Arkisto

Archive for maaliskuu 2018

Joko TOSta on kymmenen vuotta

keskiviikko 21.3.2018 Jätä kommentti

Kymmenen vuotta sitten visioitiin tiedonohjausjärjestelmiä ja yhteisiä tehtäväluokituksia. Nyt on aika katsoa, mihin on päästy ja miten tähän on tultu.

Tehtäväpohjaisuus ilmestyi suomalaiseen keskusteluun 1980-luvulla. Vuoden 1982 arkistoasetuksessa viranomaisilta alettiin edellyttää arkistosääntöä, jonka keskeisin osa oli arkistonmuodostussuunnitelma. Tämä synnytti väännön siitä, millainen suunnitelman luokitusjärjestelmän olisi oltava.

Vanhastaan arkistoissa oli totuttu ns. ABC-kaavaan, jossa asiakirjat oli ryhmitelty niiden ”muodon” mukaan omiksi sarjoikseen sisällöstä välittämättä: A-sarjaan diaarit, B-sarjoihin luettelot, C-sarjaan pöytäkirjat, ja niin edelleen. Malli tähän oli napattu Ruotsista, jossa idea oli esitetty jo vuonna 1903. ABC-kaavalla oli 1980-luvulla puoltajansa päätearkistoissa, koska se sopi kaikille viranomaisille eikä luonut suurta koulutustarvetta. Toinen vaihtoehto oli tehtäväpohjainen luokitus, jota perusteltiin viranomaiselle koituvilla eduilla ja mahdollisuudella rationalisoida toimintaa. Näiden kahden vaihtoehdon välillä ei alkuun päästy ratkaisuun. Valtionarkisto päätyi sallimaan molemmat, kuitenkin suositellen tehtäväpohjaisuutta. Jossain vaiheessa ABC-kaava tiputettiin vaihtoehdoista pois.

Kohti yhteisiä luokituksia

2000-luvulla tehtäväpohjaisuutta alettiin ajaa uudella innolla ja twistillä. 1980-luvun keskusteluissa oli korostettu tehtäväpohjaisten luokituksen viranomaiskohtaisuutta. Muistutettiin, että kun jokaisella viranomaisella oli erilaiset tehtävät, kaavojenkin piti olla räätälöityjä eikä niitä saanut kopioida paikasta toiseen. Tässä oli varmaankin vastareaktiota ABC-kaavaan, joka oli yhdenmukaistanut arkistonmuodostusta tarpeettomasti.

2000-luvun alussa heiluri heilahti toiseen suuntaan. Tavoitteeksi tulivat nyt viranomaisten yhteiset luokitukset ja arkistonmuodostussuunnitelmat. Syitä tähän ei ole täysin selvitetty – siinä olisi työtä historiantutkimukselle – mutta niitä on helppo nähdä. Digitalisoitumisen myötä tehtäväluokituksista tuli organisaatioissa näkyvämpiä. Useiden organisaatioiden yhteiset tietojärjestelmät alkoivat yleistyä. Hallinnolta vaadittiin suurempaa tehokkuutta. Sähke2:n visio prosessien ohjaamisesta ja automatisoinnista oli vastaus tähän huutoon. Toisaalta tiedonohjaus vaatii sellaista asiakirjahallinnon lisäsuunnittelutyötä, että työnjakaminen oli sikälikin järkevää. On järkeenkäypää ajatella, että tehtävien ollessa samat tehtäväluokituskin voi olla yhteinen. Niinpä yhteisiä luokituksia ryhdyttiin rakentamaan. Vuosina 2003 – 2014 työn alla olivat vuoron perään kuntien yhteinen tehtäväluokitus, valtionhallinnon tehtäväluokitus, VALDA-asianhallintajärjestelmän tehtäväluokitus ja JHS-suositus tehtäväluokituksesta.

Helppoa kuin heinänteko

Näistä vain kuntien yhteinen tehtäväluokitus pääsi maaliin saakka. Niinpä on kysyttävä kuin Top Gearin Jeremy Clarkson: kuinka vaikeaa tämä nyt voi olla? Parhaiten siihen voisivat tietysti vastata projekteihin osallistuneet, mutta he ovat olleet vaitonaisia. Joitain julkaisemattomia tutkielmia on kuitenkin tehty eikä kansainvälinen kirjallisuuskaan ole täysin vaiti. Siksi voin esittää jälkiviisaita arveluja. Rannalla on tietysti helppo olla viisas, kun merellä on hätä.

Ensiksikin epäilen, että tässä lähdettiin soitellen sotaan. Meillä on Suomessa pitkä ammatillinen perinne tehdä ensin ja ajatella sitten, mutta tehtäväluokituksissa se ei toimi. Kirjallisuus osoittaa, että tässä alueessa ei ole mitään selvää. Käsitteet ovat monitulkintaisia: ”tehtävä” voi esimerkiksi tarkoittaa toimintojen suurinta yksikköä, ryhmää alempia tehtäviä, organisaation päämäärää, tavoitetta, vastuualuetta, tai syytä jonkin toimenpiteen tekemiselle. Tehtäviä voidaan hahmottaa eri näkökulmista, kuten prosessien, organisaatiorakenteiden, palveluiden ja lainsäädännön kautta. Luokituksia voidaan käyttää eri tarkoituksiin ja erilaisiin välineisiin ympättynä. Otsikoinnit ja käytetyt termit voivat olla mitä vain. Luokitusten laatimiseen on eri lähestymistapoja, mutta ei varsinaista ohjetta tekemiseen. Niinpä näkemyksiä on luokituksia tehtäessä herkästi yhtä monta kuin tekijöitäkin.

Toiseksi luokitusten laatiminen on sosiaalinen prosessi. Kaikilla ei ole samaa kiinnostusta, lähtökohtia, ja edellytyksiä panostaa luokitusten laatimiseen. Jotkin tahot taas ovat toisia voimakkaampia ja haluavat saada puumerkkinsä näkyviin. Tulos on siksi herkästi epätasapainoinen. Organisaatioiden sisälläkin luokitukset täytyy myydä. Myös siellä pelataan sosiaalisia pelejä. Keskeiselle yksikölle voi olla tärkeää saada tehtävänsä luokituksessa päätasolle, riippumatta siitä, mihin alaoksaan se yhteisessä luokituksessa haluttaisiin ripustaa. Lisäksi ihmisten olisi koettava, että luokitus on heidän ”omansa” eikä muualta saneltu.

Kolmanneksi tehtävät ja niiden hoitaminen tulee lihaksi organisaatioissa. Voi kysyä, missä määrin tehtäviä on järkevää käsitellä organisaatiosta erillään.  Hankausta seuraa, jos esimerkiksi ei-prosessipohjaisen organisaation luokitus on prosessipohjainen tai jos yhtä tehtäväluokkaa ei vastaa mikään organisaatioyksikkö.

Neljänneksi, toimintakonteksti vaikuttaa. Identtisissä tehtävissä konteksti voi olla erilainen, jolloin tietoa ei voida käsitellä samalla tavalla. Esimerkki tästä on henkilöstöhallinto puolustusvoimissa ja poliisissa verrattuna muuhun valtionhallintoon.

Tästä päästään kysymykseen abstrahoinnin oikeasta tasosta. Missä määrin luokituksen tulisi kuvata jotain kontekstia ja missä määrin olla konteksteista riippumaton abstraktio? Minusta yleinen luokitus on pakostakin enemmän tai vähemmän abstrakti, mutta sellaista luokitusta voi olla vaikea laatia. Ainakin Saara Packalénin väitöskirjan mukaan arkistoihmisillä on vaikeuksia ajatella tehtäväluokitusta irrallaan jostain konkreettisesta välineestä, kuten AMSista.

Toisaalta voi väittää, että kontekstivapaata tehtäväluokitusta ei voi olla. Chris Hurley esitti jo 1990-luvulla ajatuksen, että asiakirjahallinnon luokituksissa suhteet eivät olisi universaaleja samalla tavalla kuin kirjastoluokituksissa. Kirjastoluokituksessa muutosta tapahtuu harvakseen ja luokitus voi kaikkialla olla sama, koska ”härkä” on ”nisäkkäiden” alaluokka niin kauan, kun sanoilla on sama merkitys ja tietomme asiasta ei muutu. Hurleyn mielestä asiakirjahallinnon luokitukset kuvaavat kuitenkin vähemmän pysyviä, ”kontingentteja” suhteita. Esimerkki tästä voisi olla ”eläinsuojelun” lukeminen osaksi ”ympäristöterveydenhoitoa” kuntien tehtäväluokituksessa. En tiedä, mihin tämä yhteys perustuu, mutta semanttinen se ei ainakaan ole. Toinen esimerkki on lasten päivähoito. Joskus se miellettiin sosiaalityöksi, nykyisin varhaiskasvatukseksi. Pointti tässä on, että hetkestä ja paikasta riippuen tehtävien keskinäiset suhteet voivat vaihdella ja mitä enemmän luokituksissa on tällaisia piirteitä, sitä vaikeampaa yleispätevyyteen on päästä.

Viidenneksi, resurssikysymykset. Vaikka mainitsen tämän viimeisenä, se on yksi tärkeimmistä tekijöistä. Asiakirjahallinta on yhteiskunnan aliarvostettuja ja aliresurssoituja aloja. Silloin kun kaikki aika menee päivittäisten prosessien pyörittämiseen, suuria uudistushankkeita on vaikea viedä läpi. Jo 1980-luvulla arkistosääntöjen vaatima työ ja aika arvioitiin alakanttiin.

Kun tästä näkökulmasta katsoo asiaa, ei tunnu yhtään ihmeelliseltä, että kehitys on ollut vähäisempää ja rajoitetumpaa kuin kymmenen vuotta sitten ajateltiin. Tehtäväluokituksiin liittyvät kysymykset ovat edelleen paljolti kartoittamatta. Erilaisia vaikuttavia tekijöitä olisi enemmänkin, jos niitä pääsisi vain tutkimaan. Ilmoittaudunkin vapaaehtoiseksi mukaan, heti kun joku tällaisia projekteja käynnistää.

(Julk. Faili 1/2018, s. 9–11)

 

 

Mainokset

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja V

keskiviikko 21.3.2018 Jätä kommentti

Lakiehdotus tiedonhallintalaiksi on tiettävästi tulossa kommentoitavaksi kesän alussa, joten toivon kaikkien kiinnostuneiden alkavan teroittaa kyniään. Epäilen, että vain riittävän selkeällä, samansuuntaisella ja laajalla palautteella voi lakiehdotukseen saada muutoksia. Tässä vielä ajatuksia asiasta.

Työryhmäraportissa esitettiin sinänsä hyvä visio erilaisten tiedonhallinnan suunnitelmien yhdistämisestä. Kuten jo aikaisemmin totesin, se tarkoittaisi nykymuotoisten arkistonmuodostussuunnitelmien katoamista. Tilalle tulisi jotain uutta, josta ei ole tietoa. Kukaan ei tiedä, millainen tämä integroiva suunnitelma olisi ja olisiko siinä sama sisältö kuin AMSseissa, mutta silti sitä ryhdyttäisiin lainsäädännössä vaatimaan.  Mutta ehkäpä ei tartuta tällaiseen pikkuasiaan. Kuvitellaan, että tämä kysymys on ratkaistu. Mitä visio vaatii toimiakseen?

(1) Ensiksikin edellytettäisiin eri tiedonhallinnan ammattilaisten tiivistä yhteistoimintaa. Tämä on erinomainen tavoite. Jos laki saisi sen aikaan, se olisi hyvä muutos. On kuitenkin pelättävissä, että suunnittelussa asiakirjahallinnan ammattilaiset jatkossa sivuutettaisiin. Näin varsinkin, jos laki ei tunnista asiakirjahallintoa erityisalueena ja tue sitä.

(2) Toiseksi eri suunnittelunäkökulmien pitäisi olla yhdistettävissä. Ei ole mietitty, mitä se konkreettisesti merkitsisi. Miten esimerkiksi tehtäväpohjainen näkökulma yhdistetään kokonaisarkkitehtuuriin? Miten tällainen suunnitelma laadittaisiin?

(3) Nykyisten suunnitelmien sisältö pitäisi siirtää tähän uuteen formaattiin.

(4) Sähke-tietojärjestelmät pitäisi muokata yhteentoimiviksi uuden suunnitteluvälineen kanssa ja sillä pitäisi olla tarvittavat rajapinnat tietojärjestelmiin.

Kokonaisuutena tämä on siis minusta hyvin ongelmallista, vaikka tavoite on hyvä. Visiota ei pitäisi lähteä edellyttämään laissa selvittämättä ja valmistelematta asiaa ensin huolellisesti.

 

 

 

Kategoriat:Lainsäädäntö