Arkisto

Archive for joulukuu 2012

Kuka oikein luulet olevasi

maanantai 31.12.2012 Jätä kommentti

Arten ”Le  blogueur” kertoi, että Islannissa, jossa on vain 300 000 ihmistä, muttei sukunimijärjestelmää, kiinnostus sukututkimukseen on suuri. Vuonna 2003 internettiin avattu tietokanta Íslendingabók kattaa 95% väestöstä, joten siitä voi tarkastaa, onko eksynyt treffeille serkkunsa kanssa. Tästä saa revittyä myös huumoria, ilman tekstitystäkin.

Samassa ohjelmassa raportoitiin hautakiveen saatavasta QR-koodista, jonka avulla pääsee vainajasta kertoville nettisivuille. Internet-minä elää ikuisesti.

Kategoriat:Kevyempää, Sekalaista

Asiakirjahallinnasta tiedonhallintaan?

torstai 27.12.2012 Jätä kommentti

Failissa (4/2012) uutisoidaan Tomi Voutilaisen esityksestä MAMKin seminaarissa. Voutilainen korosti tarvetta siirtyä asiakirjojen hallinnasta asiakirjoissa säilytettävän tiedon hallintaan. Toivottavasti ammattikunta pitää päänsä kylmänä eikä innostu iskulauseista liikaa. Asiakirjahallinnalla ja tiedonhallinnalla on eroja. Ei-arkistolliset ajatukset juovuttavat herkästi ja  kihahtavat päähän. Lainaus:

Nykyisen asiakirjahallinnon ongelmia lähestyttiin mm. lausuntoprosessin, tiedonkeruun ja tiedon avoimuuden näkökulmista. Jos VM lähettää kuntien rakennemuutoksesta lausuntopyynnön kaikille Suomen 336 kunnalle, VM arkistoi ja kirjaa lähetykset. Kunnat vastaanottavat, lausuntopyynnön, kirjaavat siitä uuden asian yhteensä 336 kertaa, Tämän jälkeen muodostettu lausunto kirjataan, lähetetään ja arkistoidaan jokaisessa Suomen kunnassa, yhteensä 336 kertaa. Tässä ei ole mitään järkeä, vaan päällekkäinen tiedon arkistointi aiheuttaa merkittävät kustannukset ja on hyvin tehotonta. Jos asiakirjahallinnosta siirryttäisiin tiedonhallintaan ja jokaisella tietoprosessilla olisi vain yksi omistaja jolla kirjaamis- ja säilytysvastuu olisi, työ helpottuisi huomattavasti.

Olen eri mieltä Voutilaisen kanssa. Nykyjärjestelmässä on paljonkin järkeä. Missä Voutilaisen mallissa olisivat asiakirjat, joiden perusteella selvitettäisiin yhden kunnan tehtävien hoitoa ja alueen kehitystä? Asiakirjat olisivat siellä täällä; kunnissa, lähikunnissa, sairaanhoitopiireissä ja seutuhimmeleissä, elyissä ja aveissa, keskusvirastoissa, valtion paikallishallinnolla. Miten käyttäjä tietäisi, missä tietoprosesseissa kunta on ollut osallisena? Mistä käyttäjä tietäisi kenellä on ollut arkistoinnista vastuu? Asiakirjahallinnan näkökulmasta tuloksena olisi kaaos.

Käytännössä Voutilaisen malli tarkoittaa, että koko julkishallinto toimii yhtenä arkistonmuodostajana käyttäen yhtä järjestelmää. Jos oletetaan, että esimerkin lausuntopyynnössä jokaisessa kunnassa tapahtuisi viisi kirjattavaa tapahtumaa, koko tietoprosessista koituisi rekisteriin 1680 merkintää. Liian paljon, että rekisteri olisi yhden käyttäjän tai organisaation tehtävien hoidon kannalta toimiva. Järjestelmä olisi valtava kooltaan ja käyttäjien- ja tiedonhallinnan tarpeiltaan.

Ongelmia voitaisiin kiertää  ainakin niin, että eri organisaatiot muodostaisivat virtuaalisia arkistoja, jotka olisivat näkymiä yhteiseen tietovarantoon ja eri tasoisiin prosesseihin. Paperilla järjestelmä toimisi, ainakin, kun se ei ole paperilla. Asiasta on kokemusta pienemmässä mittakaavassa puolustusvoimista, jossa PVAH-asianhallintajärjestelmä rakennettiin samantapaiselle idealle: sähköinen asiakirja arkistoidaan PVAH:ssa vain kerran, kulkipa se kuinka monen organisaatioyksikön prosesseissa tahansa. Ilmeisesti PVAH on täyttänyt tehtävänsä, en ole ainakaan kuullut muuta. Koko elinkaari ei kuitenkaan ole sähköinen. Yhden organisaatioyksikön pysyvästi säilytettävät PVAH-asiakirjat tulostetaan siellä täällä ympäri puolustusvoimia. Ongelmaan kehitettiin jonkinlainen ratkaisu, mutta käytännössä se lienee vielä testaamaton, koska asiakirjat ovat vielä puolustusvoimilla, eivät tutkijoiden käytössä arkistolaitoksessa.

Kategoriat:Tietohallinto

Mendeley ja Nelli

lauantai 22.12.2012 3 kommenttia

Olen hiljalleen siirtynyt  kirjallisuusviitteiden hallinnassa EndNotesta Mendeleyhin. EndNoten ikä näkyy, paitsi joissain hyvissä piirteissä, myös vanhentuneessa konseptissa, joka perustuu jokaisen käyttäjän omaan, muista erilliseen kirjallisuustietokantaan. Puutteistaan huolimatta Mendeley on lupaus tulevasta, koska se on selvästi suunniteltu internet-ajan tutkijalle.

Yksi Mendeleyn kätevistä piirteistä on se, että  hakuja voi tehdä myös muiden tutkijoiden kokoamista tiedoista. Se ei kuitenkaan riitä. Viitteen jälkeen myös itse julkaisu pitää löytää. Jos paperi on vapaasti verkossa tai tutkija on sen tallentanut Mendeleyhin, tämä on helppoa. Usein kuitenkin artikkeli löytyy maksullisesta palvelusta, jolloin käyttäjän on seuraavaksi etsittävä julkaisu Nellistä.

Onneksi tämä vaihe näyttää olevan helppo automatisoida.  Mendeley tarjoaa joitain Find this paper at -linkkejä, mutta niistä ei ole iloa, koska Nelliä ei ole tässä listassa. Sen voi kuitenkin lisätä siihen.

1. Alimpana on Find this paper at -listassa on Edit library access links. Klikkaa tätä.

2. Valitse Add library manually.

3. Seuraavaksi kysytään kahta tietoa. Name on vapaamuotoinen kuvaus, esim. ”Nelli” tai ”Nelliportaali”.

4. Base URL on keskeinen tieto. Siihen  tulee SFX-palvelun osoite muodossa

http://sfx.nelliportaali.fi/OMAINSTANSSI
 

OMAINSTANSSIn tilalle laitetaan oman Nellin tunnus. Tampereen yliopistossa se näyttää olevan  ”nelli06b”. Niinpä minun tapauksessani Base URL on

http://sfx.nelliportaali.fi/nelli06b/

Ja katso, kun asetukset ovat oikein, Mendeleystä pääsee siirtymään suoraan artikkeliin Nellissä. On toiminut ainakin minulla.

Ongelma on, mistä tämän OMAINSTANSSI-tunnuksen saa selville. En ole  itse löytänyt mistään listaa. Itse selvitin Tampereen yliopiston tunnuksen katsomalla Nellissä sellaisen sivun HTML-lähdekoodia, jolla on punaisia SFX-linkkejä.

Kategoriat:Sekalaista

Lyhyitä mainoksia

sunnuntai 16.12.2012 Jätä kommentti

Suomalaisia asiakirjahallinnan blogeja on koottu yhdeksi syötteeksi Yahoon Pipes-palveluun. (Linkki löytyy myös sivupalkista ”kotimaiset blogit”-otsikon alta.) ”List”-näkymästä saa kerralla silmäyksen siihen, mitä eri blogeihin on kirjoitettu viime aikoina. Mukana ovat seuraavat blogit:

  • Aivoituksia AHAAsta (AHAA-projekti)
  • Arkin kulmilta (ELKA)
  • Arkistokaivauksia (Pekka Kauppinen)
  • Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä (tämä blogi)
  • Essetter (Jessica Parland-von Essen)
  • OSArchive (MAMK et al.)
  • Näkökulmia arkistosta (Arkistolaitos)
  • Tietoarkistoblogi (FSD)

Lisäyksiä saa ehdottaa, miksei poistojakin. Pitäisi vielä keksiä, miten kuvat saa pois syötteestä. Sen pitäisi onnistua regexillä,  mutta en viitsi näprätä enempää.

Syöte sai alkunsa keskustelusta Liikearkistoyhdistyksen LinkedIn-keskusteluryhmässä.

Silloin kun tämä blogi ainoana alallaan aloitti (2007), katsoin hieman kateellisena Esa-Pekka Keskitalon luomaa Kirjastovirtaa, joka on vastaava yhdistelmä kirjastoblogeista. Kovin köyhältä tuntui alan kirjoittelu silloin. Mutta muutosta on tapahtunut vuosien mittaan.

Kategoriat:Ajankohtaista

Mikä kuuluu asiakirjahallintaan?

tiistai 11.12.2012 Jätä kommentti

John McDonald kirjoittaa artikkelissaan Records management and data management: closing the gap (Records Management Journal, Vol 20, No 1, 2010), että ’data management’ ja ’records management’ merkitsevät samaa asiaa. Niin, missä menee asiakirjahallinnan vastuun raja?

Vaihtoehto 1 on se, että asiakirjahallinnan ammattilaiselle kuuluva paketti on vain paperiasiakirjojen laajuinen. Eli se, mitä tuotetaan ja tulostetaan tälle perinteiselle välineelle, kuuluu arkistoon = kuuluu asiakirjahallintaan. Ei muuta.

Vaihtoehto 2 on se, että hallinnollisissa järjestelmissä oleva asiakirjatieto kuuluu asiakirjahallintaan, yleensä asianhallintajärjestelmässä oleva tieto. Joka organisaatiossa on sitten lukemattomia operatiivisia järjestelmiä, olkoon mitä sitten vaan, mutta niiden sisältämä tieto ei ole asiakirjahallinnan tonttia, eikä ’arkistoihmisiä’ halutakaan tontille SÄHKE-määrityksineen.

Vaihtoehto 3 on se, että puhutaan koko organisaation kattavasta tiedonhallinnasta, riippumatta tiedon muodosta, tietojärjestelmästä tai henkilöistä, jotka mistäkin osa-alueesta vastaavat. Asiakirjahallinta, tietohallinto ja operatiivinen toiminta keskustelevat keskenään ja etsivät ratkaisuja siihen, miten tietoresursseja voitaisiin hakea, löytää ja hallita kokonaisuutena siten, että tieto on käyttäjälle aina oikea-aikaista.

Missä vaiheessa sinun organisaatiossa ollaan?

 

Esimerkkejä digitaalisista vaurioista

sunnuntai 9.12.2012 1 kommentti

Flickristä löytyy otsikolla ”The Atlas of Digital Damages” kokoelma esimerkkejä siitä, miten digitaalinen informaatio voi mennä  pilalle:

http://www.flickr.com/groups/2121762@N23/pool/with/8097118012/#photo_8097118012

Kategoriat:Sähköiset

Sadan AMS-sivun yksinäisyys

perjantai 7.12.2012 6 kommenttia

Kahlatessani läpi alan viimeaikaista keskustelua luin jälleen kerran Patrick Cunninghamin blogipostauksen vuodelta 2010:

”The days of thousand line item retention schedules are over. I’d further suggest that the days of one hundred line item retention schedules are over. The end user in most organizations can’t deal with more than four or five choices and likely would prefer that the decision about retention be made automatically.”

Suomessa tunnutaan jukishallinnossa tällä hetkellä mentävän eAMS edellä. Kun se vihdoin on tehty – joskus sitten vuosien päästä – ollaan valmiiksi vanhentuneen työkalun äärellä. Minkälainen mahtaa olla sen työn panos-tuotos -suhde?

Tehtäväluokituksen merkitystä olisi myös syytä pohtia. On erikoista, että käyttäjät pakotetaan luokittelemaan työkalulla, jota eivät hallitse ja joka on pitkälti arkistointia varten rakennettu. Käyttäjät tekevät asiakirjahakuja pääasiassa selailemalla tai kirjoittamalla yksittäisen hakusanan, ei niinkään tehtäväluokan avulla. Onko tähän vastaus ontologiat, rakenteisuus vai joku muu, en tiedä. Haasteita riittää.