsestä rakennettua kertomusta. Thomassen muistutti, että lupa unohtaa on myös lupa muuttua ja kehittyä. Internetin ansiosta meistä jokaisesta on vaarassa tulla oman elämänsä wahlroos tai valjakkala, jota aikaisemmat mielipiteet, virheet ja poikki menneet ihmisuhteet seuraavat iäti. Ei voi enää unohtaa vanhaa ja aloittaa uudestaan puhtaalta pöydältä, koska netti muistaa. Se on aika kauhistuttava ajatus.

Thomassenin mielestä oikeus hallita elämänsä muistamista on jokaisella. Osa yleisöstä oli sitä mieltä, että yhteisölläkin olisi tähän sanottavaa silloin, kun kyse on kulttuuriomaisuudesta. Muistin täydellistä hallintaa pidettiin myös mahdottomana. Tästä olisi voinut tulla keskustelua, mutta valitettavasti siihen ei nyt ollut mahdollisuutta.

Toinen Thomassenin mieleen kytemään jäänyt ajatus koski yksityisarkistojen merkitystä ihmisille. Yksi syy aineistojen säilyttämiseen on symbolinen: niiden avulla osoitetaan mitä itse ollaan ja mitä pidetään tärkeänä. Kellastunut dokumentti piirongin laatikossa on muisto rakkaasta edesmenneestä. Valokuva-albumi täynnä perhekuvia kertoo, että lähipiiri on rakas. Tämä funktio ei vaadi aineistojen käyttämistä. Valokuvat ovat tärkeitä, vaikka niitä ei oikeasti koskaan katsota.

Epäilen, että tässä on jotain olennaista muuttunut. On vaikea kuvitella, että isoisän bittistreamillä olisi tulevaisuudessa symboliarvoa. Tästäkin olisi ollut mukava kuulla Theon mielipiteitä, mutta hän ennätti vain sanoa yhden lauseen ennen kiitämistään taksilla lentokentälle.

Kategoriat:Muisti

Käyttöliittymä, joka ei toimi

perjantai 25.11.2011 2 kommenttia
Kategoriat:Käyttäjät

Oikea julkaisufoorumi

torstai 24.11.2011 Jätä kommentti

Tieteellisiä julkaisuja ollaan panemassa arvojärjestykseen. Jatkossa ei ilmeisesti riitä, että julkaisee, tai edes, että julkaisee kansainvälisesti. Myös lehden pitää olla oikea, jotta yksikkö ja yliopisto saavat suorituksesta maksimaalisen taloudellisen hyödyn. Kun nyt netissä olevasta alustavasta julkaisulistasta poimii asiakirjahallinnan erikoisjulkaisut, niiden ranking-lista näyttää seuraavalta (ykkönen on huonoin, kolmonen paras).

American archivist* 0360-9081 1
Archivar* 0003-9500 1
Archivaria* 0318-6954 1
Archives and Manuscripts* 0157-6895 1
Archives and Museum Informatics 1389-0166 1
Journal of Archival Organization 1533-2748 1
Journal of the Society of Archivists* 0037-9816 2
Records Management Journal 0956-5698 1

Vanhat, ammatillisiin yhdistyksiin sidoksissa olevat foorumit (merkitty tässä tähdellä) näyttävät pitävän edelleen pintansa. Ne ovat ainakin pääseet listalle. Ne eivät kuitenkaan ole rankkauksessa korkealla, lukuun ottamatta brittien lehteä, joka on jostain syystä pantu kakkosluokkaan. Akateemisemmat foorumit eivät pärjää yhtään paremmin. Tutkimuksen lippulaiva, Springerin Archival Science, puuttuu kokonaan. Sen sijaan listalla on Archives and Museum Informatics, joka ei enää ilmesty. Sekin on rankattu alas. Bibliografisissa tiedoissa Archival Science on sen seuraaja.

Lista ei vielä ole lopullinen, joten ehkä muutoksia tulee. Kovin vähissä näyttävät kuitenkin olevan ne omat foorumit, joihin voi edes harkita kirjoittavansa. Ykkösluokan lehtien käyttö ei liene jatkossakaan täysin pannassa, mutta henki on se, että riman pitää olla korkeammalla. Mutta, jos tämän mukaan mennään, niin brittiyleisö saa jatkossa <sarkasmi>kovasti kaipaamaansa</sarkasmi> tietoa suomalaisesta asiakirjahallinnasta.

Kategoriat:Julkaisut

Mitä voisimme oppia tästä

lauantai 19.11.2011 Jätä kommentti

Sanonnan mukaan ”miehelle, jolla on vasara, maailma näyttää naulalta”. Ei siis ihme, jos lehtiä lukiessa asiakirjahallinta välillä mieleen. Valviran sotkuissa näin on käynyt useampaan otteeseen. Väärennösten yhteys asiakirjahallintaan on sanomatta selvä, mutta huomiota kiinnitti myös Iltasanomien artikkeli, jossa venäläinen asiantuntija näytti tekevän todistukselle analyysin diplomatiikan keinoin: hän analysoi dokumentin rakenteen ja ulkoiset piirteet ja totesi sen niiden perusteella väärennökseksi. Ehkä valvoville virkamiehille pitäisi siis järjestää diplomatiikasta koulutusta? Ongelma tosin on, ettei meiltä oikein siihen löydy asiantuntemusta. Diplomatiikkaa on enemmän harrastettu isoissa maissa, joissa on todella vanhoja arkistoja ja asiakirjoja.

Verkkokurssilla on juuri menossa jakso, jossa käydään läpi AMSin laadintaa ja DIRKSin vaiheita. Meillä AMS-opas toteaa yksinkertaisesti ”arkistonmuodostussuunnitelmaa on muokattava ja ajantasaistettava, kun organisaation tehtävissä ja asiakirjakäytännöissä tapahtuu muutoksia ja kun uusia tietojärjestelmiä ja rekistereitä otetaan käyttöön”. DIRKSin näkökulmasta tämä on kapea-alaisesti ajateltu. Sen prosessikaavio alkaa vaiheesta, jossa katsotaan organisaation toimintaympäristön muutosta ja erilaisia organisaatioon kohdistuvia intressejä. Valviran tapauksessa tällainen analyysi olisi saattanut paljastaa seuraavaa:

  • Yhä suurempi osa lääkäreistä on ulkomailta, mikä vaikeuttaa valvontaa.
  • Paljastuneet valelääkärit ovat herättäneet kovasti huomiota.
  • Suuri yleisö ja toimittajat kysyvät, miten tämä on mahdollista.

Asiakirjahallinnan näkökulmasta johtopäätös olisi voinut olla, että valvontaprosessit on dokumentoitava erityisen huolellisesti. Tällaista tietoa voidaan tulla kysymään ja organisaatiota saatetaan syyttää tehtäviensä laiminlyönnistä.

Tämä tietysti kaikella sillä jälkiviisaudella, joka ihmiselle voidaan suoda.

DIRKSistä muuten alkoi juttusarja Failin viime numerossa.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Valikoituja mietteitä

keskiviikko 16.11.2011 Jätä kommentti

Olen vuosien mittaan kerännyt kirjallisuudesta asiakirjahallintaan ainakin jollain tavoin liittyviä ajatelmia. Nyt alkoi tuntua siltä, että kaipa sen voisi julkistaa. Laitoin kokoelman omaksi sivukseen blogiin. Keräystyö edelleen jatkuu

Kategoriat:Ajatukset

Aika on päivittää

sunnuntai 6.11.2011 3 kommenttia

Verkkokurssilla kysyttiin teosta, joka olisi hyvä hankkia kirjahyllyyn. Suomenkielisten julkaisujen osalla suositus on helppo antaa, koska vaihtoehtoja on tasan yksi: Jari Lybeckin ja kumppaneiden oppikirja arkistolaitoksen sivulla.

Tosin sitä ei saa kirjahyllyyn. Opus ei ole ilmestynyt painettuna, koska sen piti päivittyä ajoittain. Käytössä on kuitenkin edelleen 1.0 -versio vuodelta 2006. Puoli vuosikymmentä on kulunut, nyt se olisi kiireesti uudistettava. Kirjassa ei ole mitään Sähke2:sta (2008). Ensimmäinen Sähkekin (2005) on melko suppeasti käsitelty. MoReq, joka on uudistunut kaksi kertaa kirjan ilmestymisen jälkeen, kuitataan ohimennen yhdellä lauseella.

En kuvittele, että koko asiakirjahallinnan maailma on sähköistynyt—useimmissa organisaatioissa elettänee hybridivaihetta—mutta sähköisen asiakirjahallinnan rooli on jatkuvasti lisääntynyt. Oppimateriaalin pitäisi olla ajantasalla. Arkistolaitoksen kouluttajat ovat uskoakseni hyvin selvillä Sähke2:n soveltamisesta käytännössä. Organisaatioissa on myös kokemusta. Olisi syytä tehdä sitä näkyväksi, varsinkin kun koulutus on yhä enemmän eriytymässä arkistolaitoksesta.

Oppikirjan seuraavan version voisi minusta toteuttaa Wikinä, jolloin sen ylläpito olisi helpompaa. Ehkä siinä voitaisiin tehdä yhteistyötä kouluttajien kesken? Minusta ei olisi hassumpaa, jos myös toimijat ”kentällä” tuottaisivat siihen sisältöä.

Kategoriat:Julkaisut, Koulutus