Jos mull’ ois valta keisarin

Suomalainen asiakirjahallinnan suunnittelu kaipaa rationalisointia. Graduryhmässä on luettu Mark Greenen ja Denis Meissnerin ”More Product, Less Process” -artikkelia, jonka keskeinen viesti on seuraava: arkistoilla on  järjestämätöntä ja luetteloimatonta aineistoa, jota  tutkijat eivät pääse käyttämään. Tämän aineiston määrä on kasvanut jatkuvasti, mutta silti on pidetty kiinni vanhakantaisesta tavasta järjestää, jossa jatkuvasti työskennellään asiakirjatasolla aineiston järjestämiseksi, seulomiseksi ja  suojaamiseksi. Greenen ja Meissnerin mielestä tavoitteena pitäisi olla ”riittävä minimi”: aineistoa prosessoidaan vain sen verran, että se saadaan tutkijoille. Pääsääntöisesti mitään toimenpiteitä ei tehdä sarjatason alapuolella, ellei siihen ole hyvä syy.

Samanlaista uudelleen ajattelua voitaisiin tehdä myös asiakirjahallinnossa. Joitain ehdotuksia:

1. Monitasoinen kuvailu lähtee siitä ajatuksesta, että ylemmillä kuvailutasoilla annettavat tiedot automaattisesti koskevat myös alempia. Tietoja ei toisteta enää niillä. — Miksi AMSeja ja niihin liittyviä järjestelmiä ei rakenneta samalle idealle? Olen nähnyt AMSeja, joissa yhdessä tehtäväluokassa on kymmenkunta asiakirjatyyppiä, kaikilla samat säilytysajat ja julkisuusarvot. Siitä huolimatta jokainen tyyppi listataan suunnitelmassa erikseen ja jokaisen kohdalla toistetaan ”julkinen”, ”säilytysaika 2 v.” jne. Ketä tämä yksityiskohtaisuus palvelee? Sähköisessä ympäristössä tällaisesta AMSista on kyllä se etu, että asiakirjalle saadaan sen tyyppiä kuvaava tieto, mutta onko tämä tärkeää? Minusta pitäisi toimia niin, että ylemmällä tasolla annetut tiedot koskisivat lähtökohtaisesti kaikkia asiakirjoja (ml. prosessin vaiheiden mukaan muuttuvat metatietoarvot, jos mahdollista) ja alemmalla tasolla kerrotaan vain poikkeukset pääsäännöstä, mikäli niitä on. Asiakirjatyyppejä ei eriteltäisi ilman selvää syytä.

2. Arvonmäärityksessä voitaisiin siirtyä kohti anglosaksista käytäntöä, jossa arvonmäärityksen kohteena ovat kokonaiset asiakirjavihkot ja sarjat. Muutenkin pitäisi operoida asiakirjatyyppiä ylemmällä tasolla. Jos lainsäädäntö tai muu tekijä estää järkevät toimintatavat,  toimintaympäristöön pitäisi yrittää vaikuttaa.

3. AMSien sisältö on luullakseni organisaatioissa vajaakäytössä. Ottaen huomioon niihin käytetyn työajan, AMSeja hyödynnetään vähän, vain asiakirjahallinnan päämääriin. Koska tilanne on tämä, AMSien tekemiseen ja ylläpitoon ei tunneta kiinnostusta eikä siihen saa resursseja. Pitäisi pohtia, voitaisiinko AMSien luokitusta yms. hyödyntää laajemmin, esim. kotisivujen rakenteissa. Jos sisältö palvelisi muutakin kuin asiakirjahallintaa, AMSien ajantasaisuudesta ja toimivuudesta tulisi koko organisaation yhteinen asia. Tämä vaatisi minusta puhtaan tehtävä- ja prosessipohjaisuuden täydentämistä muilla näkökulmilla; esimerkiksi projekteja, organisaatioyksiköitä ja sisältöä kuvaavilla termeillä.

Mainokset
  1. Juha Västilä
    lauantai 1.12.2012 20:57

    Ensimmäiseen kohtaan liittyen: Olen ajatellut asian niin, että yksityiskohtaisempi AMS on hyödyksi henkilökunnalle. Henkilökunnan motivaatio käyttää arkistonmudostussuunnitelmaa asiakirjojen jaotteluun ja säilytysaikojen tarkistamiseen uskoakseni kasvaa jos he voivat luottaa siihen, että he löytävät AMS:sta vastaukset kysymyksiinsä. Kärjistettynä AMS:n pitäisi olla niin yksityiskohtainen että jokainen työntekijä löytää siitä omat asiakirjansa. Jos he eivät löydä, he eivät AMS:a käytä. Mikäli tämä tarkoittaa sitä, että AMS:ssa on turhaa toistoa, olkoon se niin.

    AMS on tärkeä työkalu asiakirjahallinnasta vastaavalle, mutta ei pidä unohtaa kuinka paljon vastaavan työ helpottuu jos myös muu henkilökunta onnistuu näkemään AMS:n hyödyn työkaluna.

    • Juho Rännäli
      perjantai 14.12.2012 8:09

      Olemme ylläpitäneet yksityiskohtaista hierarkkista toimintoprosessipohjaista arkistonmuodostussuunnitelmaa. Sen sisältämien tietojen perusteella kykenemme arvioimaan toimintoprosessikohtaisesti, mitkä ovat sen sisältämien asiakirjojen säilytysajat ja niiden ohjeellinen julkisuus. Tyypillisesti kunkin prosessin sisältämät asiakirjat hallinnoidaan jonkun tietyn liiketoimintasovelluksen avulla, ja sen sisältämien tietojen säilytysaika on yhdenmukainen koko prosessissa.

      Pekan esittämällä tavalla arkistonmuodostussuunnitelmasta ollaan parhaillaan tekemässä versiota, jossa asiakirjojen käsittelyohjeet esitetään toimintoprosessikohtaisesti. Päämääräprosesseissamme ei esiinny pysyvästi säilytettävää aineistoa. Tukitoiminnoissa esiintyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat tullaan esittämään poikkeuksina prosessikohtaisesta säilytysajasta. Organisaatiomme kokonasiavolyymiin verrattuna pysyvästi säilytettävän aineiston määrä on häviävän pieni.

      Mikäli toimintoprosesseja ei olisi määritelty, eikä niissä esiintyviä asiakirjoja inventoitu, olisi vaikeaa sanoa, kuinka jonkin tietyn toimintoprosessin sisältämää tietoa tulisi käsitellä.

      Näen toimintoprosessikohtaisen arkistonmuodostussuunnitelman sähköisen maailman työkaluna. Karkeamman tason arkistonmuodostussuunnitelmalla tulee olemaan meille oma merkityksensä kehitysvaiheessa, jossa priorisoidaan automatisoitavia toimintoprosesseja tuottavuuden näkökulmasta ja haetaan kokonaisvaltaisia tietoteknisiä ratkaisuja tiedon hallinnoimiseksi.

  1. Ei paluuviitteitä.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: