Etusivu > Asiakirjajulkisuus, Sekalaista, Yhteiskunta > Tutkimus kuntien tietopyyntöihin vastaamisesta on julkaistu

Tutkimus kuntien tietopyyntöihin vastaamisesta on julkaistu

Heikki Kuutti (FT) ja Aleksi Koski (FM) tarkastelevat Kunnallisalan kehittämissäätiön julkaisemassa tutkimuksessaan kuntien viranomaisten vastauskäytäntöjä julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen käsittelyssä sekä niissä ilmeneviä ongelmia. Tutkimus on luettavissa: http://kaks.fi/julkaisut/.

Tutkijat lähettivät toukokuussa 2015 jokaiseen Manner-Suomen kuntaan (301) sähköpostitse tietopyynnön, jossa pyydettiin tiedot kolmesta viimeisimmästä kunnalle osoitetusta, nyt kyseessä ollutta pyyntöä edeltäneestä tietopyynnöstä ja viranomaisen näihin antamista vastaukista. Lisäksi tutkijat pyysivät kuntien laatimia tietopyyntöjen käsittelyä koskevia ohjeita ja hinnastoja.

Kolmannes tietopyynnön vastaanottaneista kunnista vastasi nopeasti, kolmanneksella oli vastauksissa puutteita, ja kolmannes ei vastannut tietopyyntöihin lainkaan. Kaikista nopeimmat ja kattavimmat vastaukset saatiin tyypillisimmin asiakirjahallinnon ammattilaisilta (toimisto-, arkisto-, tietohallintosihteeri).

Tutkimuksen mukaan kuntien tietopyyntökäytäntöihin havaittiin liittyvän mm. seuraavia ongelmia:

  • viranomaisen tavoittaminen tietopyyntötilanteessa (tekniset häiriöt, vaihtelevat sähköpostiosoitteet)
  • tietopyyntöjen erilaiset tulkinnat
  • puutteet organisoinnissa, delegoinnissa ja ohjeistuksissa
  • kuntien vaihtelevat kirjaamiskäytänteet
  • pyydetyt tiedot ovat organisaatiossa hajallaan (etenkin keskeneräisissä asioissa)
  • pyydettyä tietoa ei löydetä
  • tietopyynnön käsittelyyn osallistuu usea henkilö
  • puutteet resursseissa ja henkilöstön osaamisessa
  • puutteet lainsäädännön tuntemuksessa
  • vastausajoissa eroavaisuuksia.

Tutkimustulokset eivät sinällään yllätä vaikkei yksittäisen tutkimuksen perusteella voi vielä kovin kauaksi meneviä johtopäätöksiä tehdäkään. Tietopyyntöjen kirjaamatta jättäminen tarkoittaa, että tietopyyntöihin liittyvät työprosessit eivät tule näkyväksi ja samalla osaksi asiakirjahallinnan prosesseja. Tämä heijastuu edelleen siihen, että organisaatiot eivät myöskään pysty arvioimaan tietopyyntöprosessin edellyttämiä resursseja, osaamisvaatimuksia tai niissä syntyviä kustannuksia.

Raportissa esitetyt ongelmat saattavat kertoa kuntien asiakirjahallinnan hajanaisuudesta ja siitä, että asiakirjahallinnan ohjaus ei ole keskitettyä. Jokaisessa kunnassa painitaan samojen kysymysten äärellä, ja jokainen kunta toimii lopulta omien resurssien ja pelimerkkien pohjalta. Ongelmat saattavat kytkeytyä myös organisaatio- ja informaatiokulttuureihin, jotka tässä tapauksessa voivat olla hyvinkin erilaiset – kuntakoosta ja alueesta riippuen. Päästäksemme asian ytimeen tarvitaan monitieteistä tutkimusta.

Julkisuusperiaatteen ja yksityisyyden suojan laadukas toteuttaminen kuntien arjessa – mukaan lukien tietopyyntötilanteet – edellyttää asiakirjahallinnan merkityksen ymmärtämistä tässä ajassa, ja siihen panostamista. Tämä näkökulma on hyvä muistaa kaikessa digitalisaatiokehityksessä.

Mainokset
  1. Ei komnentteja
  1. Ei paluuviitteitä.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: