Archive

Archive for maaliskuu 2015

Sähköpostiviestin säilyttämisestä

maanantai 30.3.2015 3 kommenttia

Helsingin Sanomissa kysyttiin 29.3., kauanko sähköpostiviestejä pitää säilyttää. Arkistolaitoksesta annettu vastaus oli seuraava:

Sähköposti helpottaa, nopeuttaa ja sujuvoittaa organisaation toimintaa, mutta se ei ole arkisto. Jos sähköpostin liitteenä on asiakirja, joka liittyy viestin ohella jonkin asian käsittelyyn, sekä viesti että asiakirja tulee liittää esimerkiksi asianhallintajärjestelmään. Tällöin viestin ja asiakirjan säilytysaika määräytyvät organisaation itse määrittelemien säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä tulee ottaa huomioon lainsäädännön vaatimukset, asiakkaan ja henkilöstön oikeusturva sekä toiminnan seurannan ja valvonnan tarpeet. – – Suurin osa sähköposteista on kuitenkin viestejä, jotka eivät liity organisaation asioiden valmisteluun eivätkä käsittelyyn. Silloin työntekijä harkitsee itse lähettämiensä ja vastaanottamiensa viestien säilytystarpeen.

En osaa olla tyytyväinen vastaukseen, vaikka monilta osin se on oikein.  Totta on, että sähköposti ei ole arkisto. Totta on, että organisaatio määrittelee säilytysajat itse – ellei kyse ole pysyvästi säilytettävästä aineistosta julkishallinnossa.

Asiakirjakäsitys on vastauksessa kuitenkin hyvin kapea. Kaikkea relevanttia aineistoa ei varmaankaan viedä asianhallintajärjestelmään, vaikka se olisi ihanne. Kulttuurihistoriallista merkitystä ei mainita säilytysperusteena. Tätä olisin odottanut, kun kyseessä on arkistolaitoksen näkemys. Ymmärrän toki, että toimitus on saattanut lyhentää vastausta ja että tämä on yleisesti ottaen irrelevantti ja ”naivi” vaatimus käytännön arjessa. Ehkä pahiten tökkii tuo, että suurin osa viesteistä jää työntekijän oman harkinnan varaan. Arkistoala ampuu itseään jalkaan, kun se tieten tahtoen rajaa itsensä pienelle sektorille, olkoonkin että lainsäädäntö ei aina anna muuhun mahdollisuuksia.

Kategoriat:Sähköiset

Sisällönkuvailusta

torstai 26.3.2015 1 kommentti

Olli Alm tarttuu Elinkeinoelämän Keskusarkiston blogissa postaukseeni, jossa totesin tehtäväpohjaisuuden olevan kirjastojen ja museoiden näkökulmasta yhteiskäyttöisyyden umpikuja ja toteaa olevansa samaa mieltä. Hän kirjoittaa edelleen

Samalla olen huolestunut siitä, että tilanne ei tule seuraavien 15-20 vuoden aikana paranemaan, koska parhaillaan työstettävässä arkistokuvailun uudistuksessa tätä asiaa ei ole otettu riittävästi huomioon. Kuvailu-uudistus lähtee edelleen siitä oletuksesta, että arkistokuvailun tarkoitus on aineiston todistusvoimaisuuden säilyttäminen, ei löydettävyyden ja käytettävyyden edistäminen.

Tosin en ole mukana AHAA-hankkeen uuden yhteisen kuvailu- ja luettelointijärjestelmän kehittämisessä ja kuvailusääntöjen laatimisessa, mutta en täysin jaa tätä huolta. Arkistokuvailulla on omat lähtökohtansa. Käsitemallissa on huomioitu ”Aihe”-entiteettinä ja muitakin entiteettejä voidaan käyttää sisällön kuvailuun. Ehkä tulevat ratkaisut eivät tue sisällönkuvailua riittävästi, mutta puutteet ovat minusta silti enemmän mentaalisella puolella. Sisällönkuvailu on arkistojen toiminnassa yleensä ollut lapsipuolen asemassa verrattuna kontekstin kuvailuun, jota sitäkin on voinut olla vähän. Se pitäisi ottaa enemmän toiminnan fokukseen, ainakin tiedostaa sen tärkeys, kuten Elkassa ilmeisesti on tehty. Toinen minua huolestuttava asia on nyt syntyvän sähköisen viranomaisaineiston sisällönkuvailu, joka ei tunnu olevan tärkeä kysymys, vaikka muuten pyritään siihen, että aineisto saapuu päätearkistoon mahdollisimman kuvailtuna.

Kategoriat:Järjestäminen

Oman ”arkiston” kätköistä löydettyä

keskiviikko 25.3.2015 Jätä kommentti

Oppikirja on menossa taittoon, joten on tekstin viimeisten tarkastusten aika. Samalla vastaan on tullut ajatuksia, joita en malttaa olla siteeramatta. Näin Jaana Kilkki Failissa yli 10 vuotta sitten (Kilkki, J. (2003). Muuttuva arkisto. Kadonneen ammatti-identiteetin metsästäjät. Faili, 3, 4–10):

Vaikka arkistoala kykenisi viemään oman osaamisensa myös sähköisen tiedonhallinnan maailmaan, en usko, että siitä tulee koskaan yhteiskunnallisesti – saatikka sitten taloudellisesti – arvostetuimpaan ryhmään kuuluva professio. Tämän päivän lisäksi arkiston fokuksessa on sekä menneisyys että tulevaisuus, mikä on aivan liian laaja perspektiivi ymmärrettäväksi yhteiskunnalle, joka rakentuu ”heti ja tässä” realisoituvien hyötyjen tavoittelulle.

Toistakin saman artikkelin ajatusta voi miettiä:

Suomalainen asiakirjahallinto ja arkistotoimi on erittäin pragmaattista: käytännön tarpeisiin tuotetaan ad hoc -ratkaisu, joka sen hetkisessä tilanteessa tuntuu toimivimmalta, sen sijaan että ongelma käsitteellistettäisiin ja yritettäisiin löytää sen ”ydin” ja tätä kautta löytää ratkaisuja, jotka pätevät yleisemminkin – edes kaikkiin ytimeltään samantapaisiin tapauksiin. Kun menetelmät ovat näin muuttuneet tavoitteiksi, ei suurin osa ammatinharjoittajista osaa tehdä eroa näiden kahden asian välillä, minkä vuoksi jokapäiväisen arkistotyön osana ei juurikaan tapahdu ”tuotekehitystä”.

Kategoriat:Ajatukset

Huomio, katse sisältöihin päin!

torstai 19.3.2015 3 kommenttia

Kävelin Finna-konsortioryhmän kokoukseen Helsingin yliopiston Kaisaniemen kirjaston läpi ihastellen kirjaston vuosisataista käyttöliittymää: esillä oli uutuuskirjoja, jotka houkuttelivat selailemaan ja tarttumaan. Perillä kokouksessa kävi ilmi, että juuri selailumahdollisuuksien puute on Finnan ja Europeanan ongelma. Ratkaisuksi tarjottiin semanttista yhdenmukaisuutta, joka sallii eri muistiorganisaatioiden aineistojen yhdistämisen. Huomio siirtyy tästä näkökulmasta – sen on siirryttävä – sisältöihin. Pelkästään samaan paikkaan koottu data ei riitä. On jännittävää, että tiedon organisoinnin rooli korostuu tällä tavoin.

Minusta tähän ei ole riittävästi valmistauduttu. Arkistojen kuvailukäytännöt ovat tunnetusti aivan toisenlaisia kuin kirjastojen ja museoiden. Semanttista yhteensopivuutta on haettu yhteisten tehtäväluokitusten avulla asiakirjahallinnossa. Tällä tavalla on saavutettu jotain tuloksia, mutta vaikka menestys olisi täydellinenkin, se ei kulttuuriperinnön näkökulmasta riitä. Mikään tehtävien kuvailu ei tee arkistoaineistojen kuvailusta yhteiskäyttöisiä kirjasto- ja museoaineistojen kanssa. Se ei myöskään liitä nyt syntyviä aineistoja vanhempiin arkistoaineistoihin, jotka noudattavat usein ns. ABC-kaavaa. Jos asiaa katsotaan laajemmin kuin vain juuri nyt viranomaisissa syntyvien aineistojen näkökulmasta, tehtäväpohjaisuus on yhteiskäyttöisyyden umpikuja.

En näe muuta vaihtoehtoa kuin myös arkistoaineistojen sisältöjen kuvailun. Kontekstin kuvailua ei pidä hylätä, mutta sen rinnalle tarvitaan muitakin toimintatapoja. Muutos edellyttää ammattilaisten täydennyskoulutusta, mutta aineistomassojen ollessa suunnattomia sisällönkuvailu pitäisi uskoakin enemmän käyttäjille, joille annetaan siihen välineet. Yksikin sotapäiväkirjan lukija, joka tägittää aineistonsa paikoilla, nimillä ja tapahtumia kuvaavilla sanoilla, tekee jälkeentuleville suuren palveluksen: näiden ei tarvitse enää selata digiarkistossa loputonta määrää ”jaksoja”. Näistä pienistä puroista muodostuu ajan mittaan mahtava virta.

Kategoriat:Sekalaista

Aineistojen prosessilähtöinen kuvailu ei toimi – väitetään Ruotsissa

torstai 12.3.2015 2 kommenttia

Uusimmassa Arkiv-lehdessä (1/2015) on Martin Ståhlin kirjoitus prosessien kuvaamisen ongelmista (”Processer som metadata – En utvärdering av den nya arkivredovisningen”). Ruotsin Riksarkivet antoi 2008 ohjeen, jonka mukaan viranomaisten pitäisi kuvata aineistonsa prosessipohjaisesti. Tämä oli ajan hengen mukaista ja sitä pidettiin parhaana lähestymistapana. Ståhl toteaa, että nyt nyt kun tästä on kokemuksia, mallia on kehitettävä tarkoituksenmukaisemmaksi.

Ståhl toteaa että prosessin käsite oli todellisuudessa paljon monimutkaisempi kuin alkuun ymmärrettiin. Mallit otettiin elinkeinoelämän piiristä ja ne olivat todellisuutta yksinkertaistavia. Reaalimaailman prosessit ovat joskus vaikeita määritellä, rajata ja yhdistää toisiinsa. Lisäksi kaikki viranomaistoiminnassa ei etene suoraviivaisesti eri vaiheiden ollessa selvästi tunnistettavissa. ”Asiakirjatyyppiäkään” ei ole aina helppo määritellä ja riittää prosessiin.

Prosessipohjaisuutta perusteltiin sillä, että prosessit ovat organisaatioyksiköitä pitkäikäisempiä. Ståhl toteaa, että tämä pitää paikkansa vain, jos prosesseista ollaan yksimielisiä ja käsitys niiden tulkinnasta ei muutu tai vaihtele kontekstista toiseen. Jos näin ei ole, kenellä on totuus asiasta? Voidaanko esimerkiksi kirjaamista tai muuta rekisterinpitoa pitää omana prosessinaan vai ovatko ne osoitus muista prosesseista? Pitääkö prosessin olla dokumenttikeskeinen? Eri näkökulmat ovat mahdollisia ja on vaarallista nimetä jokin niistä ”oikeaksi”. Prosesseista tulee helposti liian subjektiivisia.

Luokituksissa prosessikuvaukset ovat tavallisesti kovin lyhyitä ja mitään sanomattomia, minkä vuoksi niitä on vaikea ymmärtää. Jo muutaman vuoden kokemuksella voidaan Ståhlin mukaan todeta, että uusien ihmisten on vaikea tunnistaa niistä prosesseja. Siksi luokituksen rakenteita aletaan helposti muuttaa, vaikka itse prosesseissa ei olisi tapahtunut muutoksia. Kuvaukset ovat epätasaisia ja keinotekoisia. Jotkin prosessit muistuttavat enemmänkin tehtäviä. Toisiin on tungettu enemmän sisältöä kuin mitä niissä pitäisi olla. Jos kaikki on kuvattu niin kuin se on, se vastaa reaalimaailmaa, mikä vähentää väärinkäsityksiä. Samalla tarkkuus tekee kuvauksista komplisoituja. Siksi on käytännöllisempää pysytellä yleisemmällä tasolla, jolloin prosessi kuitenkin hämärtyy.

Koska tarkoituksena on kuvailla aineistoja, prosessikuvaukset pyrkivät olemaan dokumenttikeskeisiä, tahdottiinpa sitä tai ei. Siksi ne eivät välttämättä anna kuvaa viranomaisen työskentelystä. Toisaalta aineistoihin liittyvät prosessikuvaukset eivät aina sovi asiankäsittelyjärjestelmien prosesseihin. Tässä parempi standardointi ehkä toisi helpotusta, arvelee Ståhl.

Stähl kysyy, että jos prosessikuvaukset ovatkin hyvä instrumentti toiminnan tehostamiseen ja tekemiseen näkyväksi, miten ne palvelevat tiedon luokittelua ja hakua? Vastaus on: aivan erinomaisesti, mutta joskus eivät lainkaan. Esimerkiksi rekisterit ovat vaikeasti liitettävissä prosesseihin ja tehtäviin. Ståhlin mielestä on jatkossakin tarpeen välillä organisoida informaatiota asiasisältöjen mukaan, ei prosesseittain. Ei ole tavatonta, että tiedonhaku loppujen lopuksi perustuu sisältöihin prosessin ollessa täysin toissijainen. Esimerkki tästä on Tukholman kaupungin tehtävä ”utföra politisk ledningsarbete”. Tämä ei luonnollisestikaan voi riittää hakuavaimeksi kaikkeen siihen, mitä poliittinen päätöksenteko käsittelee. Lisäksi tarvitaan hienojakoista aiheluokitusta. Kaiken niputtaminen prosessin perusteella yhteen heikentää huomattavasti hakumahdollisuuksia,

Yhtä tärkeää kuin asiakirjojen kontekstin esille tuominen on sen näyttäminen, mitä asiakirjat oikeasti käsittelevät.Tässä helpolta ratkaisulta kuulostaa asiarekisterin temaattisen ryhmittelyn yhdistäminen tehtävä- ja prosessiluokitukseen, jos viranomaisella on sellainen. Se kuitenkin vaatii sitä, että kirjaamossa työskennellään saman aikaisesti erilaisen rakenteen parissa ja tuloksen on hyödytettävä organisaatiota.

Ståhlin mielestä ajatus aineistojen kuvailu prosessilähtöisesti lähtee oletuksesta, että asiakirjojen rekisteröinti ja säilyttäminen ovat sääntö, muu poikkeus. Itse asiassa asia on usein juuri päinvastoin. Jos viranomainen ei kirjaa prosessipohjaisesti uusi malli tuottaa sille hankalauuksia. Tiedon prosessiyhteyden tunnistaminen vaatii, että sitä seuraavat alusta alkaen prosesseja kuvaavat metatiedot. Jälkikäteen tietoja on vaikea lisätä, mutta vaatimus edellyttää kaiken informaation prosessiyhteyden tunnistamista, mikä on Ståhlin mukaan mahdotonta.

Ståhl on kaiken kaikkiaan sitä mieltä, että tiedon kuvailu lähtien viranomaisen prosessien perusteella sellaisina kuin prosessit tietyllä hetkellä nähdään ei riitä. Tarvitaan muutakin, joskaan ehkä ei aina. Prosessit kuitenkin täydentävät muita metatietoja.  Kuvailumallin olisi sallittava muutkin vaihtoehdot silloin kun prosessilähtöisyyttä ei voida toteuttaa.

Kategoriat:Sekalaista

Arkistolakityöryhmien mietinnöt valmistuivat. Arkistolaitoksessa uudistuvat rakenteet – yksityisarkistoissa rahoitus

torstai 12.3.2015 Jätä kommentti

Sekä arkisto- että yksityisarkistolakityöryhmät jättivät äskettäin esityksensä uudeksi lainsäädännöksi. Yksityisarkistolakiin on tulossa olennaisia muutoksia. Arkistolaki uudistuu vähemmän. Sen uudistamisen vaikein kysymys on ollut, kuka jatkossa ohjaa ja kehittää julkishallinnon asiakirjahallintoa. Kukaan ei halua koskea tähän kuumaan perunaan. Arkistolakityöryhmäkin näyttää nostaneen kätensä pystyyn sen edessä. Muistiossa kaivataan uutta yleislakia, joka kokoaisi yhteen keskeiset tiedonhallintaa ja tietoaineistojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säädökset huomioiden informaation koko elinkaaren. Tätä jäädään siis odottamaan.

Koska suuri kehys on ratkaisematta, arkistolakityöryhmän työn tulos on vain arkistolaitosta koskevan arkistolain osan uudistaminen. Muuten vuoden 1994 arkistolaki jää olennaisin osin edelleen voimaan.

Arkistolaitoksen uudistus noudattelee jo tiedossa olleita linjoja. Maakunta-arkistot katoavat organisaatioyksikkönä. Niiden tilalla tulee yksi, useilla paikkakunnilla toimiva Kansallisarkisto. Tätä perustellaan sillä, että arkistoviranomaisen ohjaus tietoaineistojen pysyväksi säilyttämiseksi ei kohdistu enää yksittäisiin viranomaisiin vaan tapahtuu keskitetysti. Kun perinteisistä arkistotarkastuksista on luovuttu, aineistojen vastaanottoprosessi samoin kuin tutkimusyhteistyö, kehittäminen ja hallintopalvelut voidaan paremmin hoitaa keskitetysti.

Uudistuksen henki on, että arkistolaitos vetäytyy hyllyjen väliin huolehtimaan pysyvästi säilytettävistä aineistoista ja niiden tietopalvelusta. Lain Kansallisarkistosta 2 §:ssä todetaan, että Kansallisarkiston ”tehtävänä on – – toimia viranomaisten asiakirjoihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen ja arkistotoiminnan asiantuntijaviranomaisena”. Kun ”arkistotoimintaa” ei määritellä, 2 §:ään voi sisältyä pieni epäselvyyden siemen. Asiantuntijaviranomaisen toimivaltuudet ovat kuitenkin vähäiset.

Kansallisarkisto saa uudessa arkistolaissa oikeuden muuttaa asiakirjat sähköiseen muotoon siten että alkuperäiset hävitetään. Tiedonantovelvollisuutta löysätään siten, että sen voi vastata asiakirjapyyntöön jopa vasta kuukauden tai jopa kahden päästä.

Jos tuleva arkistolain uudistus ei kosketa juuri muita kuin arkistolaitosta, toisin on valtionapua saavien yksityisten keskusarkistojen lainsäädännön laita. Sen muutokset ovat suuria ja vaikuttavat laajempaan kenttään. Uudistuksen taustalla on hallitusohjelma, jossa selväkielisesti sanottuna kannettiin huolta siitä, että kristillisdemokraatit, vihreät ja perussuomalaiset eivät ole valtionapua saavien arkistojen tukijärjestelmän piirissä.

Uudistustarve on muutenkin ilmeinen. Nykyinen tuki perustuu kiinteistö- ja henkilöstökustannuksiin, joten se jakautuu epätasaisesti. Kuukausittainen valtionapu vaihtelee 1,80 ja 15,50 euron välillä hyllymetriä kohden. Eroja avun saajien toiminnan tehokkuudessa sekä sähköisten palveluiden järjestämisessä ei voida huomioida. Kiinteistö- ja henkilöstömenot vievät 90 % tuesta. Vapaata rahaa ei juuri ole, vaikka painopisteet vaihtuisivat tai olisi tarvetta tukea tilapäisiä hankkeita.

Jatkossa rahoituksen saaminen perustuu toiminnan laajuuteen ja laatuun. Pohjana eivät enää ole kiinteät kustannukset, joten rahoituksen painopistettä voidaan helpommin muuttaa. EU-tason, hallituksen sekä ministeriöiden kulttuuri- ja tiedestrategioiden ja toimenpideohjelmien rooli kasvaa rahoituksen suuntaamisen perusteena.

Nykyisissä valtionapua saavassa laitoksissa tämä saattaa huolta, varsinkin kun valtionapu samalla avataan laajemmalle hakijajoukolle. Jakajia tulee lisää, jaettavaa ei. Arkistolaitoksen puolelta on viestitetty, ettei suuria muutoksia tehdä nopeasi. Kertaluontoista hankeavustusta voivat jatkossa saada muutkin kuin pysyväisluonteisen avustuksen saajat. Tuen piirissä on myös toimintojen kehittäminen, esimerkiksi arkistotoimintaa kehittävä tutkimus tai muu yhteistyö tutkijoiden kanssa.

Uudessa laissa pysyväisluonteisesta valtionavusta päättäisi Kansallisarkisto opetus- ja kulttuuriministeriön sijasta. Toinen Kansallisarkistoon liittyvä muutos koskee yksityisarkistojen vastaanottamista. Nykyisin yksityisarkistojen ottaminen Kansallisarkistossa säilytettäväksi perustuu sopimuksiin, mistä seuraa oikeudellisia tulkintaongelmia esimerkiksi julkisuuslainsäädännön suhteen. Esityksessä yksityisarkisto siirtyisi Kansallisarkistolle valituskelpoisella hallintopäätöksellä, joka on perusteltava. Kansallisarkistoon olisi samassa päätöksessä päättävä käyttörajoituksista. Tämän olisi tapahduttava kuitenkin luovuttajan tahtoa noudattaen ja julkisuutta vain perustellusta syystä rajoittaen.

Käyttäjille lakiuudistukset tuovat yhden tervetulleen parannuksen. Kansallisarkisto ja pysyväisluonteista valtionapua saavat arkistot voivat jatkossa julkaista sähköisesti aineistojen tunnistamisen ja valinnan kannalta välttämättömät tiedot hallussaan olevista arkistoista ja asiakirjoista.

Molempia lakeja esitetään tulevaksi voimaan 1.1.2016.

 (Julk. Faili 1/2015, 36-37)

Kategoriat:Lainsäädäntö