Arkisto

Archive for helmikuu 2016

Riko kaavoja, kirjoita ja nauti!

sunnuntai 21.2.2016 Jätä kommentti

Arkistoalan pitkän linjan vaikuttaja, professori Richard J. Cox Pittsburgin yliopistosta, tarkastelee akateemista ja ammatillista kirjoittamista artikkelissaan Professional and Scholary Writing: Advice for Information Professionals and Academics. Artikkeli on luettavissa Journal of Information Science Theory and Practice –julkaisussa, numero 4/2015.

Cox kirjoittaa, että akateemista yhteisöä vaivaa usein samoihin vanhoihin kaavoihin kangistuminen. Kuvitellaan, että ammatillinen identiteetti ja arvostus on mahdollista rakentaa ainoastaan yhdellä tavalla – kirjoittamalla säännöllisesti, määrällisesti paljon ja kerran opitun sapluunan mukaisesti kansainvälisiin arvostettuihin julkaisuihin. Tämä on meille kaikille enemmän kuin tuttua – eikö totta?

Kirjoittaminen pitäisi Coxin mukaan nähdä kuitenkin laajemmasta perspektiivistä kuin ainoastaan tutkimusjulkaisujen tai väitöskirjatöiden kautta. Ne ovat tärkeitä silloin kun olemme valmistumassa tohtoreiksi, mutta ammatillisessa mielessä yhtä tärkeitä osa-alueita ovat erilaisten tarinoiden ja kirjojen kirjoittaminen sekä opettaminen. Yliopistoilla on tärkeä yhteiskunnallinen rooli ja sitä kautta myös vastuu, jonka vuoksi meidän tulisi kirjoittaa meille tärkeistä asioista selkeästi ja ymmärrettävästi, mahdollisimman laajalle yleisölle, hyödyntäen erilaisia kanavia. Valitettavasti tämä vastuunäkökulma usein hautautuu muiden, muka tärkeämpien asioiden alle.

Jokaisella on mahdollisuus luoda oma persoonallinen akateeminen ja ammatillinen polkunsa sekä kirjoitustyylinsä. Ei ole olemassa yhtä ainoaa oikeaa tapaa toimia. Akateemisten yhteisöjen tulisikin julkaisumäärien sijaan kannustaa opiskelijoita olemaan sekä ammatillisissa valinnoissaan että kirjoittamisissaan ennakkoluulottomia, rohkeita ja luovia.

Miten sitten tullaan hyväksi kirjoittajaksi? Joskus heikkoina hetkinä tuntuu, että jotkut ovat suoraan syntyneet sellaisiksi. Se ei onneksi pidä kuitenkaan paikkansa. Kirjoittamiseen, kuten mihin tahansa taiteenlajiin, voi halutessaan harjaantua, ja siitä voi parhaimmillaan jopa nauttia. Cox tarjoaa artikkelinsa liitteenä joukon erilaisia kirjoittamista edesauttavia vinkkejä, joista seuraavassa on poimittu vain muutama esimerkki (ei tarkka suomennos).

  1. Opettele ottamaan vastaan kritiikkiä.
  2. Harjoittele, harjoittele, harjoittele. Kokeile, kokeile, kokeile.
  3. Unohda väitöskirja.
  4. Käytä yksinkertaista ja selkeää kieltä, mutta kehitä oma yksilöllinen tyyli.
  5. Määritä omat henkilökohtaiset tavoitteet ja mittarit menestyäksesi tutkimuksessa ja kirjoittamisessa.
  6. Lue sekä laajasti että syvällisesti ja jatka lukemista.

Artikkeli on kaikkinensa antoisaa ja mielenkiintoista luettavaa. Se antaa uskoa ja toivoa tulevaan, ja kannustaa tekemään rohkeasti omia valintoja. Lisäksi kirjoitusvinkeistä saa laadittua itselle huoneentaulun, jota voi silmäillä aina silloin tällöin. Etenkin sellaisina päivinä kun tuntuu, että mikään ei onnistu.

Kategoriat:Sekalaista

Kunnanjohtaja nuhteli päättäjiä Pihtiputaalla

maanantai 15.2.2016 Jätä kommentti

Sanomalehti Keskisuomalainen uutisoi 10.2.2016 Pihtiputaan kunnanjohtaja Ari Kinnusen puuttumisesta kunnanvaltuutettujen Facebook-kirjoitteluun. Jutussa oli kysymys siitä, että kunnanjohtaja oli kehottanut kunnanvaltuutettuja harkitsemaan, mitä nämä kirjoittavat kunnan asioista kunnan maksamassa Facebookin Pihtipudas-ryhmässä. Kunnanjohtaja itse perusteli puuttumistaan kirjoitteluun muun muassa siksi, että faktat, kunnan ja kirjoittajien omat mielipiteet voivat mennä sekaisin, josta seuraa, että kunta joutuu lopulta selittämään kirjoittelua. Kinnusen puheenvuoro herätti keskustelua sananvapauden rajoittamisesta, mielipiteenvapauteen puuttumisesta sekä eettisistä näkökulmista. Jutussa viitattiin myös Jyväskylän yliopiston tutkimuskoordinaattori Heikki Kuutin näkemykseen, jonka mukaan kukaan ulkopuolinen ei saa määrittää tai kieltää kirjoittelua silloin kun kysymys on poliittisesta keskustelusta.

Olen täysin samaa mieltä siitä, että sananvapautta tai mielipiteenvapautta ei saa rajoittaa. Kuitenkin, jos tätä keskustelua lähestyy hieman laajemmasta näkökulmasta, tilanne ei ole enää niin mustavalkoinen. Ensinnäkin, kuntalaki velvoittaa kunnan tiedottamaan toiminnastaan ja käsiteltävänä olevista asioista kuntalaisille siten, että heillä on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa päätöksentekoon. Verkkoviestinnässä on huolehdittava siitä ettei salassa pidettäviä tietoja viedä yleiseen tietoverkkoon, ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja asiallista kieltä ja huomioitava kunnan eri asukasryhmien tarpeet. Ja edelleen kuntalaki velvoittaa, että asiakirjahallinnon järjestämisestä, asiakirjoista tai tiedon antamiseen perittävistä maksuista sekä viestinnän periaatteista on annettava tarkemmat määräykset hallintosäännössä.

Arkistolaki määrittää ne periaatteet, joiden mukaan kunnan tulee vastata toiminnassaan syntyvistä asiakirjoista sekä niiden käsittelystä ja arkistoinnista. Arkistolain 6 §:n mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Ja edelleen 7 §:n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Kunta on siten vastuussa kaikista asiakirjallisista tiedoistaan. Se mitä ymmärretään kuuluvaksi asiakirjallisiin tietoihin, ei aina ole selkeää. Pihtiputaan tapauksessa kysymys oli kunnan maksamasta Facebook-ryhmästä. Onkin aiheellista kysyä, luetaanko tällöin some-kirjoittelu osaksi kunnan tehtäviä ja lakisääteistä toimintaa, ja jos, missä määrin? Jos vastaus on kyllä, tällöin joudutaan ottamaan kantaa myös siihen, miten varmistetaan, että some-kirjoitukset päätyvät osaksi kunnan käsiteltäviä asioita, ja että niiden tietosisällöt säilyvät eheinä ja käytettävinä joko määräajan tai pysyvästi. Oma mielenkiintoinen kysymyksensä liittyy myös viestinnän ja asiakirjahallinnan periaatteiden osaamisen tasoon, työnjakoon sekä vastuisiin kuntien viestintään koulutettujen ammattilaisten ja valtuutettujen välillä. Edelleen voi pohtia, lisääkö kuntien paikoin ristiriitainen tiedottaminen todellista avoimuutta, ja onko tämä kaikki kansalaisen parhaaksi. Ainakin edellä kerrotuista näkökulmista tarkasteltuna kunnanjohtajan huolestuneisuus valtuutettujen some-kirjoittelusta on mielestäni perusteltua.

Kategoriat:Sekalaista

Kesäkurssille Kiinaan

lauantai 13.2.2016 Jätä kommentti

Vuosi sitten vierailin Renminin yliopistossa. Samalla sovittiin siitä, että tämän vuoden kesäkouluihin voivat vastavuoroisesti osallistua kummankin yliopiston opiskelijat. Kiinnostaisiko siis lähteä Pekingiin? Renminin laajasta kesäkurssitarjonnasta löytynee jotain kaikille SISsin opiskelijoille.

Kategoriat:Ajankohtaista

Jako kahteen

maanantai 8.2.2016 3 kommenttia

Arkistolaitoksen kerrotaan tekevän muutosta arvonmäärityksessä. Sähköiset aineistot määrätään pysyvään säilytykseen tehtäväluokittain, joko kaikki säilytetään tai sitten ei mitään. Olin tänään tilaisuudessa, jossa puhuttiin muun muassa tästä seuraavista käytännön vaikeuksista. Itse jäin miettimään, mitä tämä vaikuttaa  ammattilaisten rooliin organisaatioissa ja arkistolaitoksen suhteeseen viranomaisiin.

Oma ajatukseni on, että asiakirjahallinta näyttää olevan jakaantumassa yhä selvemmin kahteen ammattikuntaan, kuten anglosaksisissa maissa. Toki asiakirjahallinnolla ja päätearkistotoiminnalla on jatkossakin paljon yhteistä, mutta aika olennainen linkki elinkaaren päiden välille on syntynyt arkistonmuodostussuunnitelmien kautta.

Asiakirjahallinta on Suomessa pyörinyt suunnitelmien ympärillä. AMSien laatimiseen yksityiskohtaisella tasolla on käytetty suunnattomasti aikaa ja vaivaa. AMSien avulla arkistolaitos on tunnistanut aineistot, jotka tulisi säilyttää pysyvästi. Nyt tämä perustehtävä, pysyvästi säilytettävän aineiston määrittäminen, menettää merkitystään. Tuntuisi siltä, että pelkästään sp-aineistojen valikointiin riittää paljon ylimalkaisempikin kuvaus organisaation tehtävistä ja aineistoista kuin mitä nykyiset suunnitelmat ovat.

Mitä silloin jää AMSista jäljelle? Kuinka tarkkoja suunnitelmia tarvitaan ja mitä tarkoitusta varten? Mitä varten AMSin laativa ammattikunta on olemassa? Vaikka pysyvästi säilytettävän aineiston valikointi on ollut arkistolaitoksen näkökulmasta se tärkein tehtävä, AMSeja on ainakin periaatteessa, ja varmaan myös oikeasti, käytetty moniin tarkoituksiin. Olennaista on minusta, että riippumatta näistä tarkoituksista AMSien kautta on syntynyt elinkaaren päitä yhdistävä käytäntö. Sekä päätearkisto että asiakirjahallinto ovat käyttäneet samaa välinettä ja molemmilla on ollut intressi saada siitä mahdollisimman toimiva. Arkistolaitos on ohjeistanut AMSien laatimista ja kehittänyt niiden sisältöä. Onko sillä siihen mielenkiintoa jatkossa, jos suunnitelmat ovat vähemmän tärkeitä sen päätehtävän, kulttuuriperinnön vaalimisen, kannalta?

Arkistonmuodostussuunnitelmat voivat toki elää ilman arkistolaitostakin, esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmien nimellä. Mutta jos niiltä häviää kulttuurihistoriallinen funktio samalla on minusta kadotettu jotain suomalaisten asiakirja-ammattilaisten yhteydestä. Ehkä se on illuusio jo nyt. Kollega totesi keskustelussa, että ”historialla ei enää ole hallinnossa ystäviä”. Elinkaaren hallinta organisaatioissa tarkoittaa yhä lyhyempää elinkaaren pätkää. Asiakirjahallinto ja päätearkistot etääntyvät toisistaan.

Ei me mitään arkistojen kanssa…

perjantai 5.2.2016 Jätä kommentti

Välillä törmää ajatukseen, että pitäisi lakata puhumasta ”asiakirjahallinnasta”, ”asiakirjoista” ja ”arkistoista”. Sen sijaan pitäisi puhua jostain digitaalisesta diibadaabasta, koska digitaalisuus, koska toiminnan murros, koska uudet mediat, koska se tai tuo on siitä innostunut, koska digitaalisuudella voi ehkä saada rahaa.

Ymmärrän ajatuksen. Digitaalisuus totta kai mullistaa toimintaa ja on alan arkipäivää. Digitaalisen diibadaaban maisteriohjelma kuulostaisi hyvältä. Asiakirjahallinnan maisterius ei niinkään. Ihmiset ymmärtävät sen herkästi väärin. Siinä se on meritoitunut akateemisesti lykkäämään leimalla varustettuja papereita pahvikoteloon.

Silti en ole innostunut hylkäämään perinteisiä käsitteitä. Miksi? Siihen on monta syytä. Ensiksikin digitaalinen diibadaaba ymmärrettäisiin yhtä väärin. Asiakirjahallinnalla on oma näkökulmansa tietoon ja sen hallintaan. Jos puhutaan vain digitaalisuudesta, tämä näkökulma häviää näkyvistä kokonaan. Se pitäisi selittää aina erikseen – ja onnistuisiko se käyttämättä pahoja A-sanoja?

Toiseksi, maailma ei ole puhtaasti digitaalinen. Tätä on ehkä vaikea uskoa. En ole kuitenkaan vielä löytänyt organisaatiota, jossa olisi vain digitaalista informaatiota työkenttänä. Pelkkä digitaalisen tiedon hallinnoija on kuin triathlonisti, joka ei osaa uida.

Kolmanneksi, asiakirjahallinnan teoreettinen tausta ei ole sidoksissa aineiston muotoon. Digitaalisuus on muuttanut toimintatapoja, mutta se ei ole muuttanut toiminnan tavoitteita. Tässäkin digitaalisuus on käsitteenä liian suppea.

Neljänneksi, opiskelijat tulevat yleensä yliopistoon hankkimaan ammatin. Työnantajat odottavat jonkin alan ammattilaisia. Ammattin valmistuminen tarkoittaa identiteetin omaksumista, sisäänajoa alan diskurssiin, perehtymistä alan historiaan ja sen aikaisempaan keskusteluun. Kukaan ei aloita nollasta.

Minulla ei ole mitään sitä vastaan, että syntyy jotain uutta uuden otsikon alle. Mutta, jotta tämäkin opetus olisi asiakirjahallinnan opetusta, sen täytyy puhua siitä, mistä asiakirjahallinnassa on kyse. Muuten opetus ei koske toiminnan ydintä. Ja tätä on vaikea saavuttaa, jos käsitteistö ei ole kuranttia.

Apua tietosuojatalkoisiin asiakirjahallinnosta?

keskiviikko 3.2.2016 Jätä kommentti

Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio etsii 1.2.2016 julkaistussa blogikirjoituksessaan koordinoijia, kumppaneita ja vastuunkantajia tulevien tietosuojauudistusten jalkauttamiseksi. Kuten Aarnio toteaa, yksi toimisto ei voi selvitä kaikista edessämme olevista haasteista, jotka ovat samalla sekä kansallisia että ylikansallisia. Lisääntyvät identiteettivarkaudet ja verkkoasiointiin liittyvät luotettavuuskysymykset edellyttävät vahvaa viranomaistoimintaa, yhteistyötä ja osaamista. Aarnio näkee kuitenkin koulutustarjonnassamme tällä hetkellä huolestuttavia piirteitä. Ennen kuin voimme pohtia ratkaisua kysymyksiin kumppanuuksista, vastuun kantajista tai koulutuksesta, nykytilannetta on ensin tarkasteltava muutaman käsitteen kautta.

Tietohallinto ymmärretään edelleen joissakin julkisen sektorin organisaatioissa suppeasti teknologian näkökulmasta, jolloin ihmisiin liittyvät tekijät, kuten tietämys, osaaminen ja asiantuntijuus jäävät huomiotta. Asiakirjahallinto ymmärretään synonyymina paperiarkistoille. Laajassa merkityksessä asiakirjahallinta käsittää kuitenkin kaikki toimenpiteet, joilla varmistetaan asiakirjojen laatiminen, talteenottaminen, säilyttäminen ja käyttö asiakirjan elinkaaren kaikissa vaiheissa. Näillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan asiakirjallisten tietojen autenttisuus, luotettavuus ja todistusvoimaisuus. Missä järjestelmässä asiakirja on laadittu tai mikä on sen formaatti, ei ole merkitystä. Asiakirjahallinta ottaa toiminnassaan huomioon myös lainsäädännön ja normiympäristön asettamat vaatimukset – erityisesti tietosuojan osalta. Edellä kerrotut ovat juurikin niitä kysymyksiä, joista puhtaasti teknologiaorientoituneessa tietohallinnossa ei olla useimmiten kiinnostuneita.

Tietohallinnon ja asiakirjahallinnon toiminnot ja periaatteet eivät ole kaikissa viranomaisissa vielä täysin selkeitä ja yhteisesti ymmärrettyjä. Samalla jotkin tahot esittävät, että kaikista asiakirja-alkuisista käsitteistä tulisi luopua kokonaan, koska ne kuulostavat vanhahtavilta. Tilanne on sekava ja keskeneräinen, joten keskustelua tulee tältä osin jatkaa yhteisten näkemysten saavuttamiseksi. Yksittäiseltä kansalaiselta ei voi vaatia osaamista, jos emme aina viranomaisissakaan tiedä missä mennään.

Koulutuksen osalta on todettava, että tietosuojaan sekä tietoturvaan liittyvät kysymykset ovat jo nyt olleet keskeinen osa asiakirjahallinnan koulutusta – näin on ainakin Tampereen yliopistossa. Pitkään eri aloilla työskennelleet asiakirjahallinnon ammattilaiset ovat oma-aloitteisesti hakeutuneet näihin asiakirjahallinnan koulutuksiin, koska he ovat ymmärtäneet, että e-hallinto tarvitsee yhä laaja-alaisempaa näkemystä ja osaamista. Opiskelijoilta saadut palautteet ovat olleet pääsääntöisesti positiivisia, ja he ovat kokeneet saaneensa uusia työkaluja, joiden avulla heidän on mahdollista selvitä työtehtävissään tulevissa haasteissa.

Opettajan näkökulmasta – nyt jos koskaan, asiakirjahallinnan ja e-hallinnon tutkimukseen tulisi panostaa, koulutusta tulisi lisätä, laajentaa ja edelleen kehittää. Tässä näkisin myös yhteistyön mahdollisuuksia tietosuojakysymysten osalta. Nämä asiat eivät ole kuitenkaan yksittäisten henkilöiden päätettävissä eivätkä meneillään olevat yliopistoihin kohdistuvat säästökuurit lupaa kovin valoisia aikoja tulevalle. Kysymys on lopulta arvovalinnoista – siitä, mitä asioita yhteiskunnassamme pidetään tärkeinä. Valitettavasti meiltä Suomesta puuttuu vielä kokonaan yhteinen puolueeton e-hallinnon foorumi, missä näistä asioista olisi mahdollista keskustella eri näkökulmista. Mutta kuka on tässä kokonaisuudessa aloitteentekijä, vastuunkantaja ja äänitorvi, kenellä on lopulta valta? Tämä kaikki jää nähtäväksi.

Aarnion blogikirjoitus on luettavissa osoitteessa: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/blogi/6IUtCELFH/2016/5cejYUn2t.html.stx.

Kategoriat:Sekalaista