Archive

Archive for kesäkuu 2012

Lomakkeenkulkukaaviosta prosessikaavioon

lauantai 30.6.2012 Jätä kommentti

Yliopistolla on suuri muuttorumba. Oppiaineet vaihtavat paikkaa, esimerkiksi informaatiotutkimus ja interaktiivinen media löytyy heinäkuun puolivälistä alkaen Pinni B:stä, Minervan vierestä. Muuttoa varten työhuoneita tyhjennetään ja ”saa ottaa”-kirjoja löytyy sieltä täältä. Itse bongasin käytävien kasoista Valtiovarainministeriön järjestelyosaston julkaisun ”Asiakirjojen valmistus ja lomaketekniikka”, joka on 1970-luvun lopulta (julkaisuvuosi puuttuu). Se on tietysti vanhentunut, vaikka jotkin asiakirja-asetteluihin liittyvät standardit ehkä ovat edelleen voimassa. Nykynuori tuskin on nähnytkään kirjoituskonetta. Silti teoksesta löytyy tutunomainen kaavio:

Kyseessä on ”lomakkeenkulkukaavio”. Tämä saa ajattelemaan, että prosessien kuvaamisella asiakirjahallinnan yhteydessä on pidemmät juuret kuin ensin tulee ajatelleeksi: kaikkea ei keksittykään Sähke2:n myötä. Toinen huomio on se, että kaavioita voidaan laatia eri tavoilla ja niihin voidaan merkitä eri asioita. Ei olisi hassumpaa, jos joku esimerkiksi gradussaan paneutuisi tähän. On esimerkiksi epäselvää, miten prosessi- ym. kuvauksia hyödynnetään asiakirjahallinnossa, millaiset kuvaukset ovat hyödyllisiä ja miten ammattilaiset osaavat niitä lukea, ehkä joskus tuottaakin. Steve Bailey on blogissaan kiinnittänyt huomiota siihen, että tässä suhteessa brittiammattilaiset ja -välineet ovat odotettua avuttomampia.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Kevään graduja

maanantai 25.6.2012 2 kommenttia

Tänä keväänä valmistui monia hyvätasoisia ja kiinnostavia asiakirjahallinnan graduja, kuten seuraavat (aakkosjärjestyksessä):

Onnittelut kaikille valmistuneille! Toivottavasti intoa alan kysymysten pohdiskeluun riittää myös jatkossa.

Kategoriat:Tutkimus

Kuka puolustaisi?

perjantai 8.6.2012 3 kommenttia

Minua kovasti miellyttää arkistolaitoksen nykyinen tapa nostaa asioita pöydälle. Jokin aika sitten Kansallisarkistossa oli tutkijatapaaminen, jossa arkistolaitoksen väki kävi keskustelua tutkijoiden kanssa mm. asiakirjojen arvonmäärityksestä. Nyt tapaamisen materiaali on tullut verkkoon. Esillä näyttää olleen joitain mielenkiintoisia ajatuksia, joskin PowerPoint-kalvojen one-linereita on vaikea tulkita. Toivottavasti joku kirjoittaa ajatukset vielä auki. Se olisi palvelus alan itseymmärrykselle ja kehitykselle.

Yksi puheenvuoro on kokonaan luettavissa. Se on dos. Tuija Hietaniemen kirjoitus Tutkimuksen jatkuvuuden edellytykset puntarissa: virka-aineistojen pysyvän säilytyksen kohtalonkysymyksiä. Siteeraan sitä:

”Viranomaistoiminnassa syntyvien lähdeaineistojen suunnitelmallinen arkistointi ei ole virastojen ydintehtävä ja jää siksi toiminnallisten prioriteettilistojen ulkopuolelle. Aktiiviajan tiedonhallinnassa pysyvällä säilytyksellä ei ole käytännössä mitään roolia, eikä siihen ole aihetta odottaa köyhtyviltä viranomaisilta voimavaroja. – – Mikään ei – – näytä siltä, että asiakirjahallinnon arvostus organisaatioissa olisi ainakaan kasvamassa, vaan siitä huolehtinevat tulevaisuudessa ulkoistetut pätkätyöläiset, joilla ei ole mitään konkreettista suhdetta käsittelemäänsä aineistoon. Intressinhaltijoiden joukko näyttää hupenevan liki olemattomaksi.”

Jos tulkitsen Hietaniemen kirjoitusta oikein, asiakirjahallinto ei palvele organisaatioiden ydintoimintoja. Siksi resurssien ollessa niukkoja siitä leikataan ja se, mitä on pakko tehdä, ulkoistetaan. Tutkijat ja suuri yleisö voisivat olla asiakirjojen syntymisestä kiinnostuneita, mutta nämä ryhmät ovat hiljaa. Kuten Hietaniemi toteaa, ”tutkijoiden arkistotietoisuus on heikko, pahimmillaan suorastaan olematon”. Kuka siis jää puolustamaan asiakirjoja ja asiakirjahallintoa organisaatioissa?

Kategoriat:Sekalaista

Sama planeetta, eri maailmat

torstai 7.6.2012 7 kommenttia

Nämä päivät kuluvat kirjoittaessa arkistoja käyttävien tutkijoiden haastatteluja puhtaaksi. Vaikka analyysi on vasta seuraava vaihe (eikä tämä ole varsinainen kiinnostuksen kohde), niin ei voi olla hämmästelemättä, miten kaukana arkiston käyttäjän informaatioympäristö on arkistoammattilaisen maailmasta. Käyttäjiltä näyttää puuttuvan esimerkiksi selkeä käsitys siitä, mitä hakemistoja on ja miten ne suhtautuvat toisiinsa. He ikään kuin etenevät käsikopelolla usvassa, josta häämöttää jotain epämääräistä.  Kokeneet taivaltavat eteenpäin tuttujen maamerkkien varassa, mutta vaikka askel on varmempi, usva ei ole hälvennyt.

Kategoriat:Käyttäjät, Tutkimus

Uutta standardirintamalta

ISOlta on tullut asiakirjahallintaan liittyviä standardeja

  • Kolmiosainen ISO 16175 Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments, joka on ICAn sähköisen asiakirjahallinnan määrittely (”ICA-Req”) hieman muutettuna, sekä
  • ISO 30300 Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary ja siihen liittyvä ISO 30301 Information and documentation — Management systems for records — Requirements.

Jonkun pitäisi näihin perehtyä. Toivottavasti joku sen tekee ja kertoo muille ammattilehdissä. Uusia kasvoja puhumaan ja kirjoittamaan olisi kiva saada.