Arkisto

Archive for marraskuu 2012

Jos mull’ ois valta keisarin

perjantai 30.11.2012 2 kommenttia

Suomalainen asiakirjahallinnan suunnittelu kaipaa rationalisointia. Graduryhmässä on luettu Mark Greenen ja Denis Meissnerin ”More Product, Less Process” -artikkelia, jonka keskeinen viesti on seuraava: arkistoilla on  järjestämätöntä ja luetteloimatonta aineistoa, jota  tutkijat eivät pääse käyttämään. Tämän aineiston määrä on kasvanut jatkuvasti, mutta silti on pidetty kiinni vanhakantaisesta tavasta järjestää, jossa jatkuvasti työskennellään asiakirjatasolla aineiston järjestämiseksi, seulomiseksi ja  suojaamiseksi. Greenen ja Meissnerin mielestä tavoitteena pitäisi olla ”riittävä minimi”: aineistoa prosessoidaan vain sen verran, että se saadaan tutkijoille. Pääsääntöisesti mitään toimenpiteitä ei tehdä sarjatason alapuolella, ellei siihen ole hyvä syy.

Samanlaista uudelleen ajattelua voitaisiin tehdä myös asiakirjahallinnossa. Joitain ehdotuksia:

1. Monitasoinen kuvailu lähtee siitä ajatuksesta, että ylemmillä kuvailutasoilla annettavat tiedot automaattisesti koskevat myös alempia. Tietoja ei toisteta enää niillä. — Miksi AMSeja ja niihin liittyviä järjestelmiä ei rakenneta samalle idealle? Olen nähnyt AMSeja, joissa yhdessä tehtäväluokassa on kymmenkunta asiakirjatyyppiä, kaikilla samat säilytysajat ja julkisuusarvot. Siitä huolimatta jokainen tyyppi listataan suunnitelmassa erikseen ja jokaisen kohdalla toistetaan ”julkinen”, ”säilytysaika 2 v.” jne. Ketä tämä yksityiskohtaisuus palvelee? Sähköisessä ympäristössä tällaisesta AMSista on kyllä se etu, että asiakirjalle saadaan sen tyyppiä kuvaava tieto, mutta onko tämä tärkeää? Minusta pitäisi toimia niin, että ylemmällä tasolla annetut tiedot koskisivat lähtökohtaisesti kaikkia asiakirjoja (ml. prosessin vaiheiden mukaan muuttuvat metatietoarvot, jos mahdollista) ja alemmalla tasolla kerrotaan vain poikkeukset pääsäännöstä, mikäli niitä on. Asiakirjatyyppejä ei eriteltäisi ilman selvää syytä.

2. Arvonmäärityksessä voitaisiin siirtyä kohti anglosaksista käytäntöä, jossa arvonmäärityksen kohteena ovat kokonaiset asiakirjavihkot ja sarjat. Muutenkin pitäisi operoida asiakirjatyyppiä ylemmällä tasolla. Jos lainsäädäntö tai muu tekijä estää järkevät toimintatavat,  toimintaympäristöön pitäisi yrittää vaikuttaa.

3. AMSien sisältö on luullakseni organisaatioissa vajaakäytössä. Ottaen huomioon niihin käytetyn työajan, AMSeja hyödynnetään vähän, vain asiakirjahallinnan päämääriin. Koska tilanne on tämä, AMSien tekemiseen ja ylläpitoon ei tunneta kiinnostusta eikä siihen saa resursseja. Pitäisi pohtia, voitaisiinko AMSien luokitusta yms. hyödyntää laajemmin, esim. kotisivujen rakenteissa. Jos sisältö palvelisi muutakin kuin asiakirjahallintaa, AMSien ajantasaisuudesta ja toimivuudesta tulisi koko organisaation yhteinen asia. Tämä vaatisi minusta puhtaan tehtävä- ja prosessipohjaisuuden täydentämistä muilla näkökulmilla; esimerkiksi projekteja, organisaatioyksiköitä ja sisältöä kuvaavilla termeillä.

Mainokset

Expossa tavattua

perjantai 30.11.2012 Jätä kommentti

Kansallisarkistossa järjestetty, sähköistä asiakirjahallintaa käsitellyt Sähke expo keräsi suuren joukon alan ammattilaista yhteen esittelemään, tutustumaan ja keskustelemaan eAMS:n ja sähköisen säilyttämisen ratkaisuista. Puheenvuoron saivat niin ylätason ministeriöohjaus, järjestelmätoimittajat kuin normeja käytäntöön soveltavat käyttäjäorganisaatiotkin.

Esityksistä nousi esiin joitain yhteen nivovia teemoja. Oli kyse sitten kokonaisarkkitehtuurista tai yksittäisen tietojärjestelmän käyttöönotosta, puheessa toistuivat asiakaslähtöisyys ja palvelunäkökulma. Tällä tarkoitettiin muun muassa kansalaisten sähköisen asioinnin nivomista joustavaksi osaksi asiakirjajärjestelmää, mutta loppukäyttäjän, sen rivivirkamiehen jokapäiväisen työn helpottaminen pitäisi olla yhtä lailla tavoitteena. Kuten eräässä esityksessä todettiin, oikean tehtäväluokan valinta saattaa loppukäyttäjälle olla ”vähän hankalaa”. Enterprise search eli googlen tyylinen eri tietovarantoihin porautuva haku on yksi esimerkki käytettävyydestä.

Lähes kaikissa tietojärjestelmäprojekteissa hankintaa perustellaan päällekkäisyyksien poistamisella ja toiminnan tehostamisella. Tietoa syydetään erillisiin järjestelmiin, ja tällaisesta siiloajattelusta pitäisi päästä eroon. Master data eli organisaation eri prosessien läpi menevä tieto toimii organisaation operatiivisten järjestelmien syötteenä, ja näiden tietojen pitäisi olla yhteiskäyttöisiä. Mitä master data sitten on, vaihtelee organisaatiosta toiseen.

Expossa kuullun perusteella voisi olettaa, että monessa paikassa asiakirjahallinnan ammattilaiset on otettu tasavertaisina keskustelukumppaneina mukaan projekteihin siinä missä tietohallintokin. Hyvä niin. Päivän aikana kuultiin monta menestystarinaa ja tulevaisuuden suunnitelmaa, mutta missä olivat epäonnistumiset tai edes ’lessions learned’? Arkistopäivien neljän vuoden sykli on pitkä. Ehkä Sähke expo täytti jonkinlaista aukkoa sen suhteen. Tapahtumalla oli suuri suosio, joten kysyntää on.

Se jokin meillä on

maanantai 26.11.2012 Jätä kommentti

Kun sekä arkistojen, kirjastojen että museoiden käsitemalleissa toimijat ovat yhteisöjä, henkilöitä ja perheitä, voisi kuvitella integraation olevan ainakin tällä alueella ongelmatonta. En ole varma, että niin on asianlaita. Meillä pitäisi myös olla samanlaiset säännöt sille, mitä on olemassa, miten se syntyy, milloin se lakkaa olemasta,  miten se tunnistetaan ja millaisia osia sillä on. Onko faarao Seti I sama entiteetti kuin muumio Seti I? Missä vaiheessa henkilöstä tulee museoesine? Tai—arkistoja lähemmin liipaten—onko rakennusmestari Kalle Päätalo sama toimija kuin kirjailija Kalle Päätalo? Voin kuvitella argumentteja sekä puolesta että vastaan.

Varsinainen ongelma ovat organisaatiot moninaisine muutoksineen. Miten tätä hahmotetaan ja kenen ehdoilla? Se tulee kysymykseksi, jos KDK:ssa päädytään arkistojen, kirjastojen ja museoiden yhteiseen auktoriteettipalveluun. Auktoriteettitietueet määrittävät ”jotain”, jolla on erilaisia nimimuotoja, mutta mikä tämä jokin on? Kaarlo Wirilander kuvasi 1951 sitä, miten puolustusvoimien arkistoaineisto jakaantui ja yhdistyi vuosien 1939—45 sodassa suorastaan geneettistä perimää muistuttavalla tavalla:

”Esimerkiksi yksiköistä a, b ja c, joista b on organisaatiomuutoksen johdosta muodostunut 1.1.1940 a:n perilliseksi ja c taas 11.8.1940 b:n perilliseksi, saattoi arkistoa jäädä jäljelle kombinaatioissa a, ab, abc, b, bc ja c.”

Arkistojen tapa jäsentää muutosta on katsoa arkistonmuodostusta, mutta tunnetusti arkistot eivät ole edes keskuudessaan koskaan päässeet yksimielisyyteen siitä, miten arkistonmuodostaja pitäisi määritellä. Kyse on yhtä paljon taiteesta kuin tieteestä. Ulkopuolisen maailman tapa määritellä nimettävää entiteettiä voi olla toinen. Itse muistan Sota-arkiston ajalta, miten Sotahistorian laitoksella haluttiin nähdä erilaiset vuosisatoja sitten olleet joukko-osastot nykyisten armeijan yksiköiden ”edeltäjinä”, kun taas Sota-arkiston mielestä yhteyttä ei ollut.

Nykyiset kuvailusäännöt lähtevät siitä, että arkistonmuodostajan päänimeke on yleensä viimeinen aineiston kattamana aikana voimassa ollut nimi. Tämä logiikka ei tietystikään toimisi yhteisessä palvelussa, jossa olisi useita säilyttäjiä ja myös muita kuin arkistoja.

Kategoriat:Ontologiat

Käsitettävää

torstai 22.11.2012 1 kommentti

Viikko on päättymässä Armsfoortissa CIDOC CRM SIGin kokouksessa, jossa on tänään käsitelty arkistojen käsitemallin kehittämistä. Osa ajasta on kulunut ”poliittisesta” aspektista keskustelemiseen: keillä ryhmässä on mandaatti toimia arkistojen edustajana? Tämä on tärkeää, koska ei saisi syntyä mielikuvaa, että museot tai kirjastot olisivat määräämässä, mitä arkistojen tulee tehdä. Vaikka CIDOC CRM:n metodologia on toiminta-alueesta riippumatonta Knowledge Engineeringiä, väärä käsitys voi syntyä, jos toiminta vaikuttaa museo- tai kirjastovetoiselta.

Kokouksessa on annettu myös palautetta AHAA-projektin tuottamasta käsitemallista. Se kannattaa minusta ottaa huomioon, jos käsitemallin pohjalta joskus ryhdytään luomaan ontologiaa, mutta kuvailusääntöjen laatimisessa sillä lienee vähemmän merkitystä.

Keskeisin korjattava asia on, että malli ei erota riittävästi suunniteltua ja toteutunutta toimintaa.  ”Tehtävä” suunniteltuna toimintana (esimerkiksi AMSissa) on jotain, mitä jonkun tulisi tehdä: kyse on velvollisuudesta toimia tietyllä tavalla. Sellaisena ”tehtävä” on vain toiminnasta irrallinen kuvaus, joka ei itsessään ”luo” aineistoa tai ”dokumentoidu” aineistossa.  Aineisto syntyy vasta kun joku oikeasti tekee jotain. Toki voidaan väittää asiakirjat luovan aktiviteetin vastaavan suunnitelmaa, mutta kyse on kahdesta eri asiasta.

Muutakin palautetta malli sai, mutta tämä on minusta se olennaisin. Monessa kohden mallissa ei nähty ongelmia CIDOC CRM:n näkökulmasta.

AHAA-palvelulla blogi

torstai 15.11.2012 Jätä kommentti

Arkistojen hakemistopalveluhanke on saanut oman blogin.

Kategoriat:Ajankohtaista

Amerikkalaista hapatusta

lauantai 10.11.2012 1 kommentti

Mistä tulevat Sähkeen vaatimukset sähköiselle asiakirjahallinnalle ja järjestelmille? Ne ovat osin peräisin Pittsburghin ja UBC-MAS projektien tutkimustuloksista 1990-luvun lopulla. Tämä on sikäli mielenkiintoista, että Pittsburgh sai tuloksensa analysoimalla amerikkalaista lainsäädäntöä, UBC-MAS soveltamalla diplomatiikan käsitteitä sähköisiin aineistoihin. Kumpikin pohja on meidän juridiikallemme vieras.

Amerikkalaiseen oikeudenkäyttöön kuuluvat säännöt, jotka määrittävät, mikä hyväksytään oikeudessa todisteeksi. Säännöillä tähdätään siihen, että evidenssi on hyväksyttävää ilman tuomarin harkintaa.  Esimerkiksi väärin hankittu todistusaineisto ei kelpaa. Myöskään toiselta kuultu ei ole hyväksyttävä todiste, mutta poikkeus tästä on päämäärätoiminnassa syntyvä asiakirja-aineisto. Pittsburghin projektin kolmas toiminnallinen vaatimus on esimerkiksi tarkoitettu tyydyttämään tämä ”hearsay rule” -sääntö.

Meillä toimintapaa kuitenkin muutettiin 1940-luvun lopulla. Aikaisemmin meilläkin oltiin samoilla linjoilla. Esimerkiksi tuomioon vaadittiin kaksi todistajaa. ”Kaksi väärää valaa oli  täysi näyttö”, kuten tuomarit sanoivat. Nyt meillä on vapaa todistusharkinta ja tuomarit voivat vapaasti ratkaista, millaisen painoarvon he millekin todisteelle antavat. Niinpä todisteeksi kelpaavien aineistojen kenttä tuntuisi olevan laajempi. Se merkitsee myös, ettei meillä ole tarvetta samanlaiseen jakoon asiakirjahallinnassa kuin Yhdysvalloissa: niihin, jotka kiinnittävät huomion kelvollisen evidenssin tuottamiseen, ja niihin, jotka korostavat kulttuuriperintöä ja muistifunktiota. Kaikki aineisto kelpaa ainakin periaatteessa sekä oikeussaliin että tutkijoille.

Tästä näkökulmasta raja Sähke- ja muiden aineistojen välillä tuntuu kovin jyrkältä. Osittain on varmaan kyse käytännön seikoista. Esimerkiksi VAPAan ei voida ottaa vastaan mitä tahansa. Mutta ehkä ajatteluun on samalla hiipinyt amerikkalaista hapatusta, jossa Sähkeen ulkopuolella ei ole kelvollista asiakirja-aineistoa.

Asiakirjajulkisuus säästää rahaa

perjantai 9.11.2012 4 kommenttia

Suomalainen asiakirjajulkisuus säästää rahaa. Tähän tulokseen päätyy katsomalla amerikkalaista ”on demand” -julkisuutta. Miriam Nisbet kertoo IQ:ssa (4/2012), että hallinto saa vuosittain 600 000 pyyntöä julkistaa tietoa. Tuloksena on kiistoja ja oikeusjuttuja. Valituksia tehdään 9000. Nisbet johtaa NARAn osana toimivaa virastoa, joka yrittää sovitella yli tuhatta tapausta. Kustannuksia ei kerrota, mutta suomalainen tapa pitää kaikkea tietoa lähtökohtaisesti julkisena on varmasti kustannustehokkaampi.

Toisessa artikkelissa Andrew Warland ja Umi Asma’ Mokhtar arvelevat, että noin 5 % organisaation sähköisestä informaatiosta päätyy luokiteltuna sähköisiin asiakirjajärjestelmiin. Muu on sähköpostijärjestelmissä, verkkolevyillä, pilvessä.

Olen ennenkin koittanut sanoa, että tämä on huolestuttava asia. Jos todellisuus on mitään tämän kaltaista, se väistämättä johtaa arkistojen marginalisoitumiseen. Organisaatioiden on hallittava myös loppua 95 prosenttia ja tuskin yhteiskunnallekaan riittää pitkällä tähtäimellä hyttysten kuurniminen informaatiomassasta.