Arkisto

Archive for maaliskuu 2019

Parikymmentä vuotta asiakirjahallinnan standardeja

maanantai 25.3.2019 1 kommentti

Asiakirjahallinnon standardi ”SFS-ISO 15489-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: yleistä” täyttää muutaman vuoden päästä kaksikymmentä vuotta. Aikanaan standardin ilmestyminen oli merkittävä tapaus. ISO 15489 antoi toiminnalle tukea sielläkin, missä lainsäädäntö ei velvoita huolehtimaan asiakirjahallinnosta.

15489 sai ilmestyessään niin paljon huomiota Suomessa, että siitä tehtiin suomenkielinen käännös. Vähän myöhemmin ilmestyi suomeksi myös silloin kaksiosainen asiakirjahallinnan metatietoja käsittelevä ISO 23081. Sen jälkeen on ollut hiljaisempaa – mutta vain Suomessa. Standardeja on tarkistettu ja ne on osin päivitetty. Lisäksi niitä on tullut lisää. Standardointityö on nykyisin asiakirjahallinnassa pitkällä. ISOn asiakirjahallintaan erikoistuneen teknisen komitean alaryhmän (TC 26/SC 11) sivulta löytyy tällä hetkellä 23 valmista tai työn alla olevaa standardia tai standardin osaa. Lisäksi muukin ISOn työryhmät ovat tehneet asiakirjahallinnalle relevantteja standardeja.

Valmiita ja työn alla olevia asiakirjahallinnan standardeja Hinta (sis. alv)
Asiakirjahallinta yleensä
ISO 30300:2011

(uudistettavana)

Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary
ISO 30301:2019 Information and documentation – Management systems for records – Requirements 93 €
ISO 30302:2015 Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation 145,08 €
SFS-ISO 15489-1:2017 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Käsitteet ja periaatteet 103,54 €
Asiakirja- ja muut tietojärjestelmät
ISO 16175-1:2010 Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 1: Overview and statement of principles
ISO 16175-2:2011 Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
ISO 16175-3:2010

 

Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems
Metatiedot
SFS-ISO 23081-1:2018 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles 71,30 €
SFS-ISO 23081-2:2009 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatiedon hallinta. Osa 2: Käsitteelliset ja toteutukseen liittyvät kysymykset 84,32 €
ISO/TR 23081-3:2011 Information and documentation – Managing metadata for records – Part 3: Self-assessment method 60,76 €

 

Säilytys
ISO 14721 Space data and information transfer systems – Open archival information system (OAIS) – Reference model
ISO 17068:2017 Information and documentation – Trusted third party repository for digital records 145,08 €
ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information 93,00 €
Asiakirjahallinnon suunnittelu
ISO/TR 18128:2014 Information and documentation – Risk assessment for records processes and systems 166,16 €
ISO/TR 21946:2018 Information and documentation – Appraisal for managing records 93 €
ISO/TR 26122:fi Tieto ja dokumentointi. Toimintaprosessien analysointi asiakirjahallinnan tarpeisiin 112,84 €
Muut
ISO 22310:2006 Information and documentation – Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards 39,68 €
ISO 13008:2012 Information and documentation – Digital records conversion and migration process 145,08 €
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records 145,08 €
Tulossa olevat
ISO/PRF TR 21965 [Valmisteilla] Information and documentation – Records management in enterprise architecture
ISO/DIS 16175-1 [Valmisteilla]  Information and documentation – Processes and functional requirements for software for managing records – Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records
ISO/DIS 16175-2 [Valmisteilla] Information and documentation – Processes and functional requirements for software for managing records – Part 2: Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records
ISO/DTR 22428 [Valmisteilla] Information and documentation – Records management in the cloud: Issues and concerns

Kaikki oheisessa taulukossa luetellut eivät ole varsinaisia standardeja. Lyhenne kertoo, minkälaisesta tuotoksesta on kysymys. Standardien alapuolella ovat tekniset määrittelyt (TS) ja raportit (TR). Tekninen määrittely on askelmerkki keskeneräisessä työssä: standardiin pääsemistä pidetään mahdollisena, mutta se ei ole vielä valmis. Teknisessä raportissa on jotain standardoinnin kohdealueeseen liittyvää tietoa, esimerkiksi tutkimus tai nykytilan kuvaus. Keskeneräisten julkaisujen PRF, DIS, DTR ja CD viittaavat erilaisiin luonnoksiin.

Standardien sivuhinta on useita euroja. Koko standardipaketti maksaa siis hunajaa. Kannattaakin miettiä, mitä standardeista oikeasti tarvitsee.  Esimerkiksi ISO 22310 on selvästi tarpeeton, ellei sitten kirjoita määräyksiä. Tekstit ovat osin myös vapaasti saatavilla. Asiakirjajärjestelmiä käsittelevä kolmiosainen ISO 16175 on International Council on Archivesin (ICA) piirissä laadittu ja löytyy myös lähes samassa muodossa vapaasti verkosta nimellä ”Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments”. Sama koskee sähköisten arkistojen OAIS-viitekehystä. Open Archival Information System on ISO standardi 14721, mutta sitä ylläpitävä avaruustutkimus tarjoaa sen käyttöön nimellä CCSDS 650.0-B-2.

Askelmerkit käyttöönottoon

Standardien paljous saattaa hämmentää. ICA suosittelee, että digitaalisessa asiakirjahallinnassa niitä sovellettaisiin seuraavassa järjestyksessä.

ISO 30300 ja 30301 antavat ensiksikin yleiskuvan asiakirjahallinnan kokonaisuudesta ja sen strategisista tavoitteista. ISO 15489-1 määrittää itse asiakirjatiedon vaatimukset yleisellä tasolla olipa tieto minkä muotoista tahansa. ICA suosittelee seuraavaksi tutustumista sen kakkososaan ISO 15489-2 – ja erityisen siinä kuvattuun C-vaiheeseen – joka ohjaa tietyn asiakirjajärjestelmän vaatimusten tunnistamista. Tässä on kyse DIRS (tai DIRKS) -metodologiasta, jota on takavuosina esitelty Failissakin. Kakkososa ei kuitenkaan ole enää voimassaolevien ISO-standardien listalla.

Tämän jälkeen päästään käsiksi digitaalisten asiakirjajärjestelmien piirteisiin. ISO 16175:n ykkösosa kuvaa järjestelmiä yleisesti. Se ei ole kovin tekninen ja sopii myös sellaisten henkilöiden luettavaksi, joita tekniikka ei kiinnosta. Ajatus on, että ykkösosaa käytetään yhdessä kahden muun, vaadittua teknistä toiminnallisuutta kuvaavan osan kanssa. Myös sellaiset toiminnassa käytetyt järjestelmät, jotka eivät ole varsinaisesti asiakirjajärjestelmiä, on huomioitu ISO 16175:ssä. Tästä on hyvä jatkaa vaaditun erityisalueen määrityksiin, esimerkiksi Suomen julkishallinnossa Kansallisarkiston Sähke2:teen.

Tämän jälkeen ollaan jo pitkällä kokonaisuuden hahmottamisessa ja toteutuksessa. Viimeisenä ICA:n ohjeellisessa tiekartassa tunnistetaan prosessivaiheet, joista asiakirjoja pitäisi syntyä. Tähän on ISO/TR 26122. Tarvittava metatieto selviää ISO 23081:stä.

Standardit tukevat ja ohjaavat toimintaa

Standardeja voi käyttää monesta syystä. Standardissa on näkemys oikeasta toimintatavasta; kun noudattaa standardia, ei voi tehdä kovin pahasti väärin. Toinen tärkeä seikka on, että näkemys on yhteinen. ISO-standardia ei hyväksytä ilman laajaa yksimielisyyttä sen sisällöstä. Siksi tuloksena on jotain, mitä voidaan soveltaa minkä maan millä sektorilla tahansa. ISO 16175:n taustalla oli järjestelmätoimittajien turhautuminen moninaisiin paikallisiin asiakirjajärjestelmämäärityksiin. Toisaalta asiakirja-ammattilaiset tarvitsivat ”yhteisen kielen” jolla puhua kansainvälisillä järjestelmämarkkinoilla.

Toinen keskeinen syy standardien käyttöön mainittiin alussa. Sielläkin, missä lainsäädäntö ei sano paljoa asiakirjahallinnasta tai jättää sen kokonaan organisaation harkintaan, ISO-standardi voi antaa pohjaa asioiden läpiviemiseen. Standardit muodostavat yhteensopivan kokonaisuuden. Esimerkiksi ISO 30301:ssä on taulukko, joka näyttää sen yhteydet laatustandardeihin ISO 9001 ja ISO 14001 sekä tietojärjestelmän hallintajärjestelmän sertifiointiin ISO/IEC 27001.

Suomen julkishallinnossa standardeilla ei ole ollut suurta merkitystä, koska asiakirjahallinto on saanut tukea lainsäädännöstä ja Kansallisarkiston ohjeistuksesta. Kun lainsäädäntöä nyt uudistetaan, tilanne voi olla tulevaisuudessa toinen. Ehkä silloin julkishallinnossakin tarvitaan ISOmpaa kättä.

(Julk. Faili 1/2019, s. 8-10)

Mainokset
Kategoriat:Standardit