Sadan AMS-sivun yksinäisyys

Kahlatessani läpi alan viimeaikaista keskustelua luin jälleen kerran Patrick Cunninghamin blogipostauksen vuodelta 2010:

”The days of thousand line item retention schedules are over. I’d further suggest that the days of one hundred line item retention schedules are over. The end user in most organizations can’t deal with more than four or five choices and likely would prefer that the decision about retention be made automatically.”

Suomessa tunnutaan jukishallinnossa tällä hetkellä mentävän eAMS edellä. Kun se vihdoin on tehty – joskus sitten vuosien päästä – ollaan valmiiksi vanhentuneen työkalun äärellä. Minkälainen mahtaa olla sen työn panos-tuotos -suhde?

Tehtäväluokituksen merkitystä olisi myös syytä pohtia. On erikoista, että käyttäjät pakotetaan luokittelemaan työkalulla, jota eivät hallitse ja joka on pitkälti arkistointia varten rakennettu. Käyttäjät tekevät asiakirjahakuja pääasiassa selailemalla tai kirjoittamalla yksittäisen hakusanan, ei niinkään tehtäväluokan avulla. Onko tähän vastaus ontologiat, rakenteisuus vai joku muu, en tiedä. Haasteita riittää.

Mainokset
  1. Olli Alm
    perjantai 7.12.2012 15:55

    Prosessien mallintaminen ja eAMS olivat 3-4 vuoden ajan hittisanoja, joita toitotettiin joka tuutista. Nyt viimeisimmän vuoden aikana ne on korvannut uusi hittisana, kokonaisarkkitehtuuri. Tiedättekö, onko näiden asioiden suhdetta pohdittu miten paljon? Kokonaisarkkitehtuurihan liikkuu paljon ylemmällä tasolla, ja siinä ollaan kiinnostuttu mm. loogisista tietovarrannoista, ei niinkään yksittäisistä asiakirjoista ja niiden metatiedoista.

    • Sari Mäkinen
      sunnuntai 9.12.2012 17:19

      Kokonaisarkkitehtuurin yhtedessä eAMS ja TOS esiintyvät ainakin termeinä, mutta miten paljon käytännössä ne linkittyvät, jäänee nähtäväksi. Kokonaisarkkitehtuurilla pyritään mm. pääsemään pois tietojärjestelmien päällekkäisyyksistä. Kuulostaa jokseenkin tutulta, eikös sitä ole tavoiteltu ennenkin?

  2. Olli Alm
    tiistai 11.12.2012 10:45

    Mietin vaan sitä, että onkohan julkisella puolella TOJ:iä miten paljon kytketty varsinaisiin liiketoimintajärjestelmiin, vai käytetäänkö niitä lähinnä vain asiankäsittelyjärjestelmien yhteydessä. Kokonaisarkkitehtuurissa keskitytään joka tapauksessa varsinaisiin operatiivisiin järjestelmiin, sekä niiden sisältämiin tietokokonaisuuksiin. Marginalisoiko kokonaisarkkitehtuurityö eAMSeja ja TOJ:iä, vai tuleeko se päinvastoin kasvattamaan niiden merkitystä, jos TOJ saadaan kokonaisarkkitehtuurityön kautta kytkettyä myös niihin varsinaisiin operatiivisiin järjestelmiin. En oikein tunne tuota julkista puolta, joten siksi ei ole omaa näkemystä asiasta.

  3. Alan Mies
    keskiviikko 12.12.2012 12:01

    Yleinen virhe on, että eAMSiin tuhlataan aivan liikaa paukkuja. Ei sen tekemiseen oikeasti saa käyttää useita vuosia. Silloinhan tilanne on se, että sitten kun se juhlallisesti hyväksytään, on osa jo valmiiksi vanhentunut. Näin käy ainakin silloin, kun noudatetaan orjallisesti eAMS-ohjeistusta ja täytetään aivan liian yksityiskohtaisia lomakkeita.

    Pikemminkin hihat heilumaan ja vauhdilla tulosta aikaan. Yksinkertainen on kaunista ja erityisesti sitä on helpompi ylläpitää verrattuna liian yksityiskohtaiseen. Ylipäänsä prosessipohjaisen AMSin ongelmana on se olettamus, että asiakirjahallinnan ihminen muka olisi se henkilö, joka menee sormi pystyssä neuvomaan organisaation prosesseja. Silloin ei pidä hämmästellä, miksi muu organisaatio ei ota vakavasti.

    • Juho Rännäli
      perjantai 14.12.2012 10:36

      Ainakaan julkishallinnossa arkisto- ja arkistonhoitokeskeiselle ajattelulle ei ole ilmennyt vaihtoehtoja, jotka olisivat kyenneet muuttamaan vallalla olevia näkemyksiä. Nykyiset menetelmät nojaavat pääasiassa tiedon pysyväissäilytyksen intresseihin, paperimaalimasta periytyviin menettelytapoihin ja tietojärjestelmiin, joiden keskeinen tehtävä on arkistointi.

      Asiakirjahallinnan – laajemmin tiedon hallinnoinnin – tavoitteista ja menetelmistä olisi syytä käydä perusteellista keskustelua.

  4. Maija Pelkonen
    perjantai 21.12.2012 10:45

    Kun usein asia- ja asiakirjahallinnan järjestelmät suunnitellaan tiedonohjauksen osalta arkistolähtöisesti, niin AMSin laatiminen pienemmällä panostuksella mahdollistaa sen, että organisaatiolle jää voimavaroja myös omien tarpeiden määrittelyyn. Yksittäisen asiakirjan hakuun ja selaukseen löytyy järjestelmistä tavallisesti riittävästi mahdollisuuksia. Organisaatioilla on kuitenkin raportointi ym. tarpeita, jolloin haku tai selaus on saatava kohdistumaan relevanttiin asiaryhmään. Panostuksella tähän osa-alueeseen ylläpidetään organisaation kiinnostusta tiedonohjaukseen.

  1. Ei paluuviitteitä.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: