Etusivu > Sekalaista > Tiedon omistajuus julkisen ja yksityisen sektorin rajapinnassa

Tiedon omistajuus julkisen ja yksityisen sektorin rajapinnassa

Sanomalehti Keskisuomalainen julkaisi 22.3.2016 mielipidekirjoituksen otsikolla ”Julkisen ja yksityisen törmäys”. Kirjoittaja nostaa keskusteluun ajankohtaisen ja tärkeän kysymyksen: mitä tapahtuu demokraattiselle, avoimuudelle ja läpinäkyvyydelle silloin, kun julkinen ja yksityinen tai julkinen ja kolmas sektori rakentavat yhteistä toiminnallista rajapintaa? Kirjoittajan mukaan tästä yhteistyöstä seuraa, että monet keskeiset päätöksentekoon liittyvät asiakirjat ovat salaisia, valtuutetut eivät saa niistä tietoa ja kaupunginhallituksen jäsenet joutuvat sitoutumaan vaitioloon rikosoikeudellisten seuraamusten uhalla. Edelleen hän jatkaa: ”Jos joku on kuvitellut, että julkinen byrokratia on ensisijainen ongelmamme, erehtyy. Se on avointa ja läpinäkyvää – ja on siten korjattavissa. Yksityinen byrokratia on moninkertaista ja salaista. Sen virheet korjaa markkinaoikeus – jälkikäteen, jos ehtii.”

Mitä tähän voi sanoa muuta kuin niinpä! Onko meillä käsissämme itse asiassa avoimuuden ja läpinäkyvyyden paradoksi? Samalla kun julkinen sektori pyrkii vasemmalla kädellä avaamaan tietoja ja poistamaan lainsäädännöllisiä esteitä avoimuuden ja läpinäkyvyyden edistämiseksi, oikealla kädellä se kaventaa näitä edellä mainittuja arvoja siirtämällä yhä enemmän palveluntuotantoaan yksityiselle ja kolmannelle sektorille.

Asiakirjahallinnan ammattilaiset julkisella sektorilla ovat jo havahtuneet käytännön työssään tähän ongelmaan. On saattanut syntyä jopa absurdeja tilanteita, kun asiakirjahallinnasta vastaava henkilö ei ole enää saanut jotakin organisaatiolle kuuluvaa tietoa haltuunsa, kun jokin palveluntuotanto on siirretty yksityiselle palveluntuottajalle ja siellä syntyneet tiedot ovat olleet kyseisen organisaation tietojärjestelmissä salasanojen ja käyttöoikeuksien takana. Varmasti ainakin osa asiakirjahallinnan ammattilaisista on yrittänyt tuoda omissa organisaatioissaan näitä kysymyksiä keskusteltavaksi. Se on sitten aivan eri asia, meneekö viesti perille tämän ammattiryhmän kertomana. Valitettavan usein törmää edelleen niihin piintyneisiin käsityksiin, että meidän päätehtävämme on vain järjestellä pölyisiä paperipinoja jossain kellareiden uumenissa. Kuitenkin juuri tämä, avoimuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen e-hallintoympäristössä asiakirjallisten tietojen avulla, on nimenomaisesti asiakirjahallinnan ammattilaisten pelikenttää ja osaamisaluetta.

Asiakirjallisen tiedon omistajuus on yksi keskeisimmistä asioista, joka pitää huomioida näissä julkisen ja yksityisen tai julkisen ja kolmannen sektorin välisissä yhteistyötilanteissa. Se on myös erityisen tärkeää riskienhallinnan näkökulmasta. Olen kuitenkin joskus kuullut sanottavan, että nämä kysymykset usein ohitetaan, kun on niin paljon muuta tärkeämpää päätettävänä. Mikä sitten voisi olla tärkeämpää? Mitä tapahtuu ja mitkä ovat seuraukset, jos jokin keskeinen tieto puuttuu organisaatiolta? Asiakirjallisen tiedon omistajuus ja vastuut sekä tietojen säilyttämiseen liittyvät käytänteet (esim. säilytysaika, tallennusformaatti) tulee määritellä selkeästi sopimuksissa, ja sopimusten noudattamista tulee myös valvoa. Näin toimien lainsäädännön asettamat vaatimukset sekä organisaation omat tietoon liittyvät tarpeet tulevat samalla kertaa kartoitetuksi.

Viimeistään nyt on aika havahtua ja pohtia näitä kysymyksiä, koska julkisen sektorin toimintaympäristö toimintatapoineen monimuotoistuu kiihtyvällä tahdilla. Samalla tämä lisää entisestään harmaita katvealueita ja rajapintoja, joissa pelisäännöt ja toimintamallit eivät ole aina selvät. Tietohallintolainsäädäntöä ollaan uudistamassa – ehkä näitä kysymyksiä kannattaisi vielä kertaalleen pohtia myös avoimuuden ja läpinäkyvyyden näkökulmista, jos niin ei ole jo tehty.

Mainokset
Kategoriat:Sekalaista
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: