Etusivu > Arvonmääritys, Lainsäädäntö > Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja II

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja II

Käsitteistön lisäksi asiakirjahallintaa koskettaa hyvin läheisesti arvonmääritys. Sen tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamista pohtinut työryhmä laittaisi uusiksi. Nyt järjestelmä toimii niin, että viranomaisten arkistonmuodostussuunnitelma Kansallisarkistolle toimii seulontaesityksenä, jonka perusteella Kansallisarkisto valikoi itselleen tulevat aineistot hyläten tai hyväksyen viranomaisen tekemät ehdotukset ja mahdollisesti lisäten niihin aineistoja, joiden säilyttämistä Kansallisarkistossa viranomainen ei ole itse pitänyt tarpeellisena.

Työryhmä ehdottaa, että tietojen säilyttämisen kriteerit määriteltäisiin laissa. Tiedonhallintayksiköt tunnistaisivat näiden kriteerien perusteella mahdollisesti pysyvästi säilytettävät aineistot ja tekisivät niiden täyttyessä esityksen Kansallisarkistolle aineiston säilyttämisestä Kansallisarkiston sähköisessä järjestelmässä. Kansallisarkisto tekisi puolestaan lakiin viitaten päätöksen aineiston vastaanottamisesta. Kansallisarkiston tehtävänä olisi varmistaa, ettei samaa tietoaineistoa ”arkistoida” useita kertoja. (s. 142-143.)

Raportissa todetaan, että ”Kansallisarkistolle pitää… turvata sen tehtävien hoitavien varmistamiseksi riittävät mahdollisuudet vaikuttaa siihen, mitä tietoja siirretään arkistoitavaksi viranomaisen tietoaineistoista” (s. 141). Vaikuttaa kuitenkin siltä, että nämä mahdollisuudet olisivat rajalliset:

1) Kansallisarkisto ainoastaan reagoisi viranomaisten tekemiin esityksiin eikä sillä ilmeisesti olisi mahdollisuutta omaehtoisesti puuttua viranomaisten säilyttämiseen.

2) Kansallisarkisto ei enää saisi tietoja viranomaisten tietoaineistoista muuten kuin sille siirrettäväksi esitettävien aineistojen osalta, joten valikointi kävisi tämänkin vuoksi mahdottomaksi.

Jos viranomainen ei tekisi esityksiä lain kriteerien täyttyessä, lakia rikottaisiin, mutta riittäisikö tämä siihen, että tutkimuksen tarpeet ja aineistojen kulttuurihistoriallinen merkitys otettaisiin riittävästi huomioon? Viranomaisen päätehtävät ovat loppujen lopuksi muualla.  Laissa arvonmäärityksen perusteet on pakostakin määriteltävä hyvin yleisesti ja epämääräisesti, joten tulkinnan varaa tulee olemaan runsaasti. Rajanveto kansallisesti merkittävän ja muun aineiston välille jää viranomaiselle itselleen, joten luultavasti raja vedettäisiin herkästi niin, ettei erityistoimiin tarvitse ryhtyä.

Kulttuurihistoriallista ja tutkimuksellista intressiä edustaisi organisaatioissa ”arkistovastaava”, jonka tehtäväksi määritellään

…ensi vaiheessa osallistua tietoaineistojen säilytysarvon ja säilytysaikojen määrittelyyn sekä huolehtia siitä, että laissa säädettyjen kriteerien täyttyessä Kansallisarkistolta pyydetään kriteerit täyttävän aineiston osalta arkistointipäätös, ellei Kansallisarkisto ole tehnyt aiemmin jo vastaavaa aineistoa koskevaa päätöstä (s. 142).

Arkistovastaavalle ei anneta tätä vahvempaa mandaattia eikä tältä myöskään edellytetä koulutusta. Tällä hetkellä alan ammattilaiset viranomaisissa voivat vedota Kansallisarkiston tekemiin päätöksiin, mutta viranomaisen kannalta ikävien päätösten läpiviemiseen arkistovastaavalla ei olisi samaa tukea.

Suuri käytännön merkitys on minusta sillä, että työryhmän linjauksissa ei mainita nykyisiä arkistonmuodostus-, tiedonohjaus- tai niitä vastaavia suunnitelmia. Jää epäselväksi, vaadittaisiinko niitä ollenkaan jatkossa. Suunnitelmien katoaminen olisi alalle erittäin suuri taka-askel. Sekä toimintamallit että koulutus ovat rakentuneet niiden pohjalle ja on vaarassa, että ala jäisi yhtä äkkiä tyhjän päälle ilman käytännön työkaluja, samalla kun suunnitelmien hyväksi ja tietojärjestelmiin tehty työ valuisi hukkaan.

Lyhyesti sanoen työryhmäraportin toimintamallissa ratkaisuvalta kulttuurihistoriallisen aineiston säilyttämisestä siirtyisi ensi kädessä viranomaisille. Mallissa ei näytä olevan tahoa, joka pystyisi koordinoimaan eri ”tiedonhallintayksiköiden” tekemiä ratkaisuja tai tekemään niitä suuremmalla tasolla tasolla arvonmäärityksen strategia- tai kehitystyötä.

Pidän työryhmän esityksiä näillä perusteilla epäonnistuneina. Työryhmäraportista ei  käy edes ilmi, miksi muutokset nykykäytäntöön olisivat edes tarpeen ja mitä parannusta niillä saavutettaisiin.

Mainokset
  1. Olli Alm
    perjantai 13.10.2017 10:05

    Kirjoituksesi perusteella kuulostaa siltä, että viranomaisaineistojen hankinta/vastaanottaminen on menossa samaan suuntaan kuin yksityisarkistojen. Eli arkistolla on vain päätäntävalta siitä, että suostuuko se ottamaan aineiston – tai osan siitä – vastaan. Ei olisi enää mandaattia katsoa kokonaisuutta, ja sanoa, että me otamme nuo, nuo ja nuo asiakirjajoukot. (Toki aina voi neuvoa ja suositella)

    Tämä johtaa tietysti siihen, että jatkossa tietyiltä informaatiotaan enemmän arvostavilta viranomaisilta tulee enemmän materiaalia, ja hällä väliä -viranomaisilta vastaavasti vähemmän. Kuulostaa yksityisen sektorin arkistoihmisen korvaan kovin tutulta.

  2. Otto
    perjantai 13.10.2017 14:55

    ”Suuri käytännön merkitys on minusta sillä, että työryhmän linjauksissa ei mainita nykyisiä arkistonmuodostus-, tiedonohjaus- tai niitä vastaavia suunnitelmia. Jää epäselväksi, vaadittaisiinko niitä ollenkaan jatkossa.” Tiedonhallinnan suunnitteluvelvollisuuksia, mukaan lukien nykyistä velvoitetta arkistonmuodostussuunnitelmien laadintaan käsitellään raportin luvussa 5.2. Kuten luvusta on luettavissa, raportin laatijat ehdottavat suunnittelu-, arviointi- ja kuvaamisvelvollisuuksien yhdenmukaistamista ja kokoamista yhteen kuvauskokonaisuuteen. Tällöin ilmeisesti yksi ja sama kuvauskokonaisuus kattaisi mm. lakisääteiset rekisteri-, tietojärjestelmä- ja arkistonmuodostuskuvaukset. Hieman epämääräiseltähän tämä käytännön toteutuksen ja kuvausvelvoitteiden laajuuden kannalta vaikuttaa.

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: