Arkisto

Archive for lokakuu 2013

Asiakirjahallinta mobiilissa työssä

keskiviikko 30.10.2013 Jätä kommentti

Sari Mäkisen väitöskirja ”Records management in mobile work” tarkastetaan perjantaina. Mobiilityö on asiakirjahallinnassa laiminlyöty alue, vaikka se on monille meistä enemmän tai vähemmän arkipäivää. Aihe on kansainvälisestikin tutkimaton, mutta on myös hienoa saada kolmas suomalainen väitös asiakirjahallinnan alueelta.  Muualla on todettu asiakirjahallinnan ammattilaisten väitelleen ”aikaisemmin” oman alueen sijasta historiatieteessä. Meillä eletään vielä tätä historiallista (pun intended) vaihetta, mutta hiljalleen pyörä on kääntymässä.

Kategoriat:Ajankohtaista

Mitä ylemmän arkistotutkinnon tilalle

torstai 24.10.2013 Jätä kommentti

Arkistolaitoksen ylempi arkistotutkinto jää historiaan ensi vuonna. Koulutusvastuu on siirtynyt yliopistoille, joten tutkinnolle pitäisi kehitellä seuraajaa. Suorittajia lienee liian vähän, jotta erillistä täydennyskoulutusta kannattaisi järjestää. Siksi ns. tutkinnon osien tarjoaminen vaikuttaisi realistisemmalta vaihtoehdolta. Käytännössä se tarkoittaisi sitä, että jotkin perustutkintoon kuuluvat kurssit olisivat maksua vastaan suoritettavissa yhtenä tai useampana ”akateemisena moduulina”, josta opiskelija saisi todistuksen.

Moduulit ovat aivan uusi koulutusinnovaatio, joten niihin liittyy monia epäselviä seikkoja. Ohjeistuksen mukaan modulien tulisi olla räätälöityjä työelämätarpeeseen ja suorittavissa työn ohessa. Pidän tätä pitkän tähtäimen tavoitteena. Alkuvaiheessa tähän tuskin päästään. Päätöstä akateemisten modulien tarjoamisesta asiakirjahallinnan alalta ei ole tehty. Niiden määrästä, hinnasta, sisällöstä ja muista yksityiskohdista ei ole vielä selvyyttä.

Kiinnostaisiko tämä vaihtoehto sinua? Alla voit ottaa kantaa. Huomaa, että kahteen kyselyyn vastataan kumpaankin erikseen painamalla ”vote” ja myös mahdolliset toivomukset opetuksen sisällöstä lähetetään omalla painikkeellaan.

 

Kategoriat:Koulutus

Graduista

tiistai 22.10.2013 Jätä kommentti

Aina välillä joku kysyy, paljonko asiakirjahallinnan opiskelijoita on Tampereella. Siihen ei ole täsmällistä vastausta, koska kaikki eivät valmistu asiakirjahallinnan opintosuunnasta. Alan gradujen määrästä voi päätellä kuitenkin kiinnostuksen kasvaneen vuosien myötä:

Asiakirjahallinnan gradujen määrä

Viime lukuvuonnakin tuli hyviä graduja. Mainitsisin erityisesti kaksi, Jenni Sorviston Asiakirjahallinnan tehtäväluokituksissa ja asiakirjojen luokittamisessa ilmenevät ongelmat käyttäjien näkökulmasta ja Jarmo Tikan Ketterät kehitysmenetelmät sähköisen asiakirjajärjestelmän suunnittelussa. Jenni Sorviston gradusta käy hyvin ilmi miten monitulkintaista ja vaikeaa tehtävänmukainen luokittaminen on käyttäjille. Alla osa valintoja kuvaavasta kaaviosta (s. 51-52).

Käyttäjien luokkavalinnat

Tapaus Hautala III

keskiviikko 16.10.2013 Jätä kommentti

Toimittaja kysyi Ykkösaamussa liikenneministeri Kyllösen mielipidettä siitä, että eilen paljastui Heidi Hautalan eroon vaikuttaneen joukko Merimiesunionin eläkkeellä olevia aktiiveja Perussuomalaisten työmies Matti Putkosen toimiessa viestinviejänä. Vastaus:

Eilinen ulostulo sai minut aika surulliseksi. Jos tämä on se uusi tapa, jolla nostetaan asioita keskusteluun ja nimenomaan pidetään suomalaisen työntekijän puolta, niin arvelenpa, että keskustelukulttuuri muuttuu entistä suljetummaksi ja tekstiviestejä ei enää lähetellä puolin eikä toisin. Hiukan tuli sellainen olo, että tarkoitusperät ovat varmaan olleet heillä omasta mielestä hyvät, mutta mihin se siinä toimintakulttuurissa johtaa. Epäilen, että moni ovi on mennyt kiinni sen sijaan, että ne aukeaisi.

Kyllönen ehkä tarkoittaa, että joidenkin kanssa ei tämän jälkeen enää keskustella. Hän voi tarkoittaa myös, että tämän jälkeen ei enää kirjoitella mitään, jolloin viestejä ei jälkikäteen voi käyttää ”väärin”. Joka tapauksessa tulos on hallinnon avoimuuden kannalta ongelmallinen.

Kategoriat:Yhteiskunta

Jatkoa Hautalan tapaukseen

tiistai 15.10.2013 Jätä kommentti

Tämän päivän HS:ssa mielipidepalstalla Ahti Hirvonen kirjoittaa:

Ny­ky­toi­min­taan erot­ta­mat­to­mas­ti kuu­lu­vis­ta säh­kö­pos­ti- ja teks­ti­vies­teis­tä mi­nis­te­rin kan­nat­taa pi­tää tark­ka re­kis­te­ri. Nii­tä saat­taa ker­tyä vuo­den mit­taan tu­han­sia, ja pit­kän ajan ku­lut­tua on mah­do­ton­ta muis­taa nii­den ai­ka­jär­jes­tys­tä. Il­man re­kis­te­riä ei kan­na­ta läh­teä ko­vin kauas ko­ti­pe­säs­tä. Ame­ri­kan-mat­kan seu­rauk­se­na voi me­net­tää mi­nis­te­rin tuo­lin­sa.

Kategoriat:Yhteiskunta

Tapaus Hautalasta

maanantai 14.10.2013 1 kommentti

Lehdistö vaatii saada tietää. Tapahtumat selvitetään lähetettyjen viestien perusteella. Tämä on kuin suoraan oppikirjasta: todennettavuusprosessi, jossa asiakirjat ovat keskeisessä asemassa. Ihan hyvä, mutta viestit tuntuvat löytyvän sieltä täältä sähköpostilaatikoista. Vaikuttaa siltä, että organisaatioiden arkiston perusteella emme tietäisi tapahtuneesta poliittisesta ohjauksesta mitään. Jos näin on, sitä voi minusta pitää asiakirjahallinnan epäonnistumisena.

Kategoriat:Yhteiskunta

Mitä opin Madridissa

maanantai 7.10.2013 1 kommentti

Olin viime viikon Arkistoyhdistyksen opintomatkalla Madridissa. Oli mukava tavata tavata vanhoja tuttuja ja tehdä uusia tuttavuuksia. Lisäksi näillä retkillä pääsee erikoisiin paikkoihin, kuten katsomaan Kolumbuksen kirjoittamia kirjeitä Alban herttuattaren arkistossa (herttuattaren esi-isä oli Kolumbuksen rahoittaja). Paperin paikkaamisesta nähtiin myös näyttävä demo.

Matkalla tulin ensi kertaa ajatelleeksi asiakirjahallintomme vahvuutta. Toisin kuin etelä-Euroopassa, meillä on asiakirjahallinnossa hyvin koulutettua väkeä, joka tekee vaativia tehtäviä itsenäisesti oman mandaattinsa puitteissa.  Matkan epävirallinen puheenaihe oli arkistolain tuleva uudistus. Tilanne tuntuu olevan aidosti auki, mutta hyvin toimiva asiakirjahallinto antanee ratkaisuissa liikkumavaraa.

Parhaimmillaan näillä matkoilla oppisi enemmänkin, jos kansalliset rajat ja konkretiahakuisuus eivät olisi esteenä.  Kansallisilla rajoilla tarkoitan sitä, että espanjalaisten ja suomalaisten kohdatessa kumpikaan ei tiedä sanottavasti toisesta. Lisäksi, kun kansainvälistyminen on vähäistä, on vaikea nähdä, mikä omissa kansallisissa käytännöissä voisi olla erilaista – ja siksi kiinnostavaa – tai jakamisen arvoinen kokemus. Konkretiahakuisuus näkyy vähäisenä abstraktiotasona ja kiinnostuksena täsmällisiin faktoihin. Niinpä kaikkialla saa saman joka ryhmälle sopivan perusesittelyn: minä vuonna laitos on perustettu, paljonko on asiakirjoja ja henkilökuntaa, paljonko aineistoa on digitoitu, millaisia kiinnostavia asiakirjoja on, miltä konservointiosasto näyttää, jne. Jos faktoja ei kerrota, niitä kysytään. Kuitenkin keskusteltavaksi voisi löytää mielenkiintoisempia asioita: mitkä tekijät yhteiskunnassa vaikuttivat siihen, että laitos perustettiin juuri tuolloin; miten digitointi on vaikuttanut käyttäjämääriin ja  käyttäjäryhmiin; mitä toimintoja on prioisoitu resurssien vähetessä.

Kiinnostavinta oli tapaaminen Espanjan arkistoväen kanssa. Heille on tulossa uusi julkisuuslaki ja se selvästi hermostuttaa paikallisia, joilla resurssit ovat pienet ja joille arkistojen avoimuus on uusi asia. Itse alustin suomalaisesta asiakirjajulkisuudesta, mutta enpä tiennyt, missä Espanjassa mennään. Jos tilanne olisi ollut paremmin selvillä, olisin ehkä puhunut toisia asioita. Mutta tuntui tuo kelpaavan noinkin, ainakin suomalaisille. Espanjalaisilta ei tullut palautetta.

Kategoriat:Kansainvälisyys