Arkisto

Archive for Touko 2012

Kapea-alaisuus periytyy

keskiviikko 30.5.2012 10 kommenttia

Tänä keväänä on valmistumassa poikkeuksellisen monta hyvää gradua asiakirjahallinnan alueelta. Silti ei voi olla kiinnittämättä huomiota näkökulmien kapea-alaisuuteen: lähteet ovat yleensä niitä, joissa eksplisiittisesti käsitellään suomalaisesta näkökulmasta arkistoja, asiakirjahallintoa, asiakirjoja tai asiakirjahallintaa. Kansainvälistä kirjallisuutta hyödynnetään vähän. Erityisen huonosti osataan etsiä kirjallisuutta, joka ei suoranaisesti liity asiakirjahallintaan, mutta on silti tutkielman kannalta relevanttia. Esimerkiksi asiakirjahallinnan tietojärjestelmäprojektien hyödyistä tai epäonnistumisista ei ole kovin paljon tutkimustietoa. Voi kuitenkin kysyä, ovatko hyödyt tai epäonnistumisten syyt toisenlaisia kuin tietojärjestelmäprojekteissa yleensä? Tai, jos kuntaliitosten vaikutuksesta asiakirjahallintoon ei ole tutkimusta, organisaatiomuutosten vaikutuksesta tietohallintoon luultavasti on: mitä siitä tiedetään? Hieman näkökulmaa avartamalla saataisiin siis tutkielman pohja laajemmaksi ja tuloksiinkin lisää mielenkiintoa.

Tätä askelta näyttää olevan vaikea ottaa. Se saa epäilemään konseptia, jonka mukaan kapea-alaisten opettajien kapea-alainen opetus tuottaa ennen pitkää laaja-alaisia opiskelijoita, kun opetustarjonta vain on riittävän laajaa. Näin saattaa käydä siinä mielessä, että opiskelijoilla on valmistuessaan tietoa monilta alueilta. Se ei kuitenkaan takaa synteesien ja uusien näkökulmien syntymistä. Tässä opettajien pitäisi olla aktiivisia tai ainakin luoda niille edellytyksiä. Kyse on opetusmenetelmistä ja ohjauksesta. Opiskelijat tekevät parhaansa. Rajansa on kuitenkin sillä, mitä voidaan saada aikaan pelkästään antamalla nuorille, nälkäisille aivoille erilaisia virikkeitä. Tämä lienee asia, joka pitää selkeästi ottaa huomioon kehitettäessä jatkossa uusia, ”laaja-alaisia” tutkinto-ohjelmia.

Mainokset
Kategoriat:Koulutus

Siitä puhe, mistä meillä puute

maanantai 28.5.2012 Jätä kommentti

Kuuntelin nyt ECM Talkin 14. jakson, jossa Ben Plouviezin kanssa puhutaan ERMS:seistä. Erittäin hyvä keskustelu! Suosittelen niin opiskelijoita, alan ammattilaisia kuin järjestelmätoimittajia kuuntelemaan. Siinä on sekä ongelmista että järjestelmien hyödyistä sellaista, mikä on meillä näkymätöntä. Mielenkiintoisia teemoja ovat mm. organisaatiot sosiaalisina ympäristöinä ja palvelujen rakentaminen ERMSeissä olevan tietomassan päälle.

Tällaista keskustelua—mistä puhutaan, mistä näkökulmasta puhutaan—ei täällä kuule. Siinä näkyy ”Records managementin” vähäisyys Suomessa. Jos arkistopäivillä olisi jotain vastaavaa, asiakirjahallinnon ammattilaiset saisivat niistä enemmän.

Hyllyvällä suolla

lauantai 26.5.2012 Jätä kommentti

Kansainvälisessä arkistokäsitteistössä riittää töitä. Amerikkalainen manuaali määrittelee aiheenmukaisen luokittelun (subject filing) kohdistuvan siihen kymmenesosaan viraston asiakirjoja, joka ei ole ”tapausakteja” (case file).

Subject filing is not supposed to include all the agency records. It is only for the one-tenth of records documenting administrative and program functions that are not related to a specific case file, such as a contract file. These records contain information on policies, procedures, and general administrative matters rather than information concerning a specific case or a particular person or organization. They lend themselves to filing by subject content and are known as ”correspondence files,” ”general correspondence files,” ”central files,” or simply ”subject files”.

Brittiteos toteaa tapausaktin sisältävän asiakirjoja, jotka syntyvät samanlaisena toistuvasta rutiiniprosessista. Toinen brittiteos antaa kolme esimerkkiä: 1) ”Yksinkertaiset tapausaktit” ovat esimerkiksi kyselylomakkeita tai muuta määrämuotoista dataa. 2) ”Kompleksisissa tapausakteissa” aineisto on periaatteessa hyvin samanlaista, mutta siinä on variaatioita. Esimerkiksi rakennuksiin liittyvät asiakirjat ovat samantyyppisiä, mutta kuitenkin jokainen rakennus ja sen dokumentaatio eroaa esimerkiksi remonttien ansiosta. 3) Projektiasiakirjat: kutakin projektia voidaan pitää yhtenä ”tapauksena”. Kolmas brittilähde toteaa tapausaktien olevan vastakohta dokumenteille, joissa vedetään suuria linjoja ja luodaan toimintapolitiikkaa: tapausakteissa on yhteen kohteeseen (henkilöön, rakennukseen tms.) liittyviä transaktioita.

Nordisk arkivterminologi (NAT) sanoo case filen olevan suomeksi dossier. Se kuulostaa esimerkkien valossa oikealta. Toisaalta suomalaisen käsityksen mukaan  dossierit ovat aiheenmukaista ryhmittelyä. Case filet taas nimenomaan eivät ole aiheenmukaisesti luotuja: subject filing ei koske case fileja.

Terminologia näyttää jäävän kahdella tavalla orvoksi: meillä ei ole termiä anglosaksisesti aiheenmukaisille akteille. Anglosakseilla taas ei ole termiä akteille, jotka meille syntyvät meillä asiankäsittelyjärjestelmissä: ne eivät ole dossiereja, eivät case fileja, eivät subject fileja. NATin mukaan akti kääntyy englanniksi termillä file,mutta se on merkitykseltään minusta liian yleinen.

Kategoriat:Sekalaista

Kaunis turhuus

perjantai 25.5.2012 2 kommenttia

Pohjoismaiset arkistopäivät ovat takana. Katsoin velvollisuudekseni osallistua tällä kertaa, kun ne järjestettiin näin lähellä, Hämeenlinnassa, vaikka muuten olen jättänyt päivät useamman kerran väliin. Seuraavan kerran lienen pohjoismaisilla arkistopäivillä sitten, kun ne taas järjestetään Suomessa, jos silloinkaan.

Miksi näin? Vastaan uudella kysymyksellä: miksi käyttää aikaa kultajyvien seulomiseen norjan- tai tanskankielisistä esityksistä, kun helpommin saatavilla on enemmän informaatiota kuin pystyy omaksumaan? Kielimuuri haittaa keskustelua myös ruotsiksi, koska kieltä ei aktiivisesti tarvitse käyttää missään muualla.

Pohjoismaisten arkistopäivien ajatus on kaunis, mutta panos-tuotos -suhde on liian huono. Ajasta on pulaa eikä sitä saa mistään lisää. Aikaisemmin tiedonhankinnan kustannukset olivat ehkä hyväksyttäviä, enää ei. Päivät ovat tällaisena vanhentunut konsepti: kallis, kaunis turhuus.

Käytäväkeskustelut olivat kyllä hyödyllisiä ja mukavia.

Kategoriat:Kansainvälisyys

Kuinka kauan kestää

tiistai 22.5.2012 Jätä kommentti

Blogosfäärissä oli pitkästä aikaa minua kiinnostavia juttuja. Vaikka Northumbrian yliopisto podcast on lakannut päivittymästä, tilalle on tullut ECM Talk, jossa osittain samat henkilöt – tai ainakin James Lappin – keskustelevat asiakirjahallinnasta.Olen kuunnellut vasta ensimmäisen jakson ja siinä puhuttiin mm. siitä, miten ongelmallista on, että asiakirjahallinnan suunnittelu (tehtäväluokitukset yms., siis suomalaisittain AMS) vie pitkän aikaa. Niiden laatiminen voi viedä monta vuotta, minä aikana ERMS:iä ei periaatteessa voi käyttää. Senkin jälkeen organisaatiolta vie useampi vuosi saada siitä hyöty. Samaan aikaan asiakirjahallinnolta odotetaan välitöntä panosta organisaatioiden tuottavuuteen.

Tämä ilmiö ei varmasti ole tuntematon Suomessakaan. Eräs kollega lisäsi, että kaiken lisäksi suunnitelmat ovat heti valmistuttuaan vanhentuneita. Tässä gradunaihe jollekin. Kuinka suuri ongelma se on? Mitä siitä seuraa? Miten organisaatiot ratkaisevat sen?

Uudempi podcast näyttää käsittelevän Skotlannin parlamentin asiakirjajärjestelmää. Käyttäjät eivät kovin innokkaasti käytä luokitusta, mutta heille on saatu ”inhimillisempi” käyttöliittymä keräämällä lokeista dataa siitä, kuka on lukenut mitäkin. Tuloksena on visualisointia aineistojen käytöstä. Samaa on tehty sähköpostiviesteille. Viestien sisältö ei näy, mutta sen näkee, kuka on organisaatiossa minnekin päin ollut kontaktihenkilö.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Se oikeampi termi

perjantai 18.5.2012 6 kommenttia

Jos oletetaan todeksi teesi, ettei meillä ole records managementia (ainakaan näkyvissä), niin mitä meillä on? Meillä on sitä, mitä Australiassa kutsutaan recordkeepingksi:

”The term recordkeeping is widely used in some sectors in Australasia to define the purposeful management activity related to the capture, maintenance and provision of access to the documentary evidence (record) of transactions over time and space as required by the jurisdiction or social context in which they are created and used. Thus recordkeeping is an umbrella term coined to describe the profession that encompasses the whole range of activities and responsibilities associated with the management of records regardless of the type, format, age or content of the record. Recordkeeping thus includes records managers and archivists (and manuscript curators) in its purview. Indeed, some even argue that knowledge managers should also come under the recordkeeping umbrella.” (Pember, M., & Cowan, R. A. (2008). Recordkeeping today: the digital imperative. iRMA. Information & Records Management Annual, 2-8.)

”Recordkeeping” on siis asiakirjojen ottamista talteen ja niiden hallinnointia ja säilyttämistä asiakirja-ammattilaisten toimesta.

Toki myös RK on tarpeellista ja hyödyllistä organisaatioille ja yhteiskunnalle. Näkökulma ja lähtökohdat ovat kuitenkin toisenlaiset kuin RM:ssä.

Pohjois-Amerikassa RK on RM:n yksi osa. Siksi käsitteellä on siellä suppeampi merkitys: evidenssin systemaattinen luominen ja säilyttäminen organisaation tarpeisiin.

Kategoriat:Käsitteet

Sanojen talossa

tiistai 15.5.2012 9 kommenttia

SKS:ssä oli tänään seminaari, jossa puhuttiin ”arkistoista vallan verkostoina”. Kielenä oli englanti. Mielenkiintoisin keskustelu liittyi seminaariesitelmään, jossa pohdittiin records management-ajattelun historiaa Suomessa: voidaanko siitä löytää merkkejä 1880-luvulta, 1930-luvulta vai vasta vuoden 1981 arkistolaista lähtien?

Olin erään kommentoijan kanssa samaa mieltä: käsitettä records management ei oikeastaan pitäisi meillä lainkaan käyttää. Se antaa ulkomaiselle lukijalle aivan väärän kuvan. Esimerkiksi Luciana Durantin mukaan records management on ”arkistonmuodostajan asiakirjojen hallinnointia sen omasta näkökulmasta ja omiin tarpeisiin sekä resurssit, välineet ja tavat, joilla hallinnointi toteutetaan” [kursivointi minun].

Tässä mielessä meillä ei ole ollut koskaan ”asiakirjahallintoa”. Sitä tuskin on edes nyt: kaikki ammatillinen keskustelu ja välineistö pyörii sen ympärillä, miten saadaan organisaation ulkopuolelta (kuten lainsäädännöstä) tulevat vaateet tyydytettyä ja muodostettua suunnitelmallisesti arkisto, jota voidaan säilyttää. Kertokaa minulle, missä tässä näkyvät organisaation ”omat tarpeet” ja ”oma näkökulma” muutenkin kuin retorisena kuorrutuksena, joka lupaa asiakirjahallinnon palvelevan ja tehostavan myös organisaation toimintaa? En sano, etteikö niin voisi käydä, mutta aidossa RM-ajattelussa organisaation tarpeet ovat lähtökohta; kaikki muu vain asettaa reunaehtoja.

Yksi keskustelija totesi, että meidän on vaikea puhua suomalaisesta toimintaympäristöstä englanniksi tulematta väärin ymmärretyiksi, koska meillä on sellaisia omaperäisiä käsitteitä kuin ”arkistotoimi”. Tulkitsen tämän niin, että jossain tuolla on objektiivinen suomalainen todellisuus, josta emme puhua, koska englanninkieliset termit ovat harhaanjohtavia. Olen tästä osittain samaa mieltä, mutta vain osittain, koska todellisuus on erilainen sen mukaan, millaisilla käsitteillä operoimme.

Tästä tullaan sanojen voimaan. Diskurssiteoreettisesti suuntautunut ystäväni oli tässä suhteessa hyvin kriittinen. Hänen mukaansa sellaista asiaa kuin ”arkistotoimi” ei esimerkiksi olisi ”todellisuudessa”, ellei sitä olisi Kansallisarkiston toimesta käsitteenä luotu ja istutettu suomalaiseen ammattikenttään. Siinä esimerkki arkiston vallasta!

Voi kysyä, missä määrin me olemme oman diskurssimme vankeja. Ammatillisessa diskurssissa arkistot ovat keskeisiä hallinnon, tieteen ja yhteiskunnan instituutioita. AMSit ohjaavat organisaatioita ja tietojärjestelmiä. Ilman arkistoja tutkimuksella ei ole mitään aineistoja. Menneet arkistokomiteanmietinnöt ovat rajapyykkejä. Kansallisarkistolla on suuri valta. Maailma muuttuu toisenlaiseksi aina kun annetaan uusi arkistolaki. Näinkö se todella on?

Huolestuttavaa on, että ammatillinen diskurssi voi estää meitä näkemästä, mitä oikeasti tapahtuu. Ystäväni oli sitä mieltä, että oikea RM:n kehittäminen tapahtuu yhä enemmän arkistomaailman ulkopuolella. Ajattelen hänen tarkoittavan erilaisia julkisen tietohallinnon kehittämishankkeita ja foorumeita, joissa asiakirjahallinnolla voisi olla suurempi rooli. Niissä lähdetään oikeasti organisaation toiminnasta ja tarpeista. Tähän emme antaa panosta, koska olemme oman ajattelumme vankeja. Ystäväni arveli myös, että ehkä meillä on alallakin oikeaa RM:ää, piilossa. Merkkejä siitä hän näki tämän blogin kommenteissa, joissa todettiin arvostuksen tulevan siitä, mitä saa aikaan organisaatiossaan.

.