Arkisto

Archive for kesäkuu 2013

Varmuudesta

lauantai 22.6.2013 Jätä kommentti

Asiakirjahallinnan näkökulmasta arkistot ovat organisaatioissa usein aliarvostettuja ja -hyödynnettyjä. Siinä ei kuitenkaan ole ihmettelemistä, jos katsoo organisaatioiden tiedonhallinnan tutkimusta. Asiakirjat ovat vain yksi tiedonlähteistä. Tiedonkäyttöä ja -hankintaa ohjaavat monet seikat, kuten käsitykset siitä, miten missäkin tilanteessa tulee toimia. Lisäksi toimintaan ja päätöksentekoon tuntuu yleensä riittävän oikeansuuntainen, uskottava tieto. Kuka silloin tarvitsee sitä ehdottoman luotettavaa, autenttista ja kattavaa informaatiota, jota arkistot vaalivat? Ei ilmeisesti kovin moni ja kovin usein.

Mainokset
Kategoriat:Sekalaista

Asiakirjahallinnan hinta

maanantai 3.6.2013 4 kommenttia

Tein pikaisen haun, miten asiakirjahallintaa ja asianhallintajärjestelmien hyötyjä on Suomessa tutkittu kustannusnäkökulmasta. Ei kovin paljon. Yksi gradu oli lähimpänä etsimääni näkökulmaa. Monet hakutuloksista kyllä vähän liippasivat aihepiiriä, mutta enemmän on kiinnostanut esim. käyttäjäkokemukset ja järjestelmien käyttöönotto.

Tulos oikeastaan yllätti. Kun tänä päivänä lähes kaikkea mitataan talouden mittareilla ja kustannussäästöillä, niin miksi tutkittua tietoa asiasta on niin vähän? Tukitoiminnoissakin kuten asiakirjahallinnassa omaa olemassaoloaan pitää perustella tätä taustaa vasten. Mitä meidän alan ammattilaiset tietävät kustannus- ja hyötylaskennasta esim. siirryttäessä sähköiseen tiedonhallintaan tai vaikkapa eAMS:n käyttöön? Pitäisikö sen alan osaamista olla meillä enemmän? Vai jätämmekö kustannuslaskennan ulkopuolisten konsulttien huoleksi?

Kilpailutilanne

lauantai 1.6.2013 2 kommenttia

Nimimerkki Archivista kyseli edellisen bloggauksen kommentissa, missä määrin informaation määrän kasvu on asiakirjahallinnon ongelma. Mikä kuuluu tehtäviin, mikä ei? Hyvä kysymys, en tiedä, mihin raha olisi vedettävä. Mutta siitä olen varma, että asiakirjahallinnan alue ei saisi olla liian kapea. Kun kaikkialla tehostetaan ja leikataan, ne tehtävät kärsivät, jotka eivät tuota organisaatioille selvää hyötyä. Lakisääteisyys ei suojaa, jos  tärkeämpikin  palveluja laiminlyödään. Asiakirjahallinto kilpailee  resursseista muiden toimintojen kanssa. Lakisääteinen tehtävä voidaan hoitaa huonosti ja tilapäistyövoimalla.

Tosi tapaus: tuntemassani organisaatiossa ollaan hyvin iloisia siitä, että tietojärjestelmistä on alkanut saada ajantasaisen yhdistelmän juuri sellaista tietoa, mitä toiminnassa tarvitaan. Organisaatiossa on myös asiankäsittelyjärjestelmä, jota kukaan hallinnon ulkopuolella ei käytä. Asiakirjahallinnolla on varmasti paljonkin tekemistä asiankäsittelyn, eikä juuri mitään parantuneiden tietopalveluiden kanssa. Kumpi koetaan organisaatiossa tärkeämmäksi?

Meillä ei tunneta huolta informaation määrän kasvusta. Johtuuko se siitä, että asiakirjahallinnon kenttä ja tehtävät ymmärretään täällä liian suppeasti?

Kategoriat:Asiakirjahallinto