Archive

Archive for marraskuu 2014

Muu päätös 3613/2014

maanantai 24.11.2014 Jätä kommentti

Jokin aika sitten uutisoitiin siitä, että Perussuomalaiset Nuoret ry ei saanut Opetus- ja kulttuuriministeriöltä nuorisotoimintaansa avustusta hakemansa suuruisena. Päätöksellä on myös asiakirjahallinnallinen aspekti: ministeriö nimittäin perustelee perusteluiden puuttumista päätöksestä seuraavasti:

Ministeriö on siirtynyt vuoden 2013 alusta käyttämään valtionavustuspäätöksissä sähköistä asiakirjajärjestelmää (SALAMA). Yhdistyksen yleisavustuspäätös on tulostettu järjestelmästä. Järjestelmä ei mahdollista päätösten perustelujen laajaa esittämistä.

Asiakirjajärjestelmä tuntuu vaikuttavan vaarallisesti asiakirjojen sisältöön. Valittaja toteaa, että ”asianosainen ei kykene… [ministeriön] päätöksen avulla arvioimaan millä perusteella ministeriö päätyi ratkaisuun. Ministeriön toiminnan laillisuuden kontrolloiminen on näin mahdotonta.”

Ministeriön perustelu käy ilmi Korkeimman hallinto-oikeuden päätöksestä 3613/2014.

Kategoriat:Todennettavuus

Sähköinen arkistointi ei ole päässyt vauhtiin

tiistai 11.11.2014 1 kommentti

Valtiontalouden tarkastusvirasto julkaisi äskettäin Sähköisen arkistoinnin edistäminen -raportin sähköisestä arkistoinnista ja asianhallinnasta. Raportti kysyy, onko hallinto toiminut tuloksellisesti arkistoinnin sähköistämisessä. Vastaus on, että kokonaisuutena homma on sössitty. Sähköinen arkistointi ei ole päässyt vauhtiin, vaikka valtaosa asiakirjoista on ollut valtionhallinnossa jo neljännesvuosisadan digitaalisia. Asiakirjat siirretään pitkäaikaissäilytykseen paperilla ja toisesta päästä niitä digitoidaan takaisin sähköiseen muotoon. Tilannetta pidetään raportissa huolestuttavana.

Suurin ongelma on, ettei kukaan ole välittänyt kokonaisuudesta. Kaikki ovat yleisesti samaa mieltä suunnasta, johon pitäisi edetä. Alueella toimivilla on kuitenkin eri näkökulmia. Integrointia on haettu ministeriöiden ja arkistolaitoksen yhteisillä asiantuntijatyöryhmillä, joiden aika on mennyt käsitteiden määrittelyyn ja tulkintaan. Asiantuntijoiden kokoukset eivät johda sellaisiin linjauksiin, joita pitäisi tehdä. Siksi raportissa suositellaan, että keskeiset päätökset pitäisi jatkossa tehdä korkealla virkamiestasolla. Raportti suosittelee, että asianhallintaa ja arkistointia kehitettäisiin jatkossa yhtenä kokonaisuutena erottamatta siitä pysyvästi säilytettävää osaa.

Isoin yllätys raportissa ovat minusta arkistolaitoksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön selkeät näkemyserot. Rivien välistä voi lukea opetus- ja kulttuuriministeriön olevan ehkä suurin syypää tilanteeseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö ei ole riittävästi tukenut arkistolaitosta sähköisen asiakirjahallinnan alueella. Se on systemaattisesti torpannut arkistolaitoksen kehitysehdotukset. Ministeriössä ei ehkä ymmärretä asiakirja-aineistojen luonnetta ja hallinnossa tällä hetkellä syntyvää kulttuuriperintöä, sanoo raportti. Valtiovarainministeriö on puolestaan ollut päättämätön ja passiivinen.

Opetus- ja kulttuuriministeriön mielestä sähköinen arkistointi on osa kokonaisarkkitehtuuria, joka on ministeriön, ei arkistolaitoksen, asia. Opetus- ja kulttuuriministeriön osalta kokonaisarkkitehtuuri tarkoittaa kulttuuriperinnön hallinnan, jakelun ja säilyttämisen kehittämistä osana Kansallista Digitaalista Kirjastoa. Tämän mukaisesti opetus- ja kulttuuriministeriö ei näe arkistolaitoksella roolia asianhallinnassa eikä toimivaltaa muuhun kuin pysyvästi säilytettävään aineistoon. Ministeriö on patistanut ohjauksellaan arkistolaitosta paperiaineistojen digitointiin. Sen mielestä arkistolaitoksen pitäisi keskittyä siihen, ”mitä” pitäisi säilyttää, ja jättää ”miten” kysymykset muiden ratkaistavaksi.

Valtiovarainministeriöllä puolestaan ei ole ollut selkeää kantaa siihen, kuuluvatko asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin ratkaisut valtiohallinnon yhteisiin ICT-palveluihin. VM:n ”linjaukset, ohjeet ja suositukset asianhallinnasta ja sähköisestä arkistoinnista muodostavat sekavan kokonaisuuden, vaikuttavat keskeneräisiltä ja ovat usein toteutuksen kannalta liian abstrakteja”, sanotaan raportissa. Tiedonhallinnan arkkitehtuuri ja asianhallinnan viitearkkitehtuuri ovat vasta tekeillä. JHS-suositukset ovat suosituksia ja niiden yhteys arkkitehtuurikuvauksiin ei ole kaikilta osin selvä.

Kun sekä opetus- ja kulttuuriministeriö että valtiovarainministeriö ovat operoineet yleisellä tasolla, sähköisen arkistoinnin organisointi ja kehittäminen on jäänyt arkistolaitoksen tehtäväksi. Opetus- ja kulttuuriministeriön arkistolaitoksen ohjaus on ollut yleisluontoista, mikä on kannustanut arkistolaitosta toimimaan hyvin itsenäisesti.

Arkistolaitoksen toimivaltuudet ovat epäselviä. Arkistolaitos näkee roolinsa niin, että sillä on toimintakenttänä koko valtionhallinto, kun taas opetus- ja kulttuuriministeriö voi ohjata vain omaa hallinnonalaansa. Arkistolaki on nykyisellään tietohallintolain kanssa ristiriidassa. Tietohallintolain mukaan arkistolaitoksella ei ole oikeutta määrätä viranomaisten tietojärjestelmien tietorakenteista tai metatietomäärityksistä. Sekä SÄHKE-määräysten että lupamenettelyn voi siksi katsoa menevän arkistolaitoksen toimivallan ulkopuolelle. Kaikki eivät näe arkistolaitoksella edes toimeksiantoa tai kykyä ohjata viranomaisten asiakirjahallintoa. Opetus- ja kulttuuriministeriön mielestä asianhallinta kuuluu kokonaisarkkitehtuurissa valtiovarainministeriölle, joten arkistolaitoksella ei voi olla siinä suurta roolia eikä toimivaltaa muuhun kuin pysyvästi säilytettävään aineistoon. Arkistolaki on kuitenkin ajalta ennen tietohallintolakia ja sen valossa asia voidaan nähdä toisin. Arkistolain uudistus tuonee tähän selvyyttä, mutta ”voi päätellä yhteisen näkemyksen muodostamisen olevan haasteellista”, sanotaan raportissa.

Ristiveto näkyy arkistolaitoksen VAPA-palvelun historiassa. VAPA oli yhdessä vaiheessa tietoyhteiskunnan kärkihanke, mutta sen resurssointi on ollut vajavaista ja jatkorahoitus on edelleen epäselvä. VAPAn heikkous on, että se ei pelasta viranomaisia määräajan säilytettävien aineistojen hallinnalta. Lisäksi VAPAssa säilytettävistäkin tiedoista täytyy pitää kopioita ainakin metatietojen osalta.

Alun perin VAPAa suunniteltiin myös määräaikaisesti säilytettävän aineiston palveluja, mutta toiminnallisuutta karsittiin äkisti loppuvuodesta v. 2009. Opetus- ja kulttuuriministeriön tuki on hiipunut KDK:n edetessä. Ministeriön mielestä VAPAa olisi kehitettävä arkistolaitoksen omilla resursseilla. Käytännössä se tarkoittaa, ettei sitä kehitetä: raportin mukaan edes ohjelmistopäivityksiä ei nykyisin pystytä tekemään.

Valtionvarainministeriö on puolestaan antanut ristiriitaisia viestejä eikä se ole edistänyt keskitetyn arkistointipalvelun syntymistä. Siksi VAPA on nyt kaukana siitä valtionhallinnon keskeisestä palvelusta, joka siitä joskus piti tulla. Järjestelmässä on miljoonakustannuksiin verrattuna mitättömän vähän tietoa, eikä lainkaan aineistoa asiankäsittelyjärjestelmistä.

Toisaalta hallinto on toteuttanut asiankäsittelyjärjestelmiä siinä toivossa, että arkistolaitos voi ottaa aineistot vastaan. Raportissa todetaan, että luottamus sähköisen asianhallinnan ja asioinnin yhteisiin palveluihin on heikonlainen, kun VALDA-hanke on kaatunut. Tarkastusvirasto pitää VAPAn tulevaisuuden turvaamista luottamuksen palauttamiseksi tärkeänä. Sekä valtiovarainministeriö että sisäministeriö ovat tästä lausunnossaan raporttiin samaa mieltä – opetus- ja kulttuuriministeriö ei ota siihen selkeää kantaa.

Raportissa todetaan, että VAPAn käyttöasteen lisääminen nopeasti ei ole mahdollista. Kunnat ja seurakunnat on rajattu palvelun ulkopuolelle. Lisäksi VAPA vastaanottaa vain SÄHKE-aineistoja, joita on mahdollista saada vain tietokannoista ja uudemmista asiankäsittelyjärjestelmistä. Kolmas rajoittava tekijä on pitäytyminen pysyvästi säilytettäviin aineistoihin. Raportin mukaan arkistolaitoksessa on luovuttu 15 – 20 %:in säilytystavoitteesta, mutta aineistomäärän nostaminen vaatisi uusia seulontapäätöksiä.

Arkistolaitos saa sapiskaa siitä, että se jatkoi VAPAn hankintaa tilanteessa, jossa ei ollut varmuutta rahoituksesta ja organisaatioiden kiinnostuksesta käyttää VAPAn palveluja. Hieman, joskin ymmärtävää, kritiikkiä saa myös asiakirjahallinnan vaatimusten ehdottomuus, joka on hidastanut sähköiseen arkistointiin siirtymistä. Arkistolaitoksen määräykset otetaan organisaatioissa vastaan kyseenalaistamatta, vaikka esimerkiksi AMSien muuttaminen SÄHKE-määräysten mukaiseksi koetaan työlääksi tehdä. Arkistolakia on tulkittu niin, että arkistolaitos voi puuttua hyvin yksityiskohtaisesti viranomaisten toimintaan, vaikka nykyisen arkistolain tavoitteena oli päinvastoin purkaa arkistolaitoksen määräysvaltaa ja korostaa viranomaisten vastuuta. Pyyhkeitä tulee arkistolaitokselle siitäkin, että sen VAPA-kustannus/hyötylaskuri on hukkunut kotisivulle eikä siitä ole tiedotettu.

Hallinnon riviorganisaatioita raportti moittii siitä, että prosesseja ei ole kehitetty vaan ne on sähköistetty sellaisinaan. Loppukäyttäjiä ja käytön näkökulmaa ei ole riittävästi huomioitu. Järjestelmät ovat kankeita eivätkä käyttäjät ymmärrä niiden logiikkaa. Asianhallintajärjestelmäinvestointien kustannus/hyötyanalyysi on ollut puutteellista. Asiankirjahallinnon henkilöstöä on voitu vähentää, mutta työtä on siirtynyt käyttäjille.

”Sähköisen arkistoinnin edistäminen” on kaiken kaikkiaan tärkeä raportti. Se varmaankin vaikuttaa tuleviin päätöksiin ja kehitykseen. Lisäksi se tarjoaa läpileikkauksen sähköisen asiakirjahallinnan tämän hetken tilanteesta ja siitä, miten siihen on tultu. Joka puolella näyttää olevan parannettavaa, jos sähköiseen arkistointiin halutaan päästä.

Jos et ole koskaan nähnyt arkistomakasiinia

tiistai 4.11.2014 Jätä kommentti

Olen nähnyt arkistomakasiineja eri maissa. Suurin jakolinja taitaa kulkea siinä, ovatko asiakirjat pystyssä vai lappeellaan. Ero ei ole ihan triviaali. Se vaikuttaa käytettyihin säilytysvälineisiin, koska lappeellaan päällekkäin olevat kansiot täytyy pystyä avaamaan sivusta ilman, että koko kansion joutuu ottamaan hyllystä. Jos asiakirjat ovat lappeellaan, niitä ei myöskään toimiteta käyttäjälle kansioittain, jolloin arkistonmuodostuksen ja hakemistojen täytyy olla sen mukaisia.

Suomalaisen toimintatavan voinee päätellä tästä Turun kaupunginarkiston videosta.

Kategoriat:Säilyttäminen

Ostaisitko lahjaksi asiakirjan?

maanantai 3.11.2014 Jätä kommentti

Asiakirja voi olla tärkeä asia, niin tärkeä, että se kannattaa ostaa lahjaksi. WorldVisionin sivulla tämän voi tehdä 25 euron hintaan. Sillä saa lapselle syntymätodistuksen ja paremmat mahdollisuudet elämässä. Lainaus sivulta:

Syntymätodistus takaa lapselle identiteetin ja edistää hänen oikeuksiensa toteutumista, kuten elintärkeiden terveyspalveluiden saantia. Todistus tarvitaan myös peruskoulun päättökokeeseen ilmoittauduttaessa. Syntymätodistus jää usein Keniassa ja Ugandassa hankkimatta, koska sen merkitystä ei ymmärretä ja se on haettava kaukaa. Lahjan avulla World Vision jakaa tietoa viranomaisille ja perheille rekisteröinnin tärkeydestä ja helpottaa syntymätodistuksen saamista.

Kategoriat:Yhteiskunta