Arkisto

Archive for tammikuu 2013

Kulttuurierot

tiistai 29.1.2013 1 kommentti

Sekä Uudessa-Seelannissa että Eestissä hallintoa on mullistettu viime vuosikymmeninä ja se on vaikuttanut myös asiakirjahallintaan (ks. Oliver, G. C., & Konsa, K. (2012). Dismantling Bureaucracies : Consequences for Record-keeping in New Zealand and in Estonia. Journal of the Society of Archivists, 33(1), 89–107. doi:10.1080/00379816.2012.665318). Eestissä muutokset eivät kuitenkaan tunnu merkinneen kriisiä, kun taas toisella puolen maapalloa asiakirjahallinta on kärsinyt pahoin. Sitä voidaan selittää Uuden-Seelannin nuoruudella ja maan lyhyellä historialla, mutta lopputulemaksi jää silti, että asiakirjahallintaan vaikuttaa jokin ”kulttuuriksi” kutsuttava vaikeasti hahmottuva tekijä.

Meillä insinöörinäkökulma asiakirjahallintaan prosessikaavioineen ja kokonaisarkkitehtuureineen lienee poikkeuksellisen korostunut. Suomalaista yhteiskuntaa on sanottu insinöörivetoiseksi, selittäisikö siis kulttuurillinen konteksti asiakirjahallinnan saamaa väritystä?

Oliverin ja Konsan artikkelista voi vetää sen johtopäätöksen, ettei asiakirjahallinnan menestys yhteiskunnassa ole taattu. Alan tehtävät voivat jäädä jalkoihin, kun hallintoa madalletaan ja byrokratiaa puretaan. Se saa kysymään, kuinka laajasti asiakirjahallinnan merkitys meillä oikein ymmärretään ja mikä nähdään sen merkitykseksi. Jörn Donnerin poltettu kirjeenvaihto osoittaa, ettei ymmärrystä kaikkialta aina löydy.

Kategoriat:Yhteiskunta

Arkistossa ei ole tästä mitään

sunnuntai 6.1.2013 Jätä kommentti

”Kansallisarkistossa on monta maanalaista kerrosta ja noin miljoona hyllykilometriä papereita, mutta ei mitään tästä kyseisestä tapahtumasta. Vaikea se oli uskoa, mutta tyhjin käsin lähdin ulos” , kirjoittaa eräs blogisti. Ehkä sitä ei pitäisikään uskoa.

Tiedonhaun tutkimuksen peruskäsitteitä ovat saanti ja tarkkuus. ”Saanti” kertoo kuinka suuri osa relevanteista dokumenteista onnistuttiin löytämään. ”Tarkkuus” siitä, kuinka paljon haaviin sattui myös epärelevantteja dokumentteja. Ideaalisesti saataisiin vain relevantit dokumentit eikä muuta. Käytännössä tarkkuus ja saanti lyövät toisiaan korvalle: jos saat vain relevanttia aineistoa (suuri tarkkuus), saat todennäköisesti vain osan relevanteista lähteistä (pieni saanti), ja päinvastoin.

Richard H. Lytle vertaili (v. 1980)  sisältöperusteista ja provenienssipohjaista hakua arkistossa. Hän totesi molempien toimivan huonosti. Molemmilla tavoilla löydettiin relevanttia aineistoa, mutta enimmäkseen eri dokumentteja. Lytle päätteli, että todennäköisesti aineistoa jäi aina löytymättä ja kumpikaan menetelmä ei ole kovin luotettava ja tehokas.

Kansallisarkiston  virallisissa todistuksissa  ei ole tavattu kategorisesti todeta, etteikö arkistossa voisi olla asiasta tietoa. Sen sijaan on sanottu  varovaisesti, ”ettei mitään ole etsittäessä löydetty”. Tätäkin on yleensä edeltänyt, ei pelkkä hakemistojen selailu tai päivystäjän kanssa keskustelu, vaan mahdollisten lähderyhmien käyminen konkreettisesti läpi. Samasta syystä maksullisista etsinnöistä velotetaan käytettyjen tuntien, ei tuloksen, mukaan: työtä täytyy tehdä, eikä voi tietää, johtaako se lopulta tulokseen.

Niinpä käyttäjien pitäisi suhtautua arkistohakuihin tietyllä skeptisyydellä. Tiedonhaku perinteisistä arkistoista on työlästä ja saanti on useimmiten epävarma. Jos löydät jotain, et voi olla täysin varma, että olet löytänyt kaiken. Jos et löydä mitään, jotain tietoa voi silti jossain olla.

Kategoriat:Tiedonhaku

Archidis-kesäkoulupaikat haussa

perjantai 4.1.2013 Jätä kommentti

ERASMUS-rahoitteisen ARCHIDIS-ohjelman kesäkoulupaikat informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelman maisteri- ja tohtoriopiskelijoille ovat parhaillaan haussa, hakuaikaa on 31.1.2013 asti. Aikaisemmat kesäkoululaiset ovat kertoneet kokemuksistaan Failissa:

Alanen, J., & Varpila, J. (2011). Suomen asiakirjahallinto esillä kesäkoulussa Saksassa. Faili (3), 20–21.
Heikkonen, R. (2012). Kesäkoulu tutki arvonmäärityksen saloja. Faili, (4), 12–13.

Jakolinjoja

keskiviikko 2.1.2013 Jätä kommentti

283-dlm2-archivist-recordsmanager-12

James Lappin on kirjoittanut asiakirjahallinnon ja arkistojen erillisyydestä. Kuva blogista.

Kategoriat:Kevyempää