Etusivu > Sekalaista > Apua tietosuojatalkoisiin asiakirjahallinnosta?

Apua tietosuojatalkoisiin asiakirjahallinnosta?

Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio etsii 1.2.2016 julkaistussa blogikirjoituksessaan koordinoijia, kumppaneita ja vastuunkantajia tulevien tietosuojauudistusten jalkauttamiseksi. Kuten Aarnio toteaa, yksi toimisto ei voi selvitä kaikista edessämme olevista haasteista, jotka ovat samalla sekä kansallisia että ylikansallisia. Lisääntyvät identiteettivarkaudet ja verkkoasiointiin liittyvät luotettavuuskysymykset edellyttävät vahvaa viranomaistoimintaa, yhteistyötä ja osaamista. Aarnio näkee kuitenkin koulutustarjonnassamme tällä hetkellä huolestuttavia piirteitä. Ennen kuin voimme pohtia ratkaisua kysymyksiin kumppanuuksista, vastuun kantajista tai koulutuksesta, nykytilannetta on ensin tarkasteltava muutaman käsitteen kautta.

Tietohallinto ymmärretään edelleen joissakin julkisen sektorin organisaatioissa suppeasti teknologian näkökulmasta, jolloin ihmisiin liittyvät tekijät, kuten tietämys, osaaminen ja asiantuntijuus jäävät huomiotta. Asiakirjahallinto ymmärretään synonyymina paperiarkistoille. Laajassa merkityksessä asiakirjahallinta käsittää kuitenkin kaikki toimenpiteet, joilla varmistetaan asiakirjojen laatiminen, talteenottaminen, säilyttäminen ja käyttö asiakirjan elinkaaren kaikissa vaiheissa. Näillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan asiakirjallisten tietojen autenttisuus, luotettavuus ja todistusvoimaisuus. Missä järjestelmässä asiakirja on laadittu tai mikä on sen formaatti, ei ole merkitystä. Asiakirjahallinta ottaa toiminnassaan huomioon myös lainsäädännön ja normiympäristön asettamat vaatimukset – erityisesti tietosuojan osalta. Edellä kerrotut ovat juurikin niitä kysymyksiä, joista puhtaasti teknologiaorientoituneessa tietohallinnossa ei olla useimmiten kiinnostuneita.

Tietohallinnon ja asiakirjahallinnon toiminnot ja periaatteet eivät ole kaikissa viranomaisissa vielä täysin selkeitä ja yhteisesti ymmärrettyjä. Samalla jotkin tahot esittävät, että kaikista asiakirja-alkuisista käsitteistä tulisi luopua kokonaan, koska ne kuulostavat vanhahtavilta. Tilanne on sekava ja keskeneräinen, joten keskustelua tulee tältä osin jatkaa yhteisten näkemysten saavuttamiseksi. Yksittäiseltä kansalaiselta ei voi vaatia osaamista, jos emme aina viranomaisissakaan tiedä missä mennään.

Koulutuksen osalta on todettava, että tietosuojaan sekä tietoturvaan liittyvät kysymykset ovat jo nyt olleet keskeinen osa asiakirjahallinnan koulutusta – näin on ainakin Tampereen yliopistossa. Pitkään eri aloilla työskennelleet asiakirjahallinnon ammattilaiset ovat oma-aloitteisesti hakeutuneet näihin asiakirjahallinnan koulutuksiin, koska he ovat ymmärtäneet, että e-hallinto tarvitsee yhä laaja-alaisempaa näkemystä ja osaamista. Opiskelijoilta saadut palautteet ovat olleet pääsääntöisesti positiivisia, ja he ovat kokeneet saaneensa uusia työkaluja, joiden avulla heidän on mahdollista selvitä työtehtävissään tulevissa haasteissa.

Opettajan näkökulmasta – nyt jos koskaan, asiakirjahallinnan ja e-hallinnon tutkimukseen tulisi panostaa, koulutusta tulisi lisätä, laajentaa ja edelleen kehittää. Tässä näkisin myös yhteistyön mahdollisuuksia tietosuojakysymysten osalta. Nämä asiat eivät ole kuitenkaan yksittäisten henkilöiden päätettävissä eivätkä meneillään olevat yliopistoihin kohdistuvat säästökuurit lupaa kovin valoisia aikoja tulevalle. Kysymys on lopulta arvovalinnoista – siitä, mitä asioita yhteiskunnassamme pidetään tärkeinä. Valitettavasti meiltä Suomesta puuttuu vielä kokonaan yhteinen puolueeton e-hallinnon foorumi, missä näistä asioista olisi mahdollista keskustella eri näkökulmista. Mutta kuka on tässä kokonaisuudessa aloitteentekijä, vastuunkantaja ja äänitorvi, kenellä on lopulta valta? Tämä kaikki jää nähtäväksi.

Aarnion blogikirjoitus on luettavissa osoitteessa: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/blogi/6IUtCELFH/2016/5cejYUn2t.html.stx.

Mainokset
Aiheet:Sekalaista
  1. Ei komnentteja
  1. Ei paluuviitteitä.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: