Jako kahteen

Arkistolaitoksen kerrotaan tekevän muutosta arvonmäärityksessä. Sähköiset aineistot määrätään pysyvään säilytykseen tehtäväluokittain, joko kaikki säilytetään tai sitten ei mitään. Olin tänään tilaisuudessa, jossa puhuttiin muun muassa tästä seuraavista käytännön vaikeuksista. Itse jäin miettimään, mitä tämä vaikuttaa  ammattilaisten rooliin organisaatioissa ja arkistolaitoksen suhteeseen viranomaisiin.

Oma ajatukseni on, että asiakirjahallinta näyttää olevan jakaantumassa yhä selvemmin kahteen ammattikuntaan, kuten anglosaksisissa maissa. Toki asiakirjahallinnolla ja päätearkistotoiminnalla on jatkossakin paljon yhteistä, mutta aika olennainen linkki elinkaaren päiden välille on syntynyt arkistonmuodostussuunnitelmien kautta.

Asiakirjahallinta on Suomessa pyörinyt suunnitelmien ympärillä. AMSien laatimiseen yksityiskohtaisella tasolla on käytetty suunnattomasti aikaa ja vaivaa. AMSien avulla arkistolaitos on tunnistanut aineistot, jotka tulisi säilyttää pysyvästi. Nyt tämä perustehtävä, pysyvästi säilytettävän aineiston määrittäminen, menettää merkitystään. Tuntuisi siltä, että pelkästään sp-aineistojen valikointiin riittää paljon ylimalkaisempikin kuvaus organisaation tehtävistä ja aineistoista kuin mitä nykyiset suunnitelmat ovat.

Mitä silloin jää AMSista jäljelle? Kuinka tarkkoja suunnitelmia tarvitaan ja mitä tarkoitusta varten? Mitä varten AMSin laativa ammattikunta on olemassa? Vaikka pysyvästi säilytettävän aineiston valikointi on ollut arkistolaitoksen näkökulmasta se tärkein tehtävä, AMSeja on ainakin periaatteessa, ja varmaan myös oikeasti, käytetty moniin tarkoituksiin. Olennaista on minusta, että riippumatta näistä tarkoituksista AMSien kautta on syntynyt elinkaaren päitä yhdistävä käytäntö. Sekä päätearkisto että asiakirjahallinto ovat käyttäneet samaa välinettä ja molemmilla on ollut intressi saada siitä mahdollisimman toimiva. Arkistolaitos on ohjeistanut AMSien laatimista ja kehittänyt niiden sisältöä. Onko sillä siihen mielenkiintoa jatkossa, jos suunnitelmat ovat vähemmän tärkeitä sen päätehtävän, kulttuuriperinnön vaalimisen, kannalta?

Arkistonmuodostussuunnitelmat voivat toki elää ilman arkistolaitostakin, esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmien nimellä. Mutta jos niiltä häviää kulttuurihistoriallinen funktio samalla on minusta kadotettu jotain suomalaisten asiakirja-ammattilaisten yhteydestä. Ehkä se on illuusio jo nyt. Kollega totesi keskustelussa, että ”historialla ei enää ole hallinnossa ystäviä”. Elinkaaren hallinta organisaatioissa tarkoittaa yhä lyhyempää elinkaaren pätkää. Asiakirjahallinto ja päätearkistot etääntyvät toisistaan.

Mainokset
  1. Olli Alm
    keskiviikko 10.2.2016 10:13

    Liikearkistoyhdistyksellä oli maanantaina oikein hard core workshop arvonmäärityksestä, liittyen uuden säilytysaikasuosituksen tekemiseen. Eri yritysten asiakirjahallinnan asiantuntijat kertoivat oman toimialansa erityispiirteistä ja niiden erityispiirteiden vaikutuksesta arvonmääritykseen. Ainakin minulle jäi sellainen kuva, että eräänlainen kevyt-AMS on firmoissa edelleen kovaa valuuttaa. Ja tuon kevyt-AMSin vaatimukset tulee ennen kaikkea liiketoimintaprosesseista, kv. laatustandardeista ja tuotevastuuasioista. Eli pyhä tarkoitus ei suinkaan ole mikään pysyvästi säilytettävän aineiston valinta, vaan kaiken syntyvän (dokumentoidun) tiedon arvon määrittäminen ja kyseisen tiedon säilytysaikatarpeen arvioiminen.

    Ainakaan maanantaisten esitysten perusteella tuollaista jakoa kahteen ei ole nyt tapahtumassa yrityspuolella. Ehkä sellainen tapahtui jo 1990- ja 2000-luvuilla niissä firmoissa, joissa oli perinteiset arkistonhoitajat? Toinen selitys on se, että yrityksissä arkistonhoito on asiakirjahallinnon ihmisten otona tapahtuvaa sivutyötä. Eli saman ihmisen tehtävänkuvaan kuuluu niin elinkaaren alku- kuin loppupäänkin asiat.

    Suomessa vaan tämä asiakirjahallinnosta käytävä keskustelu on yhtä kuin julkishallinnon asiakirjahallinnosta käytävä keskustelu. Aivan kuin yrityksiä, yhdistyksiä, säätiöitä ja yksityisiä ihmisiä ei olisi olemassakaan.

  2. keskiviikko 10.2.2016 10:28

    Hyvä kommentti. Jokainen puhuu tietysti omasta näkökulmastaan.

  1. torstai 1.9.2016 11:17

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: