Kahdella linjalla

Neil Hardwick sanoi kerran, että kun Suomessa ei keskustella, niin ei tiedetä, mitä muut ajattelevat ja mitä itse ajattelee. Liikearkistoyhdistyksen strategiaseminaarin keskustelussa minulle selvisi, mitä itse ajattelen.

Ensiksikin, suomalainen asiakirjahallinta on AMSeineen ja TOJneen vahvasti suunnattu ennakkosuunnitteluun. Tämä linja on vain vahvistunut ajan myötä: nyt ei enää määritellä etukäteen vain tehtäviä asiakirjatyyppeineen, vaan myös prosessien vaiheet, joissa asiakirjoja syntyy. Tämä on periaatteessa hyvää ja kaunista. Epäilen kuitenkin, onko se aina mahdollista ja tarpeellista.  Voi kysyä myös, onko hyöty riittävän suuri suunnittelun ja suunnitelmien ylläpidon työmäärään nähden.

Toiseksi ymmärsin selvemmin sen, että ennakkosuunnittelu on edes periaatteessa mahdollista vain tietyillä aloilla. Suuri osa suomalaisesta asiakirjahallinnan kentästä operoi edelleen maailmassa, jossa asiakirjat tulevat arkistoon ilman, että niiden elinkaareen on  pystytty tätä ennen vaikuttamaan. Tässä maailmassa AMSia sovelletaan jälkikäteen.

Asiakirjahallinnan kentässä on siis erilaisia toimintatapoja. Toisessa AMSia sovelletaan elinkaaren alkupäässä, toisessa jälkikäteen. Erityisen vaarallista lienee, jos asiakirjahallinta rakennetaan pelkästään konseptille, joka ei ole toimintaympäristössä realistinen. Jos esimerkiksi ennakkosuunnittelusta ja sen mukaisesta toiminnasta tehdään de facto asiakirjahallinnan edellytys, miten käy, jos tämän mallin mukaisesti ei pystytäkään elämään? Silloin ollaan tyhjän päällä, koska järjestelmät, toimintatavat, ohjeistus, resurssointi yms. rakentuvat väärille oletuksille.—En tiedä, onko tämä uhka kovin todellinen, mutta periaatteessa se on olemassa.

Mieleen tulee kysymys, tulisiko etu- ja jälkikäteen toteutettavien AMSien olla sisällöltään samanlaisia.  Prosessien mallintaminen ei ole AMSin jälkikäteiskäytössä mielekästä. On sanottu, että tehtävien tunnistaminen jälkikäteen alkuperäisen toimintaympäristön ulkopuolella voi olla vaikeaa. Tällöin tiedon organisointitavan pitäisi ehkä olla toisenlainen.

Meillä pitäisi olla kaksi kehityslinjaa, yksi ennakkosuunnitteluun perustuva, toinen jälkikäteinen. Arkistolaitos hoitaa leiviskää ensimmäisen osalta, mutta kuka huolehtii toisesta? Se ei minusta ole yhtään triviaalimpi. Aineistomassojen kasvaessa suhteessa resursseihin ongelmat ja tarpeet ovat molemmilla yhtä suuret. Ehkä jotain voitaisiin oppia anglosaksisesta maailmasta, jossa organisaation asiakirjahallintaa ohjaamalla jälkikäteisestä seulonnasta yritetään tehdä helppoa ja tehokasta.