Etusivu > Sähköiset > Sähköpostiviestin säilyttämisestä

Sähköpostiviestin säilyttämisestä

Helsingin Sanomissa kysyttiin 29.3., kauanko sähköpostiviestejä pitää säilyttää. Arkistolaitoksesta annettu vastaus oli seuraava:

Sähköposti helpottaa, nopeuttaa ja sujuvoittaa organisaation toimintaa, mutta se ei ole arkisto. Jos sähköpostin liitteenä on asiakirja, joka liittyy viestin ohella jonkin asian käsittelyyn, sekä viesti että asiakirja tulee liittää esimerkiksi asianhallintajärjestelmään. Tällöin viestin ja asiakirjan säilytysaika määräytyvät organisaation itse määrittelemien säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä tulee ottaa huomioon lainsäädännön vaatimukset, asiakkaan ja henkilöstön oikeusturva sekä toiminnan seurannan ja valvonnan tarpeet. – – Suurin osa sähköposteista on kuitenkin viestejä, jotka eivät liity organisaation asioiden valmisteluun eivätkä käsittelyyn. Silloin työntekijä harkitsee itse lähettämiensä ja vastaanottamiensa viestien säilytystarpeen.

En osaa olla tyytyväinen vastaukseen, vaikka monilta osin se on oikein.  Totta on, että sähköposti ei ole arkisto. Totta on, että organisaatio määrittelee säilytysajat itse – ellei kyse ole pysyvästi säilytettävästä aineistosta julkishallinnossa.

Asiakirjakäsitys on vastauksessa kuitenkin hyvin kapea. Kaikkea relevanttia aineistoa ei varmaankaan viedä asianhallintajärjestelmään, vaikka se olisi ihanne. Kulttuurihistoriallista merkitystä ei mainita säilytysperusteena. Tätä olisin odottanut, kun kyseessä on arkistolaitoksen näkemys. Ymmärrän toki, että toimitus on saattanut lyhentää vastausta ja että tämä on yleisesti ottaen irrelevantti ja ”naivi” vaatimus käytännön arjessa. Ehkä pahiten tökkii tuo, että suurin osa viesteistä jää työntekijän oman harkinnan varaan. Arkistoala ampuu itseään jalkaan, kun se tieten tahtoen rajaa itsensä pienelle sektorille, olkoonkin että lainsäädäntö ei aina anna muuhun mahdollisuuksia.

Mainokset
Kategoriat:Sähköiset
  1. Nimetön
    tiistai 31.3.2015 8:32

    Päivi Happosen vastaus ei ollut vastaus kysyjälle, vaan arkistolaitoksen vakio-ohje viranomaisille. Helsingin Sanomissa julkaistun vastauksen olisi voinut osoittaa selkeämmin muillekin organisaatioille kuin julkishallinnolle.

    Muistutan vielä, että arkistolaitos ei ole sama asia kuin arkistoala. Arkistolaitoksella ja viranomaisten arkistoilla on lainsäädännön antamat valtuudet ja rajat. Yksityissektorin arkistot voivat soveltaa arkistolaitoksenkin suosituksia väljemmin ja ottaa ehkä paremmin huomioon myös kulttuuriperinnön säilyttämisen näkökulman.

  2. Olli Alm
    tiistai 31.3.2015 11:45

    Ja kuitenkin kaikki tietävät, että niillä sähköposteilla ja tekstiviesteillä Suomea/virastoa/kuntaa/yritystä johdetaan, ei millään asiankäsittelyjärjestelmään tallennettavilla (rutiini-) asiakirjoilla.

  3. tami
    sunnuntai 5.4.2015 14:30

    naiivi vai naivi?

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: