Etusivu > Sekalaista > Aineistojen prosessilähtöinen kuvailu ei toimi – väitetään Ruotsissa

Aineistojen prosessilähtöinen kuvailu ei toimi – väitetään Ruotsissa

Uusimmassa Arkiv-lehdessä (1/2015) on Martin Ståhlin kirjoitus prosessien kuvaamisen ongelmista (”Processer som metadata – En utvärdering av den nya arkivredovisningen”). Ruotsin Riksarkivet antoi 2008 ohjeen, jonka mukaan viranomaisten pitäisi kuvata aineistonsa prosessipohjaisesti. Tämä oli ajan hengen mukaista ja sitä pidettiin parhaana lähestymistapana. Ståhl toteaa, että nyt nyt kun tästä on kokemuksia, mallia on kehitettävä tarkoituksenmukaisemmaksi.

Ståhl toteaa että prosessin käsite oli todellisuudessa paljon monimutkaisempi kuin alkuun ymmärrettiin. Mallit otettiin elinkeinoelämän piiristä ja ne olivat todellisuutta yksinkertaistavia. Reaalimaailman prosessit ovat joskus vaikeita määritellä, rajata ja yhdistää toisiinsa. Lisäksi kaikki viranomaistoiminnassa ei etene suoraviivaisesti eri vaiheiden ollessa selvästi tunnistettavissa. ”Asiakirjatyyppiäkään” ei ole aina helppo määritellä ja riittää prosessiin.

Prosessipohjaisuutta perusteltiin sillä, että prosessit ovat organisaatioyksiköitä pitkäikäisempiä. Ståhl toteaa, että tämä pitää paikkansa vain, jos prosesseista ollaan yksimielisiä ja käsitys niiden tulkinnasta ei muutu tai vaihtele kontekstista toiseen. Jos näin ei ole, kenellä on totuus asiasta? Voidaanko esimerkiksi kirjaamista tai muuta rekisterinpitoa pitää omana prosessinaan vai ovatko ne osoitus muista prosesseista? Pitääkö prosessin olla dokumenttikeskeinen? Eri näkökulmat ovat mahdollisia ja on vaarallista nimetä jokin niistä ”oikeaksi”. Prosesseista tulee helposti liian subjektiivisia.

Luokituksissa prosessikuvaukset ovat tavallisesti kovin lyhyitä ja mitään sanomattomia, minkä vuoksi niitä on vaikea ymmärtää. Jo muutaman vuoden kokemuksella voidaan Ståhlin mukaan todeta, että uusien ihmisten on vaikea tunnistaa niistä prosesseja. Siksi luokituksen rakenteita aletaan helposti muuttaa, vaikka itse prosesseissa ei olisi tapahtunut muutoksia. Kuvaukset ovat epätasaisia ja keinotekoisia. Jotkin prosessit muistuttavat enemmänkin tehtäviä. Toisiin on tungettu enemmän sisältöä kuin mitä niissä pitäisi olla. Jos kaikki on kuvattu niin kuin se on, se vastaa reaalimaailmaa, mikä vähentää väärinkäsityksiä. Samalla tarkkuus tekee kuvauksista komplisoituja. Siksi on käytännöllisempää pysytellä yleisemmällä tasolla, jolloin prosessi kuitenkin hämärtyy.

Koska tarkoituksena on kuvailla aineistoja, prosessikuvaukset pyrkivät olemaan dokumenttikeskeisiä, tahdottiinpa sitä tai ei. Siksi ne eivät välttämättä anna kuvaa viranomaisen työskentelystä. Toisaalta aineistoihin liittyvät prosessikuvaukset eivät aina sovi asiankäsittelyjärjestelmien prosesseihin. Tässä parempi standardointi ehkä toisi helpotusta, arvelee Ståhl.

Stähl kysyy, että jos prosessikuvaukset ovatkin hyvä instrumentti toiminnan tehostamiseen ja tekemiseen näkyväksi, miten ne palvelevat tiedon luokittelua ja hakua? Vastaus on: aivan erinomaisesti, mutta joskus eivät lainkaan. Esimerkiksi rekisterit ovat vaikeasti liitettävissä prosesseihin ja tehtäviin. Ståhlin mielestä on jatkossakin tarpeen välillä organisoida informaatiota asiasisältöjen mukaan, ei prosesseittain. Ei ole tavatonta, että tiedonhaku loppujen lopuksi perustuu sisältöihin prosessin ollessa täysin toissijainen. Esimerkki tästä on Tukholman kaupungin tehtävä ”utföra politisk ledningsarbete”. Tämä ei luonnollisestikaan voi riittää hakuavaimeksi kaikkeen siihen, mitä poliittinen päätöksenteko käsittelee. Lisäksi tarvitaan hienojakoista aiheluokitusta. Kaiken niputtaminen prosessin perusteella yhteen heikentää huomattavasti hakumahdollisuuksia,

Yhtä tärkeää kuin asiakirjojen kontekstin esille tuominen on sen näyttäminen, mitä asiakirjat oikeasti käsittelevät.Tässä helpolta ratkaisulta kuulostaa asiarekisterin temaattisen ryhmittelyn yhdistäminen tehtävä- ja prosessiluokitukseen, jos viranomaisella on sellainen. Se kuitenkin vaatii sitä, että kirjaamossa työskennellään saman aikaisesti erilaisen rakenteen parissa ja tuloksen on hyödytettävä organisaatiota.

Ståhlin mielestä ajatus aineistojen kuvailu prosessilähtöisesti lähtee oletuksesta, että asiakirjojen rekisteröinti ja säilyttäminen ovat sääntö, muu poikkeus. Itse asiassa asia on usein juuri päinvastoin. Jos viranomainen ei kirjaa prosessipohjaisesti uusi malli tuottaa sille hankalauuksia. Tiedon prosessiyhteyden tunnistaminen vaatii, että sitä seuraavat alusta alkaen prosesseja kuvaavat metatiedot. Jälkikäteen tietoja on vaikea lisätä, mutta vaatimus edellyttää kaiken informaation prosessiyhteyden tunnistamista, mikä on Ståhlin mukaan mahdotonta.

Ståhl on kaiken kaikkiaan sitä mieltä, että tiedon kuvailu lähtien viranomaisen prosessien perusteella sellaisina kuin prosessit tietyllä hetkellä nähdään ei riitä. Tarvitaan muutakin, joskaan ehkä ei aina. Prosessit kuitenkin täydentävät muita metatietoja.  Kuvailumallin olisi sallittava muutkin vaihtoehdot silloin kun prosessilähtöisyyttä ei voida toteuttaa.

Mainokset
Aiheet:Sekalaista
  1. sunnuntai 15.3.2015 14:22

    Mitä itse ajattelet aiheesta, Pekka? 🙂

    • sunnuntai 15.3.2015 19:27

      Hyvä kysymys, Jessica 🙂 Ajattelen aika samaan tapaan kuin tuo kirjoittajakin. Prosessipohjaisuus on joissain tapauksissa ja joistain näkökulmista hyvä ratkaisu. Mutta aina se ei ole tarkoituksenmukainen tai kustannustehokas toimintatapa ja sen rinnalle tarvitaan muitakin vaihtoehtoja.

  1. Ei paluuviitteitä.

Vastaa käyttäjälle Pekka Henttonen Peruuta vastaus

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: