Etusivu > Sähköiset > Elefantti olohuoneessa

Elefantti olohuoneessa

James Lappin puhui tänään asiakirjahallinnon kriisistä Liikearkistoyhdistyksen seminaarissa. Paperisiin asiakirjajärjestelmiin jäi rutiininomaisesti talteen toiminnassa syntyvä tieto. Tätä tietoa käytettiin ensisijaisena lähteenä toiminnasta. Sekä virkamiehet että ulkopuoliset luottivat siihen. Sisäinen käyttö toimi virheenkorjausmekanismina. Tehtäviä hoitavat näkivät heti, jos tieto oli väärässä paikassa tai se puuttui.

Sitten tuli sähköposti, joka kulki suoraan työntekijältä työntekijälle. Samalla lähettäjien ja vastaanottajien välillä ollut välittäjien (postinkäsittelijöiden, kirjaajien, sihteereiden ja konekirjoittajien) ketju jäi pois. Rutiininomainen tallentuminen lakkasi samalla, koska juuri nämä välittäjät olivat huolehtineet siitä.

Tilannetta on yritetty paikata, mutta asiakirjajärjestelmät eivät enää ole kattavia ja luotettavia järjestelmiä, jotka sisältäisivät varmasti *kaiken* toiminnassa syntyneen ja käytetyn tiedon. Siksi ne eivät ole ensisijainen tiedonlähde toiminnasta sen enempää organisaatiolle kuin sen ulkopuolisillekaan. Jos pitää selvittää, mitä on tehty, sekä työntekijät että auditoijat kaivelevat lisäksi ja (luultavasti ensin) muun muassa sähköpostilaatikoita. Sähköpostia ei ole saatu integroitua asiakirjahallintaan, koska on käyttäjien oma asia, mitä he sähköpostista päättävät järjestelmiin viedä. Ohje ”tärkeiden” viestin viemisestä ei yksinkertaisesti toimi, koska sähköpostikeskustelut ovat fragmentaarisia ja keskustelunomaisia.Luotettavimmin toimivat tiettyyn prosessiin – kuten vakuutusyhtiön hakemusten käsittelyyn – räätälöidyt järjestelmät, mutta ne eivät ole sovellettavissa oman käyttöalueensa ulkopuolella.

Lappin esitti retorisen kysymyksen, haluaisivatko organisaatiot edes entisen kaltaista kattavaa asiakirjajärjestelmää? Koska sähköpostiviestit ovat spontaaneja ja harkitsemattomia, niiden talteenjäämistä ja julkiseksi tulemista pelätään. Lappin muistutti, että jos sähköpostiviesteistä voikin löytyä organisaatiolle vaarallisia tai kiusallisia asioita, niistä on myös hyötyä organisaatioille niiden puolustaessa itseään.

Lappin kysyi myös provosoivasti, ovatko aihe- ja tehtäväluokitukset todella tarpeen. Ne tulivat asiakirjahallintaan vasta 1900-luvulla. Syynä ei ollut arkistoteorian vaatimus asiakirjatiedon kontekstualisoinnista vaan yksinkertaisesti tiedon määrän kasvu. Yksittäisten asiakirjojen hallinta ei enää ollut mahdollista, joten tarvittiin uudenlaista lähestymistapaa. Nyt kun digitaalisessa maailmassa tietoa on valtavasti, tämä ”ratkaisu” on lakannut olemasta ratkaisu. Ehkä sitä siis pitäisi ajatella uudelleen. Ennenkin on toimeen tultu ilman.

Mielenkiintoinen oli myös Lappinin huomio dokumenttien ja sähköpostien integroinnin vaikeudesta Dokumenttinäkymässä keskeisiä ovat nimeke ja versio, sähköpostinäkymässä lähettäjä ja vastaanottaja – kumpi dominoi?

Sähköpostista puhutaan niin meillä kuin muualla vähän, totesimme Jamesin kanssa. Se on elefantti olohuoneessa, joka on helpompi jättää huomiotta. Lappinia olisin kuunnellut enemmänkin, mutta valitettavasti siihen ei ollut ohjelmassa aikaa.

Kategoriat:Sähköiset
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: