Arkisto

Archive for syyskuu 2012

Asiakirjahallinnon tavoite

torstai 27.9.2012 4 kommenttia

Tässä blogissa on keskusteltu siitä (esim. Sanojen talossa), onko meillä Suomessa asiakirjahallintoa termin anglosaksisessa merkityksessä. Olen epäillyt, ettei ole. Kansallisarkiston esittelyvideossa asia sanotaan suoraan: ”asiakirjahallinnon tavoite on pysyvästi säilytettävien, yli 40-vuotta vanhojen asiakirjojen siirto arkistolaitokseen järjestettyinä ja luetteloituina.”

Mainokset
Kategoriat:Asiakirjahallinto

Asiakirjajulkisuuden tutkimattomat polut

tiistai 4.9.2012 Jätä kommentti

Mediassa tasaisen säännöllisesti uutisoidaan, millä tavoin viranomaiset toteuttavat – tai pikemminkin ovat toteuttamatta – asiakirjajulkisuutta. Viimeisimmät tapaukset ovat Turun kaupunginhallituksen kokouspöytäkirjojen salaaminen (TS 28.8.2012) ja Iltalehden verkkolehden uutinen ministeriöiden salaisista diaareista (IL 3.9.2012). Suomalaiseen viranomaistoimintaan kuuluu tietty läpinäkyvyys, mitä asiakirjajärjestelmien avulla on pyritty toteuttamaan.

Silti jokainen, joka on toiminut vähänkin aikaa kirjaamossa, arkistossa tai muussa tietopalvelussa tietää, minkälaista tasapainoilua julkisuuden ja salassapidon välillä jokapäiväinen arkityö voi olla. Pahimmillaan johdon taholta todetaan, että tietoa ei anneta, vaikka se olisikin julkinen. Tässä suhteessa asiakirjahallinnan ammattilaiset ovat mitä suurimmalta osin portinvartijoita: sekä julkisuusperiaatteen puolustajia että salassapidon ja yksityisyyden suojan vaalijoita.

Kaikesta sovelluskehityksestä huolimatta monet nykytietojärjestelmät eivät kovin notkeasti taivu mitä erilaisimpiin tietopyyntöihin. Mitäpä vastata kansalaiselle, joka pyytää käytännössä koko tietokannan julkisine asiakirjoineen? Tai kilpailutuksen hävinneelle osapuolelle, joka haluaa monivuotisen hankkeen kaikki paperi- ja sähköiset asiakirjat vedoten lakiin julkisista hankinnoista?

Asiakirjajulkisuuteen liittyvä lainsäädäntö on monimutkainen ja –polvinen. Mielenkiintoista olisi kuulla käytännön työssä eteen tulleista tietopyynnöistä ja niiden ratkaisuista. Vaikka virastot eroavatkin toisistaan tehtävien osalta, niin yhteistä hiljaista tietoa on näihin tietopyyntöihin liittyvissä päätöksissä ja niiden valmistelussa. Olisiko tästä työryhmän aiheeksi johonkin ammatilliseen seminaariin?