Arkisto

Archive for joulukuu 2018

Tehtäväpohjaisen arvonmäärityksen opas

maanantai 17.12.2018 Jätä kommentti

Robyns

Marcus S. Robynsin teos tehtäväpohjaisesta arvonmäärityksestä on jo muuaman vuoden takaa, mutta koska se on edelleen myynnissä ja aiheeltaan kiinnostava, se ansaitsee esittelyn. Kirja jakaantuu kahteen osaan. Ensimmäinen käsittelee tehtäväpohjaisen arvonmäärityksen taustaa. Robyns käy läpi arkistotieteen klassikot – Mullerin, Faithin ja Fruinin, Jenkinsonin ja Schellenbergin – ennen kuin siirtyy postmodernismiin ja myöhempiin tehtäväpohjaista arvonmääritystä edistäneisiin ajattelijoihin (Hans Booms, Gerald F. Ham, Helen Samuels, David Bearman ja Terry Cook).

Kirjassa on aloittelijalle johdatus kehitykseen. Aivan alussa arvonmäärityksestä ei tosin ollut juuri ajatusta, mutta Schellenbergistä alkaen arvonmäärityksen pohdiskelu on kuitenkin ollut ammatillista valtavirtaa. Robyns yrittää tuoda esille sen ajatuskehikon, josta lähtien tehtäväpohjaista arvonmääritystä on tehty. Arkistoammattilaiset ovat osa yhteiskuntaa ja he toimissaan sekä ylläpitävät että uudistavat sen rakenteita. Tästä on kuluneen vuosisadan aikana tultu yhä tietoisemmiksi, samalla kun arkistonhoitajasta on tullut aktiivinen toimija arkistomakasiinin vartijan sijasta.

Kirjassa on paikoin viihdyttävää triviaa. Robyns mainitsee – tuskin vakavissaan – miten useat NARAn ammattilaiset todistivat hänelle Schellenbergin hengen edelleen mekastavan makasiineissa. Terry Cookin makroseulonnan Robyns kertoo lähteneen liikkeelle natsijahdista. Vuonna 1985 epäiltiin, että muun muassa Josef Mengele olisi piileskellyt Kanadassa. Asiaa tutkinut hallituksen komissio totesi, että asiakirjat sodan jälkeen maahan tulleista oli hävitetty. Samalla julkisesti ihmeteltiin sitä, ettei arkistoammattilaisilla ollut herkkyyttä aineistojen eri käyttötarkoituksille. Tämä kävi Cookin ammattiylpeyden päälle ja hän alkoi kehittää uutta lähestymistapaa.

Mitä voimme Suomessa oppia

Kirjan toinen osa käsittelee tehtäväpohjaista arvonmääritystä käytännössä, ensin kansallisella tasolla ja sitten organisaatiokontekstissa. Yhdysvalloissa tehtäväpohjaisuuteen suhtaudutaan yleensä kielteisesti. Keskeisenä pidetään historioitsijoille tärkeiden aineistojen tunnistamista. Tehtäväpohjaisuuden pelätään johtavan tarpeettomien asiakirjojen säilyttämiseen.

Niinpä Robyns esittelee Yhdysvaltojen sijasta toimintatapoja muualla; Australiassa, Alankomaissa, Uusi-Seelannissa, Iso-Britanniassa ja Etelä-Afrikassa. Lista on kovin anglosaksinen. Suomalaisilla olisi tehtäväpohjaisuuteen annettavaa Pentti Renvallin kautta. Valitettavasti Renvallin ajatuksista on kirjoitettu vain suomeksi ja ruotsiksi, joten ne eivät tavoita suurempaa yleisöä. Robyns näkee yhteyden kirjaamisen ja tehtäväpohjaisuuden välillä: koska kirjattaessa toiminta määrää tiedon organisoinnissa syntyvät rakenteet, kirjaamiskulttuureissa askel tehtäväpohjaisuuteen on luonteva. Näin on varmaankin ollut myös Suomessa.

Ulkomailta voitaisiin silti oppia jotain. Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistaminen osoittaa, että uusi aikakausi on alkamassa. Enää ei riitä, että asiantuntijat kammioissaan määrittelevät tiedon säilyttämisen arvoiseksi. Prosessin pitää olla läpinäkyvä, kriteereiltään mahdollisimman objektiivinen ja tuloksen yleisesti hyväksytty. Jatkossa taistelua säilytettävistä aineistoista voidaan Suomessakin käydä oikeudessa.

Niinpä on mielenkiintoista, että Australiassa on luotu muodollisia kriteerejä tehtävien yhteiskunnalliselle merkittävyydelle. Sellaisia ovat muun muassa budjetissa tehtävään käytetty rahoitus ja tehtäväaluetta käsittelevien puheenvuorojen määrä parlamentissa. Alankomaissa seulontapäätökset ovat ensin kansallisarkiston nettisivulla yleisön kommentoitavina. Sitten ne käydään läpi kulttuuriperintökomiteassa ja lopuksi hyväksytään ministeriössä ennen julkaisemista virallisessa lehdessä. Olennaista ei ole se, kuinka paljon lisäarvoa nämä kierrokset antavat itse päätökseen. Olennaista on, että prosessin jälkeen siihen on yhteiskunnassa laajasti sitouduttu.

Arvonmääritys organisaatiossa

Robyns on yliopiston arkistonhoitaja, joten kirjan lähinnä arkipäivää oleva osa käsittelee yliopistoarkiston seulontaa. Pääajatuksia voi toki soveltaa muuallakin.

Ensiksi on tunnistettava organisaation pää- ja tukitehtävät. Tässä esimerkiksi Terry Cookin makroseulonnasta ei ole apua, koska se on tarkoitettu koko julkishallinnon tarkasteluun, ei yhden instituution sisäiseen analyysiin. Yliopistoarkisto saa suoraan pohjaa Helen Samuelsin työstä, jossa tunnistettiin sekä toiminnan keskeiset komponentit (”tutkimus”, ”opetus” ja ”julkinen palvelu”) että seitsemän perustehtävää toimintoineen.

Seuraava vaihe on työsuunnitelman tekeminen. Suunnitelmassa aikataulutetaan seulontaprosessi, organisaation osallistaminen, tiedotus, sekä koulutus, ja jaetaan tähän liittyvät vastuut. Robyns kuvaa käytännön vaiheet, joiden tuloksena on ”seulontahypoteesi”; esitys keskeisimmistä tehtävistä, tehtävien suhteista, tärkeimmistä toimijoista ja dokumentoinnille kriittisistä aineistoista. Hypoteesi testataan mikroseulonnalla, siis käymällä syntyviä asiakirjoja läpi. Lopputuloksena on raportti, jossa on kuvattu perustellen tehtävittäin tietoaineistot ja niiden säilytystarve.

Sähköisille aineistoille on kirjassa oma luku. Tällaisia aineistoja on paljon, arvonmääritys käymällä dataa läpi on mahdotonta ja kustannusrakenne ja säilytykseen liittyvät ongelmat poikkeavat paperiasiakirjoista. Organisaatiolla täytyy olla sähköisiä aineistoja varten strategia ja pitkäaikaissäilytysratkaisu. Vaikka tehtävät ovat periaatteessa välineneutraaleja, aineistojen tekniseltä arvioinnilta ei voi välttyä silloin, kun kyseessä on sähköinen aineisto.

Kritiikille sijaa

Lopuksi kirjassa käsitellään tehtäväpohjaisuuden kritiikkiä. Joitakin ärsyttää jo lähestymistavan teoreettisuus: arvonmäärityksen pitää ennen kaikkea olla käytännönläheistä! Miksi vetää mukaan postmodernismi tai Giddensin strukturaatioteoria? Arkiston asiakkaita kiinnostaa sisältö. ”Kukaan ei tule arkistoon kysyäkseen autenttisia todisteita maanpuolustuksesta”, huomautti Frank Boles.

Robyns kysyy myös, pitääkö arkistoammattilaisen olla historiantutkija? Meillä tästä ei liene julkisesti keskusteltu koskaan, mutta amerikkalaisille se on keskeinen kysymys. Schellenbergin vaikutuksesta arkistoammattilaisen keskeisenä tehtävänä on pidetty tutkimuksen tarpeiden tunnistamista.

Robyns jakaa arkistoteoreetikot kahtia: kustodialisteihin, joiden huomio on jo arkistossa olevissa asiakirjoissa, ja postkustodialisteihin, jotka tähyävät ulkopuolella oleviin aineistoihin. Neojenkinsonilaiset, kuten Duranti ja Eastwood, ovat kustodialisteja. Heidän mielestään historiatiede on tarpeetonta, aineistojen historian tuntemus riittää. Robyns moittii neojenkinsonilaisia siitä, että arkistonhoitajalle ei jää yhteiskunnassa tehtävää. Asiakirjahallinto kun ei ole Yhdysvalloissa arkistonhoitajan tonttia. ”Koulutettu simpanssi tai sähköaita riittää aineistojen vartioimiseen”, puuskahtaa Robyns.

Postkustodialistit pitävät arvonmääritystä pohjimmiltaan subjektiivisena, jolloin sitä ei voi tehdä tuntematta tutkimusta. Tehtäväpohjaisuus antaa arkistonhoitajalle kuitenkin kokonaisnäkemyksen, jossa on myös subjektiivinen komponentti. Terry Cook rinnasti makroseulontaa tekevän arkistonhoitajan hallinto- ja kulttuurihistorioitsijaan. Valtaosalla USAn arkistoammattilaisista ei kuitenkaan ole ylempää tutkintoa historiassa, vaikka maallikot sitä odottavat.

Robynsin kirjassa käytännöllisyys yhdistyy parhaimmillaan selkeään ja analyyttiseen esitystapaan. Luvut eivät ole kovin pitkiä. Kirja on tiivis. Tehtäväpohjaisuuden teoreettinen tausta ja käytännön sovellukset vievät vain noin 40 sivua kumpikin, saman verran on varattu erilaisille yliopiston arkiston arvonmääritykseen liittyville liitteille. Joten kirjasen voi lukaista nopeastikin.

Robyns, Marcus C. “Using functional analysis in archival appraisal. A practical and effective alternative to traditional appraisal methodologies”. Rowman & Littlefield 2014. ISBN 978-0-8108-8798-5. Xx + 167 s.

(Julk. Faili 4/2018 s. 14-16.)

Mainokset
Kategoriat:Sekalaista