Arkisto

Archive for marraskuu 2016

Tutkimus kuntien tietopyyntöihin vastaamisesta on julkaistu

torstai 17.11.2016 Jätä kommentti

Heikki Kuutti (FT) ja Aleksi Koski (FM) tarkastelevat Kunnallisalan kehittämissäätiön julkaisemassa tutkimuksessaan kuntien viranomaisten vastauskäytäntöjä julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen käsittelyssä sekä niissä ilmeneviä ongelmia. Tutkimus on luettavissa: http://kaks.fi/julkaisut/.

Tutkijat lähettivät toukokuussa 2015 jokaiseen Manner-Suomen kuntaan (301) sähköpostitse tietopyynnön, jossa pyydettiin tiedot kolmesta viimeisimmästä kunnalle osoitetusta, nyt kyseessä ollutta pyyntöä edeltäneestä tietopyynnöstä ja viranomaisen näihin antamista vastaukista. Lisäksi tutkijat pyysivät kuntien laatimia tietopyyntöjen käsittelyä koskevia ohjeita ja hinnastoja.

Kolmannes tietopyynnön vastaanottaneista kunnista vastasi nopeasti, kolmanneksella oli vastauksissa puutteita, ja kolmannes ei vastannut tietopyyntöihin lainkaan. Kaikista nopeimmat ja kattavimmat vastaukset saatiin tyypillisimmin asiakirjahallinnon ammattilaisilta (toimisto-, arkisto-, tietohallintosihteeri).

Tutkimuksen mukaan kuntien tietopyyntökäytäntöihin havaittiin liittyvän mm. seuraavia ongelmia:

  • viranomaisen tavoittaminen tietopyyntötilanteessa (tekniset häiriöt, vaihtelevat sähköpostiosoitteet)
  • tietopyyntöjen erilaiset tulkinnat
  • puutteet organisoinnissa, delegoinnissa ja ohjeistuksissa
  • kuntien vaihtelevat kirjaamiskäytänteet
  • pyydetyt tiedot ovat organisaatiossa hajallaan (etenkin keskeneräisissä asioissa)
  • pyydettyä tietoa ei löydetä
  • tietopyynnön käsittelyyn osallistuu usea henkilö
  • puutteet resursseissa ja henkilöstön osaamisessa
  • puutteet lainsäädännön tuntemuksessa
  • vastausajoissa eroavaisuuksia.

Tutkimustulokset eivät sinällään yllätä vaikkei yksittäisen tutkimuksen perusteella voi vielä kovin kauaksi meneviä johtopäätöksiä tehdäkään. Tietopyyntöjen kirjaamatta jättäminen tarkoittaa, että tietopyyntöihin liittyvät työprosessit eivät tule näkyväksi ja samalla osaksi asiakirjahallinnan prosesseja. Tämä heijastuu edelleen siihen, että organisaatiot eivät myöskään pysty arvioimaan tietopyyntöprosessin edellyttämiä resursseja, osaamisvaatimuksia tai niissä syntyviä kustannuksia.

Raportissa esitetyt ongelmat saattavat kertoa kuntien asiakirjahallinnan hajanaisuudesta ja siitä, että asiakirjahallinnan ohjaus ei ole keskitettyä. Jokaisessa kunnassa painitaan samojen kysymysten äärellä, ja jokainen kunta toimii lopulta omien resurssien ja pelimerkkien pohjalta. Ongelmat saattavat kytkeytyä myös organisaatio- ja informaatiokulttuureihin, jotka tässä tapauksessa voivat olla hyvinkin erilaiset – kuntakoosta ja alueesta riippuen. Päästäksemme asian ytimeen tarvitaan monitieteistä tutkimusta.

Julkisuusperiaatteen ja yksityisyyden suojan laadukas toteuttaminen kuntien arjessa – mukaan lukien tietopyyntötilanteet – edellyttää asiakirjahallinnan merkityksen ymmärtämistä tässä ajassa, ja siihen panostamista. Tämä näkökulma on hyvä muistaa kaikessa digitalisaatiokehityksessä.

Mainokset

Eettisyys, valinnanvapaus ja digitalisaatio?

maanantai 14.11.2016 4 kommenttia

Yhteiskuntamme eri toimintoja tehostetaan kovalla tohinalla, ja kansalaiset velvoitetaan käyttämään digitalisaation nimissä erilaisia teknologisia ratkaisuja ja palveluja. Etenkin sellaiset ikääntyneet yli 65-vuotiaat ihmiset, jotka eivät käytä tietotekniikkaa, ja joita joukossamme on noin puoli miljoonaa, kokevat tämän hankalaksi ja epämiellyttäväksi. Kun itse ei hallita tekniikkaa, tarvitaan ulkopuolisten apua. Ja tämä lankeaa automaattisesti lapsille, lapsenlapsille tai ystäville. Joukossa on myös paljon yksinäisiä, joilla ei ole omaa perhettä tai ystävät ovat jossakin kaukana. Tällöin mm. kirjastot ja järjestöt antavat apua. Toisista ihmisistä riippuvaisuus saatetaan kuitenkin joskus kokea ahdistavana ja jopa syrjäyttävänä. Filosofian tohtori, psykologi ja psykoterapeutti Marja Saarenheimo pitää toimintatapaa, joka heikentää palvelujen saatavuutta ja arkielämän sujuvuutta yhtenä ikäsyrjinnän muotona. Asiasta kirjoittaa Helsingin Sanomat 14.11.2016.

Tämä kaikki edellä kerrottu ei suinkaan koske vain ikääntyneitä ihmisiä. Joukossamme on paljon myös heitä, joilla kyllä on kykyä ja osaamista käyttää tekniikkaa hyödykseen, mutta ei välttämättä halua. Kaikki ihmiset eivät ole teknologiaorientoituneita vaan he suuntaavat mieluummin energiansa muihin mielekkäämpiin elämän eri osa-alueisiin. Kaikki ylimääräinen teknologiapakko koetaan erittäin turhauttavana ja arkea vaikeuttavana. On olemassa ihmisiä, jotka haluavat aitoa perinteistä henkilökohtaista palvelua – ihmiseltä ihmiselle. On olemassa työssäkäyviä ihmisiä, jotka ovat jo nyt ylikuormittuneita erilaisten tunnuslukujen ja salasanojen viidakoissa – yhtään ylimääräistä säätämistä ei enää jaksaisi vapaa-ajallaan. Kun pitäisi hoitaa ne omat asiat, ja lisäksi ehtiä ja jaksaa auttaa myös omia vanhempiaan, jotka ovat aivan hukassa. Mutta miten tähän huutoon vastaavat esimerkiksi pankit? Tällä hetkellä suuntauksena näyttäisi olevan, että tähän saakka varsin hyvin toimineista tunnuslukukorteista luovutaan, ja asiakkailla on kohta uusi mobiilisovellus riesanaan. Lopulta puhelin on täynnä erilaisia appseja, jotka vaativat päivittämistä yksi toisensa jälkeen. Voiko puhelimella kohta enää soittaa, kun akku on loppu jo hetkessä?

Missä on se kuuluisa valinnanvapaus, jonka perään huudetaan esimerkiksi sote-kysymyksissä? Miksi ihmiset eivät saa enää itse valita missä muodossa he kulloinkin palvelunsa ottavat vastaan? Miksi ihmiset eivät ole näiden kysymysten osalta yhdenvertaisia? Toteutuuko perustuslain henki enää tässä kehityksessä? Mitä tapahtuu esimerkiksi yksityiselämän suojalle tai omaisuuden suojalle? Ajetaanko meidät harmaalle vyöhykkeelle, jossa täysin oikeustoimikelpoiset henkilöt siirretään jonkin asteisen edunvalvonnan piiriin jotta he pärjäisivät digitalisaatiohaasteiden parissa?

On selvää, että digitalisaatiota tarvitaan, ja emme voi palata ajassa taaksepäin. On myös hyvä asia, että digitaalisiin haasteisiin on tarjolla ja suunnitteilla erilaista apua. Toivottavasti muistetaan kuitenkin huolehtia myös siitä, että kaikki juridiset ja eettiset näkökulmat on ensin varmistettu ja riskit tunnistettu. Muutoin saattaa käydä niin, että nämä uudet toimintatavat ja avuntarjoamisen mallit johtavatkin huomaamatta epäeettiseen toimintaan, jossa avunsaajasta tulee hyväksikäytetty, epärehellisen toiminnan uhri.

 

 

Kulta-aika

maanantai 7.11.2016 Jätä kommentti

Suomalainen asiakirjahallinnan tutkimus voi tällä hetkellä paremmin kuin koskaan, jos katsotaan resursseja. Tampereen yliopistossa on yhtä aikaa kaksi julkaisevaa opettajaa ja vieläpä yksi jatko-opiskelija! Se on Suomen ennätys, jos unohdetaan arkistohistorialliset projektit. Ikävä kyllä, tämäkään ei riitä kriittiseen massaan. Ihanteellisesti suurempi joukko aktiivisia tutkijoita ruokkisi toisiaan ideoillaan. Lisäksi tämä suhteellinen kukoistus jää lyhytaikaiseksi. Vuoden vaiheessa palataan normaaliin.

Kaikki tutkimusalueet ovat nykyisin vaikeuksien partaalla. Isot ovat vaarassa, koska ne ovat suuria: niillä on, mistä leikata. Pienet alueet ovat vaarassa, koska ne ovat pieniä: niiltä voi helposti ottaa. Tässä välissä lienee optimikoko, jonka suuruus ei ole minulle selvinnyt.

Vahvuusalueiden, profilointien ja kansainvälisen tutkimusvaikuttavuuden ristiaallokossa arkistotieteen kaltainen ala on herkästi vaikeuksissa. Vaikea on nauramatta kuvitella tilannetta, jossa arkistotiede olisi Suomen menestystekijä, nostettu esiin Tampereen yliopiston strategiassa tai edes tulevan viestintätieteiden tiedekunnan vahvuusalue – sen henkilökunnasta 99,3 % kun tekee jotain aivan muuta. Tietenkin jotain alueesta voidaan leipoa sisään suurempiin yhteisiin visioihin, mutta jos samalla ei tunnisteta alueen erityispiirteitä, hyöty siitä lienee vähäinen. Kuitenkin tälläkin alueella on kansallista merkitystä ja sillä tarvitaan koulutettuja ihmisiä.

Kategoriat:Tutkimus

Salassa pidettävien tietojen antaminen puhelimitse

maanantai 7.11.2016 Jätä kommentti

Odotin joitakin kuukausia sitten hammaslääkäriltäni puhelinreseptiä saapuvaksi lähiapteekkiin. Kyseessä on pieni apteekki, joka ei ole vielä mukana valtakunnallisissa sähköisissä järjestelmissä, ja näin ollen sähköinen resepti ei tullut kyseeseen. Soitin apteekkiin varmistaakseni onko resepti jo tullut, jotta minun ei tarvitsisi tehdä sinne turhaa reissua. Kysymykseeni vastattiin asiallisen napakasti, etteivät he voi antaa tällaisia tietoja puhelimitse tietosuojasyistä. Kävelin apteekkiin, näytin henkilötietoni ja lopputulema oli, ettei odottamani resepti ollut kuitenkaan vielä saapunut. Hukkareissu luonnollisesti sapetti, mutta samalla ymmärsin, että apteekin menettely asiassa oli aivan oikein. Kenenkään terveystietoja ei tule antaa puhelimessa, koska soittajahan voisi olla kuka tahansa.

Toimittaja Susanna Reinboth kirjoittaa Helsingin Sanomissa 4.11.2016 samaisesta aihepiiristä otsikolla Löperö tunnistus oikeusturvan vaarana. Hän kirjoittaa, että on yleinen käytäntö, että arkaluonteisia ja salaisia tietoja toimeentulotuesta ja terveydestä kerrotaan puhelimessa, jos soittaja osaa antaa puhelimessa oikean nimen ja henkilötunnuksen. Kaikki terveyskeskuksiin ja sosiaalivirastoihin soittavat henkilöt eivät kuitenkaan aina ole oikealla asialla. Joskus taustalla voi olla suoranaista kiusantekoa esimerkiksi entisen puolison toimesta tai kysymys voi olla sometrollien järjestelmällisestä henkilötietojen urkkimisesta. Reinboth muistuttaa, että vaikka asioinnin tuleekin olla helppoa ja vaivatonta, se ei saa johtaa siihen, että salassa pidettäviä tietoja luovutetaan kenelle tahansa. Kenenkään oikeusturva ei saa vaarantua liian löyhän tunnistautumismenettelyn vuoksi.

Kategoriat:Sekalaista, Yksityisyys

Ajattele ennen kuin puhut ääneen!

torstai 3.11.2016 Jätä kommentti

Olen ”pendelöinyt” ahkerasti viimeisen noin kolmen vuoden aikana kahden paikkakunnan väliä. En lakkaa koskaan ihmettelemästä miten ihmiset voivat olla niin ajattelemattomia! Samaan aikaan kun näppäillään työpaikan tarralla varustettua tietokonetta, puhelimessa puhutaan kuuluvalla äänellä niin omat kuin läheisten, ystävien, työkavereiden tai organisaatioiden asiat – ja nämä kaikki, henkilöiden nimiä käyttäen. Yhdistelemällä näitä eri tiedon murusia koko junavaunullinen saa siis kerralla melko kattavan infopaketin – halusipa tai ei.

Tämä sama ilmiö toistuu valitettavasti myös sellaisissa yhteyksissä, joissa luulisi kiinnitettävän erityistä huomiota tietosuojakysymyksiin. Eräs kansalainen kertoi tietosuojaa koskevista puutteista Keskisuomaisen mielipidepalstalla 31.10.2016. Kansalainen havaitsi keskussairaalan päivystyksessä hoitoa odottaessaan, että hoitohenkilökunta saattoi keskustella keskenään potilaiden hoidoista ja tiedoista tai esimerkiksi sanella potilaskertomuksen nauhalle nimeä ja sosiaaliturvatunnuksia käyttäen, ja tämä kaikki tapahtui huoneessa missä potilaat olivat kuuloetäisyydellä vain verhon päässä toisistaan. Keski-Suomen sairaanhoitopiirin ylilääkäri Johanna Tukiaisen samaisella mielipidepalstalla 3.11.2016 annetun vastauksen mukaan päivystystoiminnassa joudutaan tasapainoilemaan potilasturvallisuuden ja tietosuojan varmistamisen välillä. Kriittisessä tilassa olevia potilaita ei voi jättää valvomatta, joten käytännössä keskustelu erillisessä tilassa ei ole aina mahdollista. Tukiaisen mukaan uusien tilaratkaisujen suunnittelussa tietosuojakysymykset pyritään kuitenkin ottamaan entistä paremmin huomioon.

Tietosuojakysymykset ovat usein monimutkaisia kokonaisuuksia, joihin ei välttämättä ole olemassa yhtä yksittäistä ratkaisua tai lääkettä. Tarvitaan toki toimivia tilaratkaisuja, tekniikkaa ja välineitä, mutta myös tietoa ja koulutusta sekä ennen kaikkea oikeaa asennetta ja tahtoa pysähtyä näiden kysymysten äärelle. Meistä jokaisen olisi aika ajoin hyvä tarkastella omaa toimintaansa niin työyhteisössä kuin siviilissäkin. Jokainen voisi esimerkiksi kysyä itseltään: toiminko minä siten, että en vaaranna kenenkään yksityisyyttä? Muutos parempaan lähtee liikkeelle usein pienistä konkreettisista asioista, askel kerrallaan.

Kategoriat:Yksityisyys