Etusivu > Käyttäjät, Tiedon organisointi > Tyhmät käyttäjät byrokraattisissa koneissa

Tyhmät käyttäjät byrokraattisissa koneissa

Fiorella Foscarini on uusimmassa Records Management Journalissa kirjoittanut lisää tehtäväpohjaisesta luokitusta koskevasta tutkimuksestaan. Siitä on ollut jo puhetta, mutta palaan vielä pariin asiaan.

Foscarini toteaa olevan epäselvää, mitä ”tehtäväpohjaisuudella” tarkoitetaan. Tehtäväpohjaisuus voi tarkoittaa myös aiheen mukaisuutta, jossa ”tehtävä on aihe”. Oma kokemukseni vahvistaa tämän. Eräänä aloin nimittäin kaivata tutkintotilastoja. Mietiskelin, mistä löytäisin ne yliopiston AMSissa. (Tämä oli luonnollisesti ns. academic exercise, koska tätä kautta en koskaan oikeasti etsisi mitään.) Arvasin oikein: tutkintotilastot löytyivät AMSIssa ”opetuksen” pääluokasta. Kuitenkaan tilastot eivät synny opetettaessa. Niiden oikeampi tehtäväluokka olisi siis jotain toiminnan seurantaan tai talouteen liittyvää. AMSin ”opetus” on itse asiassa temaattinen kokonaisuus. Siihen on koottu asiakirjoja, joiden sisältö liittyy jollain tavoin opetukseen tehtävänä. Luultavasti tämä ei ole harvinaista.

Myös toinen Foscarinin havainto tuntuu tutulta. Hän sanoo havainneensa, että tehtävän ja prosessin hahmottaminen riippuu näkökulmasta. Lisäksi alemmilla hierarkiatasoilla tehtävät nähdään eri tavoin, koska ihmiset eivät miellä sitä suurta kokonaisuutta, jota heidän työnsä palvelee. Konkreettinen esimerkki: postilaatikkooni on viuhunut viestejä, joissa puhutaan resurssien saamisesta INFIMin tutkinto-ohjelman englanninkieliseen opetukseen. Henkilökohtaisesti katson tätä melko alhaalta: minusta kyse on opetuksen järjestämisesta oppaineessa. Ylemmältä tasolta katsoen kyse voisi olla opetuksen uudistamisesta, yliopiston kansainvälistymisstrategian toteuttamisesta yksikössä tai – kenties – opetus- ja kulttuuriministeriön asettamien tavoitteiden viemisestä läpi koko yliopistossa. Mikä näistä tasoista on tarkastelukulma, joka pitäisi valita?

Tämä vain muistutukseksi. Kun käyttäjät eivät löydä luokituksesta sitä ”oikeaa” tehtäväluokkaa, se ei välttämättä johdu tyhmyydestä tai laiskuudesta.

Kuten aikaisemminkin taisin sanoa, Foscarini on hyvin kriittinen insinöörimentaliteetille, joka asiakirjahallinnossa vallitsee. Organisaatiot nähdään koneina, joiden prosesseja asiakirjahallinto analysoi. Kuitenkin organisaatiot ”ovat kaikkea muuta kuin rationaalisia järjestelmiä” ja organisaatiokulttuurilla näyttää olevan suuri merkitys sille, mikä toimii ja mikä ei. Tähän pitäisi kiinnittää huomiota. Se kuitenkin vaatisi tarvittavan osaamisen pohtimista uudelleen, koska viisaus ei olekaan prosessikaavioissa.

Mainokset
  1. Humanisti hukassa
    maanantai 5.3.2012 17:01

    Itse olen alkanut vahvasti epäillä tehtäväluokituksen soveltuvuutta luokitteluun, kun se monessa tapauksessa on ulotettu liian tarkalle tasolle. Miksi ihmeessä käyttäjien pitäisi yrittää kaivaa asiakirjoja tietojärjestelmästä sillä perusteella, miten ne paperimuodossa liukuhyllyyn on laitettu? Ja koska näkökulma on niin erilainen meillä kaikilla, niin yksittäinen dokumentti voidaan helposti luokitella pariin kolmeen eri tehtäväluokkaan. Mitä tulee kertomaasi ”academic exerciseen” niin muistaakseni yliopiston tehtävät ovat opetus ja tutkimus, mutta tehdäänhän siellä paljon muutakin, vaikkapa tarjoillaan ruokaa. Tehtäväluokituksessa on yksi perustavanlaatuinen ongelma: niitä laativat ihmiset, jotka eivät työnsä puolesta toimi osana kyseisiä prosesseja ja luokituksia joutuvat kuitenkin käyttämään ne, jotka eivät luokkia ole laatineet. Meneekö tässä joku väärin päin?

  2. Archivista
    perjantai 9.3.2012 10:26

    Prosessien kuvauksen pitäisi lähteä organisaation substanssista, eikä olla asiakirjahallinnon oma projekti. Prosessikuvauksissa mennään tällä hetkellä AMS edellä puuhun, mistä tuloksena on edellä mainittu käyttäjille käsittämätön laatikkoleikki (ks. Valdan tehtäväluokitus). Ei voi olla asiakirjahallinnon tehtävä kuvata, mallintaa ja kehittää organisaation prosesseja, että saadaan AMS. Prosessien kuvausten pitäisi lähteä organisaation tarpeesta selvittää ”mitä meillä tehdään ja miten” ja AMS rakennettaisiin sitten niiden substanssin tekemien prosessikuvausten päälle. Ehkä ne prosessit ja tehtävät siinä samalla kirkastuisivat organisaation eri toimijoille itselleenkin ja nähtäisiin oman työn paikka kokonaisuudessa?

    Menee vähän aiheen viereen, mutta menköön: Suhtaudun hyvin skeptisesti koko sähke2:n mukaiseen eAMSiin, jota varten prosessikuvausta asiakirjahallinnosta käsin tehdään. Sähke2 vaatii organisaatiolta todella työlään valmisteluprosessin ja raskaat järjestelmät, jotta saadaan ehkä joskus siirrettyä 10% muodostuvasta aineistosta sähköisesti arkistolaitokseen. Realististen resurssien puitteissa tullee taloudellisemmaksi tulostaa se kymmenesosa ja käsitellä määräajan säilytettävää aineistoa täysin sähköisesti kevyemmässä ja käyttäjäystävällisemmässä ympäristössä, johon arkistolaitoksen norsunluutornista ei ole määräysvaltaa…

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: