Arkisto

Archive for maaliskuu 2016

Elefantti olohuoneessa

keskiviikko 30.3.2016 Jätä kommentti

James Lappin puhui tänään asiakirjahallinnon kriisistä Liikearkistoyhdistyksen seminaarissa. Paperisiin asiakirjajärjestelmiin jäi rutiininomaisesti talteen toiminnassa syntyvä tieto. Tätä tietoa käytettiin ensisijaisena lähteenä toiminnasta. Sekä virkamiehet että ulkopuoliset luottivat siihen. Sisäinen käyttö toimi virheenkorjausmekanismina. Tehtäviä hoitavat näkivät heti, jos tieto oli väärässä paikassa tai se puuttui.

Sitten tuli sähköposti, joka kulki suoraan työntekijältä työntekijälle. Samalla lähettäjien ja vastaanottajien välillä ollut välittäjien (postinkäsittelijöiden, kirjaajien, sihteereiden ja konekirjoittajien) ketju jäi pois. Rutiininomainen tallentuminen lakkasi samalla, koska juuri nämä välittäjät olivat huolehtineet siitä.

Tilannetta on yritetty paikata, mutta asiakirjajärjestelmät eivät enää ole kattavia ja luotettavia järjestelmiä, jotka sisältäisivät varmasti *kaiken* toiminnassa syntyneen ja käytetyn tiedon. Siksi ne eivät ole ensisijainen tiedonlähde toiminnasta sen enempää organisaatiolle kuin sen ulkopuolisillekaan. Jos pitää selvittää, mitä on tehty, sekä työntekijät että auditoijat kaivelevat lisäksi ja (luultavasti ensin) muun muassa sähköpostilaatikoita. Sähköpostia ei ole saatu integroitua asiakirjahallintaan, koska on käyttäjien oma asia, mitä he sähköpostista päättävät järjestelmiin viedä. Ohje ”tärkeiden” viestin viemisestä ei yksinkertaisesti toimi, koska sähköpostikeskustelut ovat fragmentaarisia ja keskustelunomaisia.Luotettavimmin toimivat tiettyyn prosessiin – kuten vakuutusyhtiön hakemusten käsittelyyn – räätälöidyt järjestelmät, mutta ne eivät ole sovellettavissa oman käyttöalueensa ulkopuolella.

Lappin esitti retorisen kysymyksen, haluaisivatko organisaatiot edes entisen kaltaista kattavaa asiakirjajärjestelmää? Koska sähköpostiviestit ovat spontaaneja ja harkitsemattomia, niiden talteenjäämistä ja julkiseksi tulemista pelätään. Lappin muistutti, että jos sähköpostiviesteistä voikin löytyä organisaatiolle vaarallisia tai kiusallisia asioita, niistä on myös hyötyä organisaatioille niiden puolustaessa itseään.

Lappin kysyi myös provosoivasti, ovatko aihe- ja tehtäväluokitukset todella tarpeen. Ne tulivat asiakirjahallintaan vasta 1900-luvulla. Syynä ei ollut arkistoteorian vaatimus asiakirjatiedon kontekstualisoinnista vaan yksinkertaisesti tiedon määrän kasvu. Yksittäisten asiakirjojen hallinta ei enää ollut mahdollista, joten tarvittiin uudenlaista lähestymistapaa. Nyt kun digitaalisessa maailmassa tietoa on valtavasti, tämä ”ratkaisu” on lakannut olemasta ratkaisu. Ehkä sitä siis pitäisi ajatella uudelleen. Ennenkin on toimeen tultu ilman.

Mielenkiintoinen oli myös Lappinin huomio dokumenttien ja sähköpostien integroinnin vaikeudesta Dokumenttinäkymässä keskeisiä ovat nimeke ja versio, sähköpostinäkymässä lähettäjä ja vastaanottaja – kumpi dominoi?

Sähköpostista puhutaan niin meillä kuin muualla vähän, totesimme Jamesin kanssa. Se on elefantti olohuoneessa, joka on helpompi jättää huomiotta. Lappinia olisin kuunnellut enemmänkin, mutta valitettavasti siihen ei ollut ohjelmassa aikaa.

Mainokset
Kategoriat:Sähköiset

Tiedon omistajuus julkisen ja yksityisen sektorin rajapinnassa

keskiviikko 23.3.2016 Jätä kommentti

Sanomalehti Keskisuomalainen julkaisi 22.3.2016 mielipidekirjoituksen otsikolla ”Julkisen ja yksityisen törmäys”. Kirjoittaja nostaa keskusteluun ajankohtaisen ja tärkeän kysymyksen: mitä tapahtuu demokraattiselle, avoimuudelle ja läpinäkyvyydelle silloin, kun julkinen ja yksityinen tai julkinen ja kolmas sektori rakentavat yhteistä toiminnallista rajapintaa? Kirjoittajan mukaan tästä yhteistyöstä seuraa, että monet keskeiset päätöksentekoon liittyvät asiakirjat ovat salaisia, valtuutetut eivät saa niistä tietoa ja kaupunginhallituksen jäsenet joutuvat sitoutumaan vaitioloon rikosoikeudellisten seuraamusten uhalla. Edelleen hän jatkaa: ”Jos joku on kuvitellut, että julkinen byrokratia on ensisijainen ongelmamme, erehtyy. Se on avointa ja läpinäkyvää – ja on siten korjattavissa. Yksityinen byrokratia on moninkertaista ja salaista. Sen virheet korjaa markkinaoikeus – jälkikäteen, jos ehtii.”

Mitä tähän voi sanoa muuta kuin niinpä! Onko meillä käsissämme itse asiassa avoimuuden ja läpinäkyvyyden paradoksi? Samalla kun julkinen sektori pyrkii vasemmalla kädellä avaamaan tietoja ja poistamaan lainsäädännöllisiä esteitä avoimuuden ja läpinäkyvyyden edistämiseksi, oikealla kädellä se kaventaa näitä edellä mainittuja arvoja siirtämällä yhä enemmän palveluntuotantoaan yksityiselle ja kolmannelle sektorille.

Asiakirjahallinnan ammattilaiset julkisella sektorilla ovat jo havahtuneet käytännön työssään tähän ongelmaan. On saattanut syntyä jopa absurdeja tilanteita, kun asiakirjahallinnasta vastaava henkilö ei ole enää saanut jotakin organisaatiolle kuuluvaa tietoa haltuunsa, kun jokin palveluntuotanto on siirretty yksityiselle palveluntuottajalle ja siellä syntyneet tiedot ovat olleet kyseisen organisaation tietojärjestelmissä salasanojen ja käyttöoikeuksien takana. Varmasti ainakin osa asiakirjahallinnan ammattilaisista on yrittänyt tuoda omissa organisaatioissaan näitä kysymyksiä keskusteltavaksi. Se on sitten aivan eri asia, meneekö viesti perille tämän ammattiryhmän kertomana. Valitettavan usein törmää edelleen niihin piintyneisiin käsityksiin, että meidän päätehtävämme on vain järjestellä pölyisiä paperipinoja jossain kellareiden uumenissa. Kuitenkin juuri tämä, avoimuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen e-hallintoympäristössä asiakirjallisten tietojen avulla, on nimenomaisesti asiakirjahallinnan ammattilaisten pelikenttää ja osaamisaluetta.

Asiakirjallisen tiedon omistajuus on yksi keskeisimmistä asioista, joka pitää huomioida näissä julkisen ja yksityisen tai julkisen ja kolmannen sektorin välisissä yhteistyötilanteissa. Se on myös erityisen tärkeää riskienhallinnan näkökulmasta. Olen kuitenkin joskus kuullut sanottavan, että nämä kysymykset usein ohitetaan, kun on niin paljon muuta tärkeämpää päätettävänä. Mikä sitten voisi olla tärkeämpää? Mitä tapahtuu ja mitkä ovat seuraukset, jos jokin keskeinen tieto puuttuu organisaatiolta? Asiakirjallisen tiedon omistajuus ja vastuut sekä tietojen säilyttämiseen liittyvät käytänteet (esim. säilytysaika, tallennusformaatti) tulee määritellä selkeästi sopimuksissa, ja sopimusten noudattamista tulee myös valvoa. Näin toimien lainsäädännön asettamat vaatimukset sekä organisaation omat tietoon liittyvät tarpeet tulevat samalla kertaa kartoitetuksi.

Viimeistään nyt on aika havahtua ja pohtia näitä kysymyksiä, koska julkisen sektorin toimintaympäristö toimintatapoineen monimuotoistuu kiihtyvällä tahdilla. Samalla tämä lisää entisestään harmaita katvealueita ja rajapintoja, joissa pelisäännöt ja toimintamallit eivät ole aina selvät. Tietohallintolainsäädäntöä ollaan uudistamassa – ehkä näitä kysymyksiä kannattaisi vielä kertaalleen pohtia myös avoimuuden ja läpinäkyvyyden näkökulmista, jos niin ei ole jo tehty.

Kategoriat:Sekalaista