Arkisto

Archive for helmikuu 2013

Missä alan työpaikat?

keskiviikko 27.2.2013 14 kommenttia

Olen käynyt opiskelijan kanssa keskustelua alan työtilanteesta. Hän kysyy, missä ovat asiakirjahallinnan työpaikat? Keskustelukumppanini sanoi seuranneensa useita vuosia työvoimatoimiston tarjontaa. Muistiorganisaatioissa on työpaikkoja tarjolla koko Suomessa kesä(harjoittelu)kuukausia lukuunottamatta 1–3 paikkaa vuodessa. Nämäkin harvat vaativat pitkän linjan asiantuntijuutta.  Kokonaan puuttuvat paikat, joita voisi hakea vähäisellä työkokemuksella.

Saan myös toisenlaista viestiä. Jyväskylän yliopiston Ahmo-opiskelijoiden sanotaan työllistyvän hyvin. Minulla on  sama käsitys myös meidän opiskelijoistamme, yleisesti ottaen. Tiedän yhden asiakirjahallinnon sijaisuuden, johon on yritetty vuoden ajan kolmeen otteeseen saada tekijää, turhaan. Jotain ehkä kertoo myös Arkistoalan ammattiyhdistyksen työttömyysprosentti, joka lienee edelleen alhainen. Toisaalta voi epäillä, ettei se kerro mitään, koska vastavalmistuneet opiskelijat eivät välttämättä kuulu yhdistykseen.

Oma veikkaukseni on, että työpaikkoja on, joskaan tehtävät eivät usein ole vakituisia. Epäilen myös, että niitä harvoin markkinoidaan nimenomaan asiakirjahallinnon tehtävinä, puhumattakaan siitä, että ne profiloitaisiin arkistotyöksi. Muistiorganisaatiosektorin työ päätearkistossa on varmaankin harvinaisuus.

Tästä olisi hyvä saada kommentteja.

Kategoriat:Ammattilaiset

Silmään sattui

keskiviikko 20.2.2013 2 kommenttia

Silmään sattui viittaus jo iäkkääseen tutkimukseen (vuodelta 1985), jossa joukkoa amerikkalaisia lakimiehiä oli pyydetty etsimään sähköisestä järjestelmästä oikeusjutussa tarvittavat asiakirjat. Lakimiehet tekivät työtä käskettyä ja arvioivat  löytäneensä 75 % asiakirjoista. Todellisuudessa asiakirjoista oli löytynyt  alle viidennes.

Tämä saa miettimään, missä määrin arkistojen yhteiskunnallinen rooli on sidoksissa tiedonhaun onnistumiseen. Aineisto voi olla vaikka kuinka tärkeää jossain mielessä, mutta silti sillä on merkitystä vain, jos joku sen löytää ja sen olemassa olosta tietää.

Kategoriat:Tiedonhaku, Yhteiskunta

Tietojenkäsittelyn tarkastus

maanantai 18.2.2013 2 kommenttia

Vaatimukset sähköisille tietojärjestelmille ovat tärkeitä. Sähke ja Moreq sekä julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurityö ovat saaneet alalla huomiota. Ehkä tässä kuitenkin mennään hieman metsään. Asiakirjahallinnon ammattilaiset eivät ole it-ammattilaisia, joten tietojärjestelmät teknisinä välineinä eivät oikeastaan kuulu heille. Olen kuullut sanottavan, ettei asiakirjahallinnon asia myöskään ole määrittää ja kuvata prosesseja; sen tekevät toimijat itse. Aasiakirjahallinnon rooliksi jää asiakirjahallinnan vaatimusten määritteleminen ja esiintuominen. Minusta se kaipaa nykyaikana jotain lisää. Näkökulman pitäisi olla laajempi ja työn muutenkin hyödynnettävissä organisaatiossa.

Kiinnostava vaihtoehto on ”tietojenkäsittelyn tarkastus” (information audit). Se on määritelty ”organisaation tietovarastojen, tietokantojen, tietovirtojen, tietojen tuotannon ja käytön sekä näistä koituvien hyötyjen ja kustannusten arvioinniksi organisaation ja sen jäsenten ja sidosryhmien tarpeisiin nähden”. Tarkastus pitää sisällään toimenpiteitä, joita asiakirjahallinnon joka tapauksessa pitäisi tehdä. Samalla siihen kuuluu organisaation tietohallinnon kokonaisvaltaisempi tarkastelu. Aiheesta on tutkimuskirjallisuutta ja tarkoitukseen on kehitetty useita menetelmiä. Tarkastukset hyödyttävät kokonaisarkkitehtuurityötä ja tietojärjestelmien suunnittelua, mutta niissä  liikutaan tietotekniikan ja organisaation toiminnan rajapinnassa menemättä tietotekniikkaan.

Lyhyesti: tietojenkäsittelyn tarkastus tuntuisi luontevalta ja hyödylliseltä lisältä asiakirjahallinnon osaamisalueeseen. Voisiko tässä olla alan seuraava ”fad”? Pikainen haku Records Management Journaliin löytää joitain viittauksia tietojenkäsittelyn tarkastukseen, mutta ei kovin monta.

Arkistonhoitaja, tietoasiantuntija – vai psykologi?

perjantai 15.2.2013 Jätä kommentti

Uusimmassa iQ-lehdessä (Feb 2013) on kirjoitus asiakirjojen turvaluokittelusta. Jutussa on lista tyypillisimmistä tekosyistä, joihin vedotaan, jotta organisaation tietoturvamääräyksiä ei tarvitsisi noudattaa:

  • ”En koskaan löydä asiakirjoja, kun ne on laitettu asianhallintajärjestelmään.”
  • ”Järjestelmä estää työryhmääni pääsemästä omiin asiakirjoihinsa.”
  • ”Miksi asiakirjahallinnolla on pääsy minun luottamuksellisiin asiakirjoihini?”
  • ”Muiden tulisi pyytää minulta lupaa nähdä asiakirjani joka kerta kun niitä tarvitsevat, joten ne voivat ihan hyvin olla verkkolevyllä.”

Kuulostaako tutulta? Näitä syitä kuulee yleensä järjestelmän loppukäyttäjiltä käyttöönoton yhteydessä. Jos se yhtään helpottaa, niin nämä tekosyyt näyttävät olevan ylikansallisia.

Mutta eipä hätää: saman lehden toisessa jutussa neuvotaan, miten asiakirjahallinnan ammattilaiset saavat muun organisaation henkilöstön näkemään asiakirjahallinnan tärkeyden. Vastauksena on psykologia. Juuri niin. Tärkeintä on saada johto vakuuttuneeksi siitä, että asiakirjat ovat organisaation omaisuutta, joilla on arvoa. Rakennuksia ja muuta omaisuutta vakuutetaan, hoidetaan ja huolletaan, vaikka vahingon sattuessa ne voidaan rakentaa uudelleen. Entä asiakirjat?

Muistin muovaajat

perjantai 8.2.2013 4 kommenttia

Tänään keskustelussa nousi esille arkistojen rooli yhteiskunnan muistin muovaajana tavalla, jota en ole aikaisemmin tullut ajatelleeksi. Perinteisesti on kiinnitetty huomiota arvonmääritykseen, mutta myös digitoinnilla on huomattava vaikutus. Kun nuorempi tutkijapolvi odottaa asiakirjojen olevan verkossa ja ensisijaisesti käyttää näitä aineistoja (vaikka verkossa oikeasti on vain muutama prosentti aineistoista), se mitä valikoidaan digitoitavaksi todennäköisesti vaikuttaa selvästi tutkimukseen. Jos arkistolaitos esimerkiksi digitoisi nyt arkistolaitokseen siirtoa odottavat viranomaisten asiakirjat 1960-1980 -luvuilta, seurauksena voisi olla uudemman ajan historiankirjoituksen buumi.

Tästäkin syystä keskustelu digitoinnin painopisteistä tutkijoiden kanssa voisi olla paikallaan.

Kategoriat:Digitointi, Tutkimus

Kuntien tehtävät

Valtiovarainministeriön tuore julkaisu Kuntien tehtävien kartoitus. Raportti 2012 toteaa (s. 14):

”Kuntien tehtävistä ei ole ollut olemassa mitään keskitettyä tietovarantoa. Kuntien talous- ja toimintatilastot on laadittu karkean luokituksen perusteella, joista ei tehtävätietoja ole saatavissa. Kartoituksen tietopohja oli siten hankittava keräämällä tarvittavat tiedot voimassa olevasta lainsäädännöstä ja asetuksista. Perustietopohjan hankinta toteutettiin kaikille ministeriöille suunnatulla webropol- kyselyllä. Kukin ministeriö vastasi kyselyyn toimialallaan sen lainsäädännön osalta, josta ministeriö on esittelyvastuussa valtioneuvostolle. Ministeriöitä pyydettiin huolehtimaan siitä, että vastaus kattaa kaikki kuntien tehtävät ja velvoitteet niiden vastuualueella. – – Vastausten pohjana tuli käyttää voimassa olevaa lainsäädäntöä.”

Osattiinkohan jossain vastauksessa käyttää apuna kuntien yhteistä tehtäväluokitusta? Näyttää siltä, ettei se ainakaan valtiovarainministeriössä ole ollut tuttu.

Kategoriat:Sekalaista

Kääntyvä tuuliviiri

tiistai 5.2.2013 3 kommenttia

Elkan blogissa Olli Alm kirjoittaa yksityisarkistojen hankintapolitiikan yhdentämisestä. Arkistolaitos näyttää lähteneen linjalle, jossa korostuvat tutkijayhteisön toiveet. Ei ole minusta paha, että tutkijoihin ollaan yhteydessä. Joskus aikaisemmin hyvä arkistonhoitaja oli osin myös historiantutkija, mutta tämä yhteys on paljolti katkennut. Siksi dialogi tutkijoiden kanssa voi olla tervetullutta.

Toisaalta voi kysyä, mitä tutkijoiden odotetaan  tuovan lisää aineistojen hankintaan. Asiakirjojen arvon määrittäminen—ja siitä kai hankinnassa on kysymys—on ollut alan keskeisiä ongelmia viimeiset sata vuotta. Arkistoilla on nykyisin oma käsityksensä siitä, mitä ja keitä varten ne ovat olemassa ja millaisia ilmiöitä niiden pitäisi dokumentoida. Yhdysvalloissa on tehty Schellenbergin vaikutuksesta tutkijapainotteista arvonmääritystä. Siellä sitä on myös kritisoitu vahvasti: arvostelijoiden mukaan tällä tavoin valikoidut aineistot heijastavat kapeita tutkimusintressejä. Asiakirjoja ei arvioida osana niiden kontekstia ja toiminnallista yhteyttä. Arkistonhoitajasta tulee parhaimmillaankin vain ”historiantutkimuksen virtausten mukaan kääntyvä tuuliviiri”, kuten Gerald Ham valitti. Arkistojen oma teoria supistuu ”paljoksi meluksi mapittamisesta”, muutamaksi käytännön säännöksi täydentämään olennaista, joka on historian, historiantutkimuksen ja tutkijoiden tarpeiden ymmärtäminen.

Tuskin tällä tiellä ollaan, mutta vaara on syytä sanoa ääneen. Olisi mielenkiintoista tietää, miten tutkijayhteisön näkemys  sovitetaan yhteen arkistojen näkemyksen kanssa. Toivottavasti tämä prosessi dokumentoidaan kunnolla. Siitä hyötyisi se, mitä tässä yritetään palvella, tutkimus.

Kategoriat:Arvonmääritys