Arkisto

Archive for joulukuu 2013

Lisäarvoa käyttäjille

tiistai 17.12.2013 Jätä kommentti

En ole pitkään aikaan kuunnellut asiakirjahallinnan podcasteja, mutta toisaalta tarjontaakin on entistä vähemmän. ECMTalkissa uusin podcast on heinäkuulta. Siinä James Lappin keskustelee  asiakirjahallinnan yhdistämisestä sähköpostiin FAOssa.  Taustalla oli kolme tavoitetta. Ensiksikin käyttäjille ei haluttu tarjota jälleen uutta järjestelmää. Toiseksi, heitä ei pyydetty tekemään jotain, mitä he eivät jo tekisi. Kolmanneksi, vastineeksi tarjottiin muutakin kuin parempaa asiakirjahallintaa. Tässä tapauksessa se tarkoitti vaivattomampaa tiedonkulkua organisaatiossa ja sähköpostitulvan vähenemistä.

Alkupuoli podcastista kärsii ajatuksen katkoilusta ja äänessäkin on välillä pieniä häiriöitä.  Mutta ideat tulevat selviksi, vaikka ihan joka lauseesta ei saisikaan selvää.

Mainokset
Kategoriat:Käyttäjät

Sähkeelle kiitos

sunnuntai 15.12.2013 Jätä kommentti

Suomessa on asiakirjahallinnon ammattilaisia, kirjaajien ja arkistonhoitajien lisäksi. Asiakirjahallinto on otettu huomioon julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurissa. Monet alan ammattilaiset ovat mukana sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessä. Kallbergin väitöskirjan perusteella näin ei ole Ruotsin kunnissa. Mistä se johtuu? Meillä on sama hallintotraditio, yhteinen kirjaamisperinne, samanlainen arkisto- ja julkisuuslainsäädäntö sekä arkistokäsitys.

Tästä lienee kiitettävä arkistolaitoksen Sähkettä. Myönnetään, olen suhtautunut Sähkeeseen kriittisesti. Mielestäni se on määräyksenä liian kansallinen eikä jätä riittävästi liikkumatilaa viranomaisille. Määräyksen toteutustapa ja toteuttamiskelpoisuus eri ympäristöissä sekä hyödyt suhteessa vaadittuun työpanokseen ovat epäselviä.

Siitä huolimatta ilman Sähkettä tuskin oltaisiin siinä, missä nyt ollaan. Sähke on ollut määräys paikallaan. Se on pitänyt asiakirjahallinnon esillä; ollut se syömähammas, jolla sekä arkistolaitos että asiakirjahallinto ovat nakertaneet tietään tietohallinnossa. Ilman arkistolaitoksen esimerkkiä ja aktiivisuutta yksittäiset ammattilaiset kentällä tuskin olisivat voineet ottaa sitä roolia, joka heillä luullakseni nyt on. Sitä vastoin Ruotsissa Riksarkivet on pysynyt poissa sähköisestä asiakirjahallinnosta ja jättänyt sen viranomaisten omaksi asiaksi. On vaikea ymmärtää, miten Ruotsissa on tultu toimeen ilman vastaavaa määräystä. Kehitys näyttääkin toisenlaiselta.

Siksi on mielenkiintoista, että osat ovat vaihtumassa. Riksarkivet on aktivoitunut sähköisen asiakirjahallinnon alueella Ruotsissa. Meillä arkistolaitos taas ottaa päättäväistä askelta tutkimuksen infrastruktuurin ja kulttuuriperinnön suuntaan. Samaan aikaan arkistolainsäädäntöä ollaan uudistamassa. On epäselvää, kuka asiakirjahallintoa jatkossa kehittää ja ohjaa. Kenellä olisi siihen sekä asiantuntemusta, resursseja että halua? Kuulostaa siltä, ettei kenelläkään. Se on huono asia.

Toisaalta voi kysyä, kuinka paljon ja millä tavoin huonompi Ruotsin malli on ollut kuin meidän. Kallbergin väitöskirjan mukaan arkistonhoitajat ovat päässeet kunnissa mukaan vain dokumentin- ja asianhallinnanprojekteihin. Meillä on ollut yritystä enempään, mutta onko tässä loppujen lopuksi onnistuttu paremmin? Tutkimusta siitä ei ole. Ei myöskään ole tietoa siitä, voidaanko oikeasti puhua asiakirjahallinnosta ammattikuntana Suomessa, arkistonhoitajien ja kirjaajien ohella. Tässäkin olisi gradujen ja väitöskirjojen paikka.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Kakkukahveilla

lauantai 14.12.2013 Jätä kommentti

WP_20131212_012

 

Mittuniversitetissä päästiin torstaina juhlimaan Maria Kallbergin väitöskirjaa  ”The emperor’s new clothes” – Recordkeeping in a new context, joka tarkastelee asiakirjahallintaa kunnissa osana sähköistä hallintoa (egovernment). Kallbergin väitös asiakirjahallinnasta on vasta kolmas Ruotsissa Erik Borglundin (2008) ja Anneli Sundqvistin jälkeen (2009). Suomi – Ruotsi -maaottelussa ollaan siis melko tasoissa (oikeastaan Suomi johtaa, koska Borglundin väitös on osin toiselta alueelta ja meiltä on väitöskirjoja jo neljä – mikäli Johanna Gunnlaugsdottir lasketaan mukaan). Muutenkin Suomi ja Ruotsi ovat niin samanlaisia maita, että vertailu on mielenkiintoista.  Suomessa sähköinen asiakirjahallinta tuntuisi yleisesti ottaen olevan paremmassa kuosissa. Väitöskirjasta enemmän myöhemmin Failissa.

 

Kategoriat:Tutkimus