Arkisto

Archive for kesäkuu 2014

Arkistolaki uudistuu – ja katoaa

torstai 12.6.2014 2 kommenttia

Arkistolain uudistus on ollut yleensä järistys suomalaisessa arkistomaailmassa. Tekeillä oleva laki on sitä myös. Tulevaa on vaikea ennakoida, kun yhtään riviä ei ole edes luonnoksena luettavissa. Kansallisarkiston seminaari 11.6. antoi siitä kuitenkin merkkejä. Avoinna on vielä paljon kysymyksiä, joihin ei tällä hetkellä ole vastausta.

Seminaarissa arkistolakityöryhmän jäsenet puhuivat eri näkökulmista tulevasta arkistolaista.  Suurin osa seminaarista kului sen esittelyyn, millaisia tarpeita ja kysymyksiä uudistukseen liittyy. Niitä kiinnostavampaa on kuitenkin tulevan lain sisältö. Oikeastaan pitää puhua lainsäädännöstä, koska yhden lain sijasta on tulossa kolme lakia.

Arkistolakia ei jatkossa ole. Uusi päälaki on laki kansallisen kulttuurin kannalta arvokkaiden asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Sitä täydentävät laki Kansallisarkiston tehtävistä ja toimivaltuuksista pysyvästi säilytettävien asiakirjojen asiantuntijaviranomaisena, sekä laki viranomaisten vastuista osana hyvää tiedonhallintatapaa. Viimeinen on julkisuuslain muutos.

Minusta keskeisiä seikkoja on kolme.  Ensiksikin, mitä uusi lainsäädäntö sanoo eri toimijoiden valtuuksista? Erityisesti, kuka ohjaa, kehittää ja valvoo organisaatioiden asiakirjahallintoa? Toiseksi, missä määrin lainsäädäntö tukee asiakirjahallintoa organisaatioissa? Kolmanneksi, mikä on kulttuurihistoriallisen päätearkiston ja organisaatioiden asiakirjahallinnan suhde?

Aloitan ensimmäisestä: kuka, ohjaa, valvoo ja kehittää jatkossa asiakirjahallintoa? Kenties entistäkin kipeämmin tarvitaan suuria linjoja vetäviä tahoja. Monessa esityksessä todettiin, että yhteen organisaatioon kohdistuvan asiakirjahallinnan aika on ohi. On yhteisiä palveluita, yhteisiä järjestelmiä, yhteisiä prosesseja.

Organisaatioiden aktiivivaiheen asiakirjahallinnan ohjaus on tähän saakka ollut harmaata aluetta, joka ei ole selvästi kuulunut kenellekään. Arkistolaitoksen valtuudet ovat muodollisesti rajoittuneet pysyvästi säilytettävään aineistoon, mutta tosiasiallisesti sen rooli on ollut tätä suurempi. Arkistolaitos ei tätä roolia enää jatkossa halua kantaa, vaikka sitä ei aivan suoraan sanottu. Kuka sitten ottaa asiakirjahallinnon kehittäjän roolin? Se näyttää olevan auki. Tuleva tietohallintovirasto on yksi vaihtoehto, toinen ministeriöt kukin omalla hallintoalueellaan.

Suuri kuvio näyttää tältä: julkishallinnon organisaatiot tuottavat asiakirjat. Uusi, toistaiseksi määrittämätön  toimija asettaa sille raamit. Kansallisarkisto huolehtii pitkäaikaisesti säilytettävästä aineistosta, vaikka ei ehkä säilytä sitä itse.

Tähän liittyy kaksi järistystä. Ensiksikin, sähköisen ja analogisen säilyttämisen suhde kääntyy päälaelleen. Tähän asti sähköinen säilyttäminen on edellyttänyt erityislupaa. Jatkossa sähköinen aineisto säilytetään aina sähköisesti, ellei Kansallisarkisto hakemuksesta toisin päätä! Siitä, millaisia teknisiä tai muita reunaehtoja tähän kenties liittyy, ei ole vielä tietoa. Paperiasiakirjat voidaan yleensä digitoinnin jälkeen hävittää.

Pienempi järistys on, ettei enää ole ”arkistolaitosta”, on vain Kansallisarkisto. Piirihallinnosta on muutenkin pyritty eroon ja resursseja on käytettävä kokonaisuutena, korostettiin seminaarissa.

Entä toinen kysymys, asiakirjahallinnon asema organisaatiossa? Erityisesti kuntasektorilta toivottiin lain tukea toiminnalle. Organisaatioiden asiakirjahallintaa tarkastellaan julkisuuslain ja hyvän tiedonhallinnan kautta. Tiedonhallintasuunnitelmalla, entisellä arkistonmuodostussuunnitelmalla, on kokoava rooli. Lainsäädäntö edellyttää, että viranomaisilla on vaadittava asiantuntemus käytössään.

Kolmas kohta, organisaatioiden asiakirjahallinnan ja päätearkistotoiminnan suhde, on vielä auki. Arkistolaitos näyttää keskittyvän kulttuurihistorialliseen rooliinsa. Kansallisarkisto toimii jatkossa asiantuntijaviranomaisena, se kehittää ja koordinoi maan yleistä arkistotointa, se edistää aineistojen tutkimusta ja tiedonsaantia – mutta kaikki tämä pysyvästi säilytettävän aineiston osalta.

Päätearkiston integrointi julkishallinnon asiakirjahallintaan on avoin kysymys. Kansallisarkistolla on sanottavaa sen osalta, mikä on pysyvästi säilytettävää. Mutta mitä muuta se voi määrätä? Raja pysyvästi ja määräajan säilytettävän välillä on organisaatioiden kannalta mielivaltainen, joten ehkä olisi hyvä, jos määräysvalta supistuisikin tähän. Pysyvästi säilytettävän aineiston kriteerit tulevat lakiin. Tätä perusteltiin sillä, että määrätessään pysyvästä säilyttämisestä Kansallisarkisto käyttää merkittävää julkista valtaa. Meillä voi jonain päivänä olla arvonmäärityksestä Korkeimman Hallinto-oikeuden päätöksiä.

Jos arkistolaitos ei ohjaa asiakirjahallintaa yleensä, on loogisempaa, ettei sillä ole aktiivivaiheessa roolia edes pysyvästi säilytettävän aineiston osalta. Pitkäaikaissäilytyksen tarpeet on otettava huomioon. Silti ei ole mielekästä asettaa pysyvästi säilytettävää osaa aineistosta erilaisen määräysvallan alle. Jos ohjaus ei ole päätearkistossa, se on lähempänä toimintaa ja muuta tietohallintoa.

Lisäksi asiakirjahallinnan kehittäminen vie heti huomion pitkäaikaissäilytyksen ulkopuolelle. Ajatellaanpa viime vuosien tuulia suomalaisessa asiakirjahallinnossa: prosessien ohjaus, tiedonohjausjärjestelmät, eAMsit, yhteiset tehtäväluokitukset – mikä näistä on tarpeen sille, että aineisto voidaan säilyttää kulttuuperintönä?

Arkistonmuodostussuunnitelmien tilalle tulee ”tiedonhallintasuunnitelmia”, johon voidaan sisällyttää esim. open dataa ja tietoturvallisuuteen liittyviä asioita. Suunnitelmassa on kuvattava asiakirjat, määriteltävä elinkaaren hallinnan toimenpiteet, oletusarvot esim. julkisuudesta ja säilytysajoista, määrittelyt ja luokitukset esim. tietojen vaihdon tai yhteensopivuuden varmistamiseksi. Kuinka tarkkaan joku tulee jatkossa sanomaan, millaisia suunnitelmat ovat sisällöltään ja teknisesti? Tämä on mielenkiintoinen kysymys esim. eAMS-visioiden kannalta.

Yhden seikan voi vielä nostaa esiin. Seminaarissa mainittiin, ettei termiä ”arkisto” esiintyisi jatkossa lakitekstissä muuten kuin Kansallisarkiston nimen yhteydessä. Tässä on, ehkä tahattomasti, siirtymää anglosaksiseen käytäntöön, jossa arkisto tarkoittaa vain historiallista, pysyvästi säilytettävää aineistoa.

Uuden lainsäädännön lausuntokierros on kevättalvella 2015. Voimaan se tulee vuonna 2016, budjettilakina jo aikaisemmin.

(Julk. hieman muutettuna Faili 3/2014, s. 6-7)

Mainokset
Kategoriat:Lainsäädäntö